6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.6.1. Các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ thu tại Trường CĐ
a. Kiểm soát kinh phí từ ngân sách nhà nước cấp
Sơđồ 2.4: Quy trình nhận kinh phí từ ngân sách cấp
Trường căn cứ vào dự toán được giao kinh phí hoạt động trong năm của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn, Trường tự kiểm tra, kiểm soát số thực nhận theo nguồn kinh phí cấp cho đơn vị mình để tiến hành chi tiêu trong năm của đơn vị mình.
Quy trình và nội dung kiểm soát kinh phí từ ngân sách Nhà nước cấp: (1): Trường lập kế hoạch sử dụng kinh phí trình Bộ Nông Nghiệp và
Ban lãnh đạo, Kế toán trưởng Bộ NNV PTNT Kho bạc Hiệu trưởng, kế toán trưởng Thủ quỹ (1) (2) (3) (4) Bảng đối chiếu dự toán (5)
Phát Triển Nông Thôn ra quyết định phân bổ kinh phí hoạt động năm cho
đơn vị.
(2): Dựa trên quyết định đã được Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn giao dự toán thu, chi NSNN trong năm. Kế toán trường ra Phòng Kế
toán Kho bạc Nhà nước lập dự toán để hoạt động.
(3): Định kỳ theo kế hoạch, Trường lập giấy rút dự toán ngân sách (chuyển khoản, chuyển tiền, cấp séc bảo chi) hoặc lập giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt sử dụng. Có đầy đủ các chữ ký của Thủ trưởng đơn vị
và Kế toán trưởng đã được đăng ký chữ ký tại Kho bạc Nhà nước.
(4): Thủ quỹ đến Kho bạc Nhà nước và nhận tiền về, kế toán ra phiếu thu nhập quỹ nếu là tiền mặt và chuyển khoản nếu là thanh toán bằng hình thức chuyển khoản (nguồn NSNN cấp).
(5): Định kỳ lập bảng đối chiếu dự toán ngân sách tại Kho bạc Nhà nước, có đầy đủ các chữ ký của thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng và xác nhận của Kho bạc Nhà nước
Rủi ro xảy ra đối với việc thu NSNN: Công tác kiểm tra thực tế nguồn thu tại đơn vị chỉ được thực hiện vào cuối năm, những sai phạm trong năm sẽ
không được điều chỉnh kịp thời, khối lượng chứng từ thu dồn lại rất nhiều vì vậy rất khó kiểm tra, điều này sẽ dẫn đến những sai sót trong công tác thu như: Thu không đúng định mức, thu thiếu so với dự toán, gian lận, sai sót trong công tác thu, các khoản thu bị bỏ quên ngoài sổ sách.
Xác định được những rủi ro trên Đơn vịđã đưa ra biện pháp kiểm soát như sau :
Đơn vị kiểm soát nguồn kinh phí NSNN cấp thông qua dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, đối chiếu nguồn kinh phí nhận được và dự toán
được lập từ đầu năm của đơn vị.
đảm bảo một phần kinh phí), cơ quan tài chính cấp bằng hạn mức kinh phí vào chi khác. KBNN thực hiện cấp phát cho đơn vị và hạch toán theo mục lục NSNN (nếu đã xác định được nội dung chi). Trường hợp chưa định được nội dung chi, KBNN thực hiện thanh toán cho đơn vị và tạm thời hạch toán vào mục chi khác, đồng thời yêu cầu đơn vị xác định rõ mục chi để hạch toán chi theo mục lục NSNN trước khi thực hiện thanh toán lần sau.
KBNN thực hiện cấp phát, thanh toán kinh phí cho các đơn vị khoán chi khi có đủđiều kiện sau:
- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền cho phép dịch vụ thực hiện khoán biên chế, kinh phí quản lý hành chính và nguồn kinh phí được giao khoán.
- Dự toán chi của đơn vị đã được duyệt trong phạm vi kinh phí được khoán theo mục lục NSNN.
- Còn đủ kinh phí để thanh toán, đã được Thủ trưởng đơn vị hoặc người
được uỷ quyền chuẩn chi. Có đủ hồ sơ chứng từ liên quan đến từng khoản chi. - Để kiểm soát nguồn kinh phí NSNN cấp: Thực hiện chi có đúng theo dự toán do đơn vị lập hay không thì tuỳ theo tính chất của từng khoản chi, các hồ sơ chứng từ thanh toán bao gồm:
- Đối với các khoản chi lương và phụ cấp lương là bản đăng ký biên chế, quỹ lương được cơ quan có thẩm quyền duyệt, phương án chi trả tiền lương của đơn vị, danh sách những người hưởng lương, bảng tăng giảm biên chế, quỹ tiền lương.
