6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.6.2. Các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ chi tại Trường CĐ
a. KSNB đối với khoản chi thường xuyên
·Tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương
Đây là khoản chi chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng nguồn chi của đơn vị có quy trình và nội dung kiểm soát như sau:
Sơ đồ 2.7: Qui trình thanh toán tiền lương
(4) Kế toán (1) Các phòng , khoa (2) Hiệu trưởng (3) Kho bạc Ngân hàng (5) GV, CBCNV (6)
Hàng tháng các phòng, khoa gửi bảng chấm công gửi phòng tổ chức hành chính làm bảng tổng hợp trình duyệt Ban giám hiệu gửi phòng Kế toán làm thủ tục thanh toán tiền lương.
(1) Căn cứ vào các quyết định của Hiệu trưởng về việc thay đổi, bổ
sung CBVC hoặc hệ số lương phòng Kế toán Tài chính tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp lương, trích lập các khoản trích theo lương như
BHXH, BHYT, BHTN và bảng thanh toán lương hợp đồng trình Hiệu trưởng duyệt.
(2) Bảng lương được gửi đến KBNN kèm theo giấy rút dự toán
(3) Tiền lương, bảng lương được chuyển đến Ngân hàng
(4) Ngân hàng chuyển tiền vào tài khoản cho CBCNV.
(5) Kế toán dán bảng lương vào bảng tin cho Cán bộ công nhân viên
đối chiếu khi cần thiết.
Thanh toán lương có thể có những rủi ro :
- Việc chấm công còn mang tính hình thức chưa đi chưa thực sự
khách quan vì vậy CBCNV không tham gia đủ ngày công vẫn được thanh toán tiền lương đầy đủ.
- Có thể xảy ra sai xót trong việc tính bảng lương.
- Có thể thiệt hại khi CBCNV nghỉ việc vì thanh toán lương đầu tháng Từ những rủi ro trên có thể có biện pháp kiểm soát như sau:
- Kiểm soát thông qua chính sách tiền lương, thanh toán lương của đơn vịđối với người lao động.
- CBVC muốn nghỉ việc phải làm đơn xin nghỉ việc trước 20 ngày. - Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ
sách và chứng từ:
+ Đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương, hệ số vượt khung, hệ số
phụ cấp chức vụ...) trên bảng lương của từng cá nhân trong đơn vị với hồ sơ
+ Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương...
+ Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương.
· KSNB đối với khoản chi trả thu nhập tăng thêm
Sơđồ 2.8: Qui trình thanh toán thu nhập tăng thêm
(1)Giáo vụ khoa và bộ phận chấm công gửi bảng chấm công, số tiết dạy của giáo viên, cán bộ công nhân viên theo tháng gửi cho khoa để phân loại A,B,C.
(2)Kết quảđánh giá, phân loại được gửi về phòng TCHC để tổng hợp.
(3)Phòng TCHC trình Hiệu trưởng duyệt kết quả đánh giá CBVC trong tháng.
(4) Hàng quý căn cứ vào kết quả đánh giá Phòng Kế toán tài chính làm thủ tục thanh toán A,B, C cho giáo viên, CBCNV
(5)Kế toán làm thủ tục tại kho bạc làm lệnh chi thanh toán qua ngân hàng.
(6)Kế toán làm thủ tục chuyển tiền từ kho bạc vào tài khoản của giáo viên, cán bộ công nhân viên tại ngân hàng.
(7)Giáo viên cán bộ công nhân viên nhận tiền tại ngân hàng. Khoa, phòng phân loại A,B,C Phòng TCHC tổng hợp Lãnh đạo cơ quan Phòng Kế toán Tài chính Ngân hàng GV, CBVC Giáo vụ khoa Bộ phận chấm công (1) (2) (3) (7) (6) Kho bạc (5) (4) (8)
(8)Thông báo công khai thu nhập tăng thêm và xếp loại viên chức trong quí để CBVC biết và đối chiếu với phòng Kế toán Tài chính khi cần.
Đối với CBCNV việc phân loại A,B,C chỉ dựa vào ngày công lao động chứ chưa xét đến các chỉ tiêu làm việc.
Đối với giáo viên phân loại A, B, C dựa vào số tiết dạy được trong tháng, việc đánh giá phân loại còn mang tính hình thức, nể nang, cào bằng chưa có sự kết hợp giữa giáo vụ khoa và phòng đào tạo trong việc bình xét A, B, C mà chỉ dựa vào sự kê khai số tiết của mỗi giáo viên vì vậy vẫn có gian lận trong việc kê khai. Mặt khác khoảng cách chênh lệch thanh toán giữa loại A, B , C còn thấp do vậy chưa thực sự là động lực khuyến khích CBVC trong công tác, chưa khuyến khích CBVC trong việc thực hành tiết kiệm để giảm chi phí trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Từ những rủi ro trên có thể có biện pháp kiểm soát như sau:
Đối với CBVC không chỉ dựa vào ngày công để xét A, B, C mà còn dựa vào thành tích và sai phạm của mỗi người để bình xét. Tức là đưa ra tiêu chuẩn cụ thể.
