Quy trình cho vay là bảng tổng hợp mô tả công việc của ngân hàng từ khi tiếp nhận hồ sơ vay vốn của một khách hàng cho đến khi quyết định cho vay, giải ngân, thu nợ và thanh lý HĐTD.
Ý nghĩa của quy trình cho vay
Việc xác lập một quy trình cho vay và không ngừng hoàn thiện nó đặc biệt quan trọng đối với một NHTM. Về mặt hiệu quả, một quy trình cho vay hợp lý sẽ giúp cho ngân hàng nâng cao chất lượng cho vay và giảm thiểu rủi ro tín dụng. Về mặt quản lý, quy trình cho vay có tác dụng:
Làm cơ sở cho việc phân định quyền, trách nhiệm các bộ phận trong cho vay.
Sơ đồ 2.2: Quy trình cho vay tại Agribank Ninh Hòa
Bước 1: Tiếp nhận và hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn
CBTD tiếp nhận nhu cầu vay của khách hàng, hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ. Nhìn chung một bộ hồ sơ vay vốn cần thu thập từ khách hàng những thông tin sau: - Thông tin về năng lực pháp lý và năng lực hành vi của khách hàng
- Thông tin về khả năng sử dụng và hoàn trả vốn của khách hàng - Thông tin về bảo đảm tín dụng
Để thu thập được những thông tin căn bản như trên, ngân hàng thường yêu cầu khách hàng phải lập và nộp cho ngân hàng các loại giấy tờ sau:
- Chứng minh thư hoặc hộ chiếu còn hiệu lực trong thời hạn khoản vay Gia hạn hoặc tất toán khoản vay
Lưu hồ sơ
Theo dõi khoản vay, thu hồi nợ
Tiếp nhận và hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn
Kiểm tra hồ sơ, thẩm định khách hàng
Kiểm soát việc thẩm định hồ sơ khoản vay
Nêu lý do bằng văn bản Soạn thảo hợp đông tín dụng và các giầy tờ có liên quan
quan
Ký kết hợp đồng
Hạch toán trên IPCAS, giải ngân khoản vay
Xét duyệt
Từ chối
- Sổ hộ khẩu gia đình - Giấy đề nghị vay vốn - Phương án sử dụng vốn
- Hồ sơ về phương án SXKD và phương án trả nợ
- Hồ sơ pháp lý: giấy phép thành lập, giấy phép đăng ký sản suất kinh doanh, quyết định bổ nhiệm giám đốc, điều lệ hoạt động…
- Hồ sơ tài chính: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ của thời kỳ gần nhất.
- Hồ sơ về tài sản bảo đảm: các giấy tờ liên quan đến tài sản thế chấp, cầm cố, bảo lãnh nợ vay.
- Các giấy tờ cần thiết khác.
Ngoài ra, tùy từng mục đích vay cụ thể mà ngân hàng có thể yêu cầu khách hàng phải có thêm một số giấy tờ cần thiết khác. Chẳng hạn như:
+ Tài sản bảo đảm là nhà hoặc đất thì phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất (sổ đỏ hay sổ hồng) phải đứng tên người vay; nếu không phải người vay đứng tên thì phải có giấy ủy quyền. Nếu khách hàng độc thân thì phải có giấy xác nhận độc thân, nếu đã có gia đình thì cả vợ và chồng cùng ký vào giấy đề nghị vay vốn và các giấy tờ liên quan khác. + Cho vay phục vụ nhu cầu đời sống cán bộ công nhân viên không phải bảo đảm bằng tài sản, đơn vị người vay phải ký hợp đồng liên kết với ngân hàng, có bảng lương của 3 tháng gần nhất, quyết định nâng lương (nếu có) hoặc quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động (thường là hợp đồng lao động không xác định thời hạn).
