- Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ góp phần tuyên truyền giáo dục truyền thống văn hóa, truyền thống cách mạng cho thế hệ trẻ của Văn phòng Chính
3.2.2. Thực hiện đúng quy định về giao nộp tài liệu vào lưu trữ
Để thực hiện khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao, chất lượng hồ sơ, tài liệu giữ vai trò quan trọng. Nếu hồ sơ, tài liệu được thu nộp từ các đơn vị vào lưu trữ VPCP đúng thời hạn sẽ đảm bảo chất lượng cho công tác tổ chức khoa học tài liệu và triển khai các biện pháp để bảo vệ tập trung, an toàn khối tài liệu của cơ quan, từ đó đảm bảo hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với các đơn vị khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, cần thực hiện đầy đủ yêu cầu về đúng thời gian, đầy đủ thành phần và phải lập hồ sơ theo quy định của cơ quan và hướng dẫn của cán bộ lưu trữ. Quý I hàng năm, chuyên viên phải nộp cho Vụ Văn thư Hành chính toàn bộ hồ sơ, văn bản, tài liệu về các việc đã giải quyết xong của năm trước. Chuyên viên có trách nhiệm bảo đảm tính thống nhất giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử; Đối với hồ sơ, văn bản, tài liệu về các dự án đầu tư và công trình xây dựng cơ bản của Văn phòng Chính phủ, giao nộp vào lưu trữ cơ quan sau ba tháng kể từ khi dự án được phê duyệt báo cáo quyết toán công trình đã hoàn thành; Hồ sơ khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, giao nộp lưu trữ sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc; Hồ sơ, văn bản, tài liệu chuyên ngành tài chính, kế toán của các đơn vị trong Văn phòng Chính phủ được bảo quản, lưu trữ theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành. Khi kết thúc thời hạn bảo quản theo luật, những hồ sơ xác định thời hạn lưu trữ lâu dài và vĩnh viễn phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan; Hồ sơ, văn bản, tài liệu về nhân sự được bảo quản tại Vụ Tổ chức cán bộ để phục vụ công tác quản lý công chức, phải nộp vào lưu trữ cơ quan sau khi chuyên viên chuyển công tác hoặc nghỉ hưu theo chế độ.
Nếu tài liệu được lập từ chính cán bộ thực hiện công việc đó sẽ đảm bảo tiêu chí lập hồ sơ theo vấn đề, đảm bảo mối liên hệ tài liệu trong hồ sơ theo tiến trình giải quyết công việc. Điều này nếu thực hiện tốt, cán bộ lưu trữ sẽ có thêm thời gian thực hiện công việc khác. Để cán bộ chuyên môn làm được tốt công tác này, một mặt cơ quan quản lý ngành cần bổ sung quy định cần thiết về bắt buộc cơ quan trung ương nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo đúng quy định. Mặt khác, về phía lưu trữ cơ quan cần đề xuất các biện pháp mạnh mẽ hơn để bắt buộc các đơn vị nộp tài liệu đúng thời hạn quy định.
Văn thư đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn chuyên viên lập, bảo quản, nộp hồ sơ, văn bản, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn của Vụ Văn thư Hành chính; lập hồ sơ nguyên tắc phục vụ công việc chuyên môn của đơn vị. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan; đúng công việc mà cá nhân chủ trì, giải quyết; Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc; Tiến tới hồ sơ được lập bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử để từng bước ứng dụng tin học hóa văn phòng, tạo lập hồ sơ và giải quyết công việc trên mạng theo đề án Chính phủ điện tử của VPCP.
3.2.3.Cần thường xuyên sử dụng tài liệu lưu trữ hơn khi giải quyết công việc.
Tài liệu lưu trữ làm tái hiện lại những gì đã xảy ra trong quá khứ, là bằng chứng xác thực nhất về các vấn đề đã xảy ra và cung cấp kinh nghiệm trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Hiện nay có một bộ phận cán bộ, chuyên viên sử dụng tài liệu là những văn bản rời lẻ, rất ít khi nghiên cứu một hồ sơ hoàn chỉnh. Các tài liệu mà cán bộ sử dụng cũng thường mang tính chất hiện hành hoặc các văn bản pháp quy. Thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ như vậy đã làm hạn chế rất nhiều hiệu quả phục vụ của tài liệu lưu trữ. Đây là thói quen mà chuyên viên cần phải nhanh chóng thay đổi.
Cán bộ, chuyên viên trong VPCP nên chú ý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là hồ sơ. Hồ sơ tài liệu là một tập hợp nhiều văn bản có liên quan với nhau về một sự việc, vấn đề hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Nghiên cứu hồ sơ giúp cho cán bộ có thể tìm hiểu trọn vẹn một vấn đề minh cần nghiên cứu, giúp ích cho việc cung cấp thông tin phục vụ chức năng mà mình đã được giao.
