6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ thu, chi tại đơn vị
sự nghiệp giáo dục
a. Công tác lập dự toán thu, chi
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, nhiệm vụ của năm kế hoạch, chế độ chi tiêu tài chính hiện hành, kết quả hoạt động sự nghiệp, tình hình thu, chi tài chính của năm trước liền kề, đơn vị lập dự
toán thu, chi năm kế hoạch; xác định loại đơn vị sự nghiệp theo quy định, số kinh phí đề nghị ngân sách Nhà nước bảo đảm hoạt động thường xuyên.
- Chấp hành dự toán
vị sự nghiệp được điều chỉnh nội dung chi cho phù hợp với tình hình thực tế
của đơn vị, đồng thời gửi cơ quan cấp trên và Kho bạc nhà nước nơi đơn vị
mở tài khoản giao dịch để theo dõi quản lý, thanh toán và quyết toán. Cuối năm ngân sách dự toán chi hoạt động thường xuyên và các khoản thu sự
nghiệp chưa sử dụng hết đơn vịđược chuyển sang năm sau tiếp tục sử dụng. - Hạch toán kế toán: Các đơn vị sự nghiệp thực hiện hạch toán vào các mục thu, chi của mục lục ngân sách theo quy định hiện hành.
- Quyết toán thu, chi: Đơn vị sự nghiệp thực hiện lập báo cáo kế toán quý, báo cáo quyết toán năm gửi cơ quan quản lý cấp trên theo quy định hiện hành.
b. Tổ chức thông tin kế toán
· Hệ thống chứng từ
Một trong những nội dung kiểm soát quan trọng của kế toán là kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán, kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan, kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các tài sản, công nợ đã được kiểm soát đúng
đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổđúng đắn và chính xác. · Hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ sách kế toán
Hệ thống tài khoản là cầu nối liên quan chặt chẽ giữa chứng từ kế toán và sổ kế toán.Trong hệ thống kiểm soát, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã được phân loại. Một hệ thống tài khoản được thiết lập đúng đắn giúp cho số liệu các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng. Đối với từng
đơn vị, khi quy định nội dung của từng tài khoản phải trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, chếđộ và chuẩn mực kế toán chung.
Tổ chức sổ kế toán ở trường học là việc kết hợp các loại sổ có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hóa và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của trường. Căn cứ vào quy mô và điều kiện hoạt động mà đơn vị chọn và sử dụng các loại sổ cho thích hợp.
Theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006, về hình thức sổ kế
toán áp dụng cho các đơn vị HCSN, ngoài hình thức Nhật ký – Sổ Cái, Nhật ký chung, CTGS, chế độ mới đưa thêm hình thức ghi sổ trên máy vi tính để
các đơn vị vận dụng.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái: Trình tự ghi sổđược nêu trong Sơđồ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái
Chứng từ kế toán
Báo cáo tài chính Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hình thức kế toán Nhật ký chung: Trình tự ghi sổđược nêu trong Sơđồ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ kế toán
Báo cáo tài chính Sổ Nhật ký chung Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hình thức kế toán CTGS: Trình tự ghi sổđược nêu trong Sơđồ
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Sơđồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS
Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán và trình độ nghiệp vụ kế toán mỗi đơn vị được phép lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp và tuân thủ nguyên tắc ghi sổ mà Bộ Tài chính ban hành.
Trong mỗi hình thức sổ kế toán, chế độ mới quy định cụ thể về số
lượng, kết cấu, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế
toán.
Trường học là đơn vị dự toán cấp 1, cấp 2, ngoài việc mở sổ kế toán
Chứng từ kế toán
Sổđăng ký CTGS
Báo cáo tài chính CTGS Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết
theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ
theo dõi việc cấp phát và quyết toán tình hình sử dụng kinh phí của các đơn vị, bộ phận trực thuộc để tổng hợp báo cáo quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính.
· Hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính – quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tình hình về
tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí của Nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ
quan trọng giúp các cơ quan quản lý Nhà nước, giúp thủ trưởng đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị.
Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm:
Bảng cân đối tài khoản; Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng; Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động; Báo cáo chi tiết kinh phí dự án; Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN; Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN; Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh; Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ; Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang; Thuyết minh báo cáo tài chính.
1.3.3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục
a. Thủ tục kiểm soát nội bộ các khoản thu
Mục tiêu kiểm soát các khoản thu là thu đúng, thu đủ, kịp thời, có hiệu quả các nguồn thu.
Những rủi ro có thể xảy ra :
+ Thu chưa viết phiếu thu dễ lạm dụng tiền mặt.
gian lận sai sót hoặc lạm dụng trong sử dụng tiền mặt.
+ Các khoản thu sai định mức quy định của nhà nước hoặc không hợp lệ. + Có thể bỏ sót các nguồn thu
Từ những rủi ro trên đơn vịđưa ra các thủ tục kiểm soát:
Đơn vị xây dựng một định mức thu cụ thể dựa trên các văn bản hướng dẫn và nhu cầu kinh phí thực tế để đáp ứng được hoạt động của đơn vị mình mà đơn vị sẽ xây dựng định mức và triển khai công tác thu cho hợp lý, thường thì các đơn vị thực hiện công tác thu. Căn cứ vào các khoản thu được và kinh phí NSNN cấp theo dự toán được giao đơn vị sẽ có kế hoạch chi tiêu trong tương lai.
