1. Ta cần so sánh các tài liệu. 2. Thống kê biểu.
3. Những nhầm lẫn nên tránh trong khi so sánh.
II. Đồ biểu
1. Đồ biểu tử điểm. 2. Các đồ biểu khác.
I. THỐNG KÊ BIỂU
1. Ta cần so sánh các tài liệu
Văn thư cho ta biết những khảo cứ, những sự thật để nhận xét, so sánh rồi lập chương trình hành động hoặc thay đổi phương pháp cho có hiệu nghiệm hơn. So sánh là một tác dụng rất quan trọng của trí tuệ vì người biết so sánh là người thông minh và công việc so sánh là một việc rất cần trong đời người: So sánh để cho dễ thấy, dễ nhớ, suy xét khỏi lầm.
Một nhà doanh nghiệp phải so sánh những gì?
Phải so sánh giá vốn và giá bán, số vốn và số lời, năng lực sản xuất trong tháng trước, sức sản xuất của hãng mình với sức sản xuất của hãng khác, những tai nạn xảy ra trong năm nay và trong những năm trước… Tóm lại, cái gì cũng có thể so sánh được và cái gì cũng phải đem ra so sánh.
59
Muốn dễ so sánh, phải sắp đặt những khảo cứ, những sự thực cùng một loại với nhau, theo một thứ tự nhất định, thành một bảng gọi là thống kê biểu.
Ví dụ ta muốn so sánh sức sản xuất của hai công ti thì ta sắp những tài liệu thành một thống kê biểu như sau:
Khi làm thống kê biểu phải nhớ ghi đơn vị như trong bảng sau, phải ghi đơn vị sản xuất là ngàn tấn. Không gì bực mình cho độc giả bằng thấy những con số mà không biết chúng chỉ cái gì.
3. Những nhầm lẫn nên tránh trong khi so sánh
a) Không được so sánh hai vật khác chất nhau: như tiền lương tháng của một người với tiền công nhật của người khác. Trong trường hợp đó, phải đổi ra làm tiền lương tháng hết hoặc tiền công nhật hết rồi mới so sánh được. Lẽ ra rất dễ hiểu nhưng người ta thường quên vì thiếu suy xét. Ví dụ lương tháng của thầy thư ký A là 2400 đ. Công nhật của người thợ B là 80đ. Nhiều người đem chia 2400đ cho 30, được 80đ rồi kết luận thầy A ăn lương bằng thợ B. Như vậy là sai vì thầy A không làm cả 30 ngày một tháng mà trung bình chỉ làm 25 ngày thôi, và ngày lễ chủ nhật nghỉ. Cho nên phải chia 2400đ cho 25 đươc 96đ. Vậy thầy A lãnh hơn thợ B 16đ một ngày.
b) Không nên hấp tấp, chỉ xét bề ngoài rồi vội kết luận. Như đọc thống kê biểu trên kia, ta thấy:
60
Tháng tư, 3230 thợ công ti B đào được 990 ngàn tấn than. Tháng sáu, 3420 thợ công ti B đào được 990 ngàn tấn than.
Ta đừng vội kết luận rằng trong tháng 6, thợ đã gắng sức gấp rưỡi trong tháng 4. Sự thực chưa hẳn như vậy. Ta phải tìm nguyên nhân sự tăng gia sản xuất đó. Có thễ do lẽ trong tháng 6 có khí cụ tinh xảo hơn cho nên làm nhanh hơn, hoặc do lớp than ở ngay trên mặt đất cho nên lấy mau hơn…
c) Đừng có óc thiên vị, có thành kiến, mà phải có tinh thần rất khách quan. Ví dụ công ti B là của ta, ta có ý nghi rằng thợ của ta làm biếng hơn thợ của người, và khi ta thấy tháng tư, số thợ của ta hơn số thợ của người (công ti ta 3230, công ti người 3220) mà sức sản xuất của ta đã không hơn lại còn kém người tới 710 – 620 = 90 ngàn tấn, tất nhiên ta kết luận rằng thợ ta làm biếng quá. Sự thực chưa hẳn đã như vậy. Ta còn phải xét thợ của ta làm trong những điều kiện nào, trong tháng đó có nhiều người đau, nhiều người nghỉ không, thợ của người có làm thêm giờ không?