- Đối với những khoản chi mua sắm vật tư, trang thiết bị, phương tiện sửa chữa nhỏ hồ sơ chứng từ bao gồm: dự toán mua sắm, sửa chữa nhỏ được duyệt quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (trường hợp phải thực hiện đấu thầu), hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ, phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ, các hồ sơ chứng từ khác có liên quan như séc, uỷ
nhiệm chi …
- Đối với các khoản chi thường xuyên khác là bảng kê chứng từ thanh toán có chữ ký của Thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền, Kế toán trưởng.
Qua nội dung kiểm soát như trên ta thấy, việc kiểm soát thu NSNN rất chặt chẽ bởi vì tất cả các khoản NSNN cấp theo dự toán đầu năm của đơn vị đều thông qua KBNN và KBNN có trách nhiệm kiểm soát các hồ sơ, chứng từ, điều kiện chi và thực hiện cấp phát, thanh toán kịp thời các khoản chi NSNN theo đúng quy định KBNN tham gia với cơ quan tài chính, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền trong việc kiểm tra tình hình sử dụng NSNN và xác nhận số thực chi NSNN qua KBNN của đơn vị.
KBNN có quyền tạm đình chỉ, từ chối thanh toán, chi trả và thông báo cho đơn vị sử dụng kinh phí NSNN biết, đồng thời gửi cơ quan tài chính đồng cấp giải quyết trong các trường hợp sau:
Chi không đúng mục đích, đối tượng theo dự toán được duyệt; chi không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi được cấp có thẩm quyền quy
định.
b. KSNB đối với các khoản thu ngoài ngân sách
- KSNB đối với các khoản thu phí, lệ phí
Các khoản thu phí, lệ phí tại đơn vị chủ yếu là các khoản thu học phí các hệđào tạo, thu liên kết đào tạo, thu đào tạo lái xe.
+ Thu học phí hệ A, B, tiền kí túc xá Qui trình thu được thực hiện như sau:
Sơ đồ 2.5 : Qui trình thu học phí bằng tiền mặt
Quy trình và nội dung kiểm soát việc thu học phí đối với học sinh, sinh viên:
(1): Căn cứ vào hồ sơ sinh viên đã được nhập từ Phòng ĐT&CTHSSV. (2) Cán bộ phòng CTHSSV và GVCN nộp lại cho kế toán thu học phí.
(3) Cán bộ thu học phí lập biên lai thu tiền có chữ ký người thu tiền, người nộp tiền.
(4) Kế toán lập phiếu thu cho cán bộ thu học phí, có chữ ký người lập phiếu, người nộp tiền, phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị.
(5) Cuối ngày in bảng kê thu học phí và nộp về quỹ.
(6) Cuối tháng kế toán đối chiếu các về chứng từ và sổ chi tiết tiền mặt thu học phí với số tiền thực tế thu được.
(7) Trong trường hợp có sai sót xảy ra, học sinh,sinh viên đem biên lai thu tiền đến phòng Kế toán Tài chính ở các cơ sởđểđiều chỉnh.
Những rủi ro có thể xảy ra:
Chưa đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm : Kế toán thu học phí vừa viết biên lai vừa thu tiền, và cập nhật số liệu vào chương trình quản lý thu học phí nên việc theo dõi và đối chiếu chưa thể hiện tính khách quan.
Chưa thực hiện kiểm quĩ, kết sổ vào cuối ngày, việc kiểm tra đối chiếu GVCN, Phòng CTHSSV HS,Sinh viên (1) Kế toán thu học phí Kế toán trưởng Thủ quỹ (2) Kế toán thanh toán (3) (4) (5) (6) (7)
được thực hiện theo tháng như vậy có thể dẫn đến tình trạng nguồn thu phát sinh không được nhập quĩ và không được phản ánh đầy đủ vào hệ thống sổ
sách kế toán.
Chưa có sự phối hợp giữa Phòng Đào tạo và các phòng chức năng như
Kế toán Tài chính, Quản lý học sinh, sinh viên trong việc đôn đốc nộp học phí. Sinh viên nợ học phí vẫn được tham gia dự thi kết thúc môn, chỉ khi nào sinh viên nhận bằng mới thanh toán đầy đủ học phí dễ dẫn đến khả năng gian lận và thất thu khi học sinh nghỉ học giữa chừng, phản ánh nguồn thu hoặc
đối chiếu về việc nộp học phí có khi sai sót không kịp thời.
