Có đội ngũ cán bộ tuyên truyền, hỗ trợ đạt chất lượng, được tổ chức hoạt động chuyên nghiệp theo một quy trình chặt chẽ nhưng lại không có phương tiện vật chất hỗ trợ thì khó mà phục vụ tốt cho NNT. Như kết quả phân tích hồi quy bội đã nêu ở phần trước, trang thiết bị, công nghệ, không gian và các tiện ích phục vụ cho hoạt động tư vấn, hỗ trợ về thuế chính là nhân tố thứ bốn, năm tác động đến sự hài lòng của NNT. Dù điều kiện vật chất tại bộ phận hướng dẫn về thuế được đánh giá khá cao với số lượng NNT hài lòng chiếm tỷ lệ lớn nhưng cần phải trang bị, cải thiện thêm. Cụ thể:
- Trang bị đồng phục, thẻ tên, bảng tên đầy đủ cho các nhân viên làm công tác tuyên truyền hỗ trợ về thuế là cách để tạo hình tượng nhân viên thuế với tác phong hiện đại, vừa thể hiện sự tôn nghiêm của một cơ quan quản lý nhà nước vừa thể hiện sự tôn trọng của cơ quan thuế đối với người dân.
- Bố trí khu vực tư vấn, hỗ trợ về thuế ở một nơi chuyên biệt trong một không gian thoáng mát, ngăn cách không gian với các khu vực khác để không ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của nhau.
- Thiết lập tổng đài trả lời tự động một số nội dung đơn giản như hồ sơ ban đầu của doanh nghiệp mới thành lập, thủ tục đăng ký thuế của hộ kinh doanh, các mức
xử phạt chậm đăng ký thuế hay nộp hồ sơ khai thuế, thủ tục báo mất hay hủy hóa đơn, số điện thoại liên hệ với các đội thuế... Hình thức hỗ trợ này nếu có đưa vào sử dụng phải thông báo rộng rãi cho người dân biết để sử dụng.
- Đối với trường hợp hướng dẫn trực tiếp tại bàn, chi cục nên lắp đặt thiết bị in số thứ tự, kệ để mẫu phiếu đăng ký nội dung cần tư vấn, hỗ trợ, bàn ghế để NNT ghi nội dung cần hỗ trợ vào phiếu. Việc này đảm bảo cho công tác hướng dẫn diễn ra có trình tự, trật tự.
- Trang bị đủ máy vi tính có nối mạng và cài đặt đầy đủ phần mềm ứng dụng hỗ trợ cho các nhân viên, máy in, điện thoại, máy fax, máy photocopy hiện đại tại bộ phận hướng dẫn và phải đảm bảo chúng luôn trong tình trạng hoạt động tốt. Những trang thiết bị này là hết sức cần thiết đối với hoạt động tư vấn, hỗ trợ NNT. Nó giúp cho công tác phục vụ NNT của cán bộ thuế được nhanh chóng và thuận lợi hơn.
- Bố trí khu vực chờ cho NNT tại khu vực hướng dẫn thật thoáng mát, xanh sạch, có đủ chỗ ngồi thoải mái, có nước uống, có kệ để sách báo/tài liệu về thuế, có màn hình điện tử chạy những thông tin tuyên truyền về thuế. Nó giúp tạo cảm giác thư thái cho NNT khi đến liên hệ với cơ quan thuếv à tiếp cận các thông tin về thuế.
Bố trí thêm khu vực dành riêng cho NNT có lắp đặt kiosk điện tử tra cứu thông tin; kệ để các mẫu biểu về thuế miễn phí; có bàn ghế, máy vi tính (không có nối mạng vào hệ thống của cơ quan thuế, chỉ mở giới hạn một số trang thông tin điện tử cho phép) và máy in để NNT sử dụng viết/soạn thảo văn bản, lập hồ sơ khai thuế, ... Đối với những NNT không đủ điều kiện trang bị thiết bị hỗ trợ cho hoạt động khai, nộp thuế hoặc những NNT mới đến liên hệ lần đầu với cơ quan thuế hẳn điều này sẽ rất hữu ích vì nó sẽ giúp tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại của NNT. Đây là một cách thể hiện sự quan tâm của cơ quan thuế đến NNT.
- Xây dựng hội trường và một số phòng họp được trang bị đủ tiện nghi hiện đại phục vụ cho các buổi hội nghị, tập huấn, đối thoại với một hoặc nhiều nhóm đối tượng nộp thuế khác nhau. Như thế, cơ quan thuế có thể chủ động thực hiện phổ biến chính sách thuế theo từng chuyên đề, từng lĩnh vực kinh doanh khác nhau, ... cùng một lúc mà không phải bị phụthuộc nhiều vào việc thiếu địa điểm hay kinh phí tổ chức.
- Củng cố cơ sở hạ tầng thông tin tại chi cục (hệ thống máy chủ, thiết bị truyền mạng, các chương trình ứng dụng hỗ trợ tra cứu thông tin, ..) nhằm giúp hoạt động tư vấn, hỗ trợ thuế diễn ra trôi chảy, nhanh chóng, hạn chế tình trạng bị lỗi như
hiện nay. Nhất là trong giai đoạn nhà nước đang tiến hành thực hiện chính phủ điện tử, các hoạt động tuyên truyền, hỗ trợ qua thư điện tử, trang tin điện tử trong tương lai sẽ diễn ra nhiều hơn thì hạ tầng thông tin càng cần phải ổn định. Với đề xuất về phương tiện và không gian làm việc như trên, chi cục cần có trụ sở làm việc mới khang trang, rộng rãi hơn và được hỗtrợcấp phát thêm trang thiết bị hiện đại. Hơn nữa, để có thể thực hiện cung cấp dịch vụ thuế điện tử theo chủ trương chính phủ điện tử của Nhà nước thì đòi hỏi cơ sở hạ tầng thông tin của chi cục cũng phải thật tốt kèm theo phương tiện vật chất hiện đại, phù hợp. Nói tóm lại, những giải pháp về đào tạo cán bộ tuyên truyền là cần được ưu tiên thực hiện trước và Chi cục có thể chủ động thực hiện ngay được.