- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
2.2.3. Về lệ phí khai thác
Ngày 17 tháng 10 năm 2008, Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp ban hành thông tư liên tịch số 92/2008/TTLT-BTC-BTP về hướng dẫn mức thu, chế độ thu, nộp,
quản lý và sử dụng lệ phí cấp bảo sao, lệ phí chứng thực. Tuy nhiên cho tới nay VPCP chưa có quy định về thu lệ phí chứng thực, mà chỉ áp dụng theo thông tư trên với mức giá sao và chứng thực là 5000 đồng một bản đối với tài liệu lưu trữ hiện hành.
Ngoài những quy định trên thì Quyết định 1351/QĐ-VPCP ngày 03/8/2005 của Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản tài liệu tại Văn phòng Chính phủ cũng quy định về trách nhiệm của người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đó là: đối với người trong Văn phòng Chính phủ chỉ được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, hồ sơ, văn bản liên quan đến phần việc mình giải quyết. Trường hợp cần tham khảo hồ sơ, tài liệu khác phải có ý kiến của lãnh đạo đơn vị (Phó Chủ nhiệm phụ trách và Vụ trưởng đơn vị đó) và lãnh đạo Vụ Văn thư Hành chính; Người sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải chấp hành đúng nội quy khai thác tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ.
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Việc nghiên cứu, hồ sơ tài liệu lưu trữ được thực hiện tại nơi quy định khai thác của đơn vị lưu trữ; Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cần mang hồ sơ, tài liệu lưu trữ ra khỏi nơi quy định phải được sự đồng ý của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ hoặc Phó chủ nhiệm phụ trách đồng ý.
Về quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định rõ là:
Tại nơi sử dụng hồ sơ, tài liệu phải có nội quy quy định cụ thể đối với việc sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Phòng Lưu trữ phải có các loại sổ để quản lý theo dõi việc sử dụng tài liệu lưu trữ: Sổ Đăng ký độc giả, Sổ Giao nhận tài liệu độc giả…; Việc sao chụp hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải được thủ trưởng cơ quan có lưu trữ cho phép, cán bộ lưu trữ phải trực tiếp sao chụp hồ sơ tài liệu lưu trữ và làm thủ tục cấp bản sao cho người sử dụng.
Tóm lại, pháp luật lưu trữ nước ta đã có những quy định quan trọng điều chỉnh các khía cạnh về quản lý trong tổ chức sử dụng tài liệu của các cơ quan lưu trữ nói chung và của Văn phòng Chính phủ nói riêng. Văn phòng Chính phủ
bước đầu đã có những quy định về những mặt thuộc công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ như: đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu ở lưu trữ, các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; vấn đề quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ… .Đây là cơ sở pháp lý quan trọng và cơ bản nhất giúp cho Văn phòng Chính phủ có thể tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ của mình trong lĩnh vực khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, vẫn còn có một số vấn đề về công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mà trong Quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản tài liệu tại Văn phòng Chính phủ chưa quy định như: những quy định về thái độ phục vụ của cán bộ lưu trữ cũng như trách nhiệm của độc giả trong việc bảo quản tài liệu khi sử dụng; chưa có quy định về phí sao chụp tài liệu lưu trữ; chưa ban hành danh mục tài liệu được và không được phép khai thác, các quy định pháp lý đã có còn phân tán, thiếu tính hệ thống và đồng bộ trong các văn bản. Thiết nghĩ để cải thiện những vấn đề trên cần phải quy hoạch lại việc xây dựng các văn bản về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng và công tác lưu trữ nói chung. Có như vậy mới đảm bảo cơ sở pháp lý đầy đủ, thống nhất góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích cuối cùng là phục vụ quản lý, điều hành, chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và VPCP.