- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
2.3.3. Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trong công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Văn phòng Chính phủ, các độc giả đều được xác định thuộc đối tượng nào để yêu cầu thủ tục cần thiết. Thành phần độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu có thể là trong cơ quan hay ngoài cơ quan, là cá nhân hay tập thể.
Qua khảo sát, chúng tôi thấy phần lớn các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ đều đã từng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động của mình. Tuy nhiên một số Vụ sau có lượt đến khai thác sử dụng tài liệu nhiều nhất đó là: Vụ Kinh tế Ngành, Vụ Kinh tế Tổng hợp, Vụ Quan hệ Quốc tế, Vụ Tổng hợp, Vụ Nội chính, Vụ Tổ chức Cán bộ… Sở dĩ các Vụ trên có số lần đến khai thác tài liệu nhiều hơn vì đây là những Vụ thường giải quyết khối lượng công việc nhiều hơn so với các Vụ khác. Hơn nữa do đặc thù công việc của các Vụ phải sử dụng nhiều đến thông tin trong quá khứ có trong tài liệu lưu trữ để phục vụ tốt hơn cho công tác của mình.
Ví dụ: Vụ Tổ chức cán bộ với chức năng tham mưu giúp cho Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ thực hiện công tác cải cách hành chính, tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, công vụ, chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, thi đua khen thưởng, thanh tra, kiểm tra và giải quyết tố cáo, khiếu nại trong nội bộ Văn phòng Chính phủ. Các chuyên
viên trong Vụ mỗi người được chia một mảng nhiệm vụ khác nhau, các chuyên viên theo dõi mảng công việc tổ chức cán bộ thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ như: Hồ sơ gốc của cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng Chính phủ
Hồ sơ về thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng Chính phủ
Hồ sơ về công tác quy hoạch cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng Chính phủ
Hồ sơ về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức VPCP Hồ sơ về thi tuyển công chức VPCP
Hồ sơ về cử cán bộ VPCP đi công tác nước ngoài Hồ sơ về công tác bảo hiểm xã hội của cơ quan
Hồ sơ tổng kết công tác hàng năm về công tác tổ chức cán bộ của Văn phòng Chính phủ ….
Dựa vào những tài liệu lưu trữ trên, các chuyên viên sẽ tham mưu, tổng hợp về công tác cán bộ tại cơ quan như khen thưởng, bổ nhiệm, luân chuyển, nâng lương… cho cán bộ công chức trong cơ quan.
Cán bộ đến khai thác chủ yếu là các chuyên viên, còn lãnh đạo Vụ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ đến khai thác sử dụng tài liệu rất ít, thậm chí có năm không có người nào, một số cán bộ là Vụ Phó, Trưởng phòng, Phó phòng cũng đã đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ nhưng số lượt đến khai thác không nhiều.
Đối với đối tượng khai thác, sử dụng là cán bộ công chức thuộc Văn phòng Chính phủ được ưu tiên khai thác, sử dụng không cần xuất trình giấy tờ tùy thân và đây cũng là đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu tại lưu trữ. Mục đích khai thác của đối tượng này chủ yếu phục vụ hoạt động tham mưu, tổng hợp cho CP, Thủ tướng Chính phủ và lãnh đạo Văn phòng Chính phủ trong quản lý, điều hành công việc, và giải quyết công việc hàng ngày nên họ thường xuyên khai thác tài liệu.
Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu là người ngoài cơ quan có nhiều mục đích khác nhau. Độc giả đến khai thác tài liệu phục vụ mục đích cá nhân thường là cán bộ đã từng công tác tại Văn phòng Chính phủ nhưng đã nghỉ hưu hoặc chuyển đi nơi khác; những người có liên quan trong công văn do Văn phòng Chính phủ ban hành, một số ít người muốn tìm tài liệu phục vụ mục đích cá nhân. Đối tượng đến khai thác tài liệu phục vụ mục đích cơ quan thường là tổ chức của nhiều ngành lĩnh vực giải quyết công việc liên quan một phần đến văn bản của Văn phòng Chính phủ, CP hay Thủ tướng CP ban hành.
Như vậy đối tượng đến khai thác tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ có nhiều mục đích khác nhau. Việc xác định rõ đối tượng và nhu cầu khai thác tài liệu giúp cho dự báo chính xác nhu cầu trong tương lai để lưu trữ Văn phòng Chính phủ xây dựng kế hoạch phục vụ tốt hơn.