- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
2.3.1. Số lượng người khai thác, sử dụng tài liệu
Mục đích của công tác lưu trữ chủ yếu là phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu. Trong những năm qua với sự quan tâm của lãnh đạo và sự nỗ lực phấn đấu của cán bộ lưu trữ, công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng ở VPCP đã thu được một số kết quả nhất định. Căn cứ sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu của Phòng Lưu trữ, chúng tôi đã thống kê được những số liệu về lượt người đến khai thác tài liệu lưu trữ từ năm 2007 đến năm 2011 như sau:
Năm Số lƣợng ngƣời khai thác tài liệu (Đơn vi: lƣợt ngƣời)
2007 624 2008 615 2008 615 2009 799 2010 797 2011 756 Tổng số 3591
Sổ theo dõi khai thác tài liệu lưu trữ đã thống kê danh sách họ tên, địa chỉ độc giả, tên tài liệu cần khai thác, mục đích khai thác, thời gian khai thác. Căn cứ vào những thông tin đó cán bộ lưu trữ có thể đánh giá được mức độ thường xuyên khai thác, sử dụng những loại tài liệu và chu kỳ khai thác sử dụng tài liệu của độc giả để có biện pháp tổ chức phục vụ hợp lý. Nếu biết được số lượng độc giả và sự biến động số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ qua các năm thì cán bộ lưu trữ có cơ sở để phân tích, dự báo nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ trong tương lai.
Với những số liệu được thống kê ở trên có thể thấy số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Văn phòng Chính phủ ngày càng đông và ổn định. Trong năm 2007 trung bình mỗi tháng có 52 độc giả đến khai thác, sử dụng, trung bình có khoảng 21 lượt độc giả/ ngày làm việc. Năm 2008 là 51 lượt độc giả/ tháng và trung bình có khoảng 21 lượt độc giả/ ngày làm việc. Năm 2009 là 66,5 lượt độc giả/ tháng và trung bình có khoảng 27,7 lượt độc giả/ ngày làm việc. Riêng năm 2011 số lượng độc giả ít hơn là 63 lượt độc giả/ tháng và trung bình có khoảng 26 lượt độc giả /ngày làm việc. Tổng số lượt người đến khai thác tài liệu lưu trữ trong 5 năm là 3591 lượt, như vậy bình quân số lượt độc giả mỗi năm chỉ vào khoảng 59,8 lượt người. Nhận thấy được giá trị thông tin trong tài liệu lưu trữ và những lợi ích của việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công việc hàng ngày, được sự quan tâm của lãnh đạo CP cũng như lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, Phòng Lưu trữ đã đẩy mạnh công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhờ vậy mà số lượt người đến khai thác sử dụng tài liệu trong những năm qua tăng đáng kể.
Mặc dù số lượt người khai thác, sử dụng tài liệu năm sau tăng hơn năm trước như so với đội ngũ cán bộ của Phòng Lưu trữ từ năm 2007 đến năm 2011 thường xuyên có từ 04 đến 07 người mà mỗi ngày chỉ phục vụ 04 độc giả, thậm chí năm 2011 mỗi ngày chỉ phục vụ từ 01 đến 03 độc giả là chưa phù hợp với tiềm năng của lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Những con số thống kê này đã chứng tỏ số lượt người đến khai thác tài liệu còn khá khiêm tốn đòi hỏi các cán bộ lưu trữ phải suy ngẫm để làm sao có thể tăng số lượng độc giả lên gấp nhiều lần, có nghĩa là phải tìm ra giải pháp để đẩy mạnh công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ.
Bên cạnh việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ thì các chuyên viên, cá nhân trong và ngoài cơ quan còn sử dụng một nguồn tài liệu khác đó là cổng thông tin văn bản có địa chỉ website: Văn phòng Chính phủ.chinhphu.vn của Cổng Trang tin điện tử Chính phủ. Hầu hết các văn bản quy phạm pháp luật do CP, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ ban hành liên tục được cập nhật trên trang website chính thống của Văn phòng Chính phủ. Thời gian văn bản đưa lên từ năm 1945 đến nay, cách tra tìm văn bản cũng rất dễ dàng, nhanh chóng. Để tìm văn bản, độc giả chọn nhập vào một hoặc nhiều trường thông tin: loại văn bản, lĩnh vực, nơi ban hành, trích yếu, ký hiệu, thời gian, thư mục. Tính đến ngày 15/6 có 1.288.254 lượt độc giả truy cập vào website này. Điều này thể hiện nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ rất lớn và độc giả đã có sự lựa chọn cách thức thuận tiện nhất để có được thông tin cần thiết. Đó cũng là kinh nghiệm để các cơ quan, tổ chức lưu trữ học tập.
Khi sử dụng thông tin văn bản trong Cổng trang tin Điện tử Chính phủ chính thức của Văn phòng Chính phủ độc giả hoàn toàn yên tâm. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, văn bản in từ trên mạng xuống không thể thay thế được tài liệu được sử dụng từ Lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Để phát huy hơn nữa giá trị tài liệu trữ, Văn phòng Chính phủ cũng đã và đang nghiên cứu đưa vào ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác lưu trữ và đặc biệt là trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để đáp ứng tốt hơn nhu cầu độc giả.