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ vay vốn và thẩm định cho vay
Thẩm định là việc thu thập và xử lý những thông tin liên quan đến khách hàng, phương án vay vốn, tài sản bảo đảm nợ vay… để làm cơ sở ra quyết định cho vay
Thông tin sử dụng trong công tác thẩm định: - Thông tin do khách hàng cung cấp
- Thông tin đã được lưu trữ tại ngân hàng - Thông tin từ các đối tượng khác cung cấp
Thẩm định khách hàng: + Kiểm tra tư cách pháp lý + Đánh giá khả năng tài chính
Thẩm định phương án vay vốn: + Đánh giá tính khả thi + Phân tích hiệu quả kinh tế + Đánh giá khả năng tài trợ
Thẩm định tài sản bảo đảm nợ vay: + Kiểm tra tính hợp lệ của tài sản bảo đảm + Xác định giá trị còn lại của tài sản bảo đảm
Lập báo cáo thẩm định: báo cáo thẩm định là báo cáo kết quả công tác thẩm định và ý kiến đề xuất của CBTD.
Ví dụ minh họa:
CBTD sẽ kiểm tra hồ sơ vay vốn, tiến hành thẩm định các tiêu chí theo quy định của Agribank về thời gian thực hiện thẩm định khách hàng, tài sản bảo đảm, mục đích vay vốn, phương án trả nợ... và làm tờ trình trong thời gian không quá 2 - 5 ngày làm việc tùy vào khoản vay (vay tiêu dùng giải quyết tối đa trong 2 ngày). Trong giai đoạn này, bắt buộc phải xác định chính xác thông tin về khách hàng: - Chứng minh nhân dân có còn thời hạn (không được vượt quá 15 năm).
- Khách hàng vay đang đăng ký thường trú hay tạm trú, xác định thời gian tạm trú tại địa phương.
- Đối với cho vay phục vụ nhu cầu đời sống cán bộ nhân viên, CBTD kiểm tra số lượng người phụ thuộc và kiểm tra bảng lương để biết được số lương sau khi trả lãi ngân hàng thì sẽ còn lại bao nhiêu, có đủ để đảm bảo cuộc sống của khách hàng và người phụ thuộc. Ngoài ra, còn gọi cho đồng nghiệp của người vay để hỏi thêm thông tin về mối quan hệ, tính cách...
- Đối với cho vay tiểu thương chợ, để biết được tình hình kinh doanh của chủ sạp, CBTD sẽ photo lại sổ tay ghi chép hoặc hóa đơn mua bán hàng của người vay xem số lượng nhập, xuất ra định kỳ như thế nào để qua đó đánh giá tình hình hoạt động, ngoài ra còn phải xem thời gian ghi chép có liên tục hay không để đánh giá về tính trung thực của khách hàng.
Sau đó, CBTD thực hiện trình hồ sơ lên lãnh đạo Phòng Kế hoạch - Kinh doanh để xem xét phê duyệt khoản vay theo quy định.
Bước 3: Kiểm soát việc thẩm định hồ sơ khoản vay
Trong vòng một ngày làm việc, lãnh đạo Phòng Kế hoạch - Kinh doanh (Trưởng phòng hoặc Phó phòng) thực hiện kiểm soát nội dung hồ sơ vay vốn của khách hàng, yêu cầu bổ sung thêm hồ sơ nếu thấy cần thiết để đảm bảo hồ sơ khách hàng đầy đủ và chính xác, đảm bảo tính pháp lý. Sau đó, lãnh đạo phòng ghi ý kiến (nếu có), ký và trả lại cho CBTD.
Bước 4: Xét duyệt
Sau khi hồ sơ vay vốn đã có ý kiến và chữ ký kiểm soát của lãnh đạo phòng Kế hoạch – Kinh doanh, CBTD sẽ trình hồ sơ lên Giám đốc chi nhánh hoặc người được Giám đốc Ủy quyền để phê duyệt (Giám đốc quy định cụ thể cho từng mục đích vay cụ thể). Số tiền vay càng lớn, cấp có thẩm quyền phê duyệt càng cao.
Nếu khoản vay không được phê duyệt, CBTD phải soạn thảo lý do từ chối bằng văn bản dựa trên phê duyệt của Giám đốc hoặc người được ủy quyền và thông báo tới khách hàng. Nếu hồ sơ được phê duyệt, CBTD thực hiện thông báo bằng điện thoại cho khách hàng về khoản vay đã được phê duyệt và đề nghị họ hoàn thiện hồ sơ chuẩn bị giải ngân.
