- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
2.3.2. Số lượng các loại hồ sơ, tài liệu được khai thác, sử dụng
Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau nên có nhiều loại tài liệu được đưa ra khai thác, sử dụng. Cũng dựa vào sổ theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu của Phòng Lưu trữ, chúng tôi đã thống kê được những số liệu về lượt tài liệu được khai thác từ năm 2007 đến năm 2011
Năm Số lƣợt tài liệu đã đƣợc khai thác, sử dụng (Đơn vị: lƣợt tài liệu)
2007 1023 2008 1096 2009 1134 2010 1078 2011 1357 Tổng số 5688
Trong đó văn bản quy phạm pháp luật chiếm khoảng 7.8% so với tổng số hồ sơ, văn bản đưa ra phục vụ; hồ sơ, văn bản phê duyệt chiến lược, kế hoạch, đề án, dự án… chiếm khoảng 23% so với tổng số hồ sơ, văn bản đưa ra phục vụ; hồ sơ, văn bản chỉ đạo, điều hành bằng quyết định cá biệt chiếm khoảng 24.6% so với tổng số hồ sơ, văn bản đưa ra phục vụ; Hồ sơ chỉ đạo, điều hành bằng công văn chiếm khoảng 40.8% so với tổng số hồ sơ, văn bản đưa ra phục vụ; Báo cáo, Tờ trình chiếm khoảng 3.8% so với tổng số hồ sơ, văn bản đưa ra phục vụ.
Qua bảng thống kê trên đây, một điều dễ nhận thấy là số lượt tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng ngày càng tăng, điều này cho thấy tài liệu lưu trữ đã và đang dần phát huy vai trò của mình đối với hoạt động của cơ quan; đồng thời cũng chứng tỏ công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Phòng Lưu trữ Văn phòng Chính phủ đã đạt được những tiến triển nhất định.
Các loại hồ sơ, tài liệu được khai thác ở mức độ không đồng đều. Loại hồ sơ, tài liệu được khai thác, sử dụng nhiều nhất là hồ sơ, tài liệu chỉ đạo, điều hành bằng công văn chiếm khoảng 40.8%. Tiếp theo là hồ sơ, văn bản chỉ đạo, điều hành bằng quyết định cá biệt; hồ sơ, văn bản quy phạm pháp luật phục vụ hoạt động quản lý và các loại khác. Một số nguyên nhân dẫn đến sự không đồng đều trên là vì:
Thứ nhất, do kết quả thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Tài liệu, hồ sơ về chỉ đạo điều hành bằng công văn được thu về khá đầy đủ do quy định của Văn phòng Chính phủ là trong 10 ngày đầu của tháng sau, Phòng Văn thư phải nộp toàn bộ các văn bản do CP, Thủ tướng CP và Văn phòng Chính phủ đã ban hành trong tháng trước; sổ tay hay tài liệu đăng ký công văn đi, đến nộp về lưu trữ 5 năm một lần. Đối với khối tài liệu của các đơn vị, chuyên viên, bộ phận giúp việc của CP, Thủ tướng CP, Bộ trưởng Chủ nhiệm, Phó chủ nhiệm và ở các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ thì quý I hàng năm, chuyên viên phải nộp vào Phòng Lưu trữ toàn bộ hồ sơ, văn bản, tài liệu về các việc giải quyết xong của năm trước. Chính những nguồn tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Văn phòng Chính phủ khá đầy đủ, đúng thời hạn nên khi cần xử lý công việc liên quan tới nhiều vấn đề để phục vụ cho công tác tham mưu, tổng hợp giúp CP, Thủ tướng CP chỉ đạo điều hành trên nhiều lĩnh vực thì các đơn vị và chuyên viên đều phải khai thác tài liệu tại lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Các cơ quan hữu quan cũng thường xuyên cử người hoặc gửi công văn đến Văn phòng Chính phủ yêu cầu xác minh thông tin trong văn bản của Văn phòng Chính phủ. Điều này dẫn đến số lượng độc giải khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu chỉ đạo, điều hành bằng công văn năm nào cũng cao nhất.
Thứ hai, các loại hồ sơ công việc, hồ sơ xây dựng luật, xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật được lưu giữ tại đơn vị chủ trì, không được thu thập triệt để, đúng thời hạn. Tài liệu của đơn vị nào do đơn vị đó tự bảo quản nên khi cần thông tin văn bản phục vụ quản lý hay xây dựng văn bản quy phạm pháp luật họ không cần tới khai thác tài liệu tại lưu trữ. Bản thân cán bộ sử dụng những tài liệu này không phải ai cũng có ý thức được đó là tài liệu lưu trữ. Chính vì thế số
lượng độc giả đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu xây dựng luật, văn bản quy phạm pháp luật tại lưu trữ Văn phòng Chính phủ lại ít.
Với tổng số 5688 lượt tài liệu đã được khai thác sử dụng trong 5 năm thì bình quân mỗi năm chỉ có khoảng 1137 lượt tài liệu trong kho lưu trữ được đưa ra khai thác sử dụng. Đây không phải là con số nhỏ, điều này cũng thể hiện sự cố gắng của cán bộ lưu trữ đưa tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác sử dụng tài liệu tại cơ quan nhưng bên cạnh đó cũng cho thấy tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong Kho Lưu trữ vẫn chưa phát huy hết được giá trị và tiềm năng của nó trong công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ quản lý, lãnh đạo của CP, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.