Đối với giáo viên dựa vào tiết dạy nhưng cần có sự phối hợp giữa giáo vụ khoa và Phòng đào tạo để kiểm soát việc kê khai của giáo viên, đồng thời cũng cần dựa vào thành tích và sai phạm của giáo viên để bình xét.
· KSNB đối với các khoản chi học bổng
Quĩ học bổng của đơn vị được xác định bằng 15% quĩ học phí chính qui thu trong năm.
Phòng kế toán tài chính căn cứ vào tình hình thu học phí của sinh viên các hệ đào tạo chính quy để trích quỹ học bổng, lập dự toán cho nguồn chi học bổng trình Ban giám hiệu duyệt. Thông báo dự toán nguồn học bổng cho phòng đào tạo và công tác học sinh, sinh viên.
Sơ đồ 2.9: Qui trình thanh toán học bổng
(1): Phòng đào tạo và công tác học sinh, sinh viên, các khoa có sinh viên theo học, căn cứ vào kết quả học tập và bảng phân bổ học bổng hàng năm tiến hành xét danh sách sinh viên nhận học bổng trình Ban giám hiệu duyệt.
(2): Phòng Kế toán tài chính căn cứ vào danh sách sinh viên nhận học bổng lập Bảng thanh toán học bổng chi trả theo lớp trình Ban giám hiệu duyệt chi theo chế độ.
(3): Học sinh, sinh viên đối chiếu danh sách học bổng với danh sách chi trảđể nhận học bổng trong kỳ và kí xác nhận.
(4): Học sinh, sinh viên có thể đối chiếu tại phòng Quản lý học sinh sinh viên
Việc thanh toán học bổng được thực hiện theo học kỳ ngoài ra việc cập nhật sự biến động số lượng học sinh, sinh viên chưa kịp thời nên trong Trường hợp sinh viên tự ý nghỉ học mà chưa nộp học phí cho kì học đó vẫn
được cấp học bổng.
(1)
(4) Phòng Đào tạo,
khoa Chi tiêu phân bhọc bổng ổ
Phòng quản lý HS- SV Thủ trưởvịng đơn Phòng Kế toán Tài chính Học sinh, sinh viên (2) (3)
Để kiểm soát được rủi ro trên khoa, phòng đào tạo và phòng kế toán tài chính phải kết hợp chặt chẽ, khi lên danh sách xét học bổng không chỉ xét
điều kiện học tập và đạo đức mà còn phải xét yếu tố nộp học phí của học sinh. · KSNB đối với khoản chi giảng dạy vượt khối lượng
Số tiết vượt giờ của giáo viên bằng số tiết thực dạy của giáo viên cộng với số
tiết được quy đổi trừ đi số giờ chuẩn quy định trừđi số tiết được miễn giảm.
Sơ đồ 2.10: Quy trình thanh toán vượt giờ
Việc thanh toán khối lượng giờ vượt được thực hiện vào cuối năm học cụ thể như sau:
(1) Giáo viên thống kế khối lượng giảng dạy thực tế, khối lượng giờ
dạy được giảm trừ, khối lượng giờ NCKH và hướng dẫn thực tập tốt nghiệp gửi Đào tạo.
(2) Phòng Đào tạo kết hợp với giáo vụ khoa kiểm tra, đối chiếu số
môn đã phân lịch cho giáo viên giảng dạy sau đó phòng Đào tạo tổng hợp khối lượng vượt của các giáo viên trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt.
(3) Hiệu trưởng phê duyệt bảng kê khai sốlượng vượt giờ của CBGV Giáo viên Phòng Đào tạo
Lãnh đạo cơ quan Phòng Kế toán Tài chính Ngân hàng GV, CBVC KH giảng dạy (1) (2) (3) (4) (6) (7) Kho bạc (5)
trong năm học.
(4) Phòng Kế toán Tài chính căn cứ khối lượng được phê duyệt lập bảng kê thanh toán theo qui chế chi tiêu nội bộ, giấy rút dự toán NSNN, uỷ
nhiệm chi trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt.
(5) Phòng kế toán tài chính làm thủ tục thanh toán tiền vượt giờ cho giáo viên qua ngân hàng.
