4.2.2.1 Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tách riêng biệt cho hai yếu tố giá và lượng của chi phí này. Định mức giá của nguyên vật liệu trực tiếp sẽ được bộ phận thu mua ước tính căn cứ trên kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn của họ về:
- Những hợp đồng thu mua đã ký.
- Quá trình thương lượng giá với các nhà cung cấp thường xuyên. - Dự báo về tình hình biến động của giá trên thị trường.
- Các hình thức chiết khấu. - Chất lượng của nguyên liệu.
- Các khoản chi phí liên quan với quá trình thu mua, nhập kho nguyên liệu.
Định mức giá phải được khấu trừ mọi khoản chiết khấu mua hàng. Trong trường hợp có nhiều mức giá cho cùng loại nguyên liệu cung cấp bởi nhà cung cấp khác nhau thì phải dùng giá bình quân gia quyền. Qui trình lập định mức tại phòng thu mua của Công ty được lập như sau:
Nguyên liệu để sản xuất sản phẩm công ty tập trung chủ yếu vào nguyên liệu chính là bột cá và bột mì đối với sản phẩm Sotom, bột mì và cám đối với sản phẩm Soca. Do đó, đề tài xin tập trung vào phân tích qui trình lập định mức của bốn mặt hàng này.
Định mức lượng để sản xuất sản phẩm được tính toán và xây dựng dựa trên các phân tích kỹ thuật từ các dữ liệu lịch sử về công nghệ và chi phí qua từng năm từ đó Công ty đã xây dựng được một định mức lượng cụ thể cho từng nguyên liệu.
- Đối với sản phẩm Sotom để sản xuất ra một kg sản phẩm thì Công ty cần phải bỏ ra 0,299 kg nguyên liệu bột cá. Trong đó, số kg bột cá để cấu thành nên một sản phẩm là 0,26 kg, 0,026 kg cho định mức hao hụt cho phép và 0,013 kg cho định mức sản phẩm hỏng cho phép. Đối với nguyên liệu bột mì thì Công ty cần phải bỏ ra 0,207 kg nguyên liệu bột mì. Trong đó, số kg bột mì để cấu thành nên một sản phẩm là 0,18 kg, 0,018 kg cho định mức hao hụt cho phép và 0,009 kg cho định mức sản phẩm hỏng cho phép. Từ các định mức trên ta sẽ lập được bảng định mức lượng cho nguyên liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm Sotom.
Bảng 4.4 Định mức lượng cho nguyên liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm Sotom
Khoản mục chi tiết Số nguyên liệu Bột cá
1. Số kg bột cá/SP Sotom 0,26 kg 2. Mức hao hụt cho phép 0,026 kg 3. Mức sản phẩm hỏng cho phép 0,013 kg 4. Định mức nguyên liệu của SP Sotom 0,299 kg Bột mì
1. Số kg bột mì/SP Sotom 0,18 kg 2. Mức hao hụt cho phép 0,018 kg 3. Mức sản phẩm hỏng cho phép 0,009 kg 4. Định mức nguyên liệu của SP Sotom 0,207 kg
Nguồn: Phòng Kinh tế - Kế hoạch Công ty Sóc Trăng E-tech
- Định mức lượng để sản xuất sản phẩm Soca cũng tương tự như sản phẩm Sotom. Để sản xuất ra 1 kg sản phẩm Soca thì Công ty cần phải bỏ ra 0,632 kg nguyên liệu bột cám. Trong đó, số kg cám để cấu thành nên một sản phẩm là 0,55 kg, 0,055 kg cho định mức hao hụt cho phép và 0,027 kg cho định mức sản phẩm hỏng cho phép. Đối với nguyên liệu bột mì thì Công ty cần phải bỏ ra 0,311 kg nguyên liệu bột mì. Trong đó, số kg bột mì để cấu
thành nên một sản phẩm là 0,27 kg, 0,027 kg cho định mức hao hụt cho phép và 0,0014 kg cho định mức sản phẩm hỏng cho phép. Từ các định mức trên ta sẽ lập được bảng định mức lượng cho nguyên liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm Soca.
Bảng 4.5 Định mức lượng cho nguyên liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm Soca
Khoản mục chi tiết Số nguyên liệu Cám
1. Số kg bột cá/SP Soca 0,55 kg
2. Mức hao hụt cho phép 0,055 kg 3. Mức sản phẩm hỏng cho phép 0,027 kg 4. Định mức nguyên liệu của SP Soca 0,632 kg Bột mì
1. Số kg bột mì/SP Soca 0,27 kg
2. Mức hao hụt cho phép 0,027 kg 3. Mức sản phẩm hỏng cho phép 0,014 kg 4. Định mức nguyên liệu của SP Soca 0,311 kg
Nguồn: Phòng Kinh tế - Kế hoạch Công ty Sóc Trăng E-tech
Khác với định mức lượng, định mức giá không căn cứ vào kỹ thuật công nghệ sản xuất mà căn cứ vào các bảng báo giá của các Công ty đối tác và các khoản chi phí liên quan đến việc đưa hàng về kho để cấu thành nên giá nguyên liệu thực tế khi đến kho Công ty. Và các khoản chi phí vận chuyển, bốc xếp,… cũng được Công ty căn cứ vào dữ liệu lịch sử của từng năm và thiết lập nên được một định mức cụ thể.
Định mức giá của nguyên liệu: Để mua 1 kg nguyên liệu về nhập kho Công ty phải bỏ ra thêm 10% chi phí chuyên chở trên giá mua, 5% chi phí nhập kho, bốc xếp đồng thời Công ty được đối tác chiết khấu 10% khi mua hàng với số lượng lớn. Thông qua các chi phí trên ta sẽ tính ra được tổng số tiền mà Công ty mua được 1 kg nguyên liệu về tới kho.
- Định mức giá sản phẩm Sotom:
Bảng 4.6 Định mức giá đơn vị cho nguyên liệu bột mì và bột cá đầu vào của sản phẩm Sotom
Đơn vị tính: đồng Khoản mục chi tiết Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Bột cá 1. Giá mua 1 kg 29.450 30.990 34.966 2. Chi phí chuyên chở 2.945 3.099 3.497 3. Chi phí nhập kho, bốc xếp 1.473 1.550 1.748 4. Chiết khấu 2.945 3.099 3.497 5. Định mức giá của 1 kg (1 + 2 + 3 - 4) 30.923 32.540 36.715 Bột mì 1. Giá mua 1 kg 13.450 14.170 15.813 2. Chi phí chuyên chở 1.345 1.417 1.581 3. Chi phí nhập kho, bốc xếp 673 708 791 4. Chiết khấu 1.345 1.417 1.581 5. Định mức giá của 1 kg (1 + 2 + 3 - 4) 14.123 14.878 16.604
Nguồn: Phòng Kinh tế - Kế hoạch Công ty Sóc Trăng E-tech
- Định mức giá sản phẩm Soca
Bảng 4.7 Định mức giá đơn vị cho nguyên liệu cám và bột mì đầu vào của sản phẩm Soca
Đơn vị tính: đồng Khoản mục chi tiết Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Cám 1. Giá mua 1 kg 4.531 4.655 5.012 2. Chi phí chuyên chở 453 465 501 3. Chi phí nhập kho, bốc xếp 226 232 250 4. Chiết khấu 181 186 200 5. Định mức giá của 1 kg (1 + 2 + 3 - 4) 5.391 5.538 5.963 Bột khoai mì 1. Giá mua 1 kg 3.741 3.852 4.536 2. Chi phí chuyên chở 374 385 454 3. Chi phí nhập kho, bốc xếp 187 193 227 4. Chiết khấu 112 116 136 5. Định mức giá của 1 kg (1 + 2 + 3 - 4) 4.414 4.545 5.352
Nguồn: Phòng Kinh tế - Kế hoạch Công ty Sóc Trăng E-tech
Từ định mức giá và định mức lượng ta có thể tính được chi phí nguyên liệu trực tiếp tiêu chuẩn cho 1 đơn vị sản phẩm như sau:
- Nguyên liệu bột cá dùng cho sản phẩm Sotom trong 3 năm. + Năm 2010 = 0,299 kg/sp x 30.923 đ = 9.246 đ/sp
+ Năm 2011 = 0,299 kg/sp x 32.540 đ = 9.729 đ/sp + Năm 2012 = 0,299 kg/sp x 36.715 đ = 10.987 đ/sp
- Nguyên liệu bột mì dùng cho sản phẩm Sotom trong 2 năm. + Năm 2010 = 0,207 kg/sp x 14.123 đ = 2.923 đ/sp
