6. Cấu trúc khóa luận
3.3 Tăng cường cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất, trang thiết bị là một trong bốn yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng của hoạt động TTTV. Với tốc độ phát triển như vũ bão của các ngành khoa học, nguồn lực thông tin ngày càng đa dạng, phong phú
59
cả về hình thức lẫn nội dung. Tài liệu bổ sung vào thư viện mỗi năm tăng lên đáng kể khiến cho diện tích các kho tài liệu này nhanh chóng bị thu hẹp. Thư viện cần bố trí, sắp xếp kho tàng hợp lý để có thể tận dụng diện tích kho một cách tối đa.
Để đảm bảo hiệu quả phục vụ sinh viên, thư viện cần đảm bảo về cơ sở vật chất, đặc biệt là mở rộng diện tích các phòng phục vụ bạn đọc như phòng đọc tổng hợp, phòng tra cứu, phòng mượn. Trang bị thêm máy tính phục vụ việc tra cứu và tìm kiếm thông tin trong mỗi phòng phục vụ. Cụ thể:
- Phòng đọc tổng hợp: Nên mở rộng diện tích phòng này, tăng thêm số lượng chỗ ngồi cho sinh viên để đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của sinh viên, dặc biệt vào mùa thi sinh viên có nhu cầu sử dụng thư viện rất lớn nhưng chỗ ngồi không đủ, đây cũng là nguyên nhân không thu hút được người dùng tin đến sử dụng thư viện.
- Phòng tra cứu: Phòng này nên được mở rộng diện tích hơn nữa vì đây là phòng có rất ít bàn ghế cho sinh viên tự học. Hiện nay phòng có 25 máy tính phục vụ việc khai thác thông tin trên mạng trong đó có 1/3 là máy tính cũ. Trong thời gian tới thư viện nên sửa chữa, nâng cấp các máy tính này. Mở rộng diện tích và trang bị thêm máy tính để phục vụ nhu cầu của sinh viên.
- Phòng mượn:
+ Phòng mượn tham khảo:
Cở sở vật chất, trang thiết bị được trang bị khá đầy đủ: Giá sách, quạt, điều hòa nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện. Tuy nhiên phòng này mới chỉ có một máy tính dành cho công tác chuyên môn của cán bộ thư viện. Muốn tra cứu tài liệu sinh viên phải lên phòng tra cứu. Vì vậy thư viện nên trang bị thêm hệ thống máy tính tra cứu tại tầng 1, tận dụng diện tích trống tại tầng 1.
60
Diện tích phòng này còn khá hẹp, khoảng không gian bạn đọc vào thư viện mượn sách hạn chế. Thư viện nên có chính sách mở rộng và nâng cấp phòng này. Ngoài ra phòng này mới được trang bị một máy tính phục vụ cho công tác chuyên môn của cán bộ, sinh viên thường vẫn phải tra cứu qua thư mục thông báo sách mới, nên thường mất nhiều thời gian. Muốn tra cứu qua mục lục trực tuyến OPAC sinh viên phải sang phòng tra cứu. Trong thời gian tới thư viện nên bổ sung thêm máy tính có nối mạng cho phòng mượn giáo trình, nên bố trí thêm máy tính tra cứu tại dãy hành lang trống phục vụ cho nhu cầu tra cứu. Hơn nữa, phòng mượn giáo trình lưu giữ phần lớn tài liệu của thư viện nhưng hệ thống giá sách đã quá cũ, hoen rỉ... đây là nguyên nhân chính gây hư hỏng tài liệu, ảnh hưởng tới việc sử dụng của sinh viên. Chính vì thế, thư viện cần phải nâng cấp hệ thống kệ, giá sách để vừa bảo quản tốt vốn tài liệu, vừa đáp ứng nhu cầu sử dụng của sinh viên một cách tốt nhất. 3.4 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin
Bằng việc sử dụng phần mềm Libol 5.5, thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 đã có được công cụ tìm kiếm và tra cứu hữu ích; hỗ trợ việc tìm tin theo nhiều ngôn ngữ; hỗ trợ các khâu xử lý nghiệp vụ trong thư viện như: quản lý bổ sung, biên mục, in các sản phẩm thông tin; tích hợp mã vạch để quản lý bạn đọc và quản lý việc lưu thông tài liệu trong thư viện, đặc biệt hỗ trợ việc tra cứu thông tin, tài liệu qua mục lục điện tử.
