6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.4. Thực trạng dòng vận động trong kênh phân phối
-Dòng sản phẩm:
Thông thường, công ty sẽ mua gas rời về dự trữ tại các bồn chứa ở các kho trạm. Tại đây sẽ có bộ phận kiểm định bình và chiết nạp gas sang các loại bình nhỏ 12kg và 45kg tuân thủ theo các tiêu chuẩn về an toàn, chất lượng. Sau đó các sản phẩm gas bình này sẽ được vận chuyển đến các chi nhánh và trung tâm bán hàng cấp 2 của công ty hoặc đến các đại lý phân phối cấp 1 theo đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng có sẵn. Từ đó, sản phẩm sẽ được phân phối tới các trung gian nhỏ hơn và đến tận tay người tiêu dùng cuối cùng.
Trong kinh doanh gas ngoài dòng vận động của sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng thì còn có dòng thu hồi, tái sử dụng lại vỏ bình. Sau khi tiêu thụ hết lượng gas, người tiêu dùng sẽ đổi vỏ bình cũ để lấy vỏ bình mới có chứa gas. Lượng vỏ bình cũ này sẽ được vận chuyển ngược trở về các kho trạm của công ty để kiểm định lại chất lượng và có quyết định tiêu hủy hay tiếp tục được lưu thông.
Để tránh việc thất thoát vỏ bình, cản trở đến việc kinh doanh; thông thường, công ty sẽ có những điều khoản bắt buộc trong hợp đồng về số lượng và thời gian mà các nhà phân phối phải trả lại vỏ bình cho công ty. Nếu bị thiếu hụt vỏ bình thì nhà phân phối sẽ phải bù tiền cho công ty theo quy định của hợp đồng.
-Dòng thương lượng:
phân phối sẽ phải thương lượng với nhau về giá cả và những điều kiện khác để cả 2 bên cùng có lợi như vận chuyển, bảo hiểm rủi ro, thời hạn thanh toán, thời gian hoàn trả vỏ bình, số lượng tiêu thụ bắt buộc, hình thức áp dụng các chính sách khuyến mãi cho khách hàng,... đây sẽ là quá trình thỏa thuận, trao đổi 2 chiều giữa các bên liên quan.
-Dòng sở hữu:
Sau khi các nhà phân phối thanh toán tiền hàng thì công ty chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho các nhà phân phối.
Việc chuyển quyền sở hữu của sản phẩm từ công ty sang các trung gian phân phối bằng hình thức mua đứt bán đoạn và được ràng buộc bằng các điều khoản trong hợp đồng kinh tế. Các trung gian có thể thanh toán ngay hoặc ghi nợ nhưng quyền sở hữu hàng hóa là thuộc về các trung gian khi sản phẩm được xuất kho.
- Dòng thanh toán:
Thông thường đối với mặt hàng gas dân dụng, tiền mặt sẽ được thanh toán ngay khi giao hàng và chuyển từ người tiêu dùng, qua các trung gian phân phối về công ty.
Công ty áp dụng cả hai hình thức thanh toán là thanh toán bằng tiền mặt và thông qua chuyển khoản. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho các khách hàng mua hàng với số lượng ít, còn đối với các khách hàng mua hàng với số lượng lớn như các đại lý phân phối hay khách hàng công nghiệp thì chủ yếu áp dụng hình thức chuyển khoản. Thông thường đối với hình thức chuyển khoản, ngay sau khi khách hàng thanh toán thì sẽ có lệnh xuất kho và có bộ phận vận chuyển sản phẩm tới tận tay khách hàng. Đối với thanh toán bằng tiền mặt thì công ty sẽ quy định thời hạn để khách hàng thanh toán; Tuy nhiên để tăng vòng quay vốn lưu động, công ty khuyến khích khách hàng thanh toán sớm bằng cách cho khách hàng hưởng các chiết khấu ưu đãi nếu
khách hàng thanh toán trước thời hạn; mức chiết khấu này thường có sẵn trong hợp đồng đã thỏa thuận từ trước.
-Dòng thông tin:
Để dòng thông tin hoạt động tốt thì phải có quá trình trao đổi 2 chiều và thông suốt cả toàn bộ hệ thống kênh. Tuy nhiên trên thực tế hiện nay, dòng thông tin mới chỉ áp dụng tốt ở cấp công ty và các nhà phân phối lớn; giữa các cấp còn lại như công ty - các nhà bán lẻ , công ty - khách hàng chưa có sự trao đổi 2 chiều thông suốt. Các chính sách của công ty chưa truyền tải hết được cho các trung gian bán lẻ; hay các thông tin của nhà bán lẻ và khách hàng cũng chưa phản hồi hết lên công ty. Điều này dẫn đến những gian lận thương mại thường xảy ra ở các khâu trung gian làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Công ty và các trung gian phân phối thường xuyên trao đổi với nhau về các thông tin liên quan đến phân phối như: số lượng đơn hàng, loại hàng, thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng, thời gian thanh toán… bằng các phương tiện thông tin liên lạc nhưđiện thoại, internet, fax,…
-Dòng xúc tiến:
Đối với các nhà phân phối lớn thì công ty chủ yếu thực hiện hoạt động xúc tiến bằng cách áp dụng các hình thức chiết khấu hoặc thưởng vào những dịp lễđặc biệt trong năm.
Đối với các khách hàng tiêu thụ trực tiếp sản phẩm thì công ty thường xúc tiến bằng cách áp dụng các chương trình quảng cáo thông qua các phương tiện truyền thông; hoặc phối hợp với các nhà phân phối, nhà bán lẻ tổ chức các chương trình khuyến mãi định kỳ như: bốc thăm trúng thưởng, tặng quà trực tiếp,... khi mua sản phẩm.