Trong thí nghiệm, lại phải:
a) Tin luật quyết định của Leibniz (1646–1716): Cái gì cũng có nguyên nhân của nó và hễ cùng một nguyên nhân thì tất phải cùng một kết quả. Ví dụ sự lụt, phải có một nguyên nhân; nguyên nhân đó là mưa nhiều ở trên nguồn. Và hễ nơi nào mưa nhiều và liên tiếp ở miền trên thì ở miền dưới tất phải lụt.
32
b) Theo 4 phương pháp sau này của Stuart Mill
1. Phương pháp phù hợp (méthode de concordance).
Ví dụ ta thấy nhiều thứ cà rem cây rất khác nhau mà đều bán chạy cả, thứ dài thứ ngắn, thứ ngọt ít, thứ ngọt nhiều, thứ màu đỏ, thứ màu vàng… nhưng bấy nhiêu thứ đều có chỗ này phù hợp nhau là cùng có mùi thơm va ni thì ta có thể nói rằng mùi thơm đó là nguyên nhân của sự bán chạy.
2. Phương pháp sai dị (méthode de difference).
Có 2 thứ cà rem cây giống nhau về mọi phương diện chỉ khác nhau ở chỗ, một thứ thơm va ni, một thứ thơm mùi khác. Thứ thơm va ni bán chạy, thứ kia không chạy. Vậy ta nói rằng mùi thơm va ni là nguyên nhân của sự bán chạy.
3. Phương pháp đồng thời thay đổi (méthode des variations concomitantes).
Hai phương pháp trên cho ta đoán được nguyên nhân rồi. Ta thay đổi nguyên nhân đó đi để xem hiện tượng có thay đổi không. Ví dụ cà rem của ta thêm va ni vào thì bán chạy, bỏ va ni ra thì bán ế, vậy sự thơm của va ni quả là nguyên nhân của sự bán chạy.
4. Phương pháp còn thừa lại (méthode des residus).
Ta kê hết thảy những điều, mà theo ý ta, có thể là nguyên nhân của sự bán ế. Ví dụ ta kiếm được 8 điều. Ta xét từng điều một, chỉ trừ một điều, điều thứ 5 chẳng hạn. Những điều ta xét đó không thể làm nguyên nhân cho sự bán ế được. Vậy điều còn lại đó là điều 5, tất phải là nguyên nhân của sự bán ế.
Tóm lại, Descartes, Stuart Mill, Claude Bernard đã có công định những qui tắc bất di bất dịch của phương pháp khoa học. Ta phải hiểu rỏ phương pháp đó và có tinh thần khoa học rồi mới tổ chức công việc.
33
Trong phần II và III chúng ta sẽ xét sự áp dụng phương pháp đó ra sao trong sự tổ chức công việc.
34
PHẦN THỨ HAI
HỌC THUYẾT FAYOL VÀ THỰC HÀNH ĐẠI Ý
Ở phần I chúng ta đã biết qua học thuyết Taylor va Fayol. Trong phần này chúng ta sẽ nghiên cứu học thuyết Fayol kỹ lưỡng hơn.
Chúng ta sẽ:
1. Định nghĩa thế nào là một xí nghiệp (enterprise), chỉ cách tổ chức những cơ quan trong xí nghiệp ra sao.
2. Vạch rõ 5 chức vụ của người quản lý, người quản lý muốn làm 5 chức vụ đó, nhất là chức vụ dự tính và tổ chức, phải có nhiều tài liệu, cho nên tôi cũng xét thêm:
3. Cách kiếm tài liệu, phân loại tài liệu.
35 CHƯƠNG NHẤT TỔ CHỨC MỘT XÍ NGHIỆP I. Lí thuyết. 1. Thế nào là một xí nghiệp?
2. Sáu công việc trong một xí nghiệp. 3. Hai qui tắt trong sự tổ chức xí nghiệp.
II. Thực hành.
1. Một lối tổ chức.
2. Liên lạc giữa các cơ quan. 3. Đồ biểu tổ chức.
I. LÍ THUYẾT
1. Thế nào là một xí nghiệp?
Phương pháp tổ chức công việc áp dụng vào ngành hoạt động nào cũng được, nhưng đã áp dụng vào những xí nghiệp kĩ nghệ trước hết vì Taylor và Fayol đều đã giúp việc gần suốt đời trong những xí nghiệp đó. Vả lại trong kĩ nghệ có đủ các ngành hoạt động nên phương pháp tổ chức áp dụng được nhiều kết quả hơn cả.
