6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.4. ĐẶC ĐIỂM VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 2.4.1. Đặc thù về quản lý
Là một đơn vị sự nghiệp đặc thù của ngành là đào tạo, giáo dục nên quan điểm của các nhà quản lý trong đơn vị ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, quy định cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát của Trường Cao
Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ
Hiệu trưởng trường học là người chịu trách nhiệm cao nhất về mặt tổ chức, quản lý các hoạt động và chất lượng giáo dục của Nhà trường, là chủ tài khoản và
là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động tài chính của đơn vị.
Thuận lợi của trường học: Hiệu trưởng là người có uy tín về phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, chuyên môn, nghiệp vụ, có năng lực quản lý trường học. Tuy nhiên Hiệu trưởng trường học chỉ có chuyên môn về sư
phạm, không có chuyên môn về quản lý tài chính nên một phần nào đó làm hạn chế công tác kiểm tra, kiểm soát của đơn vị.
Vì vậy trong công tác kiểm tra, kiểm soát thu, chi còn hạn chế còn bỏ
sót những sai phạm trong thu, chi.
2.4.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Nhà trường như đã nêu ở trên bao gồm: Ban Giám hiệu; các Phòng ban; Khoa- Bộ môn; Trung tâm.
Trường được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, tuân thủ
nguyên tắc chế độ một thủ trưởng, bộ máy quản lý gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác chỉđạo thuận lợi trong việc thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ công chức và thủ trưởng đơn vị dễ dàng chỉ đạo điều hành. Tuy nhiên do Trường có 3 cơ sở nên việc triển khai và quản lý các hoạt động của Nhà trường còn gặp nhiều khó khăn và việc kiểm soát các khoản thu, chi còn gặp nhiều rủi ro.
2.4.3. Chính sách nhân sự
Nhà trường đã có những quy định cụ thể về chính sách nhân sự như: quy định tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ, hợp đồng lao động; quy định thực hiện chính sách tiền lương, chính sách khen thưởng, chính sách bảo hiểm xã hội và đặc biệt là xây dựng phương án chi trả tăng thu nhập cho người lao
động, giúp cho đội ngũ cán bộ tích cực hơn trong công tác, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, kiểm soát của đơn vị.
Các bộ phận kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách, các cấp quản lý có đầy đủ năng lực và phẩm chất thực thi công việc kiểm tra, kiểm soát các
khoản thu, chi. Tuy nhiên do trường có 3 cơ sở nên việc kiểm tra, kiểm soát thu, chi còn có nhiều rủi ro.
Về mặt chính sách tiền lương, Trường CĐ nghề đã xây dựng “Quy chế
chi tiêu nội bộ” nhằm phân chia một cách hợp lý và khoa học các nguồn thu, từđó thu nhập của người lao động trong đơn vịđược cải thiện đáng kể (lương tăng thêm), giúp cán bộ, giáo viên yên tâm công tác tại Trường. Ngoài ra lãnh
đạo Trường cũng có chính sách kỷ luật hay khen thưởng kịp thời cho người lao động nhằm động viên tinh thần làm việc cũng như trách nhiệm, quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động trong Trường.
2.4.4. Ban kiểm soát
Là bộ phận độc lập trực thuộc ban Giám hiệu làm nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động trong Nhà trường. Việc thực hiện kiểm soát thông qua cán bộ
quản lý trong bộ máy, qua giáo viên chủ nhiệm, qua cán bộ quản lý học sinh, sinh viên. Hình thức kiểm soát chủ yếu qua các báo cáo nhanh, qua hệ thống thông tin nghiệp vụ, mang tính rời rạc, chưa có hệ thống.
Ban kiểm soát nhằm kiểm tra các rủi ro, sai phạm các hoạt động thu, chi trong Nhà trường từ đó giúp những người thực hiện hoạt động thu, chi thực hiện nghiêm chỉnh giảm thiểu các gian lận xảy ra trong Nhà trường.
