6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.4.3. Hoàn thiện hoạt động quản lý tài sản
Xác định mục tiêu của hoạt động: Nhằm trang bị và sử dụng tài sản
đúng mục đích, tiêu chuẩn, định mức, chế độ, đảm bảo công bằng, hiệu quả
và tiết kiệm.
Giải pháp hoàn thiện:
P.Quản trị đời sống phối hợp với kế toán tài sản (KTTS) tiến hành dán nhãn tên tài sản, dán nhãn kiểm kê để quản lý, theo dõi tài sản. Nhãn dán phải
thiết bị (máy tính, máy chiếu…). Khi kiểm kê tài sản, lưu ý đến tình trạng tem niêm phong, lập Biên bản kiểm tra hiện trạng nếu phát hiện mất tem. Dán tem bảo hành ngay trên các máy móc thiết bị đang trong thời gian bảo hành và gạch chéo trên tem bảo hành nếu hết hạn, đồng thời chú ý việc quản lý hồ sơ, phiếu bảo hành cho khoa học hơn.
Quy định rõ ràng trách nhiệm bảo quản tài sản của từng bộ phận, cá nhân. Nếu làm mất, hoặc cố ý làm hư hỏng sẽ phải bồi hoàn. Khi tài sản hư
hỏng phải lập biên bản kiểm tra hiện trạng về tình trạng hoạt động của máy, về tình trạng niêm phong (đối với tài sản có niêm phong).
Định kỳ, P.quản trị đời sống phải tiến hành bảo trì, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Hàng ngày bộ phận phải lau chùi, bảo quản tài sản do mình sử
dụng; phòng quản trị phải chịu trách nhiệm phân công người lau chùi vệ sinh máy móc, thiết bị giảng dạy và các tài sản chung thuộc phòng Quản trị quản lý.
P.Quản trị đời sống chủ trì làm tốt công đoạn xác định nhu cầu mua sắm, nhu cầu sử dụng tài sản và quyết định chọn mua trong các quy trình về mua sắm tài sản để đảm bảo hàng mua về được sử dụng đúng mục
đích và hiệu quả.
Bổ sung mẫu Biên bản điều chuyển tài sản nội bộđể sử dụng khi có sự điều chuyển tài sản giữa các bộ phận với nhau, biên bản này được lập thành 4 bản lưu tại: P.Quản trị đời sống, kế toán tài sản, bộ phận có tài sản điều chuyển, bộ phận nhận tài sản để làm căn cứ ghi nhận tài sản điều chuyển. Phòng Quản trị đời sống và Kế toán tài sản mở Sổ theo dõi điều chuyển tài sản nội bộ cập nhật thông tin thường xuyên và đối chiếu nhằm đảm bảo số
liệu trên sổ sách kế toán khớp với thực tế kiểm kê.