- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
2.5.5. Khai thác sử dụng tài liệu phục vụ quan hệ quốc tế
Văn phòng Chính phủ thực hiện chức năng tham mưu cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong chỉ đạo, điều hành lĩnh vực quan hệ quốc tế: chủ trì rà soát, đôn đốc xây dựng, đăng ký và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; thẩm tra báo cáo, đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quan hệ quốc tế: chính trị đối ngoại, kinh tế đối ngoại, hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực, hợp tác song phương và đa phương, các tổ chức phi chính phủ, công tác lãnh sự, công tác người Việt Nam ở nước ngoài, xuất nhập cảnh; các cơ quan đại diện nước ngoài và người nước ngoài sinh sống, làm việc tại Việt Nam; các cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, hoạt động thông tin đối ngoại
ở ngoài nước, các vấn đề hoạt động đối ngoại của các Bộ, ngành, địa phương cần báo cáo hoặc trình Thủ tướng Chính phủ….
Ví dụ: Báo cáo tình hình chuẩn bị tổ chức các hoạt động kỷ niệm 40 năm thiết lập quan hệ ngoại giao Việt Nam – Nhật Bản và chuẩn bị chuyến thăm chính thức của Thủ tướng tới Nhật Bản.
Sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ hoạt động nghiên cứu và hàng ngày của các cán bộ, chuyên viên trong Văn phòng Chính phủ. Để chuẩn bị báo cáo tình hình tổ chức hoạt động kỷ niệm 40 năm thiết lập quan hệ ngoại giao Việt Nam – Nhật Bản và cũng chuẩn bị chuyến thăm chính thức của Thủ tướng, các chuyên viên đã sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ về hợp tác giữa Việt Nam và Nhật Bản trong 40 năm qua để làm cơ sở về mặt pháp lý cũng như thực tiễn để thực hiện công việc của mình là tham mưu giúp CP, Thủ tướng Chính phủ thúc đẩy hợp tác song phương giữa Việt Nam và Nhật Bản trong thời gian tới:
Văn bản của Đảng và Nhà nước chỉ đạo chung về lĩnh vực quan hệ quốc tế;
Hồ sơ của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quy định cơ chế, chính sách chung về lĩnh vực quan hệ quốc tế;
Hồ sơ của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược hợp tác song phương với Nhật Bản;
Hồ sơ trình, Báo cáo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về quan hệ hợp tác với Nhật Bản 30 năm;
Hồ sơ trao đổi giữa Văn phòng Chính phủ với Bộ Ngoại giao, Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch, Bộ Công an, Bộ Kế hoạch và Đầu tư liên quan đến hợp tác giữa Việt Nam và Nhật Bản;
Báo cáo của Bộ Ngoại giao về tình hình hợp tác với Nhật Bản hàng năm; Hồ sơ cùa Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về thúc đẩy hợp tác song phương và đa phương giữa hai nước vê hội nhập kinh tế quốc tế.
Dựa vào thông tin trong tài liệu lưu trữ cũng như ý kiến của các Bộ gửi về Văn phòng Chính phủ, các chuyên viên tổng hợp chắt lọc thông tin cần thiết cho chuyến đi của Thủ tướng thăm Nhật Bản, nội dung hội đàm của Thủ tướng hai nước; chuẩn bị các văn kiện ký kết điều ước, hiệp ước về văn hóa, khoa học, kinh tế, kỹ thuật, quân sư, quốc phòng… trên cơ sở chuyến thăm chính thức của Thủ tướng tới Nhật bản, đồng thời thúc đẩy hợp tác song phương giữa Việt Nam với Nhật bản trong thời gian tới. Bên cạnh đó, các chuyên viên còn chuẩn bị tặng phẩm của đoàn dành cho đất nước Nhật Bản, chuẩn bị đoàn tiền trạm, thành lập đoàn tháp tùng chính thức Thủ tướng ….Tất cả những công việc trên cần chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng nhằm phục vụ tốt chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần giúp CP, Thủ tướng Chính phủ về lĩnh vực ngoại giao quốc tế.
Ví dụ: chuẩn bị nội dung và phục vụ buổi làm việc giữa Thủ tướng và Bộ trưởng ngoại giao Ba Lan. Cũng giống các bước chuẩn bị như trên nhưng thay vào đó các chuyên viên chỉ tìm hiểu thông tin trong tài liệu lưu trữ về hợp tác song phương giữa Việt Nam và Ba Lan trong thời gian quan, các mốc quan trọng đạt được giữa hai nước về ngành, lĩnh vực hợp tác trong thời gian qua và đề xuất trong thời gian tới… Với những thông tin tổng hợp trên, các chuyên viên đã sử dụng tài liệu lưu trữ như là nguồn tư liệu để phục vụ chức năng tham mưu cho Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ quản lý, điều hành về lĩnh vực đối ngoại cũng như hợp tác song phương, đa phương với các nước trong khu vực và trên thế giới ở nhiều lĩnh vực, thể hiện quan điểm cũng như tinh thần của Việt Nam là hợp tác phát triển cùng có lợi cho các bên.
Hoạt động cung cấp thông tin cho lãnh đạo CP rất phong phú, tùy vào yêu cầu cụ thể của lãnh đạo hoặc tùy vào nội dung những buổi hội nghị, hội thảo hay những chương trình làm việc của lãnh đạo CP tham gia mà Văn phòng Chính phủ dựa vào đó để cung cấp những thông tin cần thiết.
Ví dụ: Viện Nghiên cứu Nông nghiệp của Nhật Bản có thư gửi Phó Thủ tướng Hoàng Trung Hải xin được tiếp kiến và có buổi nói chuyện về triển vọng phát triển nông nghiệp giữa hai nước. Sau khi xem xét công văn và bố trí thời
gian hợp lý, lãnh đạo Chính phủ yêu cầu chuyên viên Vụ Quan hệ quốc tế chuẩn bị thông tin liên quan đến Viện Nghiên cứu Nông nghiệp để chuẩn bị cho cuộc tiếp kiến. Các chuyên viên sẽ thu thập thông tin về tình hình nông nghiệp của Nhật bản cũng như những tài liệu lưu trữ liên quan đến Nhật bản như:
Báo cáo của Bộ Nông nghiệp về tình hình thực hiện Hiệp định phát triển nông nghiệp của Việt Nam – Nhật bản;
Báo cáo của Bộ Ngoại giao về tình hình hợp tác thương mại giữa Việt Nam – Nhật Bản trong những năm qua;
Báo cáo của Bộ Ngoại giao về nội dung chuẩn bị cho khóa họp lần thứ hai giữa ủy ban hỗn hợp Việt Nam – Nhật Bản.
Qua những tài liệu này Văn phòng Chính phủ có thể đánh giá tình hình hợp tác nông nghiệp giữa Việt Nam và Nhật Bản, từ đó rút ra những thuận lợi, khó khăn trong quá khứ cũng như triển vọng hợp tác giữa hai nước trong tương lai. Những thông tin này sẽ được tổng hợp lại gửi tới lãnh đạo CP, giúp lãnh đạo có những thông tin cần thiết cho buổi làm việc cũng như có cơ sở cho việc hoạch định các mối quan hệ tiếp sau.