Xác định hay phân tích nhu cầu đào tạo là một trong những hoạt động tƣởng chừng nhƣ đơn giản nhƣng lại không dễ chút nào; ngoài năng lực chuyên môn, bộ phận nhân sự cần có một chút “cảm nhận” nghề nghiệp để có thể đánh giá đủ và đúng nhu cầu đào tạo. Nhu cầu đào tạo phát sinh khi nhân viên không đủ các kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc trong hiện tại cũng nhƣ tƣơng lai.
Để loại bỏ các nhu cầu đào tạo “ảo”, nhu cầu đào tạo “không có địa chỉ” hoặc các nhu cầu đào tạo “thời thƣợng” chạy theo mốt hoặc chỉ đơn giản là “tôi thích” thì bộ phận nhân sự cần phải thực hiện các bƣớc phân tích cụ thể. Tại THMF, nhu cầu đào tạo có ý nghĩa là:
- Sự chênh lệch giữa mức độ hoàn thành công việc mong muốn và mức độ hoàn thành công việc thực tế/ quan sát đƣợc. Sự chênh lệch này đƣợc xác định do thiếu kỹ năng, kiến thức, thái độ hoặc kinh nghiệm làm việc cần thiết.
Phân tích nhu cầu đào tạo
Phát triển các chƣơng trình đào tạo
Tổ chức đào tạo
Đánh giá chƣơng trình đào tạo
65
- Nhu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho một sự thay đổi có kế hoạch trƣớc, thay đổi công nghệ....
- Những thiếu hụt có thể đào tạo, bù đắp đƣợc trong quá trình lựa chọn nhân viên cho vụ trí cụ thể trong THMF
- Những nhu cầu liên quan đến đỏi hỏi năng lực tối thiểu cho công việc của một nhân viên.
Việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty xuất phát từ các bộ phận, phòng ban chức năng trên cơ sở mục tiêu chung của bộ phận, kế hoạch sản xuất kinh doanh công ty, Tập đoàn. Sau khi đề xuất yêu cầu thì bộ phận Đào tạo thuộc phòng Nhân sự tiếp nhận, rà soát cũng nhƣ đối chiếu với các chƣơng trình, danh sách học viên đã đào tạo trƣớc đó từ đó đề xuất chƣơng trình, kinh phí... lên cấp cao hơn chờ phê duyệt. Sơ đồ 3.5 phản ánh quy trình xác định, giải quyết nhu cầu đào tạo tại THMF
.
-
Sơ đồ 3.4: Quy trình xác định, giải quyết nhu cầu đào tạo tại THMF
(Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự, 2014)
Quan sát/ Đánh giá thực hiện công việc
Báo cáo và xác nhận của ngƣời quản lý
Nhu cầu đào tạo của bộ phận Mục tiêu và Tình hình
sản xuất kinh doanh
Bộ phận chuyên trách đào tạo- Phòng Nhân sự
Ban Giám đốc
66
Khi được hỏi: “Theo anh/ chị, nhu cầu đào tạo tại công ty được xác định thông qua hoạt động nào là hiệu quả? (có thể chọn hơn 01 đáp án) (Phụ lục 01), tác giả thu được kết quả như sau:
Bảng 3.7. Đánh giá của ngƣời lao động về mức độ hiệu quả của các kênh xác định nhu cầu đào tạo
Kết quả
Nội dung Lƣợt chọn
Tỷ trọng (%)
Xác định ngay trong quá trình tuyển dụng 200 37,17
Quan sát kỹ năng thực hiện công việc 366 68,02
Thông qua đánh giá kết quả công việc cuối cùng 300 55,76 Cá nhân ngƣời lao động tự đánh giá, xác định nhu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
cầu của mình
468 86,98
Theo kinh nghiệm của ngƣời quản lý trực tiếp 173 32,15
(Nguồn: Tổng hợp kết quả điều tra thực tế)
Nhƣ vậy, có tới 86,98% ngƣời đƣợc hỏi cho rằng việc xác định nhu cầu đào tạo hiệu quả nhất là thông qua từng cá nhân ngƣời lao động, tiếp đến là thông qua việc quan sát kỹ năng thực hiện công việc, chiếm 68,02%. Trong khi đó, vì nhiều lý do khác nhau mà họ cho rằng kinh nghiệm của quản lý trực tiếp chƣa đủ để xác định nhu cầu đạo tạo của nhân viên (chiếm tỷ trọng 32,15%). Tại THMF, nhu cầu đào tạo của cá nhân nhân viên đƣợc xác định bởi ngƣời quản lý trực tiếp hoặc bộ phận đào tạo. Đối với quản lý trực tiếp họ thƣờng xác định thông qua việc quan sát quá trình làm việc cũng nhƣ dựa vào thành tích cuối cùng của nhân viên rồi thực hiện phiếu yêu cầu đào tạo (theo Mẫu 1PR002-HR-F01) gửi lên bộ phận đào tạo. Đối với bộ phận đào tạo, họ dựa vào hồ sơ năng lực của cá nhân từ khi đƣợc tuyển dụng để đƣa ra quyết định. Nhƣ vậy, tại THMF cũng đã rất quan tâm đến nhu cầu ở từng bộ phận/ phòng / ban chức năng, cho bộ phận quyết định, đề xuất các nhu cầu, số lƣợng đào tạo. Đây là sự tiến bộ so với các công ty khác, đặc biệt là khối doanh nghiệp Nhà nƣớc, khi mà các chƣơng trình đào tạo đƣợc áp đặt từ trên xuống dƣới cho nhân viên. Tuy nhiên, với phƣơng pháp xác định nhu cầu đào tạo nhƣ trên, công ty mới chỉ xác định đƣợc cần đào tạo bao nhiêu lao động, loại lao động nào và những nội dung đào tạo liên quan đến công việc
67
của ngƣời lao động mà không xác định đƣợc thực sự ngƣời lao động thiếu hụt những kiến thức, kỹ năng nào cần đƣợc đào tạo.
Qua kết quả điều tra cho thấy, cá nhân ngƣời lao động lại cho rằng sẽ tốt hơn, sát hơn nếu họ đƣợc quyền tự xác định đƣợc nhu cầu cần đào tạo của bản thân. Thông qua sự thiếu sót về chuyên môn, hạn chế năng lực, năng suất lao động chƣa cao cũng nhƣ những biểu hiện chủ quan khác sẽ là căn cứ để họ tự biết mình cần đào tạo những gì? Chuyên môn hay kỹ năng? Thực hành hay lý thuyết? Đây là một vấn đề mà công ty cần xem xét thay đổi trong thời gian tới để những chƣơng trình đào tạo thật sự đáp ứng đƣợc nhu cầu thiết thực của ngƣời lao động.
Nhìn chung, việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty vẫn chƣa sát với nhu cầu thực tế của ngƣời lao động và của công ty, là do những nguyên nhân sau:
Các căn cứ để Công ty xác định nhu cầu đào tạo nhƣ phân tích công việc, và đánh giá thực hiện công việc vẫn chƣa hoàn chỉnh. Một số cán bộ cho rằng việc phân tích nhu cầu đào tạo là một hình thức khích lệ tinh thần làm việc của ngƣời lao động và chỉ để xác định số lƣợng lao động cần đào tạo mà chƣa quan tâm đúng mức đến việc ngƣời lao động có áp dụng đƣợc kiến thức, kỹ năng đã học đƣợc vào công việc hay không.
Công ty mới chỉ xây dựng bản mô tả công việc cho từng chức danh, bản tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kỹ thuật và bản tiêu chuẩn viên chức nghiệp vụ. Công ty chƣa xây dựng đƣợc bản yêu cầu công việc đối với ngƣời thực hiện và bản tiêu chuẩn công việc cho các chức danh công việc. Do đó, chƣa có cơ sở để xác định ngƣời lao động thiếu hụt những kiến thức, kỹ năng gì cần đào tạo để thực hiện hiệu quả công việc. Quá trình tìm hiểu con ngƣời chƣa đi sâu vào tìm hiểu ngƣời lao động thiếu gì, cần gì về kiến thức và kỹ năng. Tức là tổ chức chƣa tiến hành xác định khoảng cách giữa kết quả thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc của ngƣời lao động.
Về phía ngƣời lao động, khi có nhu cầu đào tạo đột xuất thì mới gửi đơn đề nghị đào tạo, một số cá nhân không chủ động đƣa ra yêu cầu đƣợc đào tạo. Mặt khác, khi xác định nhu cầu đào tạo của ngƣời lao động công ty chƣa tìm hiểu mong muốn đƣợc đào tạo của họ. Công ty chƣa tiến hành điều tra nhu cầu đào tạo của
68
ngƣời lao động, xem họ có nhu cầu đào tạo về những kiến thức, kỹ năng gì, có phù hợp với mục tiêu của công ty hay không. Trong giai đoạn này, công ty đã xác định nhu cầu đào tạo và đối tƣợng đào tạo cùng một lúc.
Nhìn chung, giai đoạn xác định nhu cầu đào tạo của công ty bộc lộ nhiều hạn chế về phƣơng pháp và các căn cứ xác định nhu cầu đào tạo. Do công ty đã xây dựng quy trình đào tạo, quy chế đào tạo khá đầy đủ và chi tiết hƣớng dẫn đến các phòng ban thực hiện theo các biểu mẫu đã thiết kế sẵn. Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu đào tạo không đƣợc thực hiện đầy đủ theo các bƣớc trong quy trình đào tạo.Vì vậy, công ty nên tiến hành xem xét và khắc phục để nâng cao hiệu quả công tác đào tạo ngƣời lao động.