Từ những rủi ro trên có thể có những thủ tục kiểm soát như sau:
Tách rời việc ghi biên lại và thu tiền, thủ quỹ thu tiền sau đó viết số
cho kế toán ghi biên lai.
Phòng Đào tạo, phòng Công tác học sinh, sinh viên, phòng kế toán kết hợp với khoa thực hiện thu học phí theo kì để tránh thất thoát tiền học phí.
Nhà trường phải mở sổ sách kế toán theo dõi thu, chi quỹ học phí, nghiêm cấm việc tạm chi và để ngoài sổ sách kế toán quỹ học phí. Đơn vị có trách nhiệm nộp số tiền thu học phí hàng tháng vào tài khoản tiền gửi Quỹ học phí tại KBNN, sau khi kết thúc năm báo cáo quyết toán thu, chi quỹ học phí và chấp hành đầy đủ chế độ báo cáo tài chính theo quy định. Việc thu, chi quỹ
học phí phải tổng hợp chung vào Quyết toán NSNN hàng năm (ghi ở mục nguồn kinh phí khác).
Tổ Kế toán trực tiếp thu học phí hàng tháng của học sinh, sinh viên, khi thu phải cấp biên lai thu tiền cho từng học sinh.Việc thu học phí phải được tổng hợp và ghi sổ trong ngày.
+ Thu học phí các hệ khác.
Các hệ đào tạo khác của Trường: Đào tạo theo hình thức vừa học vừa làm, liên thông, liên kết đào tạo với các Trung tâm GDTX
Sơđồ 2.6: Quy trình thu học phí học sinh học tại các trung tâm
Việc thu học phí Nhà trường hợp đồng với Trung tâm, trung tâm đảm nhiệm việc thu học phí các học sinh, sinh viên theo học tại trung tâm. Cuối khóa đào tạo Nhà trường xem xét hợp đồng và số lượng học sinh thực học để
xác định số tiền thu được và số tiền phải chi trả cho trung tâm Rủi ro có thể xảy ra :
Trung tâm có thể thu sai định mức so với định mức học phí của Nhà Trường.
Số học sinh, sinh viên đi học có thể lớn hơn số học sinh trung tâm báo lên.
Số tiền thu được bị tổn thất so với hợp đồng do học sinh, sinh viên nghỉ
học nữa chừng mà chưa thu được học phí.
Số tiền học phí thu được bị trung tâm đã thu nhưng chưa nộp cho Nhà trường.
Để kiểm soát các khoản thu học phí tại trung tâm Nhà trường phải năm
được số lượng học sinh,sinh viên nhập học để thực hiện hợp đồng với trung tâm. Cần thu tiền học phí theo từng kì chứ không để đến cuối khóa mới thu tiền. Cần hạch toán các khoản thu trên đầy đủ, rõ ràng và chính xác, báo cáo và mở sổ sách theo dõi đầy đủ. Giáo viên đi trung tâm dạy phải cập nhật học
Nhà Trường Trung tâm Học sinh, sinh viên (1) (2) Kế toán thanh toán Thủ quỹ (3) (5) (4) (6)
sinh và báo về khoa.
Các phòng chức năng phải kết hợp chặt chẽđể nắm rõ tình hình của học sinh, sinh viên tại trung tâm.
Đối với các khoản thu khác : Bao gồm các khoản, thu học lại, thu tiền dịch vụ ở các trung tâm... Định mức thu căn cứ vào qui định của Nhà trường. Tuy nhiên Nhà trường chưa quản lý chặt chẽ được số học sinh học lại, chủ
yếu do sự phối hợp của phòng Đào tạo và giáo viên, số tiền thu được do phòng Đào tạo báo cáo lên vì vậy có thể thất thu.
Để kiểm soát các khoản thu khác vào năm học mới, đơn vị căn cứ vào các hợp đồng đã được ký kết bằng hình thức tổ chức đấu thầu hay chỉ định thầu, số lượng sinh viên học lại, số lượng học sinh tham gia các dịch vụ để đơn vị thực hiện việc kiểm soát thu các dịch vụ này. Cần hạch toán các khoản thu trên đầy đủ, rõ ràng và chính xác, báo cáo và mở sổ sách theo dõi đầy đủ.
2.6.2. Các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ chi tại Trường CĐ Nghề CơĐiện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