Khi giải quyết công việc, chuyên viên cần thường xuyên tra cứu thông tin quá khứ trong tài liệu lưu trữ như: xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật; công tác tổ chức cán bộ; công tác nội chính; công tác đối ngoại, công tác thanh tra, kiểm tra, công tác đổi mới doanh nghiệp…Khi xây dựng, sửa đổi, bổ
sung văn bản, đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật, chuyên viên trong ban soạn thảo cần tham khảo nhiều nguồn thông tin. Trong đó, không chỉ là thông tin trong văn bản liên quan trước đó mà cần tham khảo cả thông tin trong bản thảo, các tài liệu hồ sơ có liên quan đến vấn đề định sửa đổi, ban hành của Nhà nước, các Bộ, ngành và của VPCP để nắm bắt được tinh thành xây dựng văn bản và kinh nghiệm xây dựng văn bản trước đó. Điều này giúp cho chuyên viên thực hiện tốt hơn và nhanh hơn công việc được giao. Thực tế tài liệu lưu trữ VPCP rất đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung trong đó những tài liệu có tiềm năng phục vụ hoạt động của chuyên viên là rất lớn. Nếu biết khai thác, sử dụng những tiềm năng này, các chuyên viên sẽ có cái nhìn toàn diện vè những gì đã diễn ra trong hoạt động quản lý cũng như tiên đoán được những gì sẽ xảy ra phục vụ tốt hơn trong việc tham mưu, tổng hợp của mình.
KẾT LUẬN
Tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ hình thành gắn liền với sự ra đời và quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ. Trải qua hơn 60 năm hình thành và phát triển đã tạo nên một khối lượng lớn các hồ sơ tài liệu lưu trữ, phong phú về hình thức, đa dạng về thể loại, phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ về mọi mặt của đời sống xã hội. Trong khối hồ sơ tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ gồm có tài liệu là văn bản, có nhiều tài liệu là phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình - là những bằng chứng chân thực, có độ chính xác cao và giá trị pháp lý. Thông tin trong tài liệu kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ là thông tin cấp một, thông tin có chất lượng cao. Nhiều tài liệu trong đó có bút tích, chữ ký của các vị lãnh đạo Đảng, Chính phủ. Đó là một di sản kiến thức lớn, phản ánh trí tuệ và kinh nghiệm được tích lũy trong cả quá trình hoạt động của Chỉnh phủ và Văn phòng Chính phủ. Nguồn di sản quý giá này cần được đem ra khai thác, sử dụng phục vụ đắc lực cho hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.
Có thế nói trong những năm qua, được sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, công tác văn thư lưu trữ của VPCP đã có những bước phát triển mạnh mẽ, đáng ghi nhận. Công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được quan tâm, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng nhiều, lượng thông tin chứa đựng trong tài liệu lưu trữ đã và đang đáp ứng được những yêu cầu, đòi hỏi của sự đổi mới hoạt động của Chính phủ và Văn phòng Chính phủ. Thông tin trong tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ đã được khai thác nhằm tham mưu, tổng hợp giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo điều hành về công tác nội chính, công tác xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật, công tác tổ chức hành chính nhà nước và công vụ, quan hệ quốc tế, điều hành về lĩnh vực kinh tế, công tác văn hóa xã hội, giáo dục, khoa học và công nghệ, công tác đổi mới và phát triển doanh nghiệp… Số lượng nhu cầu nghiên cứu, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Chính phủ ngày càng tăng nhanh, yêu cầu ngày một cao
hơn và chuyên sâu hơn. Trong thời gian tới, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ cũng như lãnh đạo các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ cần quan tâm hơn nữa tới công tác lưu trữ nói chung và công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng để thực hiện mục tiêu bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong mọi mặt của đời sống xã hội.
Qua nghiên cứu, tìm hiểu quá trình phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Văn phòng Chính phủ trong 5 năm qua (từ năm 2007 đến năm 2011) có thể thấy công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ còn có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Thông qua luận văn này chúng tôi trình bày khái quát tình hình khai thác, sử dụng tài liệu Kho Lưu trữ Văn phòng Chính phủ phục vụ hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ Văn phòng Chính phủ. Trong những giải pháp được trình bày ở chương 3, chúng tôi đặc biệt nhấn mạnh đến giải pháp việc hoàn thiện thể chế về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và giải pháp nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ cơ quan về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác tham mưu, tổng hợp của mình. Chúng tôi mong rằng những giải pháp mang tính gợi mở đã nêu trong luận văn sẽ là cơ sở cho những định hướng để phát triển công tác lưu trữ cũng như công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ trong thời gian tới.
PHỤ LỤC