- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
2.4.2. Hình thức chứng thực lưu trữ, cấp phát bản sao
Trong việc đưa tài liệu lưu trữ ra khai thác, sử dụng thì hình thức cấp phát bản sao, chứng thực tài liệu có ý nghĩa đáng kể. Cách sử dụng tài liệu theo hình thức này có tác dụng giúp các cơ quan, cá nhân xác định những vấn đề xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ cần dựa vào sự chứng nhận của phòng, kho lưu trữ trên cơ sở tài liệu lưu trữ còn giữ lại để làm bằng chứng (chứng thực lưu trữ). Hoặc giúp cho cơ quan, cá nhân những nguồn tư liệu phục vụ cho mục đích nghiên cứu (bản sao tài
liệu). Đây là hình thức khai thác tài liệu phổ biến nhất ở Văn phòng Chính phủ, khắc phục những hạn chế của hình thức sử dụng tài liệu tại chỗ.
Theo quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ chưa thấy có quy định hình thức khai thác này, mà chỉ có quy định: “Việc cho phép nghiên cứu, sao chụp hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ loại mật, tối mật, tuyệt mật do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách quyết định. Việc sao chụp hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ được thực hiện tại Vụ Hành chính (Phòng Lưu trữ)”. Thêm vào đó “Vụ Hành chính cấp chứng thực văn bản, tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật. Chỉ cấp chứng thực đúng những văn bản, tài liệu được lưu trữ tại kho lưu trữ Văn phòng chính phủ”.
Trong thực tế, qua sổ theo dõi việc khai thác sử dụng tài liệu chúng tôi thây có rất nhiều lượt người đến sao chụp tài liệu. Do đó để đáp ứng nhu cầu khai thác theo hình thức này của độc giả, tạm thời Phòng Lưu trữ áp dụng theo hình thức những quy định của Nhà nước về thực hiện chế độ bảo mật Nhà nước trong việc sao in tài liệu như: Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PL- UBTVQH ngày 28 tháng 12 năm 2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bí mật Nhà nước.
Sao chụp tài liệu chủ yếu là cán bộ trong cơ quan sử dụng khi có nhu cầu khai thác hồ sơ hành chính, những văn bản pháp luật để lấy thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
Về cơ bản, quy trình đăng ký khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo hình thức này cũng giống như quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo hình thức đọc tại Phòng Lưu trữ. Chỉ khác ở chỗ:
-Nếu nhu cầu sử dụng bản sao của độc giả đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì tài liệu cần sao sẽ do cán bộ lưu trữ trực tiếp làm các thủ tục sao chụp theo quy định hiện hành.
-Khi đã thực hiện xong việc cấp bản sảo, bản Photocopy cán bộ lưu trữ phải kiểm tra lại bản gốc và bàn giao nhập trở lại kho lưu trữ.
Hiện nay, Phòng Lưu trữ của Văn phòng Chính phủ chưa được trang vị máy photo tài liệu, do vậy việc sao chụp tài liệu được tiến hành tại Phòng Đánh máy – In chụp – Đọc soát. Tùy theo nhu cầu của người khai thác tài liệu chỉ cần bản photo hay sao y bản chính hoặc fax gửi bản photo mà cán bộ lưu trữ có thể đáp ứng. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, cán bộ lưu trữ vẫn linh hoạt đưa tài liệu cho người đến khai thác tài liệu tự cầm tài liệu đi sao chụp nhưng chủ yếu là cán bộ Văn phòng Chính phủ. Phần lớn chỉ có cán bộ trong Văn phòng Chính phủ đến khai thác, sử dụng tài liệu do đó chưa quy định về phí sao chụp tài liệu.
Việc chứng thực tài liệu lưu trữ chủ yếu là chứng thực về tiểu sử cá nhân cán bộ đã làm việc tại Văn phòng Chính phủ, hồ sơ cá nhân giải quyết chế độ chính sách, quyết định, hồ sơ cấp đất; quyết định tổ chức cơ quan; giải quyết các công việc khác. Phí cấp chứng thực tài liệu là 5000 đồng/1 bản theo quy định của Bộ tài chính.
Như vậy việc khai thác sử dụng tài liệu theo hình thức sao chụp và cấp chứng thực tài liệu là khá đơn giản, thuận lợi cho yêu cầu giải quyết công việc của các cán bộ trong Văn phòng Chính phủ nên các cán bộ đến khai thác tại Phòng Lưu trữ thường lựa chọn hình thức khai thác này để không phải thường xuyên mượn tài liệu nhiều lần.