Trước năm 2005, thư viện vẫn sử dụng việc tra cứu thông tin trên các mục lục truyền thống bao gồm: Mục lục chữ cái, mục lục phân loại. Việc tra cứu này mất nhiều thời gian và thông tin nhiều khi tản mạn. Kể từ khi xuất hiện hình thức tra cứu mới, sinh viên đã tỏ ra rất thích thú bởi tốc độ tìm kiếm nhanh chóng của nó và chủ yếu sử dụng việc tra cứu thông qua CSDL trực tuyến của thư viện. Trước việc đó, thư viện đã ít quan tâm đến việc in các mục lục truyền thống để đưa vào phục vụ bạn đọc.
61
Tuy nhiên, việc tra cứu thông tin qua hệ thống máy tính của thư viện không phải lúc nào cũng suôn sẻ, mà thỉnh thoảng cũng gặp trục trặc, hỏng hóc. Điều này làm cho việc khai thác và sử dụng thông tin của sinh viên bị gián đoạn, chậm trễ thậm chí phải ra về trong khi chưa tìm được thông tin, tài liệu mình cần. Vì vậy, trong thời gian tới thư viện nên tiếp tục xây dựng và củng cố hệ thống mục lục truyền thống: Mục lục phân loại, mục lục chủ đề để đáp ứng việc tìm tin cho sinh viên theo lĩnh vực khoa học và theo chuyên đề được thuận tiện, nhanh chóng và khắc phục hiện tượng mất điện, hỏng hóc của hệ thống máy tính.
Đồng thời, theo ý kiến đóng góp của sinh viên, thư viện nên bổ sung thêm máy tính tại các phòng phục vụ bạn đọc để đảm bảo nhu cầu tra cứu của đông đảo sinh viên trong trường. Ví dụ, phòng tham khảo mới chỉ có một máy tính dành cho công tác chuyên môn của cán bộ thư viện. Muốn tra cứu tài liệu sinh viên phải lên phòng tra cứu. Vì vậy thư viện nên trang bị thêm 05 máy tính tra cứu tại tầng 1, tận dụng diện tích trống tại tầng 1. Tại phòng mượn giáo trình cũng mới chỉ có 01 máy tính là quá ít, trong thời gian tới thư viện nên bổ sung thêm 02 máy tính để đáp ứng nhu cầu tra cứu của đông đảo sinh viên. Ngoài ra, phòng đa phương tiện hiện tại có 25 máy tính, nhưng nhiều máy đã khá cũ, cấu hình nhỏ, tốc độ chậm và hay gặp sự cố gấy ảnh hưởng lớn tới việc tìm tin. Vì vậy, trong thời gian tới thư viện cũng nên thay hoặc nâng cấp một số máy tính tại phòng này.
Nhìn chung, trong thời gian tới, thư viện cần hoàn thiện bộ máy tra cứu mục lục trực tuyến, tra cứu internet và tiếp tục xây dựng, củng cố bộ máy tra cứu truyền thống. Đồng thời, thư viện cũng cần rà soát lại những dữ liệu trùng lặp và thống nhất một kí hiệu phân loại để tránh trường hợp cùng một cuốn sách nhưng nằm ở nhiều vị trí trong kho.
62
3.5 Tăng cường hợp tác trao đổi giữa các thư viện
Tiếp tục đẩy mạnh hoạt động quan hệ, hợp tác với các thư viện và tổ chức nước ngoài để khai thác nguồn sách, báo tài trợ. Vì nguồn tài liệu nước ngoài giá thành rất cao, kinh phí bổ sung tài liệu lớn, nếu tận dụng được nguồn tài trợ sẽ tiết kiệm được kinh phí bổ sung tài liệu nước ngoài để bổ sung những tài liệu khác, tăng số lượng và chất lượng nguồn lực thông tin cho thư viện. Trong thời gian tới thư viện cần tăng cường hợp tác với Thư viện Quốc gia, trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia, và thư viện các trường đại học như: Thư viện trường Đại học Văn hóa Hà Nội, thư viện trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn... Đây là những nơi sinh viên trong trường có nhu cầu tìm tài liệu để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, học tập của mình. Ngoài ra thư viện cũng nên hợp tác với thư viện của các trường lân cận như: Trường trung cấp Xây dựng số 4, Trường Cao đẳng nghề Việt Xô để tăng cường nguồn lực thông tin, đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của sinh viên trong trường. Giải pháp trước mắt để đáp ứng nhiều hơn nhu cầu tin của sinh viên trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 là xây dựng danh sách trang web của các thư viện, trung tâm thông tin, viện nghiên cứu... đưa lên website thư viện trường để giới thiệu cho bạn đọc, từ đó bạn đọc có thể truy cập vào CSDL của từng thư viện, biết tài liệu mình đang cần có ở đâu và tìm đến đọc.
