- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
3.1.5. Đổi mới, đang dạng hóa và hiện đại hóa tổ chức, khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ VPCP
dụng tài liệu tại lưu trữ VPCP
- Đề xuất các biện pháp tổ chức nói chuyện chuyên đề về giá trị tài liệu tại lưu trữ VPCP
Từ trước tới nay VPCP mới tổ chức một lần hoạt động này. Mục đích của buổi nói chuyện chuyên đề vừa giới thiệu giá trị tài liệu lưu trữ VPCP phục vụ nhu cầu cho các hoạt động như: hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học, hoạt động ngoại giao, hoạt động đối nội… Đồng thời giới thiệu các hình thức khai thác tài liệu có khả năng áp dụng thành công đối với lưu trữ cơ quan. Qua đó, nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ lưu trữ và cán bộ, công chức của VPCP về vai trò, giá trị tài liệu trong công việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp giúp CP, Thủ tướng CP và lãnh đạo CP về mọi hoạt động của đời sống xã hội và đối với sự phát triển của đất nước. Thành phần tham dự hướng tới cán bộ Phòng Lưu trữ, cán bộ văn thư các Vụ, Cục, đơn vị thuộc VPCP và các chuyên viên, cán bộ tỏng cơ quan. Đây có thể là buổi nói chuyện chuyên đề mở đầu để VPCP tiến hành các hoạt động tương tự với sự tham gia của đông đảo đối tượng bên ngoài hơn nữa. Diễn giả được mời trong buổi nói chuyện có thể là giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị
Văn phòng hoặc chuyên gia của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là những người chuyên nghiên cứu về vấn đề này. Để tổ chức thành công buổi nói chuyện chuyên đề, cần chuẩn bị đầy đủ về kế hoạch, nội dung và dự trù kinh phí.
Ví dụ: ngày 22 tháng 3 năm 2013 VPCP đã tổ chức lớp tập huấn về công tác lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu nhằm mục tiêu giúp cán bộ, công chức phát huy những kết quả đạt được, thực hiện tốt các quy định của Luật lưu trữ và bảo mật hồ sơ tài liệu. Lớp tập huấn được truyền hình trực tuyến đến đầu cầu phía Nam của VPCP.
Đối với VPCP, công tác lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu càng có ý nghĩa vì đây là khối tài liệu có ý nghĩa, giá trị và thực tiễn cao. Lớp tập huấn là cơ hội tốt để giúp cán bộ, công chức VPCP - những người thường xuyên làm công tác tham mưu, tổng hợp tiếp thu, lĩnh hội, bổ sung một cách có hệ thống những kiến thức và các quy định có liên quan về công tác này.
Lớp Tập huấn đã nghe các giảng viên trao đổi về hai chuyên đề: “Tầm quan trọng của hồ sơ lưu trữ và công tác lập hồ sơ hiện hành” của PGS. TS.Vũ Thị Phụng, Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, Trường đại học Khoa học xã hội và nhân văn; “Công tác bảo mật hồ sơ tài liệu trong cơ quan hành chính nhà nước” do Thiếu tướng Nguyễn Huy Mạ, Cục trưởng Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, Bộ Công an trình bày.
Bảo vệ tốt hồ sơ, tài liệu là minh chứng cho những công việc mà cán bộ, công chức, viên chức đã làm và hoàn thành.
Đây chính là kinh nghiệm và tiền đề cho các buổi nói chuyện chuyên đề về công tác lưu trữ sau này tại VPCP nhằm nâng cao nhận thức của tất cả cán bộ trong cơ quan về giá trị tài liệu lưu trữ cũng như vị thế của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của cơ quan.
-Đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng chủ động
Hình thức phòng đọc là phổ biến và hiệu quả nhất đối với công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại Phòng Lưu trữ. Tuy nhiên, tại lưu trữ VPCP hình thức này cũng còn được sử dụng hạn chế mà chủ yếu là hình thức cung cấp bản photo. Bên cạnh việc phục vụ độc giả bằng các hình thức phòng đọc, cấp phát bản sao, chứng thực lưu trữ, cho mượn tài liệu thì VPCP cũng cần mở rộng và nâng cao chất lượng các hình thức khai thác, sử dụng khác theo hướng hiện đại và chủ động. Trong điều kiện áp dụng Chính phủ điện tử vào cơ quan, lưu trứ cũng cần áp dụng các hình thức mới với dạng tài liệu điện tử như cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ qua thư điện tử. Đây cũng là hình thức mà ngành lưu trữ cần nghiên cứu sử dụng nhiều hơn vì cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin,
tài liệu điện tử sẽ hình thành ngày càng nhiều. Nếu chúng ta biết ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ sẽ tiết kiệm rất nhiều tiền của và công sức. Ngoài ra Phòng Lưu trữ tằng cường mở rộng mối quan hệ với các cơ quan lưu trữ, bảo tàng, quan tâm đến việc viết bài đăng trên mạng nội bộ cơ quan, báo, tạp chí chuyên ngành như là tạp chí Văn thư, Lưu trữ để thông báo, giới thiệu tài liệu, tuyên truyền về ý nghĩa và giá trị của tài liệu lưu trữ qua trưng bày, triển lãm, hội thảo, hội nghị…