6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.4.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi
Đối với công việc trong nội bộ, Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ cần thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý, kiểm soát chi NSNN qua quỹ, ngân hàng, KBNN; thực hiện việc thanh toán kịp thời các khoản chi NSNN khi đã có đầy đủ các hồ sơ theo đúng trình tự, thủ tục quy định, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN, đặc biệt là các khoản chi mua sắm, sửa chữa, chi đầu tư XDCB, chi khác…
Nếu có sự thay đổi về chế độ, chính sách đơn vị cần tiếp cận nhanh chóng chính sách thanh toán và giao dịch với KBNN, nghe phổ biến những quy định mới.
Tiếp thu các ý kiến đóng góp để tiếp tục hoàn thiện các quy trình, thủ
tục đặc biệt là về tổ chức công việc và thái độ làm việc của cán bộ kế toán. Kiên quyết từ chối thanh toán bất kỳ khoản chi nào không đủ hồ sơ, thủ
tục hoặc vượt định mức, đơn giá quy định.
Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm tra nội bộ trong đơn vị nhằm phát hiện kịp thời những sai sót trong quá trình quản lý chi tiêu NSNN, chấn chỉnh kịp thời các hành vi gây phiền hà đối với cá nhân đến thanh toán. Khi có những dư luận hoặc thông tin về thái độ phục vụ chưa tốt của cán bộ kế toán, thì Hiệu trưởng cần có biện pháp kiểm tra, xác minh để xử lý kiên quyết và kịp thời.
Đối với kinh phí hoạt động thường xuyên: Trong quá trình thực hiện,
được cấp có thẩm quyền giao cho phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị,
đồng thời gửi cơ quan quản lý cấp trên và KBNN nơi đơn vị mở tài khoản để
theo dõi, thanh toán và quyết toán.
Đối với kinh phí chi cho hoạt động không thường xuyên: khi điều chỉnh các nhóm mục chi, nhiệm vụ chi, kinh phí cuối năm chưa sử dụng hoặc chưa sử dụng hết thực hiện theo quy định của luật NSNN và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
a. Hoàn thiện quy trình tiền lương
Xác định mục tiêu của quy trình:
Xác định đúng mức lương và chế độđược hưởng của từng lao động
Xác định đúng công lao động để trảđúng, trả đủ tiền lương.
Cập nhật thông tin nhân sự kịp thời, trả lương kịp thời theo quy định.
Có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, giảm thiểu các sai sót, gian lận.
Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.
Giải pháp hoàn thiện quy trình:
Kế thừa các bước trong quy trình hiện có. Cụ thể hóa quy trình tiền lương bằng văn bản có hướng dẫn cụ thể và thông báo để mọi người biết và thực hiện theo, đưa quy trình vào triển khai áp dụng một cách nghiêm túc. Quy định rõ trách nhiệm của những cá nhân, bộ phận liên quan trong quy trình, có các bảng biểu chứng từ đi kèm. Kết hợp sử dụng bảng mô tả chi tiết công việc của từng cá nhân.
Các cá nhân phải tự cập nhật, hiểu và thực hiện đúng chế độ chính sách của nhà nước đối với người lao động, học tập nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc. Kiểm soát ngày giờ
Bộ phận tự chấm công, ngày cuối tháng chuyển cho P.TCHC lập
Bảng tổng hợp giờ công trong tháng và chuyển kế toán tiền lương để tính lương. Nếu vắng không có lý do chính đáng sẽ tính trừ vào lương. Đối với giáo viên, Phòng Đào tạo có biện pháp kiểm tra, giám sát giờ dạy, quản lý trên định mức lao động, nếu không hoàn thành định mức giờ lao động sẽ xử
lý thu hồi tiền theo cách tính thù lao trội giờ. Tăng cường công tác thông tin truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận, sử dụng các bảng biểu chuyển giao thông tin. Theo dõi và đối chiếu thông tin thường xuyên giữa các bộ phận liên quan thông qua các biểu mẫu nội bộ. Có chế độ báo cáo rõ ràng, minh bạch và kịp thời giúp kiểm tra đối chiếu dữ liệu nhằm ngăn ngừa và phát hiện sai sót. Tác giả xin đề xuất một số mẫu chứng từ bổ sung sau:
Bảng danh sách CBGV tại ngày 1 tháng 1 của năm do P.TCHC lập vào đầu năm, trong đó có đủ các thông tin về chức vụ, chức danh, tuổi, ngạch, bậc lương, trình độ…chuyển cho P.Kế toán tài chính để làm căn cứ kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh dữ liệu vào đầu năm.
