4.2.4.1 Chứng từ và sổ sách
a) Chứng từ công ty sử dụng - Phiếu thu, phiếu chi; - Giấy báo nợ, giấy báo có; - Biên bản kiểm kê quỹ;
- Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, hàng hóa; - Biên bản xử lý tài sản thiếu,...
b)Sổ sách công ty sử dụng
- Sổ chi tiết công nợ phải thu khác - Sổ Cái tài khoản 138
66
4.2.4.2 Luân chuyển chứng từ
67
4.2.4.3 Các nghiệp vụ phát sinh
1)Ngày 8/4/2014 căn cứ vào giấy báo có số 39 nhận đƣợc từ ngân hàng về việc thu tiền thuê mặt bằng công ty TNHH Nhựa Đƣờng Petrolimex số tiền 37.780.783 đồng.
2)Ngày 9/4/2014 căn cứ vào giấy báo có số 40 nhận đƣợc từ ngân hàng về việc thu tiền mặt bằng công ty cổ phần vận tải xây dựng đƣờng thủy (CP VTXD) Petrolimex số tiền 28.570.000 đồng.
3)Ngày 10/4/2014 căn cứ vào giấy báo có số 41 nhận từ ngân hàng về việc thu tiền bán hàng từ công ty TNHH Nhựa Đƣờng Petrolimex số tiền 144.074.215 đồng.
4)Ngày 29/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 6000211 về việc thu tiền điện kho Nhựa Đƣờng tháng 4/2014, thuế suất 10% số tiền 47.849.723 đồng.
4.2.4.4 Thực hiện kế toán chi tiết
- Sổ chi tiết công nợ phải thu khác (phụ lục 13).
4.2.4.5 Thực hiện kế toán tổng hợp
- Sổ cái tài khoản 138 (phụ lục 14).
Nhận xét
Về chế độ kế toán
-Về chứng từ kế toán: công ty sử dụng phần mềm thiết kế đầy đủ các mẫu chứng từ đƣợc quy định theo Quyết định 15 cũng nhƣ theo yêu cầu quản lý của công ty, căn chứng vào các chứng từ gốc kế toán cập nhật vào phần mềm về thông tin liên quan tới các khoản phải thu khác, các chứng từ gốc cũng nhƣ các biên bản kiểm kê đƣợc lƣu đã theo dõi thu khác đƣợc thực hiện đầy đủ về số lƣợng cũng nhƣ theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ. Số lƣợng chứng từ đầy đủ và nội dung thể hiện trên các chứng từ là chính xác và đƣợc lƣu đầy đủ đóng thành quyển lƣu tại bộ phận kế toán.
-Về sổ sách kế toán: các mẫu sổ sách đƣợc phần mềm thiết kế sẵn và phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, và số lƣợng các sổ mở phục vụ phản ánh cũng đầy đủ. Việc ghi sổ đƣợc thực hiện do phần mềm hỗ trợ.
-Về phản ánh nghiệp vụ: kế toán đã thực hiện theo trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm theo nguyên tắc và nguyên lý kế toán.
68
Về công tác kế toán: việc tổ chức bộ máy kế toán cho các khoản phải thu đƣợc công ty thực hiện đầy đủ số lƣợng về kế toán viên, và đƣợc sự hỗ trợ của phần mềm nên công việc của kế toán đƣợc tiết kiệm thời gian và giảm tải đƣợc khối lƣợng công việc.
69
4.3 PHÂN TÍCH CÁC KHOẢN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 4.3.1 Phân tích tình hình biến động vốn bằng tiền và các khoản phải thu
Bảng 4.1 Phân tích biến động và tỷ trọng vốn bằng tiền và các khoản phải thu trong giai đoạn 2011 – 2013.
ĐVT: triệu đồng
Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Chênh lệch
2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Số Tiền Tỷ Trọng Số Tiền Tỷ Trọng Số Tiền Tỷ Trọng Biến động Biến động Tài sản ngắn hạn 83.182 100 63.818 100 47.078 100 (19.364) (16.740) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tiền và các khoản tương đương tiền 6.591 7,92 872 1,37 1.374 2,92 (5.719) 502
Khoản phải thu ngắn hạn 61.775 74,26 53.949 84,54 35.989 76,45 (7.826) (17.960)
Hàng tồn kho 11.508 13,83 7.972 12,49 8.736 18,56 (3.536) 764
Tài sản ngắn hạn khác 3.308 3,99 1.025 1,60 979 2,07 (2.283) (46)
70
Khoản mục tiền và các khoản tương đương tiền (chủ yếu là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng bằng Việt Nam đồng) năm 2012 là 872 triệu đồng chiếm 1,37% trong tài sản ngắn hạn so với năm 2011 là 6.591 triệu đồng chiếm 7,92% trong tài sản ngắn hạn nhƣ vậy biến động năm 2012 so với 2011 là giảm 5.719 triệu đồng do chủ yếu công ty giảm lƣợng tiền mặt tại quỹ do biến động nền kinh tế giá xăng trong năm 2011 và 2012 là lớn do tình hình kinh tế có biến động lớn với chính sách của Nhà nƣớc ít nhiều cũng ảnh hƣởng tới hoạt động của công ty nói chung và vốn bằng tiền của công ty. Năm 2013 là 1.374 triệu đồng chiếm 2,92% trong tài sản ngắn hạn so với năm 2012 biến động tăng 502 triệu đồng nhờ việc thực hiện các chính sách điều chỉnh kịp thời theo hƣớng dẫn của Nhà nƣớc nên việc thực hiện kinh doanh của công ty đã đƣợc giảm áp lực nhiều so với năm 2012.
