3.2.2.1 Phòng Kinh tế - Kế hoạch
- Thực hiện kiểm tra, giám sát, quản lý tình hình sử dụng vốn, tài sản, chi phí và hiệu quả sản xuất kinh doanh trên tất cả các lĩnh vực trong toàn Công ty. - Tổ chức thực hiện tốt công tác kế toán thống kê, hạch toán đầy đủ, chính xác kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng pháp luật của Nhà nước và điều lệ qui định của Công ty.
- Thực hiện kịp thời, đầy đủ việc phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của các Xí nghiệp thành viên và của Công ty.
- Thực hiện báo cáo chính xác kịp thời tình hình tài chính và hiệu quả kinh tế của Công ty cho Ban giám đốc và cấp trên theo đúng qui định của nhà nước và qui chế của Công ty.
- Tổng hợp nhu cầu từ các xí nghiệp, phòng ban, phân xưởng về vật tư, bao bì, công cụ dụng cụ,… tổ chức hợp đồng thu mua và cung ứng đầy đủ kịp thời cho yêu cầu sản xuất.
- Lập và theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm của Công ty theo từng tháng, quí, năm đề nghị điều chỉnh giá thành và chi phí một cách kịp thời và phù hợp, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm một cách khoa học, phù hợp với tình hình thực tế của sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn.
- Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định và lập kế hoạch, đo lường kết quả của các mặt hoạt động, đánh giá vị trí canh tranh của tổ chức, cùng với các nhà quản trị để đảm bảo cạnh tranh lâu dài của tổ chức trong ngành.
- Kiểm tra chặt chẽ việc quản lý vốn hàng hóa, tài sản, tiền mặt chi phí của Công ty đảm bảo an toàn, hiệu quả không bị chiếm dụng, không thanh toán lãng phí ở tất cả phòng ban văn phòng, chi nhánh, phân xưởng, xí nghiệp của Công ty.
- Kiểm tra chặt chẽ tính khách quan chính xác, đúng định mức qui định của tất cả các chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, giá mua nguyên liệu, định mức vật tư, công cụ, tài sản, chi phí trong quá trình lưu thông, trong sản xuất tại xí nghiệp, phân xưởng phát hiện kịp thời những tiêu cực hoặc sai sót (nếu có).
3.2.2.2 Phòng quản lý chất lượng và phát triển sản phẩm
- Đề ra các qui định, qui phạm quản lý chất lượng cho tất cả các loại sản phẩm mà Công ty đã, đang và sẽ sản xuất.
- Thực hiện quản lý chất lượng theo HACCP và hoàn thiện quản lý chất lượng theo ISO phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty và đòi hỏi của thị trường.
- Nghiên cứu cải tiến mẫu mã bao bì ngày càng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của thị trường.
3.2.2.3 Phòng kinh doanh
- Theo dõi, ký kết và thực hiện các hợp đồng các L/C đã ký với khách hàng, triển khai nhanh, chính xác các yêu cầu chất lượng bao bì, mẫu mã sản phẩm của khách hàng cho Phòng Quản lý chất lượng & Phát triển sản phẩm và hai xí nghiệp trực thuộc, theo dõi chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng vận chuyển, bốc xếp, giao nhận hàng hóa cho khách hàng đảm bảo ngăn nắp kho hàng, an toàn về chất lượng và đúng hợp đồng được ký kết.
- Cân đối giá bán, đề xuất giá mua đảm bảo cạnh tranh và có hiệu quả, thường xuyên theo dõi cân đối hiệu quả kinh doanh từng thời vụ, từng khách hàng, để Tổng Giám đốc có chiến lược, sách lược kinh doanh cụ thể.
3.2.2.4 Phòng kỹ thuật
- Quản lý vận hành hệ thống điện, điện lạnh, nước, một cách khoa học đáp ứng đủ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh, đảm bảo an toàn tiết kiệm.
- Theo dõi sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị đúng qui trình, đúng định kỳ, hạn chế tối đa việc xảy ra sự cố bất ngờ, không để cho máy móc thiết bị xuống cấp.
- Lập các phương án thiết kế xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn mua sắm tài sản cố định cho toàn Công ty theo đúng trình tự qui định của nhà nước tùy từng loại hình và mức độ đầu tư, đảm bảo kỹ thuật, mỹ thuật, giá thành hợp lý và phục vụ thiết thực cho sản xuất kinh doanh.
3.2.2.5 Phòng tổ chức hành chánh
- Tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty trong việc quản lý nhân sự của toàn Công ty, sắp xếp bố trí nhân sự một cách phù hợp cho sản xuất kinh doanh, tránh nơi thừa, nơi thiếu, phù hợp với sở trường và khả năng của từng người.
- Tham mưu cho Tổng Giám đốc kiểm tra vấn đề về tuyển dụng, cho thôi việc đối với người lao động, quản lý ngày giờ công lao động, khen thưởng, cách chức, sa thải lao động, kiểm tra việc thực hiện qui chế, qui định về tiền lương, tiền thưởng, các chính sách khác đối với người lao động, đảm bảo đúng nội qui, qui định của Công ty và đúng qui định Luật lao động.