Bảng chấm công do bộ phận lập gửi P.TCHC vào ngày cuối tháng.
Bảng tổng hợp tình hình thay đổi nhân sự trong tháng do phòng TCHC lập.
Bảng tổng hợp ngày công lao động do phòng TCHC lập dựa trên việc tổng hợp thông tin từ các bảng chấm công của các bộ phận.
Báo cáo tình hình tăng giảm quỹ lương trong tháng, do KT tiền lương lập, trong đó ghi rõ nguyên nhân tăng giảm để kiểm tra, rà soát phát hiện các sai sót kịp thời.
b. Hoàn thiện chu trình chi mua sắm vật tư hàng hoá, dịch vụ
- Mục tiêu kiểm soát: Chi mua sắm vật tư, dụng cụ, thiết bị đúng yêu cầu, đúng định mức, đúng tiêu chuẩn chất lượng, có xuất xứ rõ ràng, đúng kế
vụđược cung cấp kịp thời.
- Trình tự, nội dung kiểm soát:
+ Đối với chi phí nhiên liệu, xăng dầu: Trên cơ sở công lệnh của Phòng tổ chức hành chính, Phòng quản trị có trách nhiệm theo dõi, đề xuất cấp hoặc chi theo định mức tiêu hao nhiên liệu theo quy định của Nhà nước.
Căn cứ vào lệnh điều xe, kế hoạch công tác của các bộ phận trong đơn vị, bảng lộ trình công tác, căn cứ vào số Km xe chạy thực tế, định mức nhiên liệu được duyệt cho từng loại xe, hóa đơn xăng, bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ và thanh toán. Trường hợp thanh toán nhiên liệu như xăng, dầu cho các máy phát điện trong trường hợp cúp điện phải căn cứ vào giấy báo số giờ
chạy máy nổ, định mức nhiên liệu cho từng loại máy, có ký xác nhận của các Trưởng bộ phận liên quan kèm lịch thông báo cúp điện của điện lực Bình
Định.
+ Đối với chi phí điện, nước: Phòng quản trị có trách nhiệm theo dõi chung tình hình sử dụng điện nước và đề nghị thanh toán theo hóa đơn.
Phòng tổ chức hành chính thực hiện việc kiểm tra thực tế tình hình sử
dụng điện, nước trong đơn vị, cuối tháng tiến hành ghi sổ số liệu thực tế kwh
điện và số khối nước đã sử dụng, đối chiếu với số liệu trên hoá đơn của Công ty điện lực Bình Định và Công ty cấp thoát nước Bình Định. Sau đó lập giấy
đề nghị thanh toán và chuyển cho Phòng Kế toán Tài chính, kế toán tiến hành kiểm tra hoá đơn về số lượng, đơn giá trình lãnh đạo kiểm tra, sau đó kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm chi và trình lãnh đạo ký duyệt trước khi thanh toán.
c. Hoàn thiện quy trình mua sắm trực tiếp và sửa chữa tài sản
Xác định mục tiêu của quy trình:
Đảm bảo kế hoạch mua sắm sửa chữa của Trường.
Mua hàng đáp ứng được mục đích và nhu cầu sử dụng, đúng tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu, có xuất xứ rõ ràng, chế độ bảo hành tốt, mua đủ số
lượng theo yêu cầu, giá cả phù hợp và cung cấp kịp thời.
Sửa chữa tài sản: chữa đúng bệnh, giá cả phù hợp, đảm bảo chất lượng dịch vụ sửa chữa như cam kết.
Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.
Giải pháp hoàn thiện quy trình:
Đề xuất đổi tên quy trình này thành Quy trình mua sắm trực tiếp hàng hóa dịch vụ, vì thực chất sửa chữa được xem là một loại hình dịch vụ,
đổi tên quy trình sẽ mang tính bao quát tốt hơn, mở rộng phạm vi đối tượng
điều chỉnh (các trường hợp thuê mua dịch vụ, VD: dịch vụ vệ sinh, dịch vụ
bảo hiểm…).