2.4.5. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh phí
Trường Cao đẳng Nghề hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm dưới sự quản lý trực tiếp của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn. Trường Cao đẳng Nghề được tự chủ và tự chịu trách nhiệm đối với phần sử dụng kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp và phần học phí còn lại để
thực hiện nhiệm vụ của Trường đúng quy định của Nhà nước.
Trường Cao đẳng Nghề là đơn vị sự nghiệp có thu đảm bảo một phần kinh phí hoạt động thường xuyên, được tự chủ tài chính theo Nghị
hiện nhiệm vụ, được ổn định kinh phí hoạt động thường xuyên do Ngân sách Nhà nước cấp. Trong phạm vi nguồn tài chính của Nhà trường (bao gồm nguồn ngân sách nhà nước cấp và nguồn thu sự nghiệp). Trường xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ dựa trên điều kiện đặc thù của đơn vị mình nhằm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chính trịđược giao và sử dụng kinh phí có hiệu quả.
* Nguồn thu của Trường chịu sự quản lý và điều tiết của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn theo quy chế chi tiêu nội bộ gồm:
- Học phí các hệ đào tạo chính quy
- Học phí các hệ vừa học vừa làm, đào tạo liên kết
* Nguồn thu của Trường giao cho Hiệu trưởng quyết định theo nguyên tắc lấy thu bù chi và có tích lũy gồm:
- Học phí học lại
- Học phí các hệ cấp chứng chỉ
- Các khoản thu hợp pháp khác được để lại sử dụng theo quy định
Qua đây cho thấy Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn đã giao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm cho Trường tương đối cao trong đó giao quyền: Nếu các khoản kinh phí thường xuyên Trường sử dụng không hết Trường có thể tăng thu nhập cho cán bộ viên chức của đơn vị hoặc để dành
đầu tư cơ sở vật chất, nếu thiếu thì các đơn vị phải chủ động tiết kiệm chi phí hoặc nổ lực tìm kiếm các nguồn thu để bù dắp phần thiếu hụt này.
2.5. TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ KSNB TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ CƠĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 2.5.1. Công tác dự toán kế hoạch
Hàng năm, căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định hướng phát triển giáo dục trong năm kế hoạch, công văn hướng dẫn lập kế hoạch và dự toán kinh phí của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn, Trường học xây dựng kế hoạch, dự toán thu, chi ngân sách cho đơn vị. Các kế hoạch này bao
gồm: kế hoạch phát triển, kế hoạch thu sự nghiệp, kế hoạch chi sự nghiệp. Kế hoạch phát triển: Đây là kế hoạch làm cơ sở cho việc xây dựng dự toán thu, chi ngân sách cho đơn vị, bao gồm các nội dung về tình hình qui hoạch mạng lưới trường lớp, tình hình phát triển qui mô các ngành học, bậc học như kế hoạch phát triển mạng lưới trường lớp cho từng bậc học như: kế hoạch tuyển sinh, chất lượng đào tạo các bậc học.
Kế hoạch thu sự nghiệp: Trên cơ sở kế hoạch phát triển và sốđược thực hiện năm hiện tại, Nhà trường xây dựng kế hoạch thu sự nghiệp bao gồm các khoản thu như: thu học phí, các khoản thu từ các hoạt động hợp tác đào tạo…
Kế hoạch chi sự nghiệp: Trên cơ sở kế hoạch phát triển và số lượng thực hiện năm hiện tại, kế hoạch thu sự nghiệp, Trường xây dựng kế hoạch chi sự nghiệp từ nguồn ngân sách sự nghiệp và nguồn thu sự nghiệp bao gồm các khoản chi như: chi thanh toán cá nhân, chi thanh toán hàng hóa dịch vụ, chi đầu tư phát triển, chi khác.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, nhiệm vụ của năm kế hoạch, chế độ chi tiêu tài chính hiện hành, kết quả hoạt động sự nghiệp, tình hình thu, chi tài chính của năm trước liền kề, đơn vị lập dự
toán thu, chi năm kế hoạch; xác định loại đơn vị sự nghiệp theo quy định, số kinh phí đề nghị ngân sách Nhà nước bảo đảm hoạt động thường xuyên.
Trường căn cứ vào chức năng, nhiệm vụđược cấp có thẩm quyền giao, nhiệm vụ của năm kế hoạch; căn cứ vào định mức, chế độ chi tiêu tài chính hiện hành của Nhà nước quy định; kết quả thu sự nghiệp và chi hoạt động thường xuyên năm trước liền kề (có loại trừ các yếu tốđột xuất, không thường xuyên) được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Trường lập dự toán thu, chi gửi Bộ
Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn phê duyệt. · Lập dự toán từ nguồn ngân sách cấp:
- Số lượng học sinh, sinh viên các hệ đào tạo bao gồm số học sinh, sinh viên ra trường, số học sinh, sinh viên đang học và số dự kiến tuyển mới theo chỉ tiêu đào tạo được giao.
- Số lượng giáo viên, cán bộ công nhân viên theo biên chế và hợp đồng tại Trường.
- Căn cứ vào kế hoạch sữa chữa, xây dựng cơ sở vật chất của Trường. - Căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ các năm trước và định mức kinh phí Nhà nước giao.
Trên cơ sở các căn cứ trên Trường tiến hành xây dựng dự toán thu, chi Ngân sách Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn.
(1): Trường lập và gửi dự toán thu, chi Ngân sách lên Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn.
(2) : Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn tổ chức xem xét, thẩm tra dự toán thu, chi và điều chỉnh.
(3): Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn sau khi xem xét và phê duyệt sẽ thông báo giao dự toán kinh phí hoạt động trong năm cho Cao đẳng nghề.
· Lập dự toán thu, chi từ nguồn thu sự nghiệp và nguồn thu khác
Sơđồ 2.2 : Quy trình lập dự toán thu sự nghiệp và thu khác tại Trường Cao Đẳng Nghề
Dự báo số lượng sinh viên
Dự toán thu Dự toán chi
Dự báo kết quả
hoạt động
(1) (2)
Lập dự toán thu:
- Nguồn thu học phí Nhà trường đều thu theo quy định của Nhà nước. Căn cứ vào số lượng học sinh, sinh viên đang học. Số học sinh, sinh viên nhập học, số sinh viên ra Trường. Trường tiến hành lập dự toán thu theo mức học phí Bộ Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn thông báo cho từng năm học.
Tổng thu sự nghiệp =
Số lượng học sinh, sinh
viên bình quân x 2 kỳ - Nguồn thu học phí khác:
Trường căn cứ vào nhu cầu tài chính của đơn vị mình, căn cứ vào chi phí phải bỏ ra và dựa vào những quy định của Nhà nước để xác định mức thu hợp lý, đảm bảo bù đắp chi phí và có tích lũy.
- Nguồn thu khác: Trường dựa trên cơ sở số thu của năm trước và dự
kiến các khoản thu của năm nay. Lập dự toán chi:
- Căn cứ vào dự toán thu Trường lập bảng trích lập nguồn dự toán được chi theo quy chế chi tiêu nội bộ của Trường.
Căn cứ vào quy định tạm thời của Hiệu trưởng Trường lập bảng trích lập chi theo quy định về nguồn thu học phí theo các hệ
- Căn cứ vào nguồn thu khác Trường lập dự toán chi cho năm nay. - Dự toán kết quả hoạt động thu, chi = Tổng thu – Tổng chi
Căn cứ vào dự toán để xác định được mức thu, chi hợp lý trong năm, giúp đảm bảo bù đắp chi phí có tích lũy. Khi phát sinh các nghiệp vụ chi, người quản lý cần xem xét có nên phê duyệt khoản chi không thì phải dựa vào dự toán. Như vậy dự toán làm cơ sở kiểm tra kiểm soát thu, chi ngân sách.