+ Năm 2011 = 0,207 kg/sp x 14.878 đ = 3.080 đ/sp + Năm 2012 = 0,207 kg/sp x 16.604 đ = 3.437 đ/sp - Nguyên liệu cám dùng cho sản phẩm Soca trong 3 năm. + Năm 2010 = 0,632 kg/sp x 5.391 đ = 3.407 đ/sp
+ Năm 2011 = 0,632 kg/sp x 5.538 đ = 3.500 đ/sp + Năm 2012 = 0,632 kg/sp x 5.963 đ = 3.769 đ/sp
- Nguyên liệu bột mì dùng cho sản phẩm Soca trong 3 năm. + Năm 2010 = 0,311 kg/sp x 4.414 đ = 1.373 đ/sp
+ Năm 2011 = 0,311 kg/sp x 4.545 đ = 1.414 đ/sp + Năm 2012 = 0,311 kg/sp x 5.352 đ = 1.665 đ/sp
Từ việc thiết lập định mức chi phí nguyên liệu trực tiếp là căn cứ để cho nhà quản trị lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
4.2.2.2 Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong kỳ
để tính nhu cầu nguyên liệu trực tiếp kế hoạch. Nhu cầu nguyên liệu trực tiếp kế hoạch phải thỏa mãn nhu cầu nguyên liệu trực tiếp đáp ứng mức sản xuất thực tế. Dự toán sản lượng sản xuất đã được lập trước đó và là căn cứ để lập ra các dự toán chi phí sản xuất kể cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Do mỗi kỳ lập dự toán điều căn cứ vào sản lượng nên việc lập dự toán giữa các năm sẽ ít khác biệt nhau. Do đó đề tài xin đi vào lập dự toán năm 2012.
Việc lập dự toán cho từng loại nguyên liệu là khá nhiều. Do đó đề tài xin đi vào phân tích hai loại nguyên liệu chính cho hai sản phẩm như sau:
a. Sản phẩm Sotom
Ở sản phẩm này đề tài xin lập dự toán cho nguyên liệu bột cá và sẽ được tính qua từng chỉ tiêu cụ thể.
- Số sản phẩm sản xuất trong kỳ chính là dự toán sản lượng sản xuất của sản phẩm Sotom 987.696 kg.
- Nhu cầu NL cần SX = ĐML x Dự toán SL SX của SP Sotom = 0.299 kg/sp x 987.696 kg = 295.321 kg
- Dự trữ cuối kỳ căn cứ vào kinh nghiệm sản xuất khoảng 1% so với tổng số nguyên liệu cần sản xuất 2.953 kg.
- Nhu cầu nguyên liệu trực tiếp = Nhu cầu NL cần SX + Dự trữ cuối kỳ = 295.321 kg + 2.953 kg = 298.274 kg - Dự trữ đầu kỳ căn cứ vào sổ cái của tài khoản nguyên liệu 3.498 kg. - NLTT mua trong kỳ = Nhu cầu NLTT - Dự trữ đầu kỳ
= 298.274 kg - 3.498 kg = 294.776 kg - Định mức giá cũng được lập ở trên 36.715 đ/kg.
- Trị giá mua = Định mức giá x NLTT mua trong kỳ
= 294.776 kg x 36.715 kg = 10.822.700.840 đ Số liệu này sẽ được trình bày qua bảng sau:
Bảng 4.8 Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp năm 2012 và thực tế năm 2012 của sản phẩm Sotom
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Dự toán năm
2012 Thực tế năm 2012 Chênh lệch dự toán/thực tế (%) Bột cá 1. Số SP SX trong kỳ (kg) 987.696 849.860 16,22 2. Định mức lượng tiêu hao (kg) 0,299 0,299 0,00 3. Nhu cầu NL TT cần SX (kg) 295.321 254.108 16,22
4. Dự trữ cuối kỳ 2.953 2.632 12,20
5. Nhu cầu nguyên liệu trực tiếp 298.274 251.476 18,61
6. Dự trữ đầu kỳ 3.498 3.498 0,00
7. NLTT mua trong kỳ (kg) 294.776 247.978 18,87
8. Định mức giá 36.715 36.500 0,59
9. Trị giá mua 10.822.700.840 9.051.197.000 19,57
Nguồn: Phòng Kinh tế - Kế hoạch Công ty Sóc Trăng E-tech
Qua bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp so với thực tế ta thấy
ở khoản mục nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp cần sản xuất của dự toán so với thực tế cao hơn khoảng 40.000 kg, tương đương khoảng 16%. Dự trữ cuối kì chênh lệch cao hơn thực tế khoảng 320 kg, tương đương chênh lệch 12%.
