- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
3.2.1. Nâng cao nhận thức về những giá trị của tài liệu lưu trữ
Cán bộ, công chức trong cơ quan cần nâng cao nhận thức về những giá trị của thông tin tài liệu lưu trữ của VPCP để từ đó chủ động trong nghiên cứu, sử dụng, đặc biệt là có ý thức tập hợp đầy đủ các văn bản, lập hồ sơ công việc mình đã làm, thống kê, bảo quản và chuyển vào kho lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của cơ quan, Nhà nước. Chỉ khi nào cán bộ, chuyên viên trong cơ quan nhận thức được ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ thì họ mới có nhu cầu sử dụng chúng một cách hiệu quả trong công việc của mình.
Cán bộ, công chức VPCP cần có những tìm hiểu nhất định về quá trình hình thành tài liệu, những quy định của Nhà nước và cơ quan, đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, công tác bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
nói riêng. Có nắm được thông tin này thì độc giả mới có thể biết được thông tin mình cần đang nằm tại đâu và có biện pháp sử dụng theo đúng quy định nhằm đem lại hiệu quả cho công việc của mình.
Theo khảo sát của chúng tôi, vấn đề nhận thức không rõ ràng về giá trị của tài liệu lưu trữ của các đơn vị thuộc VPCP nói chung là khá phổ biến. Mặc dù Nhà nước và cơ quan đều có quy định cán bộ, chuyên viên phải lập hồ sơ công việc mình đã giải quyết; nộp hồ sơ đúng thời gian, thành phần quy định và được quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho mục đích chính đáng. Việc lập hồ sơ nếu được thực hiện tốt sẽ đưa lại lợi ích thiết thực cho bản thân từng cán bộ và cho toàn cơ quan, góp phần bảo mật thông tin và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Các cán bộ, chuyên viên cần nắm rõ về quy trình và phương pháp lập hồ sơ, trong đó có phương pháp lập hồ sơ của từng cán bộ từ những bước mở hồ sơ, thu thập tài liệu vào hồ sơ, sắp xếp tài liệu, biên mục, nộp lưu hồ sơ... Qua đó, có thể theo dõi được quá trình giải quyết công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc góp phần nâng cao hiệu quả trong giải quyết công việc. Trong đó, những loại hồ sơ cán bộ, chuyên viên cần phải lập và nắm rõ là: Hồ sơ nguyên tắc tập hợp những văn bản quy phạm pháp luật, những quy định của cơ quan để làm căn cứ, cơ sở giải quyết công việc; Hồ sơ công việc tập hợp những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình phát sinh, diễn biến và kết quả giải quyết các vấn đề; các tập văn bản về những vấn đề được theo dõi.
Tuy nhiên việc triển khai các nội dung liên quan trực tiếp đến cán bộ, chuyên viên các đơn vị nói trên đều triển khai rất chậm và rất ít. Điều này xuất phát từ nhận thức không đầy đủ của cán bộ các đơn vị về giá trị của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động hàng ngày của mình. Để giảm tối thiểu những vấn đề trên cần có những biện pháp tổng hợp từ cả hai phía, đối với các cán bộ của đơn vị VPCP – là người chủ động trong hành động và việc làm, cần chủ động tích cực tìm hiểu về giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho giải quyết công việc, hoạt động quản lý của cơ quan. Bên cạnh đó, các chuyên viên, cán bộ cần nắm được quy định của Nhà nước, cơ quan về các vấn đề có liên quan và nghiêm chỉnh chấp hành những quy định liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ. Những hoạt động đó chỉ có kết quả và hiệu quả khi có sự phối hợp của Phòng Lưu trữ: cán bộ lưu trữ chủ động giới thiệu giá trị của tài liệu lưu trữ hoặc hỗ trợ cán bộ các đơn vị
tiếp cận thông tin trong tài liệu lưu trữ nhanh chóng, thuận tiện; hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ…