Công ty Cổ phần Thầu Vân được phòng đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và đầu tư Vĩnh Long cấp giấy phép kinh doanh số 1500478981-001 đăng ký lần đầu ngày 26/02/2007. Công ty được thành lập với sự góp vốn của ba cổ đông: ông Trương Văn Vân, ông Trương Quang Hậu và ông Trương Nhật Hữu. Trong đó, ông Trương Văn Vân nắm giữ 75% cổ phần giữ chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị và cũng là người đại diện theo luật pháp.
Năm 2000 ra đời từ một doanh nghiệp nhỏ với thương hiệu Ngọc Vân chuyên về xây dựng và mua bán vật liệu xây dựng trên thị trường tỉnh Vĩnh Long, ngày 26 tháng 02 năm 2007 qua quá trình hoạt động đã chính thức trở thành Công ty cổ phần Thầu Vân. Và từ ngày 27 tháng 08 năm 2010 công ty cổ phần Thầu Vân đã phát triển thành Thầu Vân Group với các công ty trực thuộc như: Công ty TNHH Tân Phú, công ty TNHH Bệnh Viện Mỹ Thuận, công ty TNHH Ngọc Vân, công ty TNHH TM&DV Trường An. Thầu Vân – tên thân quen mà khách hàng thường gọi, từ đó thương hiệu Thầu Vân được khẳng định lớn mạnh về tiềm lực kinh tế lẫn bộ máy cơ cấu tổ chức. Công ty cổ phần Thầu Vân hoạt động theo luật doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập và chịu trách nhiệm hữu hạn về dân sự trước pháp luật đối với các hoạt động kinh doanh trong phạm vi vốn kinh doanh của công ty.
Những thông tin chung về công ty:
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THẦU VÂN
- Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: THAU VAN JOINT STOCK COMPANY
- Tên công ty viết tắc: THAU VAN.CO - Địa chỉ công ty:
+ Trụ sở chính: Số 429 lầu 4, khu thương mại dịch vụ B chợ Vĩnh Long, đường Hùng Vương, phường 1, thành phố Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long.
+ Chi nhánh: 31B/02 ấp Thanh Mỹ 2, Thanh Đức huyện Long Hồ tỉnh Vĩnh Long.
- Điện thoại: 0703.833535 - Fax: 0703.828717
- Mã số thuế: 1500478981
- Email: ctcpthauvan@yahoo.com.vn - Website: www.thauvan.com.vn
- Tài khoản ngân hàng: Nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng thương mại cổ phần Sài Gòn.
- Hình thức vốn chủ sở hữu: Công ty cổ phần. - Vốn điều lệ của công ty: 60.000.000.000 đồng. - Vốn pháp định: 6.000.000.000 đồng.
- Tổng số cổ phần: 600.000 cổ phần. - Mệnh giá cổ phần: 100.000 đồng.
- Số cổ phần được chào bán: 100.000 cổ phần.
- Lĩnh vực kinh doanh của công ty: sản xuất công nghiệp, thương mại dịch vụ.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 hàng năm.
3.2 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH
Lĩnh vực sản xuất kinh doanh: Sản xuất công nghiệp, thương mại dịch vụ.
Hoạt động sản xuất chủ yếu:
- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu (mua, bán, thuê và cho thuê bất động sản với quyền sở hữu hoặc đi thuê), tư vấn, môi giới kinh doanh bất động sản.
- Xây dựng các công trình dâng dụng và công nghiệp, xây dựng và kinh doanh kết cấu hạ tầng kỷ thuật, khu dân cư, khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu thương mại, khu dịch vụ, khu chế xuất, khu kinh tế cửa khẩu.
- Kinh doanh nhà hàng, dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động theo hợp đồng, khách sạn.
- Kinh doanh vật liệu xây dựng, trang trí nội thất, ngoại thất và các thiết bị điện tử, điện lạnh điện cơ, máy móc, công cụ dụng cụ cằm tay phục vụ nông nghiệp, công nghiệp, xây dựng, thiết bị vật tư ngành nước, thiết bị vật tư ngành điện, các thiết bị máy móc văn phòng và phụ tùng thay thế, các sản phẩm cơ khí, phụ tùng ôtô các loại, phụ tùng máy tàu thủy, các loại phụ tùng xe đạp, phụ tùng xe hai bánh gắn máy các loại, gỗ và các sản phẩm làm từ gỗ (gỗ tự nhiên và nhân tạo).
