- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
2.5.1. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ việc lập kế hoạch, công tác.
Lập kế hoạch là một trong những nhiệm vụ cần làm đối với bất kỳ cá nhân, cơ quan nào để hoạch định ra những công việc cần làm trong một thời gian ngắn hay dài tùy vào từng mục đích cụ thể. Nếu như các Bộ, Cơ quan ngang Bộ chỉ thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho chính hoạt động của cơ quan đó thì Văn phòng Chính phủ lại khác, tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ không chỉ phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ mà còn phục vụ cho hoạt động của CP, Thủ tướng CP. Để thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho CP, Thủ tướng Chính phủ trong quản lý, lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành trên mọi lĩnh vực lĩnh vực, việc làm đầu tiên là các cán bộ, chuyên viên cần: Xây dựng, quản lý việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của CP, Thủ tướng Chính phủ; đôn đốc kiểm tra việc thực hiện Quy chế, kế hoạch, công tác của CP; làm đầu mối tổ chức và phục vụ các cuộc họp, làm việc trong nước của CP, Thủ tướng CP… Để làm tốt những nhiệm vụ như trên, các cán bộ, chuyên viên phải phối hợp với các đơn vị liên quan, các Bộ, ngành, địa phương để tổng hợp chung, đề xuất, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của CP, Thủ tướng CP cũng như lập ra kế hoạch, công tác theo yêu cầu tình hình công việc. Kế hoạch có nhiều loại, có thể là các chiến lược lâu dài, các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn hoặc các kế hoạch hàng năm. Tại Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ, nhóm tài liệu về kế hoạch chiếm một số lượng khá lớn, nội dung chủ yếu là:
- Tài liệu định hướng phát triển của ngành nào đó
- Tài liệu thực hiện kế hoạch….
Ví dụ: Khi xây dựng nhiệm vụ và kế hoạch công tác của Văn phòng Chính phủ năm 2009, các chuyên viên đã sử dụng một số tài liệu sau:
+ Báo cáo tổng kết công tác Văn phòng năm 2008. Dựa vào tài liệu này có thể đánh giá những việc mà Văn phòng đã làm được, những việc chưa làm được từ đó những người xây dựng kế hoạch sẽ thấy được những khó khăn cũng như thuận lợi trong quá khứ để rút ra những kinh nghiệm đồng thời từ đó cũng thấy được những triển vọng trong tương lai để xây dựng kế hoạch có khả năng đạt mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
+ Kế hoạch phát triển 5 năm 2005 – 2010 của Văn phòng Chính phủ. Tài liệu này giúp cho kế hoạch của Văn phòng phù hợp với định hướng phát triển chung ở Văn phòng Chính phủ ….
Hàng năm để lập kế hoạch, công tác của CP, Thủ tướng CP, các chuyên viên sẽ khai thác, sử dụng tài liệu công tác cũng như kế hoạch thực hiện công tác của những năm trước, từ đó đề xuất những kiến nghị mang tính tham mưu, tổng hợp giúp CP, Thủ tướng CP đưa ra quyết định đúng nhất.
Để kế hoạch có tính chính xác, khả thi cao thì nó phải được xây dựng trên cơ sở những điều kiện thực tế, những tiềm năng sẵn có. Đối với các kế hoạch dài hạn, Văn phòng Chính phủ phải thu thập, tổng hợp thông tin từ giai đoạn trước đó, làm cơ sở để xác định những mục tiêu cụ thể và những thông tin này sẽ được cung cấp qua tài liệu lưu trữ.
Ví dụ: Khi xây dựng nhiệm vụ và kế hoạch của CP, Thủ tướng CP năm 2011 về công tác chỉ đạo, điều hành trong lĩnh vực thông tin, báo chí. Các chuyên viên đã sử dụng một số tài liệu sau:
- Các văn bản của Đảng và Nhà nước chỉ đạo chung về công tác thông tin, báo chí - Tài liệu của CP, Thủ tướng CP quy định chung về thông tin, báo chí.