Vậy ta chỉ cần xem phương pháp đó áp dụng trong kĩ nghệ ra sao là đủ suy ra được cách áp dụng vào những nghành hoạt động khác, như trong thương mại, canh nông, công chánh, công sở v.v…
36
Nhưng trước hết thế nào là một xí nghiệp? Xí nghiệp là một tổ chức có mục đích sản xuất, trao đổi hoặc lưu thông tiền của, hàng hoá để tìm lợi ích công cộng chứ không phải để làm giàu cho một người hay một số người. Hiểu theo nghĩa đó thì xã hội dễ có trật tự, không hiểu thì là mầm của hỗn loạn.
Định nghĩa đó rất phù hợp với định nghĩa môn Tổ chức công việc theo khoa học
ta đã chỉ ở cuối chương I phần I. Những người chỉ trích Taylor và Fayol đều là những người hiểu lầm mục đích của xí nghiệp.
2. Sáu công việc trong một xí nghiệp
Muốn xét sự tổ chức một xí nghiệp, phải biết rõ những công việc của nó. Ở chương II phần I ta đã nói rằng ông Fayol đã có sáng kiến chia công việc trong xí nghiệp ra làm 6 loại:
1. Công việc kỹ thuật: Một xí nghiệp lập ra để sản xuất, chế tạo hoặc biến đổi
một nguyên liệu này ra một nguyên liệu khác, một hoá vật này ra một hoá vật khác. Vậy công việc thứ nhất là công việc kỹ thuật.
2. Công việc thương mại: Sau khi đã sản xuất, chế tạo hoặc biến đổi rồi, phải
bán hoá vật, hoặc đổ lấy một hoá vật khác. Trước khi sản xuất, cũng phải mua nguyên liệu, dụng cụ, máy móc… Bán, mua, trao đổi họp chung lại thành công việc thương mại.
3. Công việc tài chính: Phải có vốn mới làm được những công việc trên. Sự tìm
kiếm và dùng số vốn, tức là công việc tài chính. Bộ máy tài chính đối với xí nghiệp cũng quan trọng như bộ máy tuần hoàn đối với cơ thể con người. Không có máu mang thức ăn lại các bộ phận thì cơ thể không thể sống được. Không có tiền bạc, xí nghiệp cũng không đứng được.
4. Công việc an ninh: Nhưng phải có an ninh mới làm việc được. Phải bao
những máy nguy hiểm lại cho thợ khỏi bị tai nạn, phải có đồ cứu hoả, phải bảo hiểm nhân mạng, xe cộ… Hoặc trước khi ký một giấy tờ giao kèo, phải có nhà
37
chuyên môn xét xem những điều lệ trong tờ giao kèo có hại cho ta không, như vậy để cho được chắc chắn, được an ninh.
5. Công việc kế toán: Hết thảy những công việc trong xưởng đều phải biên chép
lại cho biết chế tạo bao nhiêu, lời hay lỗ bao nhiêu, bán được bao nhiêu, lời hay lỗ bao nhiêu, máy móc được bao nhiêu chiếc còn tốt, bao nhiêu chia chiếc phải sửa… công việc đó là công việc kế toán.