- Sản xuất và kinh doanh bê tông tươi thương phẩm, các sản phẩm bêtông thành phẩm chế biến từ bê tông tươi (cột điện, ống cống, cọc bê tông, dầm, đà,… và các cấu kiện bê tông khác).
- Đại lý mua bán hàng hóa, đại lý ủy thác nhận ký gửi hàng hóa.
- Vận tải hàng hóa bằng các phương tiện vận tải đường thủy và đường bộ.
- Khai thác cát sông.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Nguồn: Phòng tổ chức hành chánh Công ty Cổ phần Thầu Vân
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
3.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
3.3.2.1 Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty. Các thành viên hội đồng quản trị do cổ đông bầu ra, đại diện cho quyền lợi của các cổ đông. Có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền
Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng Hành chánh tổng hợp Phòng sản xuất kinh doanh Trạm trộn bê tông tươi Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Phòng thiết kế Tổ vận tải + Bãi cát đá Tổ sửa chữa
và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông, tuân thủ đúng quy định của pháp luật và quy định của công ty.
3.3.2.2 Ban kiểm soát: Giúp cho Hội Đồng Quản Trị giám sát hoạt động của công ty để Hội Đồng Quản Trị có thể điều chỉnh kịp thời khi phát hiện sai phạm trong công tác quản lý. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với Hội Đồng Quản Trị.
3.3.2.3 Giám đốc
+ Quản lý điều phối chung các nhân sự quản lý trung cấp. + Ký kết hợp đồng kinh tế, mua bán hàng hóa vật tư. + Ký các hóa đơn, chứng từ thu chi có giá trị lớn.
+ Phụ trách quan hệ lớn với khách hàng, đối tác lớn của công ty. + Quyết định các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. + Quyết định giá vật tư, hàng hóa mua vào và bán ra.
+ Ban hành các quyết định, thông báo quan trọng trong nội bộ. + Quyết định việc sử dụng chi phí chung cho công ty.
+ Quan hệ với các cơ quan nhà nước.
3.3.2.4 Trưởng phòng kinh doanh
+ Xây dựng, triển khai phân công nhiệm vụ nội bộ kinh doanh. + Đề xuất tuyển dụng, đào tạo, giám sát các nhân sự trực thuộc. + Chịu trách nhiệm các chứng từ thuộc phạm vi phòng kinh doanh. + Soạn thảo các hợp đồng, thỏa thuận mua – bán hàng hóa vật tư.
+ Quan hệ, tiềm kiếm, duy trì, phát triển mạng lưới khách hàng, đối tác của công ty.
+ Tham mưu cho giám đốc tiến hành các hoạt động mang lại doanh thu.
3.3.2.5 Trưởng phòng hành chính - nhân sự
+ Chịu trách nhiệm về các chứng từ trong phạm vi trực thuộc.
+ Xây dựng, triển khai giám sát chung về mặt chấp hành nội quy của công ty.
+ Đề xuất tuyển dụng, đào tạo, giám sát các nhân sự trực thuộc.
+ Triển khai các quy chế chính sách quản lý lao động theo quy định pháp luật.
+ Lưu trữ hồ sơ nhân sự, hồ sơ pháp nhân của công ty.
+ Chịu trách nhiệm chi trả lương, thưởng cho người lao động. + Quản lý đội bảo vệ và trang trí, vệ sinh chung.
+ Chịu trách nhiệm cung cấp các công cụ để sử dụng cho công tác hành chính.
+ Quan hệ với các cơ quan quản lý lao động nhà nước. + Theo dõi các quỹ khen thưởng phúc lợi.
3.3.2.6 Phòng kế toán
+ Lập và quản lý, thực hiện kế hoạch thu chi tài chính của công ty từng tháng, quý, năm.
+ Thống kê tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh, thực hiện các nguồn vốn giá thành, thu nộp ngân sách và quyết toán hàng quý, năm.
+ Xây dựng phương án huy động vốn, luân chuyển vốn trong sản xuất có hiệu quả hàng năm.
3.3.2.7 Trạm trộn
+ Tiếp nhận thỏa thuận với phòng kinh doanh mặt hàng bê tông để sắp xếp thời gian, máy móc thiết bị phương tiện giao hàng.
