6. Cấu trúc khóa luận
2.3.3 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin được sử dụng chủ yếu
Sản phẩm và dịch vụ TTTV được hình thành do nhu cầu trao đổi và tiếp nhận thông tin trong xã hội, có quá trình phát triển lâu dài. Khởi đầu chúng chỉ là những loại hình đơn giản nhưng cùng với sự thay đổi của thời gian và sự phát triển của xã hội, sản phẩm và dịch vụ TTTV phát triển ở mức độ cao hơn, thỏa mãn đầy đủ hơn yêu cầu của người dùng tin.
Sản phẩm thông tin - thư viện chính là kết quả của quá trình xử lý thông tin do một cá nhân, tập thể nào đó thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu của
37
người dùng tin. Dịch vụ thông tin thư viện là những hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng các cơ quan TTTV nói chung. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các cơ quan TTTV, sự hỗ trợ tích cực của các lĩnh vực khoa học - kĩ thuật có liên quan như: Toán học ứng dụng, công nghệ tin học, viễn thông và các thiết bị của chúng, xã hội học... hệ thống các sản phẩm và dịch vụ ngày càng trở nên phong phú và đa dạng.
Về dịch vụ thông tin
Hiện nay, thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 có những dịch vụ thông tin chủ yếu là: Đọc tại chỗ; mượn về nhà; sao/chụp, in ấn tài liệu; tra cứu CSDL online; cung cấp thông tin theo yêu cầu, làm thẻ cho bạn đọc,hội thảo, hội nghị, triển lãm sách.
Hình thức phục vụ Tỷ lệ (%)
Đọc tại chỗ 83.2
Mượn về nhà 54.7
Sao/chụp, in ấn tài liệu 10.2
Tra cứu CSDL online 56.5
Cung cấp thông tin theo yêu cầu 5.5
Bảng 2.6: Mức độ sử dụng các dịch vụ thông tin thư viện của sinh viên
Hình thức phục vụ đọc tại chỗ
Theo kết quả điều tra, có tới 83.2% sinh viên sử dụng dịch vụ đọc tại chỗ. Đây là dịch vụ được sinh viên sử dụng nhiều nhất khi đến thư viện. Đây là hình thức truyền thống được thực hiện từ khi thư viện mới được thành lập cho tới nay vẫn tiếp tục duy trì. Hiện nay thư viện đã tổ chức được 03 phòng đọc tại chỗ là phòng đọc tổng hợp; phòng tra cứu; phòng luận án, luận văn.
38 - Phòng tra cứu
Phòng tra cứu bao gồm cả tài liệu Việt văn và tài liệu ngoại văn.
+ Dạng tài liệu Việt văn: Theo số liệu thống kê thì phòng tra cứu có 1858 đầu tài liệu tương đương với 4822 bản tài liệu, bao gồm các sách tra cứu như từ điển ngôn ngữ chuyên ngành, sách hướng dẫn, tài liệu chính trị học
tập...
+ Dạng tài liệu ngoại văn: 2594 đầu tài liệu tương ứng với 4535 bản
tài liệu.
Kho tài liệu phòng tra cứu được sắp xếp theo môn loại tri thức. Người dùng tin được phép tự lựa chọn tài liệu mà mình cần và đăng ký mượn với cán bộ thư viện. Bạn đọc được lấy tối đa 3 cuốn mang ra bàn đọc. Việc tổ chức phục vụ theo hình thức kho mở với cách sắp xếp theo môn loại tri thức đã tạo điều kiện cho người dùng tin tiếp cận trực tiếp với tài liệu và sử dụng tài liệu một cách dễ dàng. Bạn đọc có thể tự vào kho tìm tài liệu mà mình cần. Việc xếp tài liệu theo môn loại khoa học giúp sinh viên định hướng và có thêm những lựa chọn phù hợp đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu của họ. - Phòng luận án, luận văn
Phòng luận án, luận văn bao gồm các tài liệu là báo, tạp chí, luận án, luận văn, khóa luận.
+ Báo và tạp chí: Tạp chí Việt văn 12161 cuốn. Tạp chí ngoại văn 11715 cuốn. Báo lưu 4213 tập (gồm hơn 20 đầu báo)
+ Luận án : 17 cuốn + Luận văn : 661 cuốn
+ Khóa luận : 4951 cuốn bao gồm tất cả các đề tài khóa luận tốt nghiệp của các khoa mà nhà trường đang đào tạo.
