4.2.1.1 Chứng từ
Các chứng từ sử dụng để phản ánh chi phí bán hàng bao gồm: - Bảng lương, bảng phân bổ tiền lương;
- Bảng phân bổ chi phí trả trước; - Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ; - Phiếu đề nghị mua hàng;
- Giấy đề nghị thanh toán; - Phiếu chi, phiếu thu;
- Các hóa đơn mua ngoài phục vụ bộ phận bán hàng,...
4.2.1.2 Sổ sách kế toán
Kế toán dùng các loại sổ sau để phản ánh chi phí bán hàng: - Sổ cái TK 641 - Sổ chi tiết TK 641 - Sổ nhật ký bán hàng - Sổ Nhật ký chung - Bảng kê xuất hàng... 4.2.1.3 Tài khoản sử dụng
Với đặc tính là công ty thương mại, chi phí bán hàng là khoản mục phát sinh chủ yếu trong hoạt động thương mại của công ty. Ngoài TK 641, Công ty còn mở thêm các TK cấp 2 để theo dõi chi tiết khoản mục chi phí này. Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” có 7 tài khoản chi tiết:
- Tài khoản 6411 - “Chi phí nhân viên”; - Tài khoản 6412 - “Chi phí vật liệu, bao bì”; - Tài khoản 6413 - “Chi phí dụng cụ, đồ dùng”; - Tài khoản 6414 - “Chi phí khấu hao TSCĐ”; - Tài khoản 6417 - “Chi phí dụng cụ mua ngoài”;
- Tài khoản 6418 - “Chi phí bằng tiền khác”; - Tài khoản 6419 - “Chi phí không hợp lý”.
4.2.1.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng chủ yếu là các khoản chi cho: bảo vệ, nâng, hạ hàng hóa, phân bổ công cụ dụng cụ dùng cho bộ phận bán hàng, chi phí mua ngoài như: điện, nước, điện thoại...
Để hiểu rõ hơn ta đi vào một số nghiệp vụ phát sinh tại công ty liên quan đến chi phí bán hàng trong quý 2/2014:
Nghiệp vụ 2a: Ngày 29/04/2014, theo báo cáo số liệu chi tiết tài khoản chi phí bán hàng của Công ty Cổ phần Thầu Vân về khoản chi trả tiền mua 2 bóng đèn tennis cho Lý Khánh Hoàng tổng số tiền là 5.500 đồng. Công ty đã chi tiền mặt thanh toán toàn bộ số tiền trên.
Đính kèm phụ lục 02a bao gồm chứng từ: phiếu chi, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán.
Nghiệp vụ 2b: Theo chứng từ số 00014 ngày 26 tháng 05 năm 2014 của
Công ty Cổ phần Thầu Vân là khoản chi nộp tiền vào tài khoản Lý Khánh Hoàng, chuyển trả tiền mua 2 bóng đèn tennis 1000W ánh sáng trắng – philip + phí chuyển tiền, với tổng số tiền là 16.500 đồng. Công ty thanh toán bằng tiền mặt.
Đính kèm phụ lục 02b bao gồm chứng từ: Nhật ký chi tiền, phiếu chi, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán.
Quá trình ghi sổ đối với các nghiệp vụ chi phí bán hàng phát sinh tại Công ty: Sau khi các chứng từ phát sinh ở các bộ phận chuyển về cho kế toán
thanh toán để xem xét tính hợp lệ, kế toán trưởng ký và luân chuyển lại cho kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán sẽ tiến hành lập phiếu chi đồng thời hạch toán vào màn hình vốn bằng tiền, vào phiếu chi bao gồm: ngày chứng từ, số chứng từ, đối tượng, diễn giải, tài khoản nợ, tài khoản có, tiền thuế GTGT, số tiền...
Cuối kỳ, kế toán tổng hợp chi phí bán hàng phát sinh trong quý vào sổ cái để tổng hợp số liệu vào bảng tổng hợp số liệu và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
4.2.1.5 Trình tự hạch toán vào sổ chi tiết
Phụ lục 05 đính kèm mẫu Sổ chi tiết TK 641 quý 2/2014.