+ Chịu trách nhiệm các chứng từ trong phạm vi trực thuộc.
+ Chịu trách nhiệm trước công ty về khối lượng, độ giao hàng và chất lượng sản phẩm.
+ Đề xuất tuyển dụng, đào tạo, giám sát các nhân sự trực thuộc. + Chịu trách nhiệm các chứng từ thuộc phạm vi trạm trộn.
+ Đề xuất duy tu bảo dưỡng sửa chữa, các thiết bị phương tiện trong phạm vi quản lý.
+ Quan hệ với khách hàng để đảm bảo giao thông thuận lợi.
+ Đảm bảo an toàn lao động trong phạm vi sản xuất và giao thông tại công trình.
3.3.2.8 Quản lý bãi cát đá
+ Tiếp nhận thỏa thuận với phòng kinh doanh để sắp xếp thời gian máy móc, thiết bị giao nhận hàng, với trạm trộn để giao hàng nội bộ.
+ Chịu trách nhiệm trước công ty về khối lượng, tiến độ giao hàng và chất lượng các đá.
+ Đề xuất tuyển dụng, đào tạo, giám sát các nhân sự trực thuộc. + Chịu trách nhiệm các chứng từ thuộc phạm vi bãi cát đá.
+ Đề xuất duy tu bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị phương tiện trong phạm vi quản lý.
+ Chịu trách nhiệm bảo quản kho bãi cát, công cụ dụng cụ máy móc phương tiện tại bãi.
3.3.2.9 Quản lý đội sửa chữa
+ Tiếp nhận các yêu cầu sửa chữa máy móc, thiết bị từ các bộ phận khác, sắp xếp thời gian, nhân sự để thực hiện.
+ Chịu trách nhiệm về các chứng từ trong phạm vi trực thuộc.
+ Chịu trách nhiệm trước công ty về khối lượng, tiến độ và chất lượng vật tư sửa chữa.
+ Đề xuất tuyển dụng, đào tạo, giám sát các nhân sự trực thuộc.
+ Chịu trách nhiệm bảo quản công cụ, máy móc phương tiện trong đội.
3.3.2.10 Phòng thiết kế: Nghiên cứu thị trường từ đó thiết kế sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng, thiết kế ra các sản phẩm và không gian làm việc độc đáo gây chú ý nhằm lôi kéo khách hàng.
3.3.2.11 Phòng kỹ thuật: theo dõi quy trình sản xuất tạo ra sản phẩm, kịp thời điều chỉnh các sai sót kỹ thuật, kiểm tra nguyên vật liệu trước khi đem vào sản xuất, cải tiến quy trình công nghệ tạo ra sản phẩm. Chịu trách nhiệm về máy móc kỹ thuật của công ty.
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
- Hình thức tổ chức công tác kế toán được áp dụng là hình thức kế toán tập trung, hình thức này mọi công tác kế toán xử lý từ chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp và chi tiết đến các báo cáo tài chính,… đều được thực hiện tập trung ở phòng kế toán.
- Ưu điểm của hình thức này là cung cấp kịp thời các thông tin về kế toán cho nhà quản lý. Số liệu kế toán thường mang tính khách quan hơn do không bị chi phối ở các bộ phận sản xuất.
dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng, sự chỉ đạo của Giám đốc. Bộ máy này có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê trong công ty. Nhằm thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho Ban giám đốc hay cơ quan chức năng khác.
Nguồn: Phòng kế toán công ty Cổ phần Thầu Vân
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
3.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của bộ máy kế toán
3.4.2.1 Kế toán trưởng
+ Xây dựng, triển khai, phân công nhiệm vụ nội bộ phòng kế toán. + Đề xuất tuyển dụng, đào tạo, giám sát các nhân sự trực thuộc. + Chịu trách nhiệm các chứng từ thuộc phạm vi phòng kế toán.
+ Đại diện cho công ty quan hệ, xử lý công việc liên quan đến cơ quan tài chính/thuế.
+ Tham mưu cho Ban giám đốc các kế hoạch về tài chính - tín dụng - tiền tệ.
+ Giám sát việc sử dụng tài sản, vốn, công nợ trong sản xuất kinh doanh. + Lập và chịu trách nhiệm về các báo cáo tài chính theo quy chế công ty và pháp luật.