Tài liệu báo, tạp chí được sắp xếp theo môn ngành tri thức; luận án, luận văn, khóa luận được sắp xếp theo số đăng kí cá biệt. Khác với phòng tra cứu,
39
ngoài việc xuất trình thẻ bạn đọc có thể tự chọn báo, tạp chí mà không phải đăng kí với cán bộ thư viện. Đối với luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp muốn mượn bạn đọc phải viết phiếu yêu cầu, tài liệu do cán bộ thư viện lấy. Do mỗi tài liệu chỉ có số lượn một cuốn nên bạn đọc chỉ được mượn tối đa 2 cuốn một lúc để bạn đọc khác có điều kiện sử dụng tiếp. Tỷ lệ sinh viên sử dụng luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp rất lớn, chiếm khoảng 80% tổng số sinh viên đến phòng này, phần còn lại sử dụng báo, tạp chí. Đánh giá về mức độ sử dụng tài liệu của phòng có mực không đồng đều. Tỷ lệ sử dụng báo, tạp chí quá chênh lệch so với sử dụng luận án, luận văn.
- Phòng đọc tổng hợp
Phòng đọc tổng hợp được coi là phòng rộng nhất, đáp ứng hơn 400 chỗ ngồi, với vốn máy điều hòa nhiệt độ, hơn 400 bộ bàn ghế, hệ thống đèn điện, ánh sáng đạt tiêu chuẩn, giá sách, tủ, bàn ghế đạt tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện. Vốn tài liệu của phòng đọc tổng hợp khá lớn, có khoảng 14500 ấn phẩm gồm 2 đầu kí hiệu là DT và KD. Trong đó KD chiếm khoảng 1800 ấn phẩm với 600 đầu sách. DT là 12700 ấn phẩm tương đương 4300 đầu sách. Nội dung vốn tài liệu được xem là phong phú nhất bởi nó bao quát toàn bộ các lĩnh vực : Khoa học công nghệ, văn hóa, giáo dục, kinh tế và thường xuyên được cập nhật bổ sung sách mới.
Phòng đọc tổng hợp được thiết lập không chỉ đáp ứng nhu cầu đọc của sinh viên trong trường mà còn mở cửa chào đón cả các đối tượng bạn đọc ngoài thư viện có nhu cầu sử dụng tài liệu.
Dịch vụ mượn tài liệu về nhà
Có 54.7% sinh viên sử dụng dịch vụ mượn tài liệu về nhà. Đây là dịch vụ quan trọng tại thư viện trong điều kiện hiện nay khi diện tích phòng phục vụ rất hạn chế, không thể đáp ứng hết nhu cầu đọc tại chỗ của sinh viên. Việc mượn tài liệu giúp sinh viên có thể thu thập thông tin một cách tốt nhất, giảm
40
chi phí mua tài liệu tham khảo của mỗi cá nhân đồng thời phát huy tối đa vốn tài liệu thư viện. Sinh viên có nhu cầu mượn các sách giáo trình, sách tham khảo phục vụ cho quá trình học tập, nghiên cứu lâu dài.
Hiện tại, thư viện đã tổ chức 02 kho mượn đó là kho mượn tham khảo và kho mượn giáo trình.
+ Kho sách tham khảo : Đặt tại tầng 1 nhà đa năng 8 tầng, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị: Giá sách, máy điều hòa, bàn ghế cho cán bộ, đèn điện, ánh sáng... đảm bảo tiêu chuẩn của một kho đóng. Vốn tài liệu trong kho xếp theo số đăng kí cá biệt. Theo thống kê, kho đang lưu giữ 2440 đầu sách tương đương 9504 bản tài liệu, chiếm 12% tổng số vốn tài liệu thư viện.
+ Kho sách giáo trình :
Đặt tại tầng 2 và tầng 4 khu nhà 10. Kho sách giáo trình chứa 1479 đầu sách tương đương 35467 bản tài liệu, chiếm 44.9 % tổng số vốn tài liệu thư viện. Tại kho giáo trình hệ thống cơ sở vật chất nghèo nàn, cũ kỹ, ánh sáng, độ ẩm không đạt tiêu chuẩn khiến nhiều sách bị hư hỏng. Đây chính là nhược điểm lớn của thư viện trong việc đáp ứng nhu cầu tin của sinh viên trong trường.
Dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu và cung cấp thông tin theo yêu cầu
Kết quả điều tra cho thấy: có 10.2% sinh viên sử dụng dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu. Sinh viên năm thứ 3 và thứ 4 có nhu cầu sử dụng dịch vụ này cao hơn rất nhiều so với sinh viên năm nhất và năm hai. Họ thường có nhu cầu sao chụp khóa luận, luận án, luận văn để phục vụ cho việc làm khoa luận tốt nghiệp của mình.