Các khoản thu sự nghiệp được kiểm soát bằng các động tác kiểm tra trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, kiểm tra của bộ phận kế toán thông qua việc kiểm tra bảng kê thu tiền, kiểm tra đối chiếu giữa biên lai thu và bảng kê thu tiền, kiểm tra việc ghi sổ theo dõi chi tiết các khoản thu, quỹ
và đối chiếu giữa kế toán với thủ quỹ.
Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
b. Thủ tục kiểm soát các khoản chi
Kiểm soát nội bộ công tác chi của đơn vị là kiểm soát tính hợp pháp của các khoản chi trong phạm vi tổng dự toán được phê duyệt, tính hợp pháp của các khoản chi ngoài dự toán trong các trường hợp đặc biệt được cấp trên phê duyệt và xác định rõ nội dung, nguyên nhân thay đổi dự toán, nguyên nhân thực hiện không đúng với tổng dự toán và dự toán chi tiết.
Kiểm soát việc thực hiện các chỉ tiêu NSNN theo quy định tại Luật NSNN và các văn bản hướng dẫn Luật, kiểm soát những nội dung chi thường xuyên theo đúng mức, tiêu chuẩn quy định của nhà nước và quy chế chi tiêu nội bộ.
Những rủi ro có thể xảy ra :
- Ghi chép sai niên độ, số tiền, đối tượng, ghi chép thiếu sót hoặc trùng lắp nghiệp vụ chi tiền.
- Chi sai số tiền trên các chứng từ liên quan,
- Chi trả sai nhà cung cấp, sai lô hàng hoặc sai thỏa thuận.
- Chi trả các khoản không có thực, không được phê duyệt, không phù hợp với chính sách đơn vị.
- Chi không đúng mục đích - Chi không kịp thời….
Từ những rủi ro trên có thểđưa ra các thủ tục kiểm soát như sau: · Kiểm soát chi thanh toán cá nhân
- Kiểm soát thông qua chính sách tiền lương, thanh toán lương của đơn vịđối với người lao động.
- Kiểm soát thông qua việc phân công giữa các chức năng theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng công việc, chức năng tính lương và ghi chép lương.
+ Chức năng nhân sự: Do bộ phận nhân sự đảm nhận (phòng tổ chức hành chính)
+ Chức năng theo dõi lao động: Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động (số ngày công), khối lượng công việc, chất lượng công việc
để làm cơ sở tính lương. Người phụ trách các bộ phận sẽ lập các bảng chấm công và các bảng ghi nhận kết quả công việc của các cá nhân thuộc bộ phận mình quản lý.
+ Chức năng tính lương và ghi chép lương: Bộ phận tính lương có nhiệm vụ xác định về số lương phải trả cho từng đối tượng người lao động dựa trên các cơ sở tính lương về: hệ số lương cơ bản , số ngày công lao động. Bộ phận tính lương phải lập bảng thanh toán lương tổng hợp cho đơn vị, và
bảng lương chi tiết cho từng cá nhân trong đơn vị.
- Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ
sách và chứng từ:
+ Đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương, hệ số vượt khung, hệ số
phụ cấp chức vụ...) trên bảng lương của từng cá nhân trong đơn vị với hồ sơ
nhân viên tại bộ phận nhân sự.
+ Đối chiếu khối lượng công việc hoàn thành trên các phiếu đánh giá kết quả lao động với bảng lương.
+ Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương...
Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương.
· Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
Thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin liên lạc, hội nghị, công tác phí, nhiên liệu…
- Các khoản chi dịch vụ công cộng, vật tư văn phòng, thông tin liên lạc, hội nghị, công tác phí, nhiên liệu...: Đây là các khoản chi phí phát sinh có số
tiền không lớn và thường xuyên, nên công tác kiểm soát các khoản chi này cần tăng cường thường xuyên liên tục.
Kiểm soát các khoản chi phí này thể hiện ở kiểm soát sự tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước, quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Kiểm soát các khoản chi phí bằng dự toán và các định mức chi phí Kiểm soát quá trình thực hiện nghiệp vụ mua và sự phối hợp kiểm tra, kiểm soát nghiệp vụ này giữa các bộ phận sử dụng, phòng Tổ chức hành chính, phòng Kế toán tài chính.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Từ cơ sở lý luận cho thấy tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ là một chức năng quan trọng của quản lý, rất cần thiết
đối với công tác thu, chi và là yêu cầu không thể thiếu được trong quản lý tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp nói chung và trong trường học nói riêng.
Công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chi sự nghiệp tốt sẽ giúp cho các đơn vị sự nghiệp điều hành công tác thu, chi được tốt hơn, uốn nắn, ngăn ngừa những sai phạm, gian lận có thể xảy ra.
Trong chương 1, luận văn đã khái quát những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ công tác thu, chi sự nghiệp trong đơn vị sự nghiệp giáo dục. Nêu lên cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong đơn vị sự nghiệp, luận văn đã nêu cụ thể về đặc điểm của đơn vị sự nghiệp giáo dục, kiểm soát nội bộ đối với công tác thu, chi sự nghiệp trong trường công lập.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠĐIỆN
XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