- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
TÀI LIỆU TẠI KHO LƢU TRỮ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CỦA CHÍNH PHỦ
ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CỦA CHÍNH PHỦ
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ, nó đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải nắm được thành phần nội dung tài liệu, biết phân tích tổng hợp và so sánh xử lý các nguồn thông tin để giải quyết những vấn đề khoa học nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhất của tài liệu lưu trữ. Do đó, muốn đẩy mạnh công tác này thì trước hết bản thân cán bộ lưu trữ phải ý thức sâu sắc được vai trò, nhiệm vụ của mình; từ đó mới có thể thay đổi những quan điểm, nhận thức chưa đúng đắn của lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan về công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khai thác tài liệu nói riêng.
Qua khảo sát thực tế tại lưu trữ Văn phòng Chính phủ, cho thấy tình hình khai thác, sử dụng tài liệu còn nhiều hạn chế như đã phân tích ở trên, điều này bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nhau. Yếu tố khách quan thuộc về phía xã hội hay nói cụ thể hơn là sự nhận thức của các cơ quan, tổ chức và cá nhân về vai trò và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, là ý thức của con người trong việc sử dụng thông tin phục vụ cho các hoạt động thực tiễn và hoạt động nghiên cứu. Yếu tố khách quan còn thể hiện ở ý thức trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cán bộ công chức trong việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan để phục vụ cho việc khai thác, nghiên cứu chung của xã hội. Yếu tố chủ quan thuộc về ngành lưu trữ và cụ thể hơn là cơ chế chính sách đối với việc tổ chức sử dụng tài liệu, trình độ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của các cơ quan lưu trữ, trình độ quản lý và chuyên môn nghiệp vụ của công chức làm công tác phục vụ tổ chức sử dụng tài liệu. Các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết và tác động lẫn nhau. Do đó để đề ra được các giải pháp đúng đắn cho công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành ở các cơ quan cần phải xem xét, nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ. Có như vậy các giải pháp đề ra mới bảo đảm tính đồng bộ và hệ thống, làm cho chúng có khả năng tác động hoặc điều chỉnh hợp lý các yếu tố có ảnh hưởng đến hiệu quả của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nói chung và Văn phòng Chính phủ nói riêng.
Trước tình hình thực tế hiện nay, để công tác khai thác, sử dụng tài liệu có thể đạt kết quả tốt, chúng tôi cho rằng tại lưu trữ Văn phòng Chính phủ các yêu cầu sau đây cần phải được chú ý:
- Tài liệu lưu trữ phải được đưa ra phục vụ kịp thời, chính xác và thiết thực - Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cần có kế hoạch, chủ động - Thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, đảm bảo tài liệu phục vụ rộng rãi.
- Phải đảm bảo về nguyên tắc chính trị và nguyên tắc cơ mật