So với các dịch vụ khác thì dịch vụ sao chụp, in ấn tài liệu còn chiếm tỷ lệ thấp. Theo thống kê, trung bình mỗi ngày có khoảng 15 đến 20 lượt yêu cầu photocopy. Việc sử dụng dịch vụ này chưa cao vì hiện tại thư viện mới chỉ có 1 chiếc máy phô tô cũ, cấu hình thấp, thường xuyên hỏng hóc; thêm vào đó theo ý kiến của một số người sử dụng dịch vụ này cho biết chất lượng bản sao chụp còn kém chưa thỏa mãn nhu cầu của họ.
41
Tỷ lệ sinh viên sử dụng dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu còn rất thấp, chiếm 5.5% vì dịch vụ này mới chỉ phục vụ chủ yếu cho cán bộ và giảng viên, chưa phổ biến rộng rãi tới đối tượng sinh viên.
Dịch vụ tra cứu cơ sở dữ liệu online
Có 56.5% sinh viên sử dụng dịch vụ tra cứu CSDL online. Đây là dịch vụ khá tiện ích cho sinh viên khai thác, tìm kiếm thông tin, tài liệu trong thư viện. Tra cứu online đảm bảo dễ dàng, nhanh chóng, tiện lợi hơn nhiều so với việc tra cứu, tìm tin trên hệ thống mục lục của thư viện. Vì thế sinh viên thích sử dụng dịch vụ này hơn. Khi được hỏi hình thức nào giúp bạn có được thông tin nhanh nhất thì có tới 80% sinh viên trả lời là tra cứu qua mục lục trực tuyến OPAC, trong khi đó việc tra cứu qua phương tiện truyền thống (Tủ mục lục, thư mục thông báo sách mới…) chỉ chiếm 14.25%.
Trước đây, thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 chỉ phục vụ người dùng tin bằng các hình thức phục vụ truyền thống như: phục vụ tra cứu qua hệ thống mục lục truyền thống của thư viện; đọc tại chỗ; mượn về nhà. Từ năm 2005 để đảm bảo việc khai thác, tìm kiếm thông tin nhanh chóng, dễ dàng cho người dùng tin, với nguồn vốn từ dự án giáo dục đại học thư viện đã bắt đầu phục vụ điện tử (thông qua 5 CSDL của thư viện).
Muốn truy cập vào tài nguyên thông tin của thư viện, bạn đọc chỉ cần truy cập vào địa chỉ: http://192.168.0.1/libol lập tức màn hình sẽ hiện ra giao diện phần mềm Libol phục vụ việc tra cứu tài liệu trong thư viện.
42
Hình 2.1: Giao diện phần mềm Libol 5.5
Người dùng tin sẽ tìm thấy tài liệu mà mình cần bằng các dấu hiệu khác nhau đã được ghi rõ trên giao diện phần mềm như: Nhan đề, tác giả, chuyên ngành, từ khóa, năm bảo vệ, chỉ số DDC, ngôn ngữ.
Ví dụ, đánh vào phần chuyên ngành cụm từ “Thư viện thông tin”, lập tức màn hình sẽ hiện ra những tài liệu có liên quan đến chuyên ngành thư viện thông tin.
43
Hình 2.2: Giao diện tra cứu tài liệu trên phần mềm Libol 5.5
44
Đây là một dịch vụ rất hữu ích giúp bạn đọc khai thác và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng, tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên nhiều khi do máy tính trục trặc, đường đay mạng chập chờn, không ổn định nên việc tra cứu, tìm tin cũng như việc mượn, trả tài liệu của sinh viên bị gián đoạn.
Về sản phẩm thông tin - thư viện
Trước đây khi chưa ứng dụng CNTT vào hoạt động của thư viện, người dùng tin của thư viện thường có thói quen sử dụng hệ thống mục lục tra cứu truyền thống để tra tìm tài liệu trong thư viện. Đây là một loại sản phẩm thông tin do cán bộ thư viện tạo ra nhằm hỗ trợ bạn đọc tra tìm tài liệu. Bạn đọc muốn đọc tài liệu hay mượn về nhà đều phải tra tìm thông qua hệ thống mục lục này. Các phiếu mục lục được sắp xếp trong hộp phiếu của tủ mục lục. Việc tra tìm như vậy mất nhiều thời gian và nhiều khi không tìm được những tài liệu phù hợp với nhu cầu do tản mạn ở nhiều nơi khác nhau. Bên cạnh việc sử dụng các mục lục truyền thống người dùng tin còn sử dụng các thư mục giới thiệu sách mới, các tóm tắt...