Đẩy mạnh hoạt động mượn liên thư viện, chia sẻ, trao đổi thông tin với các thư viện trong và ngoài hệ thống thư viện trường đại học để tăng khả năng thỏa mãn nhu cầu tin, tiết kiệm kinh phí bổ sung, tiết kiệm diện tích kho tàng, kinh phí bảo quản tài liệu.
3.6 Nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện và đào tạo người dùng tin.
3.6.1 Nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện
Cán bộ thư viện là một trong bốn yếu tố cấu thành cơ quan TTTV. Trước đây, cán bộ thư viện được xem là người trông sách, giữ sách. Nhưng ngày
63
nay, quan niệm như vậy không còn đúng nữa. Cán bộ thư viện giờ đây là người định hướng thông tin, là cầu nối đưa bạn đọc tìm đến thông tin, tài liệu mình cần một cách nhanh chóng, kịp thời. Xã hội càng phát triển thì vai trò của người cán bộ thư viện ngày càng được nâng cao.
Nhưng để làm tốt vai trò của mình, cán bộ thư viện cần nâng cao trình độ không chỉ về chuyên môn mà cả trình độ tin học và ngoại ngữ. Trong sự phát triển chung của xã hội, của khoa học và công nghệ thông tin, cùng với xu hướng hội nhập và phát triển của đất nước, đòi hỏi người cán bộ TTTV phải không ngừng hoàn thiện, trau dồi kiến thức cho mình. Người cán bộ thư viện trong xã hội ngày nay không đơn thuần là một thủ thư, vai trò của họ đã có sự chuyển dịch trở thành các nhà “thu thập, xử lý và cung cấp thông tin có định hướng”. Đảm nhiệm tốt vai trò này có nghĩa là đòi hỏi người cán bộ thư viện phải có kiến thức chuyên môn vững vàng, có trình độ CNTT và nắm vững các kỹ năng nghề nghiệp, có kiến thức và khả năng xử lý thông tin; có khả năng sử dụng thành thạo ngoại ngữ, khả năng giao tiếp tốt với người dùng tin... để tạo ra các sản phẩm, dịch vụ thông tin thư viện chất lượng cao, tuyên truyền giới thiệu các sản phẩm, các dịch vụ TTTV đó tới bạn đọc nhằm thu hút đông đảo hơn nữa sinh viên tới sử dụng thư viện, để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.
Để thực hiện được những yêu cầu trên thư viện cần có kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ một cách cụ thể:
- Có kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ thư viện có chuyên môn sâu, kiến thức tổng hợp, nhạy bén bằng cách cử cán bộ tham gia các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ... giúp cán bộ có thể cập nhật kiến thức mới. Trong nhiều năm trở lại đây, Hiệp hội Thư viện các trường Đại học và Cao đẳng phía Bắc và Vụ Thư viện, Bộ Văn hoá Thể thao và Du lịch thường xuyên tổ chức các khoá tập huấn, hội thảo về các vấn đề cơ bản của chuyên ngành thông tin thư viện. Thư viện có cử cán bộ tham dự các buổi khoá học đó, tuy nhiêu việc cử cán bộ đi là không liên tục, số lượng cán bộ
64
được cử đi không nhiều (thường là 1 hoặc 2 người). Để nâng cao kỹ năng nắm bắt nhu cầu tin của sinh viên cũng như đáp ứng tốt nhu cầu thông tin của họ, thư viện phải cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn thường xuyên hơn nữa và cử nhiều cán bộ hơn trong điều kiện cho phép của các buổi tập huấn.
- Tổ chức các buổi trao đổi, tọa đàm về kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn nghiệp vụ, học hỏi lẫn nhau, đồng thời khuyến khích cán bộ thư viện đưa ra các sáng kiến bổ ích trong việc phục vụ người dùng tin.