Khoản phải thu ngắn hạn (chủ yếu là khoản phải thu khách hàng) nhìn chung giảm qua các năm cụ thể năm 2012 là 53.949 triệu đồng chiếm 84,54% trong tài sản ngắn hạn so với năm 2011 là 61.775 triệu đồng chiếm 74,26% tài sản ngắn hạn biến động năm 2012 so với 2011 giảm 7.826 triệu đồng, năm 2013 là 35.989 triệu đồng chiếm 76,45% trong tài sản ngắn hạn so với năm 2012 biến động giảm 17.960 triệu đồng, do từng năm công ty có những biện pháp cụ thể hiệu quả trong việc thu hồi công nợ tránh tiền trạng bị chiếm dụng vốn của công ty và giảm số tiền khách hàng thiếu nợ nhƣng công ty cũng cần chú ý tuy số tiền đã giảm về việc phải thu khách hàng nhƣ bên cạnh đó tỷ trọng năm 2013 so với 2012 là tăng nhƣng chiếm tỷ trọng không đáng kể.
Nhận xét: từ những phân tích trên cho thấy công ty sử dụng vốn tiền mặt theo kế hoạch đề ra của công ty tích cực điều chỉnh để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và giảm đáng kể khoản phải thu khách hàng qua các năm sẽ giảm đƣợc cái rủi ro trong việc khách hàng chiếm dụng vốn công ty.
71
4.3.2 Đánh giá khả năng thanh toán
Bảng 4.2 Đánh giá các hệ số thanh toán trong giai đoạn 2011 – 2013.
ĐVT: triệu đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
1 Tài sản ngắn hạn 83.182 63.818 47.078
2 Tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền 6.591 873 1.374
3 Hàng tồn kho 11.508 7.971 8.736
4 Nợ ngắn hạn 94.543 146.828 176.494
5 Hệ số thanh toán ngắn hạn (lần) (5=1/4)
0,88 0,43 0,27
6 Hệ số thanh toán nhanh (lần) (6=(1-3)/4)
0,76 0,38 0,22
7 Hệ số thanh tức thời (lần) (7=2/4)
0,070 0,006 0,008
72
Hệ số thanh toán ngắn hạn năm 2011 hệ số thanh toán ngắn hạn là 0,88 lần nghĩa là cứ một đồng nợ phải trả đƣợc đảm bảo bằng 0,88 đồng tài sản ngắn hạn (TSNH), năm 2012 là 0,43 lần nghĩa là cứ một đồng nợ phải trả đƣợc đảm bảo bằng 0,43 tài sản ngắn hạn. So với năm trƣớc là 0,88 thì thấp hơn 0,45 đồng. Năm 2013 tỷ lệ tiếp tục giảm là 0,27 nghĩa là cứ một đồng nợ ngắn hạn đƣợc đảm bảo bằng 0,27 đồng giá trị tài sản ngắn hạn. Điều ngày chứng tỏ khả năng trả nợ của công ty ngày càng giảm, cần chú ý nếu hệ số này thấp quá sẽ là gánh nặng khả năng để thanh toán các khoản nợ đến hạn và tình trạng mất khả năng thanh toán có thể xảy ra. Nguyên nhân là do các khoản phải thu ngắn hạn có khả năng khó đòi của công ty qua các năng tuy có giảm nhƣng không đáng kể.
Trong năm 2011 cứ một đồng nợ ngắn hạn phải trả thì công ty có sẵn 0,76 tài sản có khả năng thanh toán còn năm 2012 công ty có sẵn 0,38 cho đến năm 2013 thì hệ số này chỉ còn 0,22. Qua đó hệ số thanh toán nhanh qua các năm càng giảm, hệ số này nhỏ hơn 0,5 chứng tỏ khả năng thanh toán của công ty tƣơng đối không khả quan, công ty đang thiếu tiền thanh toán nhanh. Ngoài nguyên nhân công ty đã thanh toán bớt nợ và vay dài hạn, nhƣng nợ ngắn hạn của công ty vẫn còn khá cao, ngoài ra lƣợng hàng tồn kho của công ty là lớn tuy đã giảm dần qua các năm nhƣng vẫn không đáng kể. Chúng ta còn phân tích thêm hệ số thanh toán tức thời của công ty, từ đó có đánh giá chính xác hơn về khả năng đảm bảo thanh toán của công ty.
