- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
3.1.3. Cải cách thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
Phòng Lưu trữ cần công khai thủ tục khai thác, sử dụng trên mạng nội bộ và internet
Việc quy định thủ tục hành chính để giải quyết công việc nhằm đảm bảo tính thống nhất trong các cơ quan và đảm bảo công bằng cho mọi người đến khai thác, giải quyết công việc. Thực tế chung trong công tác lưu trữ hiện nay vấn đề này chưa được chú trọng. Về phía Lưu trữ VPCP thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu đã được quy định trong Quyết định 1351, tuy nhiên chưa có hình thức nào giới thiệu, phổ biến cho độc giả biết để chuẩn bị các thủ tục trước khi đến lưu trữ VPCP. Theo khảo sát của chúng tôi, đến thời điểm này trong trang web của VPCP có Cổng Trang tin Điện tử Chính phủ đăng tải thủ tục giải quyết một số công việc nhưng chưa có thủ tục nào liên quan đến công tác lưu trữ cũng như khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Để thuận tiện hơn khi tiếp cận với tài liệu lưu trữ, độc giả cần biết thông tin về thủ tục, giấy tờ trước khi đến lưu trữ. Lưu trữ VPCP có thể đăng tải thông tin liên quan đến nội quy khai thác và sử dụng trên mạng nội bộ của VPCP và trên trang web của Cổng Trang tin Điện tử để độc giả đến khai thác có thế tiếp cận thông tin ở mọi nơi và chuẩn bị trước giấy tờ cần thiết trước khi đến lưu trữ VPCP, điều này giúp độc giả tiết kiệm thời gian, giảm chi phí đi lại.
Lưu trữ VPCP cần chuẩn hóa “giấy đề nghị khai thác tài liệu” cho hợp lý
Hiện nay Lưu trữ VPCP đang xây dựng mẫu giấy đề nghị khai thác sử dụng tài liệu trên cơ sở mẫu phiếu khai thác sử dụng tài liệu cũ. Thực tế hiện nay, nhiều chuyên viên khi đến khai thác, sử dụng tài liệu thường viết vào một mẩu giấy hay nhiều người chỉ gọi điện nói qua điện thoại… Để thuận tiện hơn trong quản lý cũng như đối với độc giả, lưu trữ VPCP cần sớm hoàn thiện mẫu giấy đề nghị khai thác tài liệu, các mẫu giấy này trên tinh thần học tập mẫu giấy khai thác tài liệu của các trung tâm lưu trữ vừa kết hợp tình hình thực tế tại cơ quan: giúp lưu trữ VPCP theo và giám sát được mục đích sử dụng của độc giả, dự báo được khả năng, nhu cầu của độc giả và các loại tài liệu có tần số khai thác lớn trong thời gian sau để có biện pháp chuẩn bị cho phù hợp.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin
Tiếp tục đổi mới phương thức quản lý tài liệu từ môi trường thủ công sang ứng dụng công nghệ thông tin, làm tốt chức năng bảo đảm thông tin phục vụ hiệu quả hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng CP và VPCP. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin ở nhiều khâu như: số hóa danh mục tài liệu, hồ sơ; số hóa tài liệu; thậm chí phục vụ khai thác tài liệu trực tuyến trên mạng.
Cơ sở pháp lý để xây dựng phần mềm ứng dụng trong công tác lưu trữ của VPCP đang được xây dựng trong sửa đổi Quyết định số 1351/QĐ-VPCP ngày 03 tháng 8 năm 2005 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phòng Chính phủ.
Đẩy mạnh công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng theo
phương châm tiết kiệm, thiết thực, hiệu quả trước mắt và lâu dài. Để phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ cần nhanh chóng xây dựng và hoàn thiện, đưa vào sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu của Chính phủ, Thủ tướng CP và VPCP. Triển khai đề án Chính phủ điện tử, tài liệu được tạo lập trên môi trường điện tử, tiến tới mỗi chuyên viên có thể khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại máy của mình mà không cần đến Phòng Lưu trữ chỉ khai muốn sao chụp tài liệu, chứng thực tài liệu mới cần đến Phòng Lưu trữ. Các cơ sở dữ liệu lưu trữ cần phải được cập nhật thường xuyên, kết nối thành hệ thống, có sự phân quyền truy cập để đáp ứng kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng của độc giả. Để đảm bảo bí mật cơ quan, bí mật cá nhân trong cơ quan, cán bộ lưu trữ có thể phân thành các mục cơ sở dữ liệu mật và cơ sở dữ liệu được sử dụng rộng rãi bên cạnh việc phân quyền truy cập cho người sử dụng tài liệu. Điều này giúp cho độc giả tiếp cận nhiều với thông tin về tài liệu lưu trữ hơn và chủ động hơn khi khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ nhanh chóng, kịp thời công tác tham mưu, tổng hợp cho hoạt động quản lý, điều hành của CP và VPCP.
Lưu trữ VPCP cần giữ gìn và bảo vệ tài liệu hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Đây là yêu cầu quan trọng trong việc thực hiện nghiêm túc khai thác, sử dụng tài liệu. Tài liệu hình thành trong quá trình tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu gồm có: sổ theo dõi, phiếu đề nghị khai thác tài liệu, hồ sơ khai thác. Những công cụ này sẽ giúp cho cán bộ lưu trữ quản lý và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tốt hơn. Cán bộ lưu trữ sẽ nắm bắt được số lượng và những vấn đề độc giả thường xuyên yêu cầu khai thác, từ đó sẽ có hướng tổ chức phục vụ độc giả khai thác hiệu quả hơn. Đối với độc giả là người nghiên cứu sau, nếu biết được mục đích nghiên cứu trước sẽ tránh được khả năng trùng lặp đề tài và nếu người nghiên cứu sau biết được đề tài có liên quan đến đề tài của mình đang triển khai, có thể tìm thêm tư liệu tham khảo, việc này giúp ích cho công tác nghiên cứu khoa học cũng như phục vụ cho công tác tham mưu, tổng hợp của chuyên viên VPCP.