Nói tóm lại, cần phải có lương tri trước hết và nhớ qui tắc thứ nhất của Descartes: hễ chưa chứng nghiệm được một điều gì thì chưa có quyền nhận nó là đúng.
d) Nhưng còn phải tránh thêm điều này nữa: đừng bắt những con số phải biện hộ cho ta. Phải dùng những con số thực đúng rồi để mặc nó muốn “nói” sao thì nói, đừng sửa đổi hoặc sắp đặt một cách sai lạc để dẫn chứng cho thuyết mình, bênh vực quan niệm của mình. Trong các công sở thường có sự cố ý làm sai lệch những con số như vậy.
Một ông chủ sở muốn khoe sức hoạt động của mình, nếu đưa ta một bản thống kê số nhà đã cất trong năm chẳng hạn, mà cố ý quên rằng trong những nhà đó có non nửa cất từ năm trước, tới năm nay mới hoàn thành, non nửa mới cất năm nay nhưng qua năm mới hoàn thành, thì những con số đưa ra thật hùng hồn nhưng sai
61
hết. Như vậy là thiếu tinh thần khoa học, thiếu sự thực thà. Chính vì nhiều kẻ làm sai lạc ý nghĩa của con số đó như vậy, nên có người phàn nàn: “Những con số không nói chi hết”. Thiệt ra, chúng nói rất nhiều. Đáng lẽ là kẻ bắt nó nói sai để biện hộ cho họ thôi[4].
II. ĐỒ BIỂU
Thống kê biểu cho bạn những con số, nhưng không được rõ ràng dễ thấy. Muốn so sánh những con số đó, bạn phải mất công suy nghĩ, hoặc trừ, chia, cộng… Muốn được rõ ràng, bạn dùng những con số đó để vẽ đồ biểu.
Có rất nhiều loại đồ biểu. Những loại thường dùng riêng trong xí nghiệp là:
Đồ Biểu Tử Điểm, cũng gọi là đồ biểu lời lỗ.
Trên đường dọc BE ta ghi những số tiền phí tổn nhất định và số lời. Ví dụ muốn làm dao, phải mướn một cái xưởng, một phòng giấy, một cái kho, mất hết thảy 1000đ mỗi tháng. Dù làm 100 con dao hoặc 10.000 con mỗi tháng thì cũng phải trả số tiền đó. Phí tổn đó kêu là phí tổn nhất định. Nhưng còn phải mướn nhân công, mua nguyên liệu nữa. Nhưng phí tổn lên xuống tùy theo số dao làm ra nhiều hay ít, cho nên kêu là phí tổn bất định.
62
Những phí tổn đó, ta ghi lên đường BE theo một tỉ lệ nào đó, như 1 phân là 1000đ chẳng hạn. Nếu phí tổn nhất định là 1000đ, phí tổn bất định là 7000đ số lời là 2000đ thì ghi BC=1 phân, CD = 7 phân, DE= 2 phân. Rồi trên đường ngang AB, ta ghi tổng số thâu được, cũng theo tỉ lệ trên nghĩa là:
AB = BC + CD + DE = 1000 + 7000 + 2000 = 10000 = 10 phân. Ở A, ghi thêm đường AF cao bằng BC rồi gạch 2 đường AE và FD.
FD là đường không lời không lỗ. AE là đường có lời có lỗ. Hai đường đó gặp nhau ở điểm M. Từ điểm M, kéo thẳng đường MN xuống AB. Ta đo được AN là ba phân rưỡi; tính theo tỉ lệ thì AN là 3500đ. Vậy tổng số thâu của ta phải là 3500đ mới không lời không lỗ. Dưới số đó là lỗ, trên số đó là lời. Điểm M kêu là tử điểm.
Đồ biểu này chỉ cho ta biết một cách rất phỏng chừng số lời số lỗ, nhưng vì nó rất giản tiện, nên rất có ích cho các nhà doanh nghiệp.
2. Các biểu đồ khác:
- Đồ biểu tổ chức coi chương I phần II - Đồ biểu Gantt
- Đồ biểu kế hoạch - Đồ biểu hình răng cưa
(Coi chương VII và IX phần III)
Ngoài ra còn nhiều loại biểu đồ khác vừa dùng trong khoa học vừa dùng trong xí nghiệp.
Trước khi vẽ một biểu đồ, phải lựa loại đồ biểu nào cho hợp. Đồ biểu vẽ phải cẩn thận, rõ ràng, có nhan đề, có đủ con số và những lời chú giải để cho dễ đọc và dễ hiểu.
63
PHẦN THỨ BA
HỌC THUYẾT TAYLOR VÀ THỰC HÀNH ĐẠI Ý