6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.7. ĐÁNH GIÁ KSNB CÁC KHOẢN THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 2.7.1. Những ưu điểm
Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng Nghề CơĐiện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ ban hành các quy định về quy trình thực hiện một số nội dung thu, chi; công khai tài chính với các số liệu về dự toán, quyết toán; Ban hành quy chế chi tiêu nộ bộ, các Phòng ban có khả năng đáp ứng công việc tốt.
Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức của trường khá phù hợp, bảo đảm cho các hoạt động trong trường được thông suốt và hiệu quả, không có sự chồng chéo giữa các bộ phận, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
Chính sách nhân sự: Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộđã thực hiện được một chính sách nhân sự đúng đắn, đó là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng cán bộ, nhân viên có năng lực và đạo đức.
thiện và chuyên nghiệp, đã giúp cho trường hoạt động đúng hướng và có hiệu quả. Kế hoạch được thực hiện một cách nghiêm túc và khoa học nên đã trở
thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu giúp Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ phát hiện, ngăn ngừa được những sai sót trong các hoạt động thu, chi ngân sách của Trường.
Hành lang pháp lý và chế độ chính sách của Nhà nước ngày một hoàn thiện, giao cho trường nhiều quyền chủ động hơn, đã góp phần khai thác tính chủ động sáng tạo và khai thác hết thế mạnh và lợi thế của Trường cho sự
phát triển nói chung, và công tác KSNB của Trường nói riêng.
Hệ thống thông tin kế toán: Công tác ghi chép chứng từ ban đầu, chuyển sổ kế toán, lập báo cáo kế toán được thực hiện khá tốt. Chứng từ được lập đầy đủ và tuân theo các quy định hiện hành, thể hiện tốt vai trò kiểm soát và đáp ứng thông tin kịp thời cho lãnh đạo đơn vị. Hoạt động kiểm soát về cơ
bản đã thực hiện được sự phân cấp về quyền hạn, trách nhiệm giữa các cấp lãnh đạo, giữa các bộ phận với nhau để làm nền tảng cho hoạt động kiểm soát.
2.7.2. Những hạn chế
Một là: Trong quá trình xây dựng dự toán tổng thể các phòng, khoa trong trường chưa phối hợp tốt do có khoảng cách không gian (3 cơ sở) ở 3
địa điểm khác nhau, đồng thời đơn vị chưa thật sự căn cứ vào định mức, tiêu chuẩn, chế độ để lập dự toán. Ví dụ: Phòng Đào tạo và phòng công tác học sinh, sinh viên chưa kết hợp để nắm bắt số lượng học sinh, sinh viên nghỉ học, nhập học, ra trường thường xuyên và kịp thời giúp Phòng Kế toán Tài chính
Trong quy chế chi tiêu nội bộ cũng có một số nội dung chi hiện nay vẫn chưa có định mức chi cho phù hợp, có những định mức cần được quy
định chi tiết, cụ thể hơn, cũng có những định mức cần được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Ví dụ: Tiền điện, tiền nước, xăng dầu… thực tế đơn vị
tính đến yếu tố nhà nước có thể tăng giá xăng, dầu, điện, nước; nhu cầu sử
dụng trang thiết bị nhiều do quy mô học sinh, sinh viên tăng hằng năm, tần suất sử dụng phòng học, trang thiết bị giảng dạy… Vì vậy có sự chênh lệch giữa dự toán và thực tế.
Đơn vị chưa lập Bảng thuyết minh dự toán để trong quá trình thực hiện
đơn vị căn cứ vào Bảng thuyết minh dự toán thực hiện và kiểm soát chi.
Đơn vị chưa quan tâm đến việc lập kế hoạch phát triển lâu dài 5 năm hay 10 năm.
Hai là: KSNB công tác thu và công tác chi:
- Về KSNB công tác thu: Như đã nêu ở trên do chưa có sự phối hợp chặt chẽ, kịp thời giữa các phòng ban nên việc cung cấp số liệu không được cập nhật kịp thời. Vì vậy dẫn đến thu không đúng định mức, thu có sự chênh lệch so với dự toán, gian lận, sai sót trong công tác thu, các khoản thu bị bỏ
quên ngoài sổ sách.
