- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
2.4.1. Hình thức đọc tài liệu tại Phòng Lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng độc là một trong những hình thức phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến nhất và tầm quan trọng nhất đối với các phòng, kho lưu trữ. Việc tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc
cho phép người nghiên cứu trong một khoảng thời gian nhất định có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu khác nhau. Đồng thời ở đây cán bộ phòng đọc có điều kiện quản lý tài liệu cho độc giả mượn nghiên cứu, tránh làm thất lạc hư hỏng tài liệu. Mặt khác phòng đọc thường có đầy đủ phương tiện, thiết bị chuyên môn giúp cho người nghiên cứu có thể dễ dàng tìm thấy những tài liệu phục vụ cho đề tài nghiên cứu của mình. Ngoài ra trong quá trình giao, nhận hồ sơ tài liệu giữa cán bộ phòng đọc với độc giả nếu như có sự cố phát sinh thì có thể dễ dàng cùng nhau giải quyết những phát sinh đó…
Quy trình đăng ký khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng Lưu trữ Văn phòng Chính phủ được thực hiện như sau:
+ Đăng ký nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
Đối với các cán bộ ngoài cơ quan thì phải xuất trình giấy giới thiệu
Cán bộ Phòng Lưu trữ được giao có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của người khai thác sử dụng tài liệu
Dựa vào các công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu như: thẻ tra cứu hồ sơ, mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu hoặc phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ trên máy tính, cán bộ lưu trữ sẽ tra tìm những hồ sơ, tài liệu mà độc giả yêu cầu và hướng dẫn người đến khai thác tài liệu đăng ký các thông tin vào phiếu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Trình, duyệt:
Đăng ký nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu
Trình, duyệt Làm thủ tục giao nhận
tài liệu lưu trữ
Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thu hồi, nhập tài liệu lưu trữ vào kho
Tất cả các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sau khi đã đăng ký phải được cán bộ lưu trữ trình lên Trưởng phòng Lưu trữ xem xét, ghi ý kiến và chuyển đến cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Trưởng phòng Lưu trữ phê duyệt nhu cầu khai thac sử dụng tài liệu thông thường; Những trường hợp đặc biệt phải báo cáo lên Vụ trưởng biết và xử lý.
Đối với nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mật, tối mật phải có ý kiến của Bộ trưởng Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm phụ trách phê duyệt.
+ Làm thủ tục giao nhận tài liệu lưu trữ: Các nhu cầu khai thác sau khi được các cấp có thẩm quyền phê duyệt được chuyển lại Trưởng phòng Phòng Lưu trữ, căn cứ vào các ý kiến phê duyệt của cấp có thẩm quyền Trưởng Phòng Lưu trữ sẽ tổ chức thực hiện việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo trình tự sau:
Cán bộ lưu trữ tra tìm tài liệu dựa theo hệ thống công cụ tra cứu, rút tài liệu và xuất kho bàn giao cho người khai thác sử dụng tài liệu và ghi vào sổ khai thác; người khai thác sử dụng ký vào sổ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để nhận tài liệu
+ Làm thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: được phép nghiên cứu hồ sơ tài liệu lưu trữ trong Phòng Lưu trữ và chấp hành đúng nội quy khai thác sử dụng tài liệu như:
Phải giữa gìn cẩn thận, không làm nhàu nát rách hoặc mất trang tài liệu, không được gạch xóa, đánh dấu, vết vào tài liệu;
Không được tự ý mang tài liệu ra khỏi Phòng Lưu trữ hoặc tự ý cho người khai thác mượn tài liệu khi chưa được phép…
(Trong quá trình độc giả khai thác khai thác sử dụng tài liệu, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm kiểm soát, kiểm tra nhắc nhở người khai thác sử dụng tài liệu thực hiện đúng nội quy, quy định về việc bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ )
+ Thu hồi, nhập tài liệu trở lại kho lưu trữ:
Khi người sử dụng bàn giao tài liệu, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thu hồi và kiểm tra tài liệu; có trách nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng của hồ sơ tài liệu khi tài liệu trả lại kho lưu trữ, trả hồ sơ về đúng vị trí quy định trong kho lưu trữ.
Phiếu khai thác sử dụng tài liệu sau khi đã được thực hiện xong sẽ được cán bộ lưu trữ lưu lại trong hồ sơ công việc về khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hiện nay cơ quan chưa bố trí được phòng đọc riêng để phục vụ độc giả nhưng Phòng Lưu trữ đã bố trí bàn đọc đặt tại phòng làm việc của cán bộ lưu trữ. Để phục vụ người đến khai thác tài liệu, cán bộ lưu trữ đã bố trí một bàn tiếp khách lớn với khoảng 8 – 10 chỗ ngồi. Tuy nhiên do diện tích của Phòng Lưu trữ hạn hẹp nên nhiều khi cán bộ lưu trữ tiến hành chỉnh lý tài liệu đã trưng dụng bàn đọc này, mà việc chỉnh lý thường xuyên được tiến hành vì vậy đã gây không ít bất tiện cho người đến khai thác tài liệu. Có thể thấy là điều kiện cơ sở vật chất Phòng Lưu trữ để tổ chức hình thức đọc tài liệu tại chỗ vẫn còn nhiều hạn chế. Do vậy nhiều khi giải quyết công việc hàng ngày, những văn bản do chuyên viên phát hành ra từ những năm trước, các chuyên viên ngại lên khai thác tại Phòng Lưu trữ nên họ đã nhờ các cơ quan được nhận những văn bản do mình ban hành fax cho 1 bản để giải quyết công việc ngay thay vì lên phòng đọc. Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến tỷ lệ người đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ chưa cao.
Vi dụ: Như việc nghiên cứu hồ sơ dự án, báo cáo tài chính… thường mất nhiều thời gian, bên cạnh việc sử dụng tài liệu lưu trữ các cán bộ còn kết hợp sử dụng nhiều tài liệu khác liên quan, trong những trường hợp như vậy nếu nghiên cứu tại Phòng đọc sẽ rất bất tiện. Chính vì những lý do đó mà hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đạt được theo hình thức này là không cao, biểu hiện số lượng độc giả đến khai thác theo hình thức này ở Văn phòng Chính phủ rất ít, chiếm khoảng 30%.