Bước 5: Soạn thảo Hợp đồng tín dụng và các giấy tờ cần thiết khác
Sau khi được phê duyệt chấp thuận cho vay, CBTD lập hồ sơ chuẩn bị giải ngân, bao gồm: HĐTD, hợp đồng thế chấp, cẩm cố và các hợp đồng khác. Thực hiện thủ tục đăng ký giao dịch đảm bảo và quản lý tài sản bảo đảm nợ vay và một số giấy tờ cần thiết khác.
Bước 6: Ký kết hợp đồng tín dụng
CBTD đưa hồ sơ cho khách hàng và giám sát chứng kiến việc khách hàng ký vào HĐTD và các giấy tờ khác có liên quan theo mẫu. Tiếp theo, CBTD chuyển HĐTD sau khi đã được lãnh đạo phòng Kế hoạch – Kinh doanh ký nháy cho Giám đốc chi nhánh hoặc người được ủy quyền ký HĐTD và giấy nhận nợ để giải ngân cho khách hàng.
Bước 7: Hạch toán và giải ngân tiền vay
Sau khi ký HĐTD và Giấy nhận nợ, CBTD hướng dẫn khách hàng viết giấy lĩnh tiền vay để giải ngân khoản vay hoặc ủy nhiệm chi chuyển khoản để chi trả theo mục đích vay vốn, đồng thời đưa hồ sơ lên bộ phận kế toán để tiến hành hạch toán khai báo khoản vay trên hệ thống IPCAS của giao dịch viên ngân hàng, thu phí và giải ngân tiền vay.
Bước 8: Theo dõi khoản vay, thu hồi nợ
CBTD sẽ lưu giữ và kiểm soát hồ sơ sau khi giải ngân. Bên cạnh đó, họ có trách nhiệm kiểm tra quá trình trả nợ của người vay theo lịch trả nợ đã thỏa thuận. Trường hợp trả nợ trước hạn, khách hàng phải thông báo cho CBTD biết mà không phải chịu mức phí trả trước (đây là điểm khác biệt của Agribank so với các NHTM khác trên địa bàn Thị xã Ninh Hòa)
Bước 9: Gia hạn hoặc tất toán khoản vay
Việc gia hạn khoản vay áp dụng theo quy định của Agribank về điều kiện gia hạn khoản vay. Khi khoản vay đến hạn tất toán hoặc khách hàng tất toán khoản vay trước hạn, giao dịch viên phòng kế toán thực hiện việc tất toán cho khách hàng khi khách hàng đã hoàn thành hết các nghĩa vụ tài chính với ngân hàng.
Bước 10: Lưu hồ sơ
Đây là bước cuối cùng nhưng rất quan trọng, tất cả thông tin về khách hàng cũng như lịch sử vay vốn... phải được lưu lại nhằm làm căn cứ thẩm định, và rút ngắn thời gian thẩm định cho những lần vay sau. Đối với cho vay cán bộ nhân viên thì các bước kiểm soát, xét duyệt, hạch toán và giải ngân khoản vay được thực hiện nhanh chóng ngay sau khi hoàn tất bước thẩm định chỉ sau 15 - 30 phút.
Quy trình cho vay tại Agribank Ninh Hòa được thực hiện rất chặt chẽ, thông qua các bước kiểm soát, xét duyệt các cấp từ trưởng phòng đến Ban Giám đốc, đảm bảo tính đầy đủ pháp lý, giấy tờ và hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra đối với khoản vay. Bên cạnh đó, quy trình cũng cho thấy vai trò rất quan trọng của CBTD; CBTD phải theo suốt khoản vay từ khâu đầu tiên nhận hồ sơ cho đến khi giải ngân và tất toán khoản vay, trong đó quan trọng nhất là công tác thẩm định
khách hàng và tài sản bảo đảm, bởi chính CBTD là người thẩm định và đưa ra ý kiến làm cơ sở cho cấp trên phê duyệt khoản vay, do vậy nếu CBTD không nắm vững chuyên môn, kỹ năng thẩm thẩm định thì thời gian giải quyết chỉ từ 2 – 5 ngày là quá ngắn đối với khoản vay của khách hàng mới hoặc tài sản bảo đảm phức tạp, càng làm tăng khả năng đưa ra xét duyệt sai lầm của CBTD.