Việc kiểm tra độc lập về công tác tài chính, kế toán nói chung và công tác thu nói riêng tại đơn vị chưa được thực hiện thành hệ thống.
Chưa có sự phối hợp thường xuyên giữa các Phòng ban, các trung tâm với Phòng kế toán tài chính trong việc theo dõi các hoạt động thu.
- Về KSNB công tác chi: Trong một số nội dung chi của Trường hiện nay vẫn chưa có định mức chi, do đó rất khó khăn trong khâu kiểm tra, kiểm soát. Toàn bộ các khoản thanh toán ở đơn vị hầu hết đều thanh toán bằng tiền mặt nên dể xảy ra rủi ro và sai sót.
Ba là: Đối với việc thu học phí bằng tiền mặt Kế toán vừa thu tiền vừa viết biên lai, và cập nhật số liệu vào chương trình quản lý thu học phí nên việc theo dõi và đối chiếu chưa thể hiện tính khách quan.
Chưa thực hiện kiểm quĩ, kết sổ vào cuối ngày, việc kiểm tra đối chiếu
sinh không được nhập quĩ và không được phản ánh đầy đủ vào hệ thống sổ
sách kế toán.
Bốn là: Tại đơn vị với số lượng chứng từ rất lớn, việc luân chuyển chứng từ chưa làm rõ trách nhiệm cá nhân trong từng khâu luân chuyển; chưa căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động của đơn vị để xây dựng những quy
định luân chuyển chứng từ một cách khoa học cho từng loại chứng từ nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển, tăng độ nhanh nhạy và chính xác của thông tin kế toán. Quá trình chi tiền mặt còn rườm rà, chưa khoa học gây phiền hà cho người thanh toán, chứng từ thanh toán phải qua nhiều vòng.
Các báo cáo kế toán chưa phân tích tình hình khai thác nguồn thu và tình hình tiết kiệm chi phí, nguyên nhân ảnh hưởng để giúp lãnh đạo đơn vị
nắm bắt được thông tin và ra quyết định thích hợp.
Năm là: Trong quá trình hoạt động của đơn vị mặc dù đã có chế độ quy
định hoặc có định mức thu, chi nhưng trong thực tế có những khoản chi đơn vị
chi cao hơn hoặc thấp hơn mức đã quy định nhưng đơn vị chưa lập các báo cáo kiểm soát để kiểm tra các khoản mục chi này. Cụ thể có những khoản chi do hiện nay cơ sở vật chất của đơn vị vẫn chưa ổn định, khi đầu tư mua sắm trang thiết bị hoặc sửa chữa có những trường hợp phát sinh không đúng theo dự toán ảnh hưởng đến những khoản chi khác. Các khoản chi cho con người như chi trả giờ giảng, quản lý phí hay lương tăng thêm … tại đơn vị, đơn vị
cũng chưa lập báo cáo kiểm soát để kiểm tra khoản mục chi này.
Tóm lại, công tác KSNB và quản lý cơ sở vật chất của Trường vẫn chưa
đáp ứng kịp thời cho việc nâng cao chất lượng dạy và học, sự phát triển quy mô dạy theo nhu cầu chung. Từ những tồn tại nêu trên, tác giả đề xuất những quan điểm và đưa ra những giải pháp hoàn thiện nhằm tăng cường KSNB thu, chi Ngân sách tại Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Qua nghiên cứu tình hình thực tế KSNB đối với công tác thu, chi sự
nghiệp tại các trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộđã đạt được một sốưu điểm như: có đội ngũ cán bộ quản lý có uy tín về phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, chuyên môn, nghiệp vụ, có năng lực quản lý trường học; Trường học đã chú ý khai thác nguồn thu và tiết kiệm các khoản chi, chú ý kiểm soát tuân thủ các văn bản pháp quy của Nhà nước, lấy kiểm soát thu, chi, kiểm soát tuân thủ để kết hợp điều hành các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu quản lý; Trường học cũng đã xây dựng được một số
các chính sách, quy trình kiểm soát hiệu quả.
