- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
3.1.8. Theo dõi, tổng kết hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Phòng Lưu trữ cần đẩy mạnh việc nghiên cứu và tổng kết tình hình khai thác, sử dụng tài liệu để đánh giá, tổng kết công tác tổ chức sử dụng tài liệu, từ đó Phòng Lưu trữ có hướng nghiên cứu và điều chỉnh những vấn đề theo ý kiến độc
giả nêu ra nhằm tạo điều kiện thuận lợi khai thác tài liệu cũng như thu hút thêm nhiều đối tượng có nhu cầu đến khai thác tài liệu ở lưu trữ VPCP.
Để có cơ sở quản lý và số liệu đánh giá về kết quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Phòng Lưu trữ VPCP cần phải có: Sổ theo dõi độc giả nghiên cứu tại phòng; Sổ đăng ký độc giả được cấp chứng thực tài liệu lưu trữ; Sổ đăng ký độc giả được cấp bản sao tài liệu lưu trữ; Hồ sơ độc giả nghiên cứu tài liệu theo chuyên đề, đề tài, chương trình; các mẫu phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Bên cạnh đó Văn Phòng Chính Phủ có thể tổ chức đánh giá, tổng kết công tác khai thác, sử dụng tài liệu ở nhiều hội nghị khác nhau. Ý nghĩa của hội nghị tổng kết là ở chỗ thông qua đó tuyên truyền, nâng cao nhận thức của cơ quan, tổ chức,và cá nhân về vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với đời sống, đồng thời kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, tìm ra nguyên nhân để đề ra các giải pháp thực hiện tốt. Hơn nữa thông qua các buổi tổng kết, cơ quan có tài liệu có điều kiện tiếp xúc với độc giả, được nghe tâm tư nguyện vọng và đóng góp ý kiến của mọi người như vậy sẽ có đầy đủ thông tin hơn để xử lý công việc trong thực tiễn.
Bên cạnh đó để giúp lãnh đạo cơ quan nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ cần chủ động cung cấp cho lãnh đạo cơ quan những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ mà lãnh đạo cơ quan thường sử dụng.