Kể từ năm 2005, với nguồn vốn từ dự án giáo dục đại học, thư viện đã sử dụng phần mềm Libol 5.5 vào trong công tác quản lý tài liệu và quản lý người dùng tin thông qua mạng nội bộ. Thư viện đã tiến hành tổ chức lại toàn bộ kho sách, báo trong thư viện. Tất cả các tài liệu được dán mã vạch, xử lý và nhập dữ liệu vào máy tính. Đến nay thư viện đã tạo lập được 5 CSDLvới tổng cộng 18.910 biểu ghi, bao gồm:
-CSDL sách
-CSDL báo, tạp chí -CSDL luận án, luận văn -CSDL bài trích
-CSDL toàn văn
Với tiện ích khi sử dụng CSDL, người dùng tin tỏ ra thích thú hơn với việc tra tìm tài liệu trên các CSDL trực tuyến của thư viện. Việc tìm kiếm trên
45
mục lục phiếu đã dần dần giảm đi vì mất nhiều thời gian khi tra tìm tài liệu. Với CSDL trực tuyến của thư viện, người dùng tin không chỉ tìm được tài liệu theo đúng tên của nó mà còn tìm được những tài liệu có nội dung liên quan đến tài liệu mình cần hoặc truy cập tài liệu từ những dấu hiệu khác nhau như tên tác giả, nhan đề, chuyên ngành, từ khóa... Chính điều này đã khiến cho việc sử dụng hệ thống mục lục truyền thống ít đi, ngày càng ít người tra tìm tài liệu thông qua hệ thống mục lục này, trừ khi hệ thống máy tính gặp sự cố. 2.4 Thực trạng đáp ứng nhu cầu tin đối với sinh viên trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2
2.4.1 Khả năng đáp ứng nhu cầu tin của vốn tài liệu
Bên cạnh các yếu tố cơ sở vật chất, cán bộ thư viện thì nguồn lực thông tin được coi như yếu tố quan trọng bậc nhất để đáp ứng yêu cầu tin cho người dùng tin. Chính vì thế mà thư viện trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2 luôn chú trọng đến chính sách phát triển nguồn lực thông tin để phục vụ cho nhu cầu của người dùng tin trong thư viện.
Hiện nay, thư viện có khoảng 18894 đầu tài liệu tương đương với 78876 cuốn tài liệu.
Thư viện xây dựng được 5 cơ sở dữ liệu, bao gồm: - Cơ sở dữ liệu sách: 11498 biểu ghi
- Cơ sở dữ liệu báo, tạp chí: 289 biểu ghi
- Cơ sở dữ liệu luận án, luận văn: 5529 biểu ghi - Cơ sở dữ liệu bài trích: 1474 đầu bài
- Cơ sở dữ liệu toàn văn
Tài liệu điện tử: 1090 tệp các công trình nghiên cứu khoa học, bài viết, giáo trình; gần 6000 files luận án, luận văn, khóa luận.
Tài liệu trực tuyến: Tạp chí toán học Mathscinet; chương trình tự học tiếng Anh - Master English (20 đầu).
46
Thư viện bổ sung sách theo yêu cầu của các khoa, đặt mua 111 đầu báo, tạp chí Việt văn; 04 đầu báo, tạp chí ngoại văn.
Khi được hỏi về việc người dùng tin có hay bị từ chối khi mượn tài liệu thư viện hay không thì có 7.2% sinh viên trả lời là thường xuyên bị từ chối, 60.8% sinh viên trả lời thỉnh thoảng bị từ chối, 29% sinh viên trả lời không bao giờ bị từ chối. Việc số sinh viên thỉnh thoảng bị từ chối khi mượn tài liệu trên thư viện chiếm số lượng đông nhất, chứng tỏ thư viện chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu về tài liệu cho họ.
Nguyên nhân của việc bị từ chối cho mượn tài liệu cũng rất phong phú: Do tài liệu bận; do không có tài liệu; ghi sai, ghi thiếu thông tin; tài liệu bị mất hoặc do các lý do khác. Có 18% sinh viên trả lời do không có tài liệu; 30% sinh viên trả lời do tài liệu bận; 7.2% sinh lời do ghi sai, ghi thiếu thông tin; 2.5% sinh viên trả lời do tài liệu bị mất; 6.2% sinh viên trả lời do các lý do khác. Như vậy nguyên nhân chủ yếu dẫn tới việc sinh viên bị từ chối cho mượn tài liệu là do tài liệu bận và không có tài liệu. Ngoài ra các nguyên nhân