- Hồ sơ của Thủ tướng phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án và chỉ đạo, điều hành về công tác thông tin, báo chí trong năm năm gần đây. Dựa vào những tài liệu này có thể đánh giá những việc mà CP, Thủ tướng CP đã làm được, những việc chưa làm được, từ đó những chuyên viên xây dựng kế hoạch sẽ thấy được những khó khăn cũng như thuận lợi trong quá khứ để rút ra kinh nghiệm đồng thời từ đó cũng thấy được những triển vọng trong tương lai để xây dựng kế hoạch có khả năng đạt mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
- Hồ sơ trao đổi giữa Văn phòng Chính phủ với các cơ quan liên quan đến thông tin, báo chí
- Báo cáo các cơ quan về công tác thông tin, báo chí: dài hạn ,hàng năm, 9 tháng, 6 tháng; quý, năm
- Hồ sơ tổ chức họp báo đột xuất, định kỳ do Văn phòng Chính phủ thực hiện
- Tài liệu trả lời phỏng vấn các hãng thông tấn xã, báo chí, các cá nhân trong và ngoài nước của Thủ tưởng, các Phó Thủ tướng.
Đối với những kế hoạch, chương trình công tác ngắn hạn hay đột xuất, các chuyên viên càng cần sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ tham mưu, tổng hợp những vấn đề sao cho ngắn gọn nhưng vẫn bao hàm các vấn đề cần thiết giúp cho lãnh đạo Chính phủ ra được quyết định đúng đắn nhất.
Ví dụ: Chương trình công tác của Thủ tướng Chính phủ đến tỉnh Hà Giang về vấn đề phát triển kinh tế xã hội của tỉnh từ năm 2001 đến 2005.
Với kế hoạch ngắn hạn như trên, các chuyên viên Vụ III sẽ chuẩn bị các tài liệu liên quan đến kinh tế, xã hội của tỉnh trong những năm vừa qua. Những kết quả đã đạt được và những tồn tại, giải pháp trong thời gian tới. Để phục vụ tốt cho chuyến công tác hai ngày, các cán bộ sẽ khai thác tài liệu lưu trữ liên quan tới những hồ sơ, tài liệu sau:
- Văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội của từng vùng;
- Hồ sơ phê duyệt chiến lược, quy hoach, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về sản phẩm chủ lực của tỉnh Hà Giang;
- Hồ sơ quy định về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của các tỉnh Miền núi phía bắc;
- Hồ sơ trình, báo cáo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về kế hoạch và đầu tư của tỉnh Hà Giang trong 5 năm qua;
- Hồ sơ về xử lý các kiến nghị của các địa phương về chiến lược, quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội vùng địa phương và vùng kinh tế trọng điểm;
- Hồ sơ về việc giao chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, hàng năm đối với tỉnh Hà Giang;
- Báo cáo của tỉnh Hà Giang về việc thực hiện chỉ tiêu, kế hoạch nhà nước;
Với tất cả những tài liệu trên phần nào cung cấp các nét sơ qua về tình hình kinh tế, xã hội của tỉnh. Từ đó sẽ tổng hợp, tham mưu nhằm chuẩn bị tốt cho chuyến công tác của Thủ tướng tới địa phương.
Như vậy có thể khẳng định, tài liệu lưu trữ giữ một vai trò chủ chốt trong việc lập kế hoạch, không có những thông tin trong tài liệu lưu trữ thì việc lập kế hoạch sẽ không có những căn cứ khoa học, dẫn đến hoạt động sau đó khó đạt được mục tiêu đề ra. Lập kế hoạch giống như bắc một cây cầu nối giữa hiện tại và tương lai, vì vậy thông tin trong tài liệu lưu trữ giúp người lập kế hoạch có một cái nhìn toàn diện về quá khứ từ đó có những dự đoán chính xác cho tương lai. Đặc biệt nếu thông tin trong tài liệu lưu trữ chính xác và đầy đủ sẽ giúp cho kế hoạch ứng phó được với những bất định và sự thay đổi. Để hoạch định được kế hoạch đòi hỏi nhà quản lý phải có thông tin theo nhiều dạng, nhiều chiều trên nhiều kênh thông tin khác nhau với nội dung phong phủ. Thông tin đầy đủ, trung thực và có giá trị thì có khả năng dự đoán chính xác càng cao, kế hoạch càng khả thi.
Chính nhờ một phần không nhỏ của tài liệu lưu trữ, các chuyên viên Văn phòng Chính phủ đã xây dựng được nhiều kế hoạch giúp lãnh đạo CP, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ xây dựng được nhiều kế hoạch hợp lý và hiệu quả hơn.