2.5.2. Tổ chức thông tin
a. Tổ chức hệ thống chứng từ
Việc tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu (lập chứng từ kế toán) trong những năm qua tại Trường được tiến hành rất nghiêm túc, khoa học và đầy
đủ giúp cho việc quản lý được dễ dàng, bảo vệ được tài sản và chất lượng thông tin, sử dụng hiệu quả nguồn lực của Nhà trường. Chứng từ ban đầu đã tham gia tích cực vào việc kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn chặn được các gian lận xảy ra trong quá trình quản lý và sử dụng tài sản, vật tư, tiền bạc của Nhà trường.
Quá trình luân chuyển chứng từ kế toán ở Trường gồm những bước sau:
Sơ đồ 2.3 : Quá trình tự luân chuyển chứng từ tại Trường CĐNCĐ
Hệ thống chứng từ phục vụ cho các khoản thu như: Giấy thông báo hạn mức kinh phí cấp, biên lai thu tiền, phiếu thu, bảng kê thu học phí, thu khác.
Hệ thống chứng từ phục vụ cho các khoản chi như: Bảng kê tiền lương, tiền công, các bảng phụ cấp, học bổng, BHXH, Phiếu chi, giấy rút dự toán ngân sách, hoá đơn thanh toán điện, nước, thuê mướn, công tác phí, sửa chữa nhỏ … các hợp đồng mua sắm, xây lắp, sửa chữa lớn … chi hỗ trợ khác.
Trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ đã thể hiện các bước kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Hệ thống chứng từ đầy đủ
và đã được phân loại, tổ chức rõ ràng cung cấp được các nghiệp vụ kịp thời Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lưu trữ và bảo quản chứng từ Ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết Phân loại sắp xếp chứng từ Lập chứng từ (ghi nghiệp vụ kinh tế vào
chứng từ)
(1) (2)
(3) (4)
giúp cho ban lãnh đạo kiểm soát được thu, chi thông qua luân chuyển chứng từ và đối chiếu các sổ sách từđó tìm ra được các sai phạm.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống sổ sách kế toán
Đối với các khoản thu tài khoản sử dụng: TK511; TK311; TK312; TK336; TK461; TK462…
Đối với công tác chi tài khoản sử dụng là: TK111; TK112; TK331; TK332; TK334; TK661; TK662; TK152; …
Các TK kế toán đã mở đủ các khoản thu, chi. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán thu, chi được phản ánh đầy đủ, kịp thời.
Sổ kế toán: Sổ cái; Sổ chi tiết các khoản thu; Sổ chi tiết chi hoạt động; Sổ theo dõi nguồn kinh phí; Sổ tổng hợp nguồn kinh phí; Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí ở kho bạc; Sổ chi chí đầu tư xây dựng cơ bản…
Trong KSNB hệ thống sổ sách đóng vai trò rất quan trọng, nhận thức
được điều này tại Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ đã tổ chức hệ thống sổ sách rất khoa học, đầy đủ vì đó là nơi lưu trữ các thông tin cần thiết, giúp Ban giám hiệu thu thập được các thông tin để
ra các quyết định điều hành các hoạt động tác nghiệp đồng thời thuận lợi trong việc giám sát các hoạt động thu, chi ngân sách.
c. Báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính – quyết toán ngân sách dùng để tổng hợp tình hình về
tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí của Nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của Nhà trường trong kỳ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của Nhà trường, là căn cứ quan trọng giúp các cơ quan quản lý Nhà nước, giúp Hiệu trưởng kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của Nhà trường.
Hệ thống báo cáo áp dụng tại Trường Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ được căn cứ vào sổ kế toán do Bộ Tài chính
quy định gồm các báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ
Bảng cân đối tài khoản; Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng; Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động; Báo cáo chi tiết kinh phí dự án; Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại KBNN; Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN; Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh; Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ; Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang; Thuyết minh báo cáo tài chính.