- Tạo điều kiện cho cán bộ thư viện có thể tìm hiểu về các lĩnh vực khoa học nhà trường đang đào tạo, từ đó cán bộ có thể đưa ra những định hướng về tài liệu cho sinh viên tốt hơn.
- Thư viện nên tổ chức các buổi tham quan, khảo sát giúp cán bộ thư viện học hỏi và trao đổi kinh nghiệm với các thư viện khác.
- Thường xuyên trao đổi kinh nghiệm để có thể tổ chức tốt các buổi triển lãm, giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ thông tin thư viện nhằm thu hút sinh viên đến thư viện đông đảo hơn.
3.6.2 Đào tạo, bồi dưỡng người dùng tin
Người dùng tin giữ vai trò quan trọng trong các hệ thống thông tin. Họ như là yếu tố tương tác hai chiều đối với các đơn vị thông tin, người dùng tin vừa là khách hàng của các dịch vụ thông tin, đồng thời họ cũng là người sản sinh ra thông tin mới, tham gia vào các dòng thông tin. Người dùng tin là một yếu tố thiết yếu, năng động của hệ thống thông tin. Vì vậy cần đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn cho người dùng tin biết sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện.
Việc đào tạo, bồi dưỡng người dùng tin giúp họ hiểu được cơ chế tổ chức của công tác thông tin tư liệu, biết sử dụng, khai thác các nguồn thông tin hiện có. Thư viện phải tạo mối quan hệ mật thiết với người dùng tin vì đó là đối tượng, là thước đo hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Đào tạo, bồi dưỡng người dùng tin bao gồm các vấn đề sau: - Cung cấp những kiến thức về thông tin học nói chung.
65
- Hướng dẫn một cách ngắn gọn các nguồn tin và cách khai thác, sử dụng chúng.
- Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức thông tin thư viện bằng các lớp ngắn hạn cho người dùng tin, để họ hiểu được dịch vụ thông tin và các phương tiện chuyển giao thông tin tư liệu hiện đại. Việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho người dùng tin cần đưa vào chương trình đào tạo chính quy của nhà trường.
Khi được hỏi về việc sinh viên có nhu cầu được hướng dẫn bới cán bộ thư viện hoặc tham gia các lớp tập huấn cho người dùng tin do cán bộ thư viện tổ chức hay không thì có 85% sinh viên trả lời có nhu cầu, trong đó: 94% sinh viên năm thứ nhất, 80% sinh viên năm thứ 2, 80% sinh viên năm thứ 3 và 84% sinh viên năm thứ tư. Như vậy sinh viên năm thứ nhất có nhu cầu được hướng dẫn nhiều nhất, vì đây là lớp sinh viên mới còn lạ lẫm với việc sử dụng thư viện. Tuy nhiên, số lượng sinh viên năm thứ 2, thứ 3, thứ 4 cần được hướng dẫn và đào tạo bởi thư viện cũng chiếm số lượng nhiều.
Không biết cách khai thác, tìm kiếm thông tin tại thư viện, không hiểu rõ những quy định khi sử dụng thư viện cũng như quyền lợi mà người dùng tin được hưởng, sẽ làm mất thời gian cho người dùng tin và giảm hiệu quả khai thác, sử dụng thư viện. Vì thế, để nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho sinh viên ở mức độ cao nhất, thư viện cần mở những buổi hướng dẫn, đào tạo cho sinh viên biết cách sử dụng thư viện cũng như biết cách khai thác , tìm kiếm thông tin một cách có hiệu quả. Đặc biệt đối với sinh viên mới nhập trường, thư viện cần mở lớp có tính chất bắt buộc (ngoại khóa) giới thiệu hoạt động của thư viện, trình bày nội quy, các bảng hướng dẫn sử dụng thư viện và các trang thiết bị trong thư viện, cách thức tra tìm tài liệu, tìm kiếm thông tin...tránh tình trạng lúng túng khi tìm kiếm thông tin. Đối với sinh viên năm cuối, thư viện cũng cần tổ chức các buổi trao đổi, tư vấn giúp họ biết cách tra tìm tài liệu, biết cách khai thác mạng, khai thác cơ sở dữ liệu của thư viện phục vụ cho việc làm khóa luận tốt nghiệp.