Bên cạnh những ưu điểm trên, KSNB đối với công tác thu, chi sự
nghiệp tại Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ còn có những bất cập, hạn chế sau: lãnh đạo Nhà trường hiểu chưa đầy đủ và sâu sắc về hệ thống KSNB, chưa coi trọng đúng mức công tác kiểm soát, thực hiện quản lý tài chính đa phần theo kinh nghiệm thuần tuý. Trường đã có quy định về KSNB nhưng chưa có hệ thống nên không thể tránh khỏi gian lận, những rủi ro và sai sót.
Trước tình hình đó đòi hỏi phải hoàn thiện KSNB đối với công tác thu, chi sự nghiệp tại Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ để nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị, giúp cho Nhà trường thực hiện tốt nhiệm vụ giáo dục mà Nhà nước giao cho.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ
CƠĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ
3.1. SỰ CẦN THIẾT HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ
Sự phát triển giáo dục cao đẳng nghề về quy mô sinh viên, về đội ngũ
cán bộ, về nguồn lực trong những năm qua thể hiện sự đầu tư ngày càng lớn của Đảng và Nhà nước ta cho đào tạo, Cao đẳng nghề. Điều đó cũng đòi hỏi việc tổ chức ở các trường Cao đẳng nói chung cũng như Trường Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ nói riêng cần phải đổi mới nhằm mục đích kiểm soát một cách có hiệu quả.
Trong Chiến lược phát triển kinh tế- xã hội 2001 – 2010 của Ban chấp hành Trung ương Đảng Khoá X, định hướng phát triển kinh tế xã hội của
Đảng ta đến năm 2010 là: Phấn đấu tăng trưởng kinh tế với nhịp độ cao hơn, có chất lượng hơn, bền vững hơn và gắn kết với phát triển con người; chỉ số
phát triển con người so với quốc tế phải tăng lên đáng kể, tỷ lệ người lao động
được đào tạo khoảng 40%... Định hướng này đòi hỏi phải phát triển một nền giáo dục ngang tầm và đáp ứng thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước; tạo bước chuyển cơ bản về giáo dục theo hướng tiếp cận với trình độ
tiên tiến của thế giới, phù hợp thực tiễn Việt Nam…, ưu tiên nâng cao chất lượng đào tạo nhân lực, đặc biệt chú trọng nhân lực khoa học công nghệ trình
độ cao, cán bộ quản lý, kinh doanh giỏi và công nhân kỹ thuật lành nghề trực tiếp giúp phần nâng cao sức cạnh tranh của nền kinh tế… Để thực hiện được tư tưởng chỉ đạo, mục tiêu giáo dục cần có những giải pháp đồng bộ trong đó có việc tổ chức kiểm soát nội bộ trong mỗi đơn vị nhằm tăng cường nguồn
lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, phát triển đội ngũ, hoàn chỉnh hệ thống giáo dục quốc dân.
3.2. CĂN CỨ ĐỂ HOÀN THIỆN VÀ CÁC NGUYÊN TẮC CẦN TUÂN THỦ XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP THỦ XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP
3.2.1. Căn cứ hoàn thiện
Dựa vào các quy định quản lý tài chính, quản lý đào tạo hiện hành và công tác liên quan do Nhà nước ban hành, đảm bảo tuân thủ theo quy định của Nhà nước.
Đây là kim chỉ nam để Nhà trường hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ thu, chi. Công cụ để quản lý tài chính, quy chế tổ chức hoạt động của trường và các quy định nội bộ khác nhằm đảm bảo quyền lợi cho Nhà trường, CBGV và đạt được mục tiêu đề ra.
Tuy nhiên, hiện nay hệ thống văn bản hướng dẫn còn chưa hoàn thiện. Cần có kiến nghị với các cấp ban hành văn bản trong việc hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn sao cho thông thoáng hơn, đầy đủ rõ rang tránh đóng khung đơn vị vào các quy định gò bó của Nhà nước
3.2.2. Các nguyên tắc cần tuân thủ giải pháp
Phù hợp và dễ thực hiện: HTKSNB là công cụ quản lý, do đó nó huy
động hầu hết các nguồn lực, chi phối hầu hết các hoạt động, đội ngũ nhân viên trong Nhà trường, vì vậy HTKSNB phải phù hợp với điều kiện thực tế thì mới có thể phát huy tính hiệu quả như mong đợi.
