Công ty Cổ phần Thầu Vân hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Khi xuất bán hàng hoá, thủ kho căn cứ vào chứng từ xuất kho nhận được ghi vào sổ thực xuất vào chứng từ và thẻ kho, cuối ngày tính ra số tồn để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Định kỳ 05 ngày, thủ kho gửi các chứng từ xuất đã phân loại theo từng vật tư cho phòng kế toán để ghi sổ.
4.2.4.1 Chứng từ
Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng mua bán: do hai bên thỏa thuận ký kết, trong hợp đồng ghi rõ về yêu cầu hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm giao dịch, phương tiện vận chuyển.
- Đơn đặt hàng: là cơ sở thực hiện giao dịch, là bằng chứng khi có sự khiếu nại (nếu có).
- Các chứng từ xuất kho hàng hóa, vật tư như thẻ kho, phiếu xuất kho… - Báo cáo nhập – xuất – tồn hàng hóa, vật tư...
4.2.4.2 Sổ sách kế toán
- Sổ Nhật ký chung - Sổ cái tài khoản 632 - Sổ chi tiết TK 632...
4.2.4.3 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán” có 4 tài khoản chi tiết:
- Tài hoản 6320 – “Giá vốn hoạt động xây dựng công trình ngoài”; - Tài khoản 6325 - “Giá vốn bán hàng hóa”;
- Tài khoản 6326 - “Giá vốn bán các thành phẩm”; - Tài khoản 632K – “Giá vốn không hợp lý”.
4.2.4.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 4a: Theo phiếu xuất kho số 0002, ngày 29/04/2014 Công ty Cổ phần Thầu Vân xuất bán 2 cái đèn sân tennis ánh sáng trắng – philip 1000W cho Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển với đơn giá 1.272.727 đồng/cái tổng số tiền thanh toán là 2.545.454 đồng, thuế GTGT 10%. Chưa thanh toán tiền.
Đính kèm phụ lục 04a gồm chứng từ: phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu thu, bảng kê xuất hàng.
Nghiệp vụ 4b: Ngày 28/06/2014, xuất bán vật tư cho công ty TNHH MTV Hoàng An Cửu Long, hóa đơn GTGT số 001753 với số lượng cát cồn 400 m3, đơn giá 19.837,68 đồng/m3, bao gồm 10% thuế GTGT. Thanh toán bằng tiền mặt.
Đính kèm phụ lục 04b gồm chứng từ: Bảng kê xuất hàng, phiếu xuất kho,
phiếu thu, hóa đơn GTGT.
Nghiệp vụ 4c: Ngày 29/05/2014 xuất bán vật tư cho công ty TNHH MTV Hoàng An Cửu Long, hóa đơn GTGT số 001752 với số lượng 200 bao xi măng Holcim, đơn giá 70.050,22 đồng/bao, thuế GTGT 10%. Thanh toán bằng tiền mặt.
Đính kèm phụ lục 04c bao gồm chứng từ: phiếu xuất kho, phiếu thu, hóa
Quy trình ghi sổ chi tiết theo dõi nghiệp vụ giá vốn hàng bán phát sinh tại Công ty: Giá vốn hàng bán tại Công ty được thực hiện tự động trên phần
mềm kế toán theo phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho là: Bình quân gia quyền cuối kỳ.
Khi ghi nhận hàng nhập kho, kế toán bán hàng căn cứ các chứng từ liên quan nhập liệu màn hình mua hàng phải trả các dòng: ngày, số hóa đơn, mã hàng, số lượng, đơn giá, thuế,... theo số tiền trên hóa đơn mà bộ phận bán hàng đưa đến. Theo các ví dụ 4a, 4b, 4c,... khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu. Kế toán bán hàng nhập liệu màn hình bán hàng phải theo giá bán, số lượng, mã hàng... thì lúc này, phần mềm tự động tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Do đó, giá vốn hàng xuất kho được ghi nhận dựa trên cách sử lý dữ liệu của phần mềm mà công ty sử dụng.
Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
4.2.4.5 Trình tự hạch toán vào sổ chi tiết
Phụ lục 05 đính kèm mẫu Sổ chi tiết TK 632 quý 2/2014.