Quy trình hiện chứa đựng nhiều vấn đề, nguyên nhân chủ yếu do không xác định tốt nhu cầu và đánh giá đúng hiệu quả đầu tư, nên có nhiều tài sản mua sắm về không khai thác sử dụng tốt, bị lãng phí…Trên cơ sở đó, tác giả
đề xuất các biện pháp hoàn thiện như sau:
Đơn vị chủ trì thực hiện là phòng tổ chức hành chính. Các đơn vị phối hợp: P.kế toán tài chính, bộ phận quản lý và sử dụng tài sản, kho vật tư, phòng kỹ thuật…. BGH phê duyệt, chức năng và nhiệm vụ cụ thể giống như quy trình hiện tại.
Làm rõ ràng, chi tiết thêm bước 1 và bước 2 của quy trình:
Bước 1: Xác định nhu cầu và kế hoạch sử dụng tài sản
Bước 2: Ra quyết định biện pháp thực hiện.
Bước 1: Xác định nhu cầu:
Nhu cầu được bộ phận dự kiến trong kế hoạch mua sắm hàng năm, và xác định lại để đề xuất thực hiện khi có nhu cầu sử dụng, lúc đó nhu cầu sẽ được xác định lại một cách chi tiết, cụ thể, rõ ràng. Việc xác định nhu cầu đúng, hợp lý sẽ hữu ích để thực hiện chi tiêu hợp lý, sử dụng đồng tiền
tiết kiệm và đúng mục đích.
Căn cứ xác định nhu cầu:
Bộ phận đề xuất dựa vào kế hoạch công tác, kế hoạch sử dụng để
xác định nhu cầu cụ thể về số lượng, quy cách, phẩm chất, mẫu mã.
Phòng quản trị phối hợp bộ phận kho kiểm tra tồn kho để xem có cần mua dự trữ thêm không hoặc số hiện có đáp ứng được mức nào…
Phòng quản trị kiểm tra cơ sở vật chất thường xuyên và theo dõi thời gian khai thác sử dụng để kịp thời phát hiện nhu cầu cần mua sắm hoặc duy tu, bảo dưỡng.
Yêu cầu:
Phòng quản trị cần xem xét, thẩm tra nhu cầu một cách nghiêm túc, nếu nhu cầu xác định đúng thì mới chuyển sang bước 2, nếu không phải xác định lại. Nhu cầu phải hợp lý, phù hợp với khả năng đáp ứng của Nhà trường, kèm theo giải trình cụ thể, chi tiết số lượng, chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, …
Nhu cầu phải kèm theo dự toán kinh phí chuyển phòng Kế toán Tài chính phối hợp xem xét và cho ý kiến về nguồn kinh phí thực hiện có hay không sau đó mới trình trình BGH phê duyệt. Cần chú trọng đến bước này vì nếu xác định không đúng nhu cầu sẽ gây lãng phí về công sức, thời gian, tiền bạc.
Chứng từ xác định nhu cầu cụ thể dưới dạng:
Kế hoạch mua sắm hàng hóa, dịch vụ hàng năm.
Đơn đề nghị cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ: được đánh số cụ thể.
Biên bản kiểm tra hiện trạng tài sản.
Bảng chiết tính chi phí, dự toán kinh phí.
Bước 2: Quyết định biện pháp thực hiện
Quyết định tự thực hiện hay thuê mua bên ngoài. Thông thường đối với các công việc đơn giản, sửa chữa nhỏ lặt vặt, nếu trong tầm khả năng thực hiện của nhân viên sửa chữa thì Phòng Quản trị tự thực hiện, nếu ngoài khả năng tự thực hiện mới xem xét đến khả năng thuê mua bên ngoài.
Trong trường hợp hàng hóa không thể mua được do không có điều kiện mua sắm (hàng hóa không có trên thị trường, không có nhà cung cấp dịch vụ, giá trị tài sản quá cao so với nhu cầu…) phòng Quản trị cần phải có hướng giải quyết cụ thể: cho sửa chữa tài sản cũ hoặc cho thuê mua sản phẩm thay thế…. Trong các trường hợp này, phòng Quản trị cần phải làm việc lại với bộ phận đề xuất để thống nhất ý kiến.
Xem xét thật kỹ trước khi quyết định có thật sự cần thiết phải thuê mua ngay không. Thành lập hội đồng thẩm tra và quyết định trong trường hợp giá trị hợp đồng thuê mua lớn.