Xây dựng trên nguyên tắc kế thừa. HTKSNB hiện tại được kế thừa và chỉnh sửa qua nhiều thế hệ cán bộ quản lý và nhân viên của nhà trường, tuy còn nhiều bất cập cần phải cải tiến, song nó cũng khẳng định phần nào vai trò kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện sai phạm…Cần kế thừa những ưu điểm của HTKSNB hiện tại, tham khảo kinh nghiệm của các
đáp ứng tốt yêu cầu đặt ra, vừa tiết kiệm công sức, chi phí vừa dễ thực hiện vì có phần quen thuộc đối với mọi người.
Lợi ích cân đối với chi phí. Khi hoàn thiện HTKSNB cần chú ý đến chi phí bỏ ra phải cân đối với lợi ích thu lại từ việc kiểm soát nội bộ, lưu ý xem xét cân nhắc đến lợi ích từ giá trị vô hình.
3.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 3.3.1. Hoàn thiện công tác lập dự toán
Trong nghiên cứu chương 2 tác giả nhận thấy đơn vị đã làm dự toán
đáp ứng được nhu cầu chi tiêu tại đơn vị, tuy nhiên trong quá trình lập dự
toán tổng thể, các phòng, khoa trong Trường chưa phối hợp tốt do có khoảng cách không gian (3 cơ sở) ở 3 địa điểm khác nhau, đồng thời đơn vị chưa thật sự căn cứ vào định mức, tiêu chuẩn, chế độđể lập dự toán thể hiện như sau:
Công tác dự toán thu: Trong dự toán thu học phí đối với các hệ mà Trường liên kết với các đơn vị đào tạo, theo tác giả Phòng Đào tạo và công tác học sinh, sinh viên phải thường xuyên có sự đối chiếu số lượng học sinh, sinh viên đang học, học sinh, sinh viên nhập học, học sinh, sinh viên nghỉ
học, sinh viên ra trường từng kỳ để cung cấp cho Phòng Kế toán Tài chính làm dự toán nguồn thu chính xác. Tránh tình trạng khi thanh lý hợp đồng mới kiểm tra có trường hợp số lượng học sinh, sinh viên trong quá trình học vì nhiều lý do đã bỏ học nhưng Phòng đào tạo và công tác học sinh, sinh viên vẫn cung cấp danh sách cũ.
Công tác dự toán chi: Qua phân tích nội dung dự toán các khoản chi ở
chương 2 tác giả nhận thấy đối với một số nội dung chi đơn vị chưa căn cứ
vào định mức để lập dự toán:
- Tiền điện, tiền nước, xăng dầu… thực tế đơn vị chi căn cứ vào mức chi của năm trước để dự toán cho năm nay mà không tính đến yếu tố nhà
nước có thể tăng giá xăng, dầu, điện, nước; nhu cầu sử dụng trang thiết bị
nhiều do quy mô học sinh, sinh viên tăng hằng năm, tần suất sử dụng phòng học, trang thiết bị giảng dạy… Nếu đơn vị dự tính các yếu tố này thì việc lập dự toán trong năm tới giữa dự toán và thực tếđã không có sự chênh lệch lớn.
- Tiền văn phòng phẩm: mặc dù đơn vị có quy định khoán nội dung này nhưng tiêu chí đưa ra mức khoán không khả thi. Do vậy chi thực tế
thường cao hơn mức khoán. Hiện tại đơn vị khoán văn phòng phẩm theo quy mô của phòng, khoa và số lượng CBVC. Do vậy khi kiểm soát chi thì các khoản chi văn phòng phẩm của một số bộ phận chi cao hơn định mức, về vấn
đề này đơn vị cần rà soát lại để đề xuất xây dựng lại định mức về văn phòng phẩm theo số lượng học sinh, sinh viên đối với các khoa, còn đối với các phòng ban Trường khoán theo quy mô hoạt động.
Trong thời gian qua Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện và Nông Lâm Trung Bộ đã ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ và cũng bổ sung phụ lục quy