6. Công việc quản lý: Quan trọng nhất là công việc quản lý. Quản lý một xí
nghiệp tức là dự tính những việc làm phải làm, tổ chức cách thức làm, chỉ huy các cơ quan, phối trí cho các công việc liên lạc với nhau, rồi kiểm soát từng việc một. Cơ quan quản lý đối với một xí nghiệp như bộ óc đối với cơ thể ta.
Ta nên nhận điều này: không phải chỉ ở trên đầu một xí nghiệp mới có cơ quan quản lý, mà bất kì bộ phận nào của xí nghiệp cũng phải có cơ quan đó. Người chỉ huy xưởng cũng như người quản lý văn phòng đều có trách nhiệm quản lý xưởng của mình hoặc văn phòng của mình. Hễ địa vị càng trọng thì tài quản lý càng phải có nhiều mà cái học chuyên môn không cần lắm. Điều đó ta đã nói ở chương II phần I. Nhưng phải nói rõ thêm rằng một người chủ cũng phải biết qua công việc của mình điều khiển thì mới biết ra chỉ thị cho người dưới và người dưới mới chịu nghe.
Không những vậy, người chủ cũng như các người giúp việc, đều có bổn phận phải học hỏi thêm, biết qua về các công việc khác trong xí nghiệp hoặc trong sở, chứ không được tự giam mình trong phạm vi chuyên môn, vì hết thảy các cơ quan sản xuất phải có liên lạc mật thiết với nhau. Ví dụ người quản lý cơ quan sản xuất phải có liên lạc với cơ quan thương mại để biết giá mua giá bán rồi giá tính vốn, định cách sản xuất; lại phải có liên lạc với cơ quan tài chính để lựa chọn nhân công, thay đổi máy móc…
3. Ba qui tắc trong sự tổ chức xí nghiệp
Lối tổ chức xí nghiệp rất thay đổi tùy xí nghiệp quan trọng hay không, dùng nhiều người hay ít, và tùy người giao chủ quyền quản lý từng cơ quan và cho một
38
người khác chịu trách nhiệm hay tự giữ quyền quản lý cho mình và đảm nhận hết trách nhiệm, mà chỉ dùng những người giúp việc để thi hành mệnh lệnh của mình thôi. Nhưng khi xí nghiệp dùng trên 500 người thí người chủ không sao xem xét, định đoạt hết được, tất phải có một hội nghị để hỏi ý kiến và một phòng văn thư để giúp việc. Hầu hết những xí nghiệp lớn đó, tổ chức đều tương tự nhau và dù lớn hay nhỏ, cũng theo bao qui tắc sau này:
a) Cách xếp đặt các bộ phận, phân chia công việc không cần phải theo đúng thứ tự 6 công việc mà Fayol đã đề xướng. Điều cốt yếu là không được bỏ sót việc nào.
Ví dụ công việc thương mại không cần phải thu vào một cơ quan. Nếu công việc mua và bán rất quan trọng, ta nên chia làm hai cơ quan riêng biệt. Lại như công việc tài chính và công việc kế toán vì có liên lạc mật thiết với nhau nên ta có thể hợp vào một cơ quan cho dễ làm việc. Còn như công việc quản lý và công việc an ninh đều do phòng văn thư đảm nhận, nhưng ta chớ nên quên rằng bất kì cơ quan nào cũng phải có người quản lý.
b) Mỗi công việc đó cần những người có khả năng, thiên tư riêng biệt. Chẳng hạn người lãnh việc quản lý không cần biết nhiều về kỹ thuật, nhưng phải hiểu tâm lý, biết cách chỉ huy; người coi việc thương mại không cần có tài chỉ huy mà phải biết xã giao, quảng cáo…
c) Một người quản lý không bao giờ được có quá 6 người chủ sự ở dưới quyền. Quá số đó thì công việc của người quản lý nặng nhọc quá, không sao làm nổi. Theo qui tắt đó, một người điều khiển 6 nguời, thì ở trong một xí nghiệp có 6 cấp, số nguời làm sẽ là 9331 nguời. Một xí nghiệp độ 200 người chỉ cần 4 cấp thôi.