(6) Ngân hàng chuyển tiền vào tài khoản cá nhân đã đăng kí tại ngân hàng cho giáo viên.
(7) Dán bảng thanh toán tiền vượt giờ cho giáo viên đối chiếu
Việc tính toán khối lượng vượt giờ có thể xảy ra một số trường hợp sau:
Trường dạy nghề nên việc giảng dạy thực hành được giảng dạy ở địa
điểm xa giảng đường nên khó quản lý giờ giảng, thực tế giáo viên không
đứng lớp vẫn kê khai giờ giảng hoặc giáo viên dạy gộp 2 lớp nhưng kê khai tách biệt dẫn đến giáo viên thực hành số lượng vượt giờ rất lớn mặt khác nhà trường không giới hạn số lượng giờ vượt.
Một số giáo viên dạy chưa hết số tiết của môn nhưng vẫn kê khai để
hưởng vượt giờ.
Việc kê khai số giờ quy đổi Phòng đào tạo không kiểm tra kiểm soát chặt chẽ vì vậy giáo viên có thể kê khai gian lận.
Việc xét số giờ được miễn giảm giáo viên cũng tự kê khai chứ không có sự phối hợp của phòng đào tạo và phòng tổ chức hành chính để xác định lại số tiết được miễn giảm của giáo viên vì vậy cũng dẫn đến gian lận xảy ra.
Từ những rủi ro đó có thể đưa ra những kiểm soát như sau:
Hàng tuần các khoa có phần thực hành tự phân công giám sát nhau, báo cáo về khoa nếu có sai phạm xử lý kịp thời.
giảng, số giờ chuẩn quy đổi, số tiết được miễn giảm của giáo viên để tránh trường hợp lấy việc kê khai của giáo viên bình xét.
· KSNB đối với khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ, công cụ, dụng cụ
Do đặc thù là trường đào tạo nghề nên khoản chi cho việc mua sắm, bổ
sung dụng cụ thực hành và thiết bị giảng dạy bổ trợ chiếm tỉ trọng khá lớn trong các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.Trường đã mở sổ theo dõi chi tiết từng loại vật tư hàng hóa, quản lý theo kho và đã được kiểm tra cả
về số lượng, chất lượng, giá trị phản ánh trên thẻ, sổ chi tiết.
Các khoản chi về dịch vụ công cộng như ( điện, nước....), thông tin liên lạc, văn phòng phẩm…thực hiện theo nhu cầu thực tế phát sinh từ các Phòng ban, các khoa.
Chi thanh toán tiền điện thoại: Trường căn cứ vào định mức khoán cho các đơn vị, định mức khoán tiền điện thoại di động theo quy định để thanh toán từng tháng cho đối tượng được hưởng.
Đối với mục khoán thanh toán điện thoại cốđịnh cho các đơn vị những tháng thanh toán ít hơn sốđược khoán thì thanh toán theo số tiền thực tế, nếu tháng nào sử dụng nhiều hơn mức khoán quy định thì Trường thu lại phần vượt đó.
Chi thanh toán công tác phí: tiền công tác phí chỉ được thanh toán khi cán bộ công chức được cử đi công tác theo nhiệm vụ của Trường giao. Lập bảng kê các khoản mục cần được thanh toán và giấy đi đường được ban lãnh
đạo kí duyệt thì Phòng Kế toán Tài chính thanh toán công tác phí theo chế độ
của Trường quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ.
Kiểm soát tại khâu mua vật liệu, dụng cụ: các khoa, phòng ban có nhu cầu lập kế hoạch trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt chủ trương mua sắm. Sau khi kế hoạch mua hàng hóa, dịch vụđược phê duyệt tiến hành lấy báo giá gửi phòng Kế toán Tài chính kiểm tra giá và kế hoạch mua hàng trình Hiệu
trưởng ký duyệt mua sắm. Tuy vậy, hiện nay việc phân công nhiệm vụ mua sắm của chưa rõ ràng nên vẫn có trường hợp một cá nhân thực hiện toàn bộ
nghiệp vụ nên không có tính khách quan, khó khăn trong việc tiến hành các hoạt động và thủ tục kiểm soát.
Sơđồ 2.11: Quy trình mua vật liệu dụng cụ
Qui trình được thực hiện như sau:
(1)Các bộ phận có nhu cầu mua vật tư, dụng cụ, văn phòng phẩm… lập giấy đề nghị trình lãnh đạo phê duyệt chủ trương mua sắm
(2)Căn cứ phê duyệt chủ trương mua sắm, cán bộđược phân công thực hiện nhiệm vụ dự trù cụ thể về số lượng, đơn giá gửi phòng Kế toán Tài chính.
(3)Phòng Kế toán Tài chính cân đối kinh phí, kiểm tra giá, làm thủ tục tại kho bạc, ngân hàng.
(4)Kế toán kiểm tra hàng hóa, vật tư mua về nhập kho. Phòng Kế toán Tài chính làm thủ tục thanh toán, ứng cho người bán .
(5)Nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ do nhà cung cấp chuyển đến.
(6)Xuất kho, giao hàng hóa cho bộ phận có nhu cầu.
Đối với những khoản chi mua sắm vật tư, hàng hóa được kiểm soát qua hồ sơ chứng từ: dự toán mua sắm, hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ, phiếu
Bộ phận có nhu cầu Ban lãnh đạo KBNN Ngân hàng Nhà cung cấp Kho Phòng Kế toán Tài chính (1) (2) (3) (4) (5) (6)
báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ, các hồ sơ chứng từ khác có liên quan như séc, uỷ nhiệm chi …
Kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ mua và sự phối hợp kiểm tra, kiểm soát nghiệp vụ này giữa các bộ phận sử dụng, phòng tổ chức hành chính, phòng Kế toán tài chính.
Kiểm soát qua việc đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán... · KSNB đối với khoản chi nhiên liệu
Hiện nay Trường đã có qui định về việc quản lý, sử dụng phương tiện cũng như định mức nhiên liệu tiêu hao đối với từng đầu xe. Tuy nhiên việc mua nhiên liệu do cá nhân là người đề xuất cũng là người đi mua nên dễ dẫn
đến tình trạng gian lận.
Căn cứ đề nghị xuất xăng dầu, Phòng Kế toán Tài chính viết phiếu chi trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt thanh toán.
Do đồng hồđo km của mỗi đầu xe chưa được kẹp chì niêm phong, nên việc khai khống km tiêu hao có thể xảy ra, mặt khác chưa thực hiện kiểm tra
đánh giá lại định mức khoán nhiên liệu tiêu hao nên chưa tăng cường được trách nhiệm của lái xe đối với phương tiện.
· KSNB đối với các khoản chi thuê mướn, mời giảng
(1)Giáo vụ khoa phối hợp với Phòng Đào tạo xây dựng kế hoạch mời giảng các môn học trong năm, mời các giáo viên giảng dạy những môn học mà nhà Trường không sắp xếp được lịch dạy.
(2)Phòng đào tạo chịu trách nhiệm về việc kí hợp đồng với giáo viên thỉnh giảng và quản lý công tác giảng dạy.
(3) Giáo viên thỉnh giảng hoàn thành công việc phòng đào tạo chuyển hồ sơ cho phòng kế toán tài chính
(4)Phòng Kế toán Tài chính làm thủ tục thanh toán, chuyển lãnh đạo cơ quan phê duyệt.
(5)Phòng Kế toán Tài chính làm thủ tục chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng cho giáo viên thỉnh giảng.
(6)Giáo viên thỉnh giảng nhận tiền tại ngân hàng.
Sơ đồ 2.12: Quy trình chi thuê giảng mướn
Rủi ro có thể xảy ra: Giáo viên thỉnh giảng có thể dạy không đúng chương trình khung của nhà trường, không thực hiện hồ sơ lên lớp theo quy
định.
Có thể hoàn thành môn học khi không đủ số tiết theo quy định. Từ những rủi ro trên có thể kiểm soát như sau:
Việc kí hợp đồng có sự kết hợp giữa khoa và phòng đào tạo với giáo viên thỉnh giảng.
Giáo vụ khoa lên lịch cho giáo viên thỉnh giảng và có sự giám sát chứ
giáo viên thỉnh giảng không được chủđộng lên lịch dạy.
b. KSNB đối với các khoản chi không thường xuyên
Trường căn cứ vào bảng dự toán mua sắm thiết bị từ đầu năm được Bộ
Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn ký duyệt danh mục và giá trị, Trường tiến hành mua sắm theo trình tự sau:
(1): Phòng, khoa làm phiếu đề nghị mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ gửi Phòng tổ chức hành chính.
(2): Phòng tổ chức hành chính trình Hiệu trưởng duyệt đề nghị cho Giáo vụ khoa Giáo viên thgiảng ỉnh
Lãnh đạo Trường Phòng Kế toán Tài chính Phòng đào tạo Ngân hàng (1) (2) (3) (4) (5) (6)
mua, phòng hành chính sẽ đi lấy báo giá ( ít nhất là 3 nhà cung cấp) để trình lại Hiệu trưởng.
(3): Hiệu trưởng kiểm tra, xem xét và duyệt báo giá trả lại Phòng tổ