3.2.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty
3.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán a. Sơ đồ bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng Kinh tế - Kế hoạch Công ty Sóc Trăng E-tech
Hình 3.3 Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty
- Kế toán trưởng: Phụ trách chung và chỉ đạo điều hành về tổ chức, ghi chép số liệu được cập nhật và thu thập thông tin tài chính, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và cung cấp thông tin cho công tác dự toán và hoạch định cho nhà quản trị, …
- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp các số liệu trong các nhật ký và các sổ khác của bộ phận kế toán, tập hợp và thu thập các chi phí phát sinh và chi phí sản xuất của từng loại sản phẩm để tính giá thành chính xác.
- Kế toán kho thành phẩm: Quản lý và theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho để thuận lợi trong kinh doanh cuối kỳ lập báo cáo
- Kế toán bán hàng - xác định kết quả kinh doanh: Tập hợp chi phí, doanh thu bán hàng, tình hình phát sinh trong vấn đề bán hàng để thu thập và xác định kết quả kinh doanh co hiệu quả vào cuối tháng hoặc cuối kỳ.
- Kế toán tiền lương: Theo dõi và tính các khoảng lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… cho toàn bộ công nhân viên của Công ty, ghi sổ và lập báo cáo. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN NVL - CCDC KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ - TSCĐ KẾ TOÁN TM - TGNH KẾ TOÁN BH – XĐKQ KD KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN KHO THÀNH PHẨM
- Kế toán công nợ - tài sản cố định: Theo đõi công nợ rỏ ràng và chính xác (phải thu, phải trả) của Công ty. Tình hình sử dụng tài sản cố định (nguyên giá, hao mòn…) để cuối tháng lập báo cáo lên ban chỉ đạo.
- Kế toán tiền mặt - tiền gửi ngân hàng: Kiểm tra chứng từ ghi chép thu, chi và chứng từ gửi ngân hàng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Công ty, điều chỉnh và kiểm tra quỹ hàng ngày tại phòng kế toán của Công ty để kịp thời điều chỉnh khi sai sót trong vấn đề quản lý quỹ và các số dư với ngân hàng sau đó lập báo cáo.
- Kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ: Quản lý và theo dõi các vấn đề nhập xuất nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ để ghi sổ và lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn để thuận tiện cho cuối tháng lập báo cáo chi tiết một cách chính xác cho bộ phận kế toán tổng hợp.
3.2.3.2 Hình thức kế toán
a. Các phương pháp kế toán cơ bản
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO).
- Nguyên tắc đánh giá tài sản: Theo nguyên giá và giá trị tồn lại. - Khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng.
- Thuế GTGT: Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
b. Tổ chức sử dụng chế độ sổ sách kế toán
- Công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Theo mô hình này, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, lập báo cáo đều được tập trung tại phòng kế toán của Công ty.
- Như vậy cách tổ chức bộ phận kế toán của Công ty đảm bảo sự tập trung thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán.
- Hệ thống tài khoản kế toán Công ty đang thực hiện hiện nay theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Hệ thống sổ tại Công ty được tổ chức theo hình thức nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán Accure với quy trình thực hiện như sau:
+ Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.
: Ghi hằng ngày : Ghi định kỳ : Quan hệ đối chiếu
Hình 3.4 Sơ đồ luân chuyển chứng từ theo hình thức chứng từ ghi sổ + Trình tự ghi sổ theo phần mềm kế toán Accure.
: Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.5 Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TÙ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM
ACCURE
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Sổ Nhật ký chung Chứng từ kế toán
Bảng cân đối số phát sinh
c. Trình tự ghi sổ
- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ trước khi ghi vào sổ như: hóa đơn mua hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, … Sau đó lên bảng tổng hợp chứng từ gốc.
- Kế toán chi tiết vào sổ chi tiết cho từng tài khoản.
- Kế toán tổng hợp lập chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó vào các sổ cái tài khoản có liên quan.
- Cuối tháng kế toán dựa vào chứng từ ghi sổ đối chiếu với sổ chi tiết, để lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính trình giám đốc duyệt.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị, tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là Việt Nam đồng.