Căn cứ vào bảng phân tích trên, cho chúng ta thấy hệ số thanh toán bằng tiền mặt của công ty qua các năm nhìn chung là giảm. Trong năm 2011 công ty có 0,070 đồng thanh toán ngay các khoản nợ ngắn hạn vào bất cứ thời điểm nào, nhƣng đến năm 2012 hệ số này giảm ở mức 0,006 đồng, tức là công ty đã mất 0,064 đồng để đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt, nguyên nhân của sự giảm này là do các khoản phải thu của năm 2011 là khá cao, nhƣng công ty vẫn chƣa thu đƣợc, ảnh hƣởng đến tình hình sử dụng vốn của công ty bên cạnh đó công ty cần phải trang trải những chi phí cần thiết của công ty. Năm 2013 hệ số này tăng nhẹ tăng lên ở mức 0,008 đồng. Điều này nếu so sánh với tiêu chuẩn đƣa ra là hệ số này tối thiểu bằng 0,1 thì trong 03 năm công ty điều không có sẵn tiền để thanh toán. Năm 2013 tuy có sự tăng nhẹ nhƣng hệ số này còn quá thấp, ảnh hƣởng không tốt đến công ty nếu có các nhu cầu thanh toán khi bất kỳ thời điểm nào cần thanh toán.
73
Đánh giá chung khả năng thanh toán: ta thấy khả năng thanh toán của công ty qua 3 năm 2011 – 2013 là không khả quan, vốn lƣu động không đủ trang trải hết các khoản nợ ngắn hạn của công ty, do khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng quá lớn nên khả năng thanh toán của 3 năm này là thấp, cho thấy vốn bằng tiền của công ty bị chiếm dụng rất lớn.
74 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4.3.3 Đánh giá tình hình quản lý dòng tiền
Bảng 4.3 Đánh giá các chỉ tiêu phải thu trong giai đoạn 2011 – 2013.
Nhóm các tỷ số ĐVT 2011 2012 2013 Chênh lệch
2012/2011 2013/2012
Khoản phải thu
khách hàng Đồng 54.365.778.152 47.802.960.679 33.302.145.887 (6.562.817.473) (14.500.814.792) Số vòng quay
khoản phải thu Lần 148 130 121 (18) (9)
Kỳ thu tiền bình
quân Ngày 3,23 2,92 2,65 (0,31) (0,27)
Tổng số phải
thu/ phải trả Lần 0,65 0,37 0,20 (0,21) (0,17)
75
Khoản phải thu khách hàng nhìn chung qua các năm đều giảm, căn cứ vào bảng cân đối kế toán ta thấy khoản phải thu chỉ có mục phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn. Năm 2012 là 47.802.960.679 đồng so với năm 2011 là 54.365.778.152 đồng giảm 6.562.817.473 đồng đến năm 2013 là 33.302.145.887 đồng giảm 14.500.814.792 đồng giảm mạnh so với năm 2012 qua 3 năm thì thì tình hình các khoản phải thu giảm theo thời gian do công ty có những chính sách cũng nhƣ quy định về mua hàng thiếu đối với khách hàng để tránh tình trạng công ty bị chiếm dụng vốn. Nhƣng do phải thu khách hàng là cao nên vẫn ảnh hƣởng không tốt đến công ty cần chú ý đến yếu tố này.
Số vòng quay phải thu qua 3 năm thì giảm nhƣng không đáng kể vòng quay khoản phải thu vẫn còn lớn năm 2012 là 130 lần so với năm 2011 là 148 lần giảm 18 lần và năm 2013 là 121 lần giảm 9 lần so với năm 2012, tuy qua 3 năm số lần quay vòng giảm nhƣng không nhiều tốc độ thu hồi nợ của công ty là kịp thời, khả năng chuyển đổi nợ phải thu sang tiền mặt là cao, điều này giúp công ty nâng cao luồng tiền mặt, tạo ra sử chủ động trong việc tài trợ nguồn vốn lƣu động trong kinh doanh.
Kỳ thu tiền bình quân nhìn chung qua 3 năm là giảm nhƣng vẫn không đáng kể năm 2012 là 2,92 ngày so với năm 2011 là 3,23 ngày giảm 0,31 ngày và với năm 2013 là 2,65 ngày giảm 0,27 ngày so với năm 2012. Thời gian qua 3 năm cho thấy tốc độ có thể chậm lại qua các năm nhƣng mặt khác sẽ khuyến khích ngƣời mua đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa.