Phải có phê duyệt của phòng kế toán tài chính về ngân sách thực hiện kèm theo để tránh tình trạng thuê mua sa đà vượt quá ngân sách cho phép. Trưởng phòng kế toán xem xét đến khả năng thanh toán vào thời điểm phải trả người cung cấp, nếu không đủ khả năng cần phải có biện pháp xin gia hạn thời hạn thanh toán, hoặc lùi thời điểm thực hiện thuê mua, hoặc giảm số lượng … Các thủ tục cụ thể thể hiện qua chứng từ: ký duyệt trên chứng từ của bước 1
d. Hoàn thiện quy trình thanh toán
Xác định mục tiêu của quy trình:
Thanh toán đúng đối tượng, đúng hàng hóa dịch vụ, đúng số tiền, và kịp thời
Giảm thiểu các sai sót, gian lận trong quá trình lập hồ sơ và thủ tục thanh toán. Minh bạch, công khai chế các độ thanh toán để mọi
người cùng tham gia thực hiện kiểm tra giám sát.
Mọi cá nhân, bộ phận đều dễ dàng tham gia vào quy trình khi có liên quan.
Giải pháp hoàn thiện quy trình:
Giữ nguyên các bước theo quy trình hiện tại, bổ sung một số thủ tục kiểm soát sau:
P.TCHC phối hợp với P.KT -TC soạn thảo quy định biện pháp xử
phạt thích đáng và nghiêm túc thực hiện đối với cá nhân hoặc bộ phận thường xuyên xảy ra sai sót, sai sót nghiêm trọng, hoặc cố ý gian lận để mọi người làm việc cẩn thận hơn, trách nhiệm hơn, nâng cao ý thức tuân thủ và tính trung thực.
P.KT- TC phải cụ thể hóa quy trình kèm diễn giải chi tiết, có các hướng dẫn cụ thể các bước thực hiện trong quy trình và thời gian thực hiện, thống nhất các mẫu biểu trong từng trường hợp thanh toán, hướng dẫn kỹ
năng tập hợp chứng từ và yêu cầu của chứng từ đề nghị thanh toán và truyền thông đến từng cá nhân, bộ phận bằng nhiều cách: đăng tải hướng dẫn trên trang web; in phát về bộ phận.
Trưởng P.KT - TC bố trí thêm người hỗ trợ mảng công việc hiện tại của kế toán thanh toán (KTTT) để tách kiểm soát chi ra khỏi KTTT, vừa
đưa thêm người kiểm soát vào trong quy trình, vừa giảm tải công việc cho KTTT
P.KT - TC đề xuất các bộ phận bố trí một người chuyên phụ trách tài chính (PTTC), đầu mối chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ, đề nghị thanh toán, làm việc trực tiếp với phòng KT - TC về công tác thanh toán phát sinh của bộ phận, PTTC được hưởng phụ cấp kiêm nhiệm, được P.KT - TC tập huấn kỹ năng làm thủ tục thanh toán sẽ giúp quy trình được vận hành trôi chảy hơn.
Định kỳ P.KT - TC chủ trì mở các buổi tập huấn về công tác thanh toán để mọi người quan tâm đến dự, mời đích danh một số đối tượng hay tham gia vào quy trình: PTTC bộ phận, trưởng bộ phận, cán bộ thu mua ….
Quy định nhiều cùng tham gia thực hiện các công đoạn trong quy trình: Người đề nghị (PTTC), người thực hiện công việc, người xác nhận nghiệp vụ (phụ trách bộ phận), người thụ hưởng, người kiểm tra (kiểm soát thanh toán), người lập lệnh thanh toán (KTTT) người xét duyệt (TP.KT -TC), người ký duyệt (Hiệu trưởng), người trả tiền (thủ quỹ, BKNN, ngân hàng)…, việc làm này tuy rườm rà nhưng góp phần kiểm soát rất tốt các sai sót, gian lận, cùng tham gia kiểm tra giám sát lẫn nhau.
Đối với công việc đặc thù riêng của từng bộ phận mà khó kiểm soát thì sử dụng định mức khoán chi.
Dùng thủ tục đối chiếu, thẩm tra, kiểm soát chéo các chứng từ kế toán với kế hoạch, chương trình, thông tin chung…(hợp đồng thỉnh giảng đối chiếu kế hoạch giảng dạy, đối chiếu với thời khóa biểu…)
Các bộ phận, đầu mối là P.KTTC phải thường xuyên rà soát, điều chỉnh, dự kiến hết các trường hợp chi tiêu để xây dựng định mức bổ sung vào quy chế chi tiêu nội bộ làm căn cứ kiểm soát và thanh toán.