3.3 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH KINH DOANH CỦA CTY TRONG NĂM 2010, 2011, 2012 2010, 2011, 2012
3.3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm (2010-2012) 2012)
Bảng 3.1 Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3 năm (2010 – 2012)
Đơn vị tính: 1.000 đồng
Nguồn: Phòng Kinh tế - Kế hoạch Công ty Sóc Trăng E-tech
Chênh lệch 2011 so với 2010
Chênh lệch 2012 so với 2011 Tên chỉ têu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%) 1. Doanh thu 51.426.027 59.784.288 49.766.580 8.358.260 16,25% -10.017.707 -16,76% 2. Chi phí 44.678.855 51.118.115 42.581.960 6.439.259 14,41% -8.536.155 -16,70% 3. Lợi nhuận trước thuế 6.747.172 8.666.172 7.184.619 1.919.000 28,44% -1.481.552 -17,10% 4. Thuế TNDN 1.686.793 2.166.543 1.796.154 479.750 28,44% -370.388 -17,10% 5. Lợi nhuận sau thuế 5.060.379 6.499.629 5.388.464 1.439.250 28,44% -1.111.164 -17,10%
Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tóm lược ta thấy doanh thu của các năm có mức biến động cao. Cụ thể tổng doanh thu của Công ty trong năm 2011 tăng hơn 8,4 tỷ đồng, tương đương tăng khoảng 16% so với năm 2010. Có được mức tăng như vậy là do Công ty đã có những bước phát triển tốt về chiến lược mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, bên cạnh đó trong năm 2011 nhu cầu nhập khẩu về các mặt hàng thủy sản của các nước Châu Âu và Mỹ tăng cao làm cho diện tích nuôi trồng thủy sản tăng lên là điều kiện giúp cho doanh thu của Công ty tăng theo. Nhưng đến năm 2012 thì lại có chuyển biến trái ngược so với năm 2011, cụ thể là tổng doanh thu của Công ty trong năm 2012 giảm mạnh so với năm 2011 với mức giảm vào khoảng 10 tỷ đồng, tương đương giảm hơn 16,7%. Nguyên nhân giảm mạnh doanh thu trong năm 2012 là do ảnh hưởng suy thoái của nền kinh tế toàn cầu, giá cả tăng cao làm sản lượng tiêu thụ các sản phẩm của Công ty bị giảm đáng kể. Bên cạnh tác động của thị trường, ngoài ra doanh thu của Công ty còn bị tác động của yếu tố tự nhiên, dịch bệnh của các loài thủy sản đã làm cho diện tích nuôi thủy sản giảm kéo theo nhu cầu sử dụng thức ăn dành cho thủy sản cũng giảm theo.
Trong báo cáo hoạt động kinh doanh tóm lược, khoản mục chi phí của Công ty trong 3 năm cũng có mức tăng trưởng không đồng điều, chi phí trong năm 2011 tăng hơn 6,4 tỷ đồng, tương đương tăng khoảng 14%, nguyên nhân tăng trưởng chi phí là do sản lượng sản xuất của năm 2011 tăng so với năm 2010, khi so sánh tỷ lệ tăng trưởng doanh thu so với chi phí thì ta thấy được mức tăng trưởng chi phí nhỏ hơn mức tăng trưởng của doanh thu vào khoảng 2% là điều kiện tốt giúp tăng lợi nhuận của Công ty, để làm được điều này Công ty đã xiết chặt quản lý chi phí từ khâu sản xuất đến khâu bán hàng cũng như cung ứng. Đến năm 2012 chi phí của Công ty cũng giảm mạnh giống như doanh thu cụ thể là giảm khoảng 8,5 tỷ đồng so với năm 2011 tương đương giảm hơn 16,5%. Nguyên nhân là do sản lượng của Công ty trong năm 2012 giảm làm cho chi phí sản xuất cũng giảm theo, so sánh với mức chênh lệch doanh thu thì ta thấy tỷ lệ của hai khoản mục tương đối gần bằng nhau, hiệu quả quản lý chi phí so với cùng kỳ năm trước có mức tiến triển tốt trước những khó khăn của thị trường.
Doanh thu và chi phí của Công ty qua các năm không đồng điều đã làm cho lợi nhuận sau thuế của Công ty cũng bị ảnh hưởng theo cụ thể lợi nhuận trong năm 2011 tăng khoảng 1,4 tỷ đồng, tương đương tăng hơn 28%, sang năm 2012 do doanh thu giảm đã làm cho lợi nhuận của Công ty giảm hơn 1,1 tỷ đồng, tương đương giảm khoảng 17%.
3.3.2 Tình hình sản xuất sản phẩm của Công ty trong 3 năm (2010-2012) 2012)
Để thấy rõ tác động của các yếu tự khách quan đã làm cho sản lượng sản xuất của Công ty thay đổi như thế nào sẽ được trình bày qua Bảng 3.2 như sau:
Bảng 3.2 Tình hình sản xuất sản phẩm của Công ty trong 3 năm (2010-2012) Đơn vị tính: Kg
Nguồn: Phòng Kinh tế - Kế hoạch Công ty Sóc Trăng E-tech
Qua bảng trên ta thấy sản lượng sản xuất của Công ty chưa ổn định về số lượng. Năm 2010 sản xuất khoảng 5.294.400 kg trong đó sản phẩm thức ăn tôm SOTOM là 986.400 kg và thức ăn cá SOCA 4.308.000 kg. Đến năm 2011 sản lượng sản xuất tăng so với năm trước đạt hơn 5.904.110 kg tăng 609.710 kg, tương đương tăng 11,52% so với năm 2010 nhưng đến năm 2012 sản lượng tiêu thụ sản phẩm giảm cao so với năm 2011 cụ thể là giảm 1.428.100 kg, tương đương giảm 24,19%, đây là nguyên nhân làm cho lợi nhuận của Công ty giảm xuống so vơi năm 2011. Vấn đề suy giảm sản lượng này không phải là ảnh hưởng của chất lượng sản phẩm do tác động của điều kiện tự nhiên không thuận lợi cho diện tích nuôi trồng thủy sản giảm mạnh, kéo theo lượng