Tổng phải thu trên tổng phải trả nhìn chung trong giai đoạn 2011 – 2013 thì chỉ số này là giảm năm 2011 là 0,65 lần đến năm 2012 là 0,37 lần giảm 0,21 lần, đến năm 2013 chỉ số này là 0,20 lần giảm 0,17 lần. Điều này nói lên tỷ số này càng giảm thì tỷ lệ bị chiếm dụng vốn của công ty càng giảm sẽ tạo thuận lợi về tài chính cho công ty.
76
Bảng 4.4 Đánh giá các chỉ tiêu khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền trong giai đoạn 2011 – 2013. ĐVT: triệu đồng STT Chỉ tiêu 2011 2012 2013 Chênh lệch 2012 so 2011 2013 so 2012 1 Dòng tiền thuần từ hoạt động kinh doanh 34.371 25.358 33.809 (9.013) 8.451 2 Nợ ngắn hạn 94.543 146.828 176.494 52.285 29.666 3 Khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền (3=1/2) 0,36 0,17 0,19 (0,19) 0,02
Khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền nhìn chung qua 3 năm thì tỷ số này là giảm năm 2012 là 0,17 lần so với năm 2011 là 0,36 lần giảm 0,19 lần và năm 2013 là 0,19 lần tăng 0,02 lần so với năm 2012 cho thấy tỷ lệ tiền tạo ra từ hoạt động kinh doanh là giảm năm 2012 so với 2011 và tăng trở lại ở năm 2013 so với 2012 do thời điểm này nền kinh tế cũng đã ổn định đặc biệt là giá xăng dầu và cũng cho thấy hiệu quả của công ty sử dụng tiền tạo ra từ hoạt động kinh doanh để bù đắp cho các khoản nợ ngắn hạn tuy qua 3 năm điều không ổn định nhƣng công ty vẫn còn khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng lƣợng tiền từ hoạt động kinh doanh này mặc cho những biến động về kinh tế trong 3 năm nhất là năm 2012 so với 2011 là giảm rất nhiều nhƣng công ty vẫn có đủ khả năng bù đắp nợ ngắn hạn. Bên cạnh đó công ty vẫn phải chú ý để các khoản nợ ngắn hạn để giảm việc chiếm dụng vốn của công ty.
77
Bảng 4.5 Đánh giá các chỉ tiêu khả năng bù đắp nợ ngắn hạn 6 tháng 2014 so 6 tháng 2013. ĐVT: triệu đồng STT Chỉ tiêu 6th/2013 6th/2014 Chênh lệch 6th/2014 so 6th/2013
1 Dòng tiền thuần từ hoạt động
kinh doanh 16.714 12.511 (1.943) 2 Nợ ngắn hạn 67.543 68.370 (15.322) 3 Khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền (3=1/2) 0,25 0,18 (0,07)
Khả năng bù đắp nợ ngắn hạn bằng tiền nhìn chung 6 tháng 2014 so với 6 tháng 2013 là giảm nhƣng không nhiều, 6 tháng 2014 là 0,18 lần so với 0,25 lần của 6 tháng năm 2013 là giảm 0,07 lần, tỷ lệ tiền tạo ra từ hoạt động kinh doanh là giảm và khả năng bù đắp nợ ngắn hạn từ hoạt động kinh doanh tuy giảm và cần chú ý đến chỉ tiêu này để có những điều chỉnh cho 6 tháng cuối năm đạt đƣợc những chỉ tiêu mà đầu năm đã đề ra.
78
CHƢƠNG 5
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU 5.1 NHẬN XÉT CHUNG
5.1.1 Nhận xét về công tác kế toán
5.1.1.1 Về thực hiện chế độ kế toán
-Ƣu điểm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về chứng từ kế toán: công ty sử dụng các mẫu chứng từ kế toán theo Quyết định 15 và đƣợc thiết kế vào phần mềm kế toán phù hợp yêu cầu quản lý của công ty; nội dung thông tin trên các chứng từ kế toán bắt buộc đƣợc công ty thực hiện tốt và theo yêu cầu quản lý; quá trình quản lý thu thập chứng từ đƣợc công ty sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian, số lƣợng chứng từ phát sinh đầy đủ và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật; việc bảo quản cũng nhƣ lƣu trữ đƣợc thực hiện tốt theo đúng quy định của pháp luật. Ngoài ra công ty đã tự in hóa đơn GTGT theo hƣớng dẫn của Bộ Tài chính và hóa đơn GTGT đƣợc có thêm phần tiếng anh khi thực hiện giao