6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.5.2. Tổ chức thông tin
a. Tổ chức hệ thống chứng từ
Việc tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu (lập chứng từ kế toán) trong những năm qua tại Trường được tiến hành rất nghiêm túc, khoa học và đầy
đủ giúp cho việc quản lý được dễ dàng, bảo vệ được tài sản và chất lượng thông tin, sử dụng hiệu quả nguồn lực của Nhà trường. Chứng từ ban đầu đã tham gia tích cực vào việc kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn chặn được các gian lận xảy ra trong quá trình quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, tiền bạc của Nhà trường.
Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán ở Trường gồm những bước sau:
Sơ đồ 2.3 : Quá trình tự luân chuyển chứng từ tại Trường CĐNCĐ
Hệ thống chứng từ phục vụ cho các khoản thu như: Giấy thông báo hạn mức kinh phí cấp, biên lai thu tiền, phiếu thu, bảng kê thu học phí, thu khác.
Hệ thống chứng từ phục vụ cho các khoản chi như: Bảng kê tiền lương, tiền công, các bảng phụ cấp, học bổng, BHXH, Phiếu chi, giấy rút dự toán ngân sách, hoá đơn thanh toán điện, nước, thuê mướn, công tác phí, sửa chữa nhỏ … các hợp đồng mua sắm, xây lắp, sửa chữa lớn … chi hỗ trợ khác.
Trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã thể hiện các bước kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Hệ thống chứng từ đầy đủ
và đã được phân loại, tổ chức rõ ràng cung cấp được các nghiệp vụ kịp thời Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lưu trữ và bảo quản chứng từ Ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết Phân loại sắp xếp chứng từ Lập chứng từ (ghi nghiệp vụ kinh tế vào
chứng từ)
(1) (2)
(3) (4)
giúp cho ban lãnh đạo kiểm soát được thu, chi thông qua luân chuyển chứng từ và đối chiếu các sổ sách từđó tìm ra được các sai phạm.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ sách kế toán
Đối với các khoản thu tài khoản sử dụng: TK511; TK311; TK312; TK336; TK461; TK462…
Đối với công tác chi tài khoản sử dụng là: TK111; TK112; TK331; TK332; TK334; TK661; TK662; TK152; …
Các TK kế toán đã mở đủ các khoản thu, chi. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán thu, chi được phản ánh đầy đủ, kịp thời.
Sổ kế toán: Sổ cái; Sổ chi tiết các khoản thu; Sổ chi tiết chi hoạt động; Sổ theo dõi nguồn kinh phí; Sổ tổng hợp nguồn kinh phí; Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí ở kho bạc; Sổ chi chí đầu tư xây dựng cơ bản…
Trong KSNB hệ thống sổ sách đóng vai trò rất quan trọng, nhận thức
được điều này tại Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ đã tổ chức hệ thống sổ sách rất khoa học, đầy đủ vì đó là nơi lưu trữ các thông tin cần thiết, giúp Ban giám hiệu thu thập được các thông tin để
ra các quyết định điều hành các hoạt động tác nghiệp đồng thời thuận lợi trong việc giám sát các hoạt động thu, chi ngân sách.
c. Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính – quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tình hình về
tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí của Nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của Nhà trường trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của Nhà trường, là căn cứ quan trọng giúp các cơ quan quản lý Nhà nước, giúp Hiệu trưởng kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của Nhà trường.
Hệ thống báo cáo áp dụng tại Trường Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ được căn cứ vào sổ kế toán do Bộ Tài chính
quy định gồm các báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ
Bảng cân đối tài khoản; Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng; Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động; Báo cáo chi tiết kinh phí dự án; Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN; Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN; Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh; Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ; Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang; Thuyết minh báo cáo tài chính.
2.6. CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