4.1.2.1 Chứng từ và sổ sách kế toán
a. Chứng từ
Trong quá trình hạch toán, kế toán công ty áp dụng các chứng từ do Bộ Tài chính quy định, thường sử dụng các chứng từ cần dùng sau:
- Đơn đặt hàng - Phiếu xuất kho
- Lệnh giao hàng có đầy đủ thông tin - Hoá đơn GTGT
- Hoá đơn bán hàng thông thường - Hợp đồng mua bán
- Báo cáo sản lượng tiêu thụ - Phiếu thu, phiếu chi
- Bảng thanh toán tiền lương,...
Công ty tiến hành theo dõi và phản ánh các nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm kế toán KT – ACCsev của công ty trách nhiệm hữu hạn tin học Lê Minh. Vì vậy, dữ liệu về các nghiệp vụ bán hàng sẽ được theo dõi trên nhiều sổ thuộc các phân hệ trên phần mềm. Tùy theo yêu cầu quản lý mà các sổ được in ra để phục vụ cho nhà quản lý. Sau đây là các loại sổ Công ty dùng để theo dõi các nghiệp vụ bán hàng phát sinh:
- Sổ chi tiết doanh thu, sổ cái doanh thu - Sổ theo dõi khách hàng
- Sổ chi tiết công nợ - Sổ đối chiếu công nợ - Nhật ký bán hàng.
4.1.2.2 Lưu đồ và quá trình luân chuyển chứng từ
Sau khi hoàn thành bộ phận kinh doanh lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển gốc do bộ phận kinh doanh giữ Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho bộ phận kế toán ghi sổ
Sau khi nhận được hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng bán được đồng thời thủ kho sẽ cầm hóa đơn xuất kho làm thủ tục xuất hàng. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng mặt hàng. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hóa nhập xuất tồn và ghi vào sổ kho, sau đó thủ kho mang hóa đơn bán hàng đến cho phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hóa để đối chiếu với phòng kế toán. Ở phòng kế toán sau khi nhận được hóa đơn bán hàng do thủ kho mang đến, kế toán kiểm tra, phê duyệt, ghi sổ và lập báo cáo bán hàng. Chú thích: - KH: Khách hàng - GĐ: Giám đốc - ĐĐH: Đơn đặt hàng - HĐ: Hợp đồng kinh tế - HĐBH: Hoá đơn bán hàng - NKC: Nhật kí chung
Cuối kỳ HĐBH Bắt đầu ĐĐH KH Giám đốc GĐ xét duyệt và ký ĐĐH đã duyệt Lập HĐ, HĐBH ĐĐH đã duyệt ĐĐH đã duyệt HĐ kinh tế Ghi sổ và xuất kho A ĐĐH đã duyệt HĐBH Ghi sổ Sổ theo dõi xuất hàng ĐĐH đã duyệt ĐĐH đã duyệt HĐBH Sổ NKC Sổ Cái Kết thúc
Nguồn: Phòng tài chính – kế toán công ty Cổ phần Thầu Vân
Sau khi nghiệm thu công trình
Nhận xét: Hình thức luân chuyển chứng từ hợp lý, phù hợp với quy mô hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, nhờ đó giúp đơn vị thuận lợi trong công tác quản lý, lưu trữ và kiểm tra chứng từ.
4.1.2.3 Tài khoản sử dụng
- Tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng” gồm 4 TK chi tiết: + Tài khoản 5111 - “Doanh thu bán hàng hóa”;
+ Tài khoản 5112 – “Doanh thu bán các thành phẩm”; + Tài khoản 5113 – “Doanh thu cung cấp dịch vụ”; + Tài khoản 5116 – “Doanh thu hoạt động xây lắp”;
- Tài khoản 131 – “Phải thu khách hàng có tài khoản chi tiết”; - Tài khoản 13111 – “Phải thu ngắn hạn của khách hàng”; - Tài khoản 333 – “Thuế và các khoản phải nộp nhà nước”; - Tài khoản 33311 – “Thuế GTGT đầu ra”.
4.1.2.4 Các nghiệp vụ phát sinh
Để hiểu rõ hơn công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ tiêu thụ, ta sẽ đi vào một số nghiệp vụ bán hàng cụ thể trong quý 2/2014 để hiểu rõ quá trình ghi sổ của công ty:
Nghiệp vụ 1a: Theo phiếu xuất kho số 001749, ngày 29/04/2014 về việc công ty Cổ phần Thầu Vân xuất bán 2 bóng đèn sân tennis ánh sáng trắng – philip 1000W cho Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển với đơn giá là 1.272.727 đồng, thuế GTGT 10%. Số tiền thanh toán là 2.545.454 đồng. Chưa thanh toán tiền.
