4.2.2.1 Chứng từ
Chứng từ sử dụng:
- Bảng lương nhân viên văn phòng - Giấy đề nghị thanh toán
- Hóa đơn GTGT - Phiếu chi...
4.2.2.2 Sổ sách kế toán
- Sổ Nhật ký chung - Sổ chi tiết tài khoản 642 - Sổ cái tài khoản 642...
4.2.2.3 Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 642 để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh. Ngoài ra, công ty còn mở thêm tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết từng khoản mục. Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” có 7 tài khoản chi tiết:
- Tài khoản 6421 - “Chi phí nhân viên quản lý”; - Tài khoản 6422 - “Chi phí vật liệu quản lý”; - Tài khoản 6423 - “Chi phí đồ dùng văn phòng”; - Tài khoản 6424 - “Chi phí khấu hao TSCĐ”; - Tài khoản 6425 - “Thuế, phí và lệ phí”; - Tài khoản 6428 - “Chi phí bằng tiền khác”; - Tài khoản 6429 - “Chi phí không hợp lý”.
4.2.2.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ sau đây minh họa các chi phí phát sinh tại bộ phận quản lý doanh nghiệp:
Nghiệp vụ 3a: Theo hóa đơn số 0100249, ngày 18/04/2014 của Cục thuế Vĩnh Long (Đính kèm phụ lục 03a – Báo cáo số liệu chi tiết TK 133, phiếu chi, hóa đơn GTGT) cho khoản mục chi trả tiền cước viễn thông tháng 03/2014 – BĐVL với tổng số tiền chưa thuế là 1.020.000 đồng, thuế GTGT 10%. Tổng số tiền phải thanh toán là 1.122.000 đồng. Công ty đã thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt.
Nghiệp vụ 3b: Theo hóa đơn số 001425, ngày 30/04/2014 của phòng Công Thương huyện Long Hồ cho khoản mục chi trả tiền rác tháng 04/2014 với tổng số tiền phải thanh toán là 50.000 đồng bao gồm 10% thuế GTGT. Công ty đã thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt. (Đính kèm phụ lục 03b - Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào có hóa đơn bán hàng, phiếu chi, hóa đơn GTGT).
Nghiệp vụ 3c: Ngày 28/05/2014 Công ty Cổ phần Thầu Vân thanh toán tiền nước tháng 04/2014 – Nguyễn Minh Tuấn – CAPNUOC theo hoán đơn số 0193954 với số tiền thanh toán là 5.680.000 đồng, thuế GTGT 10%. Công ty thanh toán toàn bộ số tiền bằng tiền mặt.
Đính kèm phụ lục 03c bao gồm chứng từ: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu
chi, hóa đơn GTGT.
Nghiệp vụ 3d: Theo chứng từ số 00007 ngày 23/06/2014 Công ty Cổ phần Thầu Vân thanh toán tiền điện thoại, dịch vụ internet tháng 05/2014 – VIỄN THÔNG VĨNH LONG – THẦU VÂN với số tiền là 582.272 đồng, thuế GTGT 10%. Thanh toán bằng tiền mặt.
Đính kèm phụ lục 03d bao gồm chứng từ: Giấy đề nghị thanh toán, phiếu
chi, hóa đơn GTGT.
Quá trình ghi sổ đối với các nghiệp vụ chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại Công ty: Khi có nghiệp vụ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp
phát sinh, các nhân viên ở các bộ phận sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán chuyển lên phòng kế toán. Kế toán thanh toán xem xét sự hợp lệ rồi lập phiếu chi: ngày, số phiếu chi, tên đối tượng, tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền thuế, số tiền... chuyển kế toán trưởng ký, giám đốc ký. Chuyển thủ quỹ để thanh toán tiền chuyển lại kế toán thanh toán để lưu.
Cuối kỳ kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong quý vào sổ cái để tổng hợp số liệu vào bảng tổng hợp và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
4.2.2.5 Trình tự hạch toán vào sổ chi tiết
Phụ lục 05 đính kèm mẫu Sổ chi tiết TK 642 quý 2/2014.