Nguyên liệu trực tiếp mua trong kì cũng tăng cao hơn so với thực tế khoảng 46.000kg, tương đương chênh lệch khoảng 18%.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong năm 2012 chưa đạt hiệu quả cao do những sai lệch của từng khoản mục chi phí đã kéo theo trị giá mua
của Công ty tăng cao so với thực tế.
b. Sản phẩm Soca
Ở sản phẩm này đề tài xin lập dự toán cho nguyên liệu cám và sẽ được tính qua từng chỉ tiêu cụ thể.
- Số sản phẩm sản xuất trong kỳ chính là dự toán sản lượng sản xuất của sản phẩm Sotom 3.845.034 kg.
- Định mức tiêu hao 0,632 kg/sp.
- Nhu cầu NL cần SX = ĐML x Dự toán SL SX của SP Sotom = 0,632 kg/sp x 3.845.034 kg = 2.430.061 kg - Dự trữ cuối kỳ 24.300 kg.
- Nhu cầu nguyên liệu trực tiếp = Nhu cầu NL cần SX + Dự trữ cuối kỳ = 2.430.061 kg + 24.300 kg = 2.451.361 kg - Dự trữ đầu 36.500 kg.
- NLTT mua trong kỳ = Nhu cầu NLTT - Dự trữ đầu kỳ
= 2.451.361 kg - 36.500 kg = 2.417.861 kg - Định mức giá 5.963 đ/kg.
- Trị giá mua = Định mức giá x NLTT mua trong kỳ
= 2.417.861 kg x 5.963 đ/kg = 14.417.705.140 đ Số liệu này sẽ được trình bày qua bảng sau:
Bảng 4.9 Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp năm 2012 và thực tế năm 2012 của sản phẩm Soca
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Dự toán năm
2012 Thực tế năm 2012 Chênh lệch dự toán/thực tế (%) Cám 1. Số SP SX trong kỳ (kg) 3.845.034 3.626.150 6,04
2. Định mức lượng tiêu hao (kg) 0,632 0,632 0,00
3. Nhu cầu NL TT cần SX (kg) 2.430.061 2.291.727 6,04
4. Dự trữ cuối kỳ 24.300 23.256 4,49
5. Nhu cầu nguyên liệu trực tiếp 2.451.361 2.314.983 5,89
6. Dự trữ đầu kỳ 36.500 36.500 0,00
7. Nguyên liệu trực tiếp mua trong kỳ (kg) 2.417.861 2.278.483 6,12
8. Định mức giá 5.963 5.890 1,24
9. Trị giá mua 14.417.705.140 13.420.263.692 7,43
Nguồn: Phòng Kinh tế - Kế hoạch Công ty Sóc Trăng E-tech
Dự toán nguyên liệu cám cũng có những sai lệch tương tự như bột cá. Cụ thể, đối với dự toán số sản phẩm sản xuất trong kì so với thực tế cao hơn 210.000kg, tương đương chênh lệch khoảng 6%. Dự trữ cuối kì cao hơn 1.000kg so với thực tế, tương đương 4%. Nguyên liệu trực tiếp mua trong kì cao hơn 130.000kg so với thực tế, tức cao hơn khoảng 6%.
Việc lập dự toán của Công ty trong 2012 có mức tiến triển chưa tốt, khả năng dự toán của Công ty còn hạn chế, về dự toán nhu cầu nguyên liệu trực tiếp của Công ty còn chưa chính xác về lượng, mức chênh lệch cao. Dự toán có nhiều khuyết điểm trong quá trình thu nhận và xử lý luồng thông tin thị trường tạo ra sự chênh lệch.