Đính kèm phụ lục 01a bao gồm bộ chứng từ: Bảng kê xuất KC từ tiêu thụ
- Xuất bán, báo cáo tiêu thụ theo nhóm hàng, bảng kê xuất hàng, Báo cáo lãi gộp, phiếu xuất kho, phiếu thu, hóa đơn giá trị gia tăng.
Nghiệp vụ 1b: Theo hóa đơn kiêm phiếu xuất kho số 00002 ngày 29/05/2014 về việc công ty Cổ phần Thầu Vân xuất bán 200 bao ximăng Holcim cho công ty TNHH MTV Hoàng An Cửu Long với đơn giá là 70.050,22 đồng/bao, thuế GTGT 10%. Số tiền thanh toán là 14.010.044 đồng. Thanh toán bằng tiền mặt.
Đính kèm phụ lục 01b bao gồm bộ chứng từ: Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, Báo cáo tiêu thụ, Báo cáo doanh thu bán hàng, Chi tiết xuất hàng nhóm theo VT/HH, phiếu thu, hóa đơn giá trị gia tăng.
Nghiệp vụ 1c: Theo chứng từ số 00001, ngày 28/06/2014 xuất bán vật tư cho công ty TNHH MTV Hoàng An Cửu Long, với số lượng cát cồn 400 m3, đơn giá 21.000 đồng/m3, bao gồm 10% thuế GTGT. Thanh toán bằng tiền mặt.
Đính kèm phụ lục 01c bao gồm bộ chứng từ: Nhật ký bán hàng, tổng hợp
bán hàng theo khách hàng, phiếu xuất kho, sổ chi tiết doanh thu bán hàng, hóa đơn GTGT.
Quy trình ghi sổ chi tiết theo dõi nghiệp vụ doanh thu bán hàng phát sinh tại Công ty: Khi nhận được đầy đủ chứng từ, kế toán bán hàng tiến hành: lưu
thông tin trên lệnh giao hàng vào bảng theo dõi excel “lệnh giao hàng”; tra phiếu xuất với các thông tin: mã kho xuất, mã hàng hóa (số hợp đồng), số lượng, trọng lượng, đơn giá.
Sau đó, kế toán tiến hành nhập vào phần mềm: MS quyển Số chứng từ Ngày hạch toán Mã NV/nhóm Họ tên Đơn vị Mã số thuế
Lý do xuất nhập Ngày HĐ Tại kho Mã VT/HH Tên vật tư/hàng hóa Số lượng Đơn giá Định khoản Lưu.
Sau khi kế toán bán hàng nhập liệu vào phần mềm, bộ chứng từ bao gồm: Lệnh giao hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao hàng hóa,... sẽ dược chuyển sang kế toán thanh toán và thủ kho. Thủ kho nhận được chứng từ thì cập nhật phiếu xuất kho và khớp đúng với biên bản giao nhận, lệnh giao hàng sau đó, chuyển tất cả chứng từ cho kế toán tổng hợp.
Nhận xét: Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ liên quan và nhập số liệu lên phần mềm trong các phân hệ thích hợp nên công tác hạch toán doanh thu bán hàng hóa, thành phẩm tại công ty được tiến hàng khá nhanh chóng.
4.1.2.5 Thực hiện kế toán chi tiết
- Thủ kho vật tư, hàng hóa dùng thẻ kho do kế toán vật tư mở đầu năm để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của mỗi loại vật tư, hàng hóa về mặt số lượng.
- Thẻ kho của thủ kho.
+ Căn cứ phiếu xuất kho do bộ phận kinh doanh lập và chuyển cho khi phát sinh nghiệp vụ bán vật tư, hàng hóa, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ số thực xuất và tính ra tồn mỗi lần xuất trên một dòng.
+ Định kỳ 5 ngày đối chiếu với kế toán vật tư về tình hình nhập – xuất – tồn, cuối tháng tính ra tổng nhập, tổng xuất, tồn cuối kỳ đối chiếu tổng nhập, tổng xuất, tồn cuối kỳ của từng loại vật tư, hàng hóa với số liệu chi tiết của kế toán vật tư, hàng hóa lần nữa.
- Kế toán vật tư, hàng hóa mở sổ chi tiết TK 156 (Báo cáo số liệu chi tiết TK 156) để theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại vật tư, hàng hóa về mặt số lượng và giá trị.
+ Cuối tháng, kế toán vật tư, hàng hóa cộng số lượng, thành tiền của mỗi loại và lập bảng tổng hợp nhập xuất – tồn vật tư, hàng hóa đối chiếu.
Sau khi hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng để theo dõi cụ thể từ nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Sổ này được mở cho từng loại hàng hóa dịch vụ đã bán được khách hàng thanh toán tiền ngay hay chấp nhận thanh toán.
Phụ lục 05 đính kèm mẫu Sổ chi tiết TK 511 quý 2/2014.