+ Quản lý các tài sản chung của công ty.
3.4.2.2 Kế toán tổng hợp
+ Lập hóa đơn bán hàng.
+ Kết chuyển từ tiêu thụ sang xuất kho trên chương trình phần mềm kế Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán đội xưởng Kế toán tiền lương Kế toán vật tư
toán. Kiểm tra đối chiếu thường xuyên các tài khoản kho với kho vật tư hàng hóa, kho thành phẩm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tính tồn kho, áp dụng giá bình quân theo hướng dẫn của phụ trách bộ phận.
+ Trích BHXH, BHYT, BHTN mỗi tháng theo quy định.
+ Hỗ trợ phòng kinh doanh thường xuyên kiểm tra số liệu trên chương trình phụ.
+ Căn cứ vào số liệu phát sinh thực tế lập báo cáo kết quả kinh doanh mỗi tháng.
+ Theo dõi công nợ phải thu các công trình của Ngọc Vân.
+ Cuối tháng kết chuyển, tính giá thành bê tông tươi, lập phiếu nhập kho thành phẩm.
+ Cuối tháng khóa sổ, nộp tờ khai thuế GTGT mỗi tháng và tờ khai tạm tính thuế TNDN mỗi quý.
+ Theo dõi lập, nộp tờ khai thuế TNCN cho mỗi nhân viên toàn chi nhánh.
+ Thường xuyên kiểm tra các tài khoản trên chương trình phần mềm kế toán.
3.4.2.3 Kế toán thanh toán, theo dõi đối chiếu nợ phải trả
+ Trực tiếp nhận, kiểm tra tất cả các chứng từ hồ sơ đề nghị thanh toán, tạm ứng của các đối tượng trong và ngoài công ty, hợp lệ hay đủ rồi lập phiếu thu, chi,...
+ Tách phiếu thu, chi, báo cáo quỹ chuyển 1 bộ ban kiểm soát, 1 bộ thủ quỹ, 1 bộ lưu hồ sơ thuế.
+ Theo dõi nợ phải trả, thường xuyên đối chiếu với phòng kinh doanh, lập bảng tổng hợp và chi tiết kèm theo phiếu giao hàng hoặc hóa đơn chứng từ đầy đủ chính xác.
+ Vào sổ hóa đơn trên bảng tổng hợp nợ phải trả để biết nhận đủ hóa đơn chưa, xong chuyển hóa đơn cho kế toán tổng hợp.
+ Mỗi tháng kiểm tra tài khoản tạm ứng của nhân viên, in ra giấy cho ký xác nhận nợ tạm ứng đầy đủ.
3.4.2.4 Thủ quỹ và theo dõi nợ phải thu, lưu công văn phòng kế toán
+ Căn cứ phiếu thu, chi đã được Giám đốc hoặc phụ trách ký duyệt thì chi hoặc thu theo đúng với số tiền trên phiếu.
+ Đi ngân hàng chuyển hoặc rút tiền, lấy lệnh có về cho kế toán lập phiếu thu chuyển khoản.
+ Lập báo cáo quỹ, mỗi ngày fax báo cáo lên thủ quỹ (Ban kiểm soát) công ty.
+ Căn cứ phiếu giao hàng của phòng kinh doanh giao, lên nợ phải thu, theo dõi nợ, thu của chi nhánh (trừ phải thu của Ngọc Vân). Đối chiếu với phòng kinh doanh và khách hàng, xác nhận phải có chữ ký của phụ trách kinh doanh bán hàng, photo cho kế toán một bản, chuyển kế toán tổng hợp ra hóa đơn.
+ Đối chiếu công nợ phải thu đối với phòng kinh doanh.
3.4.2.5 Kế toán vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu (kho tổng)
Theo dõi tổng hợp và chi tiết từng loại vật tư hàng hóa. Hỗ trợ thủ kho kiểm tra hàng thực nhập, thực xuất so sánh với trên phiếu, đối chiếu kiểm tra số liệu hàng hóa với các kho trực thuộc.
3.4.3 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán
3.4.3.1 Chế độ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và Thông tư 244/2009/TT – BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ tài chính hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp.
Công ty đã áp dụng chế độ các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn chuẩn mực do Nhà nước ban hành. Các báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng.