3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
- Hình thức tổ chức công tác kế toán được áp dụng là hình thức kế toán tập trung, hình thức này mọi công tác kế toán xử lý từ chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết đến các báo cáo tài chính,… đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán.
- Ưu điểm của hình thức này là cung cấp kịp thời các thông tin về kế toán cho nhà quản lý. Số liệu kế toán thường mang tính khách quan hơn do không bị chi phối ở các bộ phận sản xuất.
dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng, sự chỉ đạo của Giám đốc. Bộ máy này có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê trong công ty. Nhằm thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho Ban giám đốc hay cơ quan chức năng khác.
Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ phần Thầu Vân
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
3.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của bộ máy kế toán
3.4.2.1 Kế toán trưởng
+ Xây dựng, triển khai, phân công nhiệm vụ nội bộ phòng kế toán. + Đề xuất tuyển dụng, đào tạo, giám sát các nhân sự trực thuộc. + Chịu trách nhiệm các chứng từ thuộc phạm vi phòng kế toán.
+ Đại diện cho công ty quan hệ, xử lý công việc liên quan đến cơ quan tài chính/thuế.
+ Tham mưu cho Ban giám đốc các kế hoạch về tài chính - tín dụng - tiền tệ.
+ Giám sát việc sử dụng tài sản, vốn, công nợ trong sản xuất kinh doanh. + Lập và chịu trách nhiệm về các báo cáo tài chính theo quy chế công ty và pháp luật.
+ Quản lý các tài sản chung của công ty.
3.4.2.2 Kế toán tổng hợp
+ Lập hóa đơn bán hàng.
+ Kết chuyển từ tiêu thụ sang xuất kho trên chương trình phần mềm kế Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán đội xưởng Kế toán tiền lương Kế toán vật tư
toán. Kiểm tra đối chiếu thường xuyên các tài khoản kho với kho vật tư hàng hóa, kho thành phẩm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tính tồn kho, áp dụng giá bình quân theo hướng dẫn của phụ trách bộ phận.
+ Trích BHXH, BHYT, BHTN mỗi tháng theo quy định.
+ Hỗ trợ phòng kinh doanh thường xuyên kiểm tra số liệu trên chương trình phụ.
+ Căn cứ vào số liệu phát sinh thực tế lập báo cáo kết quả kinh doanh mỗi tháng.
+ Theo dõi công nợ phải thu các công trình của Ngọc Vân.
+ Cuối tháng kết chuyển, tính giá thành bê tông tươi, lập phiếu nhập kho thành phẩm.
+ Cuối tháng khóa sổ, nộp tờ khai thuế GTGT mỗi tháng và tờ khai tạm tính thuế TNDN mỗi quý.
+ Theo dõi lập, nộp tờ khai thuế TNCN cho mỗi nhân viên toàn chi nhánh.
+ Thường xuyên kiểm tra các tài khoản trên chương trình phần mềm kế toán.
3.4.2.3 Kế toán thanh toán, theo dõi đối chiếu nợ phải trả
+ Trực tiếp nhận, kiểm tra tất cả các chứng từ hồ sơ đề nghị thanh toán, tạm ứng của các đối tượng trong và ngoài công ty, hợp lệ hay đủ rồi lập phiếu thu, chi,...
+ Tách phiếu thu, chi, báo cáo quỹ chuyển 1 bộ ban kiểm soát, 1 bộ thủ quỹ, 1 bộ lưu hồ sơ thuế.
+ Theo dõi nợ phải trả, thường xuyên đối chiếu với phòng kinh doanh, lập bảng tổng hợp và chi tiết kèm theo phiếu giao hàng hoặc hóa đơn chứng từ đầy đủ chính xác.
+ Vào sổ hóa đơn trên bảng tổng hợp nợ phải trả để biết nhận đủ hóa đơn chưa, xong chuyển hóa đơn cho kế toán tổng hợp.
+ Mỗi tháng kiểm tra tài khoản tạm ứng của nhân viên, in ra giấy cho ký xác nhận nợ tạm ứng đầy đủ.
3.4.2.4 Thủ quỹ và theo dõi nợ phải thu, lưu công văn phòng kế toán
+ Căn cứ phiếu thu, chi đã được Giám đốc hoặc phụ trách ký duyệt thì chi hoặc thu theo đúng với số tiền trên phiếu.
+ Đi ngân hàng chuyển hoặc rút tiền, lấy lệnh có về cho kế toán lập phiếu thu chuyển khoản.
+ Lập báo cáo quỹ, mỗi ngày fax báo cáo lên thủ quỹ (Ban kiểm soát) công ty.
+ Căn cứ phiếu giao hàng của phòng kinh doanh giao, lên nợ phải thu, theo dõi nợ, thu của chi nhánh (trừ phải thu của Ngọc Vân). Đối chiếu với phòng kinh doanh và khách hàng, xác nhận phải có chữ ký của phụ trách kinh doanh bán hàng, photo cho kế toán một bản, chuyển kế toán tổng hợp ra hóa đơn.
+ Đối chiếu công nợ phải thu đối với phòng kinh doanh.
3.4.2.5 Kế toán vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu (kho tổng)
Theo dõi tổng hợp và chi tiết từng loại vật tư hàng hóa. Hỗ trợ thủ kho kiểm tra hàng thực nhập, thực xuất so sánh với trên phiếu, đối chiếu kiểm tra số liệu hàng hóa với các kho trực thuộc.
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
3.4.3.1 Chế độ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và Thông tư 244/2009/TT – BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ tài chính hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp.
Công ty đã áp dụng chế độ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn chuẩn mực do Nhà nước ban hành. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng.
3.4.3.2 Hình thức ghi sổ kế toán
Công ty Cổ phần Thầu Vân đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. - Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký Chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký Chung gồm các loại sổ kế toán sau: - Sổ Nhật ký Chung, sổ Nhật ký đặc biệt.
- Các sổ thẻ kế toán chi tiết.
Cụ thể trình tự ghi chép được thể hiện theo sơ đồ sau:
Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Thầu Vân
Ghi chú:
: Ghi hằng ngày : Ghi vào cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ:
- Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10,… ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từ sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để
Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ cái
ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lập do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Ứng dụng tin học trong công tác kế toán:
Để đảm bảo công việc kế toán được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, công ty thực hiện công việc kế toán trên chương trình phần mền kế toán trên máy vi tính. Công ty áp dụng phần mềm kế toán KT - ACCsev của công ty trách nhiệm hữu hạn tin học Lê Minh sổ sách được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung. ACCsev là giải pháp phần mềm (GPPM) đem lại cho người sử dụng lợi thế tự động hóa công tác kế toán và quản lý doanh nghiệp.
Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ phần Thầu Vân Hình 3.4 Sơ đồ quy trình kế toán máy
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày.
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ,
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán còn lại PHẦM MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị
xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
- Phần mềm kế toán gồm các mục: tiền tệ, vật tư hàng hóa, tiêu thụ, quản lý nợ, tài sản cố định, kế toán tổng hợp.
+ Tiền tệ: dùng để nhập chứng từ thu, chi in báo cáo tồn quỹ, in sổ quỹ, in chứng từ ghi sổ của TK 111, 112 (kế toán thanh toán làm).
+ Vật tư hàng hóa: dùng để nhập chứng từ nhập xuất kho, hóa đơn mua hàng, in thẻ kho và sổ chi tiết vật tư hàng hóa, báo cáo chi tiết nhập xuất tồn.
Kết chuyển từ tiêu thụ sang xuất kho (kế toán kho).
+ Tiêu thụ: dùng để nhập hóa đơn bán hàng, in sổ chi tiết bán hàng, báo cáo tiêu thụ hàng hóa, báo cáo hóa đơn sử dụng mua vào bán ra.
+ Quản lý nợ: dùng để nhập chứng từ nợ phải thu, phải trả in chi tiết nợ phải thu, phải trả, in bảng cân đối nợ phải thu, phải trả.
+ Tài sản cố định: dùng để nhập hồ sơ tài sản, tính khấu hao tài sản, in báo cáo, in sổ theo dõi tài sản cố định (kế toán tổng hợp).
+ Kế toán tổng hợp: dùng để hợp các báo biểu chi tiết, lập các báo cáo tài chính vật tư hàng hóa (kế toán tổng hợp).
3.4.4 Phương pháp kế toán
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Hình thức kế toán đang áp dụng tại phòng kế toán là hình thức kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, thực hiện hạch toán chứng từ trên máy vi tính và bằng hình thức Nhật Ký Chung.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: tính theo giá gốc, bao gồm giá mua, chi phí thu mua, chi phí vận chuyển, chi phí trực tiếp đến quá trình mua hàng.
- Phương pháp tính giá xuất kho: bình quân gia quyền cuối kỳ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Theo nguyên giá.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Phương pháp đường thẳng.
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
Trong nền kinh tế thị trường, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp gắn liền với kết quả hoạt động kinh doanh, mà chỉ tiêu quan trọng để đánh giá là lợi nhuận. Chỉ khi sản xuất kinh doanh có hiệu quả, thì doanh nghiệp mới có điều kiện để mở rộng và phát triển sản xuất. Ngược lại nếu thua lỗ sẽ có nguy cơ dẫn đến phá sản. Vì vậy cần phải xem xét và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh.
3.5.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Thầu Vân qua 3 năm 2011, 2012, 2013 qua 3 năm 2011, 2012, 2013
Bảng 3.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh qua 3 năm 2011 – 2013
ĐVT: triệu đồng
Nguồn : Phòng tài chính kế toán – Công ty Cổ phần Thầu Vân.
Chỉ tiêu Năm Chênh lệch
2012/2011
Chênh lệch 2013/2012 2011 2012 2013 Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 44.553 26.051 15.339 (18.502) (41,53) (10.712) (41,12)
2. Các khoản giảm trừ - - - -
3. Doanh thu thuần về bán hàng và c.cấp dịch
vụ 44.553 26.051 15.339 (18.502) (41,53) (10.712) (41,12)
4. Giá vốn hàng bán 37.025 24.720 15.099 (12.305) (33,23) (9.621) (38,92)
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và c.cấp dịch vụ 7.527 1.331 240 (6.196) (82,32) (1.091) (81,97)
6. Doanh thu hoạt động tài chính 3,65 7,43 0,94 3,78 103,87 (6,49) (87,35)
7. Chi phí tài chính 46,45 2.972 1.137 2.926 6.298 (1.835) (61,74)
Trong đó : Chi phí lãi vay 46,45 2.972 1.137 2.926 6.298 (1.835) (61,74)
8. Chi phí bán hàng 1.433 1.112 267 (321) (22,40) (845) (75,99)
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.047 3.490 1.319 (2.557) (42,29) (2.171) 62,21 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 4,31 (6.235) (2.481) (6.239) (144.664) 3.754 60,21
11. Thu nhập khác 17,75 29.769 - 29.751 167.613 (29.769) (100)
12. Chi phí khác - 27.140 - 27.140 - (27.140) (100)
13. Lợi nhuận khác 17,75 2.629 - 2.611 14.711 (2.629) (100)
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 22,06 (3.606) (2.481) (3.628) (16.446) 1.125 (31,20)
15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 5,52 - - (5,52) (100) - -
16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại - - - -
Qua bảng 3.1, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, ta thấy tổng doanh thu của công ty qua 3 năm 2011 – 2013 đều giảm. Tổng doanh thu năm 2012 là 26.051 triệu đồng, giảm 18.502 triệu đồng tương ứng giảm 41,53% so với năm 2011 và cao hơn năm 2013 là 10.712 triệu đồng tương ứng tỷ lệ 41,12%. Nhìn chung qua 3 năm 2011 – 2013 tổng doanh thu giảm là do công ty nhận ít hợp đồng cung cấp vật liệu xây dựng, bán bê tông tươi và các sản phẩm, hàng hóa phục vụ cho ngành xây dựng. Tổng doanh thu giảm nhưng tình hình chi phí của công ty cũng giảm không kém. Cụ thể là năm 2012 giá vốn hàng bán của công ty là 24.720 triệu đồng, giảm một lượng là 12.305 triệu đồng, tương đương với 33,23% so với năm 2011.
Đến năm 2013, giá vốn hàng bán giảm một lượng là 9.621 triệu đồng, tương ứng giảm 38,92% so với năm 2012. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến giá vốn hàng bán giảm là do nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu xây dựng tại công trình của công ty ngày càng ít nên lượng nguyên vật liệu tiêu thụ giảm mạnh. Cùng với sự sụt giảm của giá vốn hàng bán thì tình hình chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chính của Công ty cũng biến động tăng giảm thất thường.