Trong tình trạng hiện nay quan hệ - cung cầu mất cân đối, cầu vƣợt xa cung, áp lực cạnh tranh gay gắt phải đƣơng đầu với các đơn vị kinh doanh chung ngành hàng về số lƣợng, chất lƣợng, thị trƣờng tiêu thụ, Công ty cần phải khắc phục những hạn chế vẫn còn mắc phải. Bên cạnh đó Công ty cần phải không ngừng nâng cao hơn nữa những ƣu điểm để tạo thuận lợi cho việc mở rộng thị trƣờng nhằm đạt lợi nhuận cao hơn. Phát triển các loại hình dịch vụ nhƣ: vận tải xăng dầu, đo lƣờng, ... nhằm hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động kinh doanh chính của Công ty.
Tiếp tục xây dựng phát triển hệ thống cửa hàng xăng dầu, đầu tƣ để hiện đại hóa các cửa hàng tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng mua lẻ. Song song đó để đảm bảo nguồn doanh thu ổn định Công ty phải mở rộng thị trƣờng mới, đứng vững trên thị trƣờng đã có trong điều kiện hiện nay.
Để kinh doanh có hiệu quả đảm bảo sự phát triển của đơn vị cũng nhƣ toàn ngành đòi hỏi Công ty phải thực hiện triệt để tiết kiệm và giảm chi phí bán hàng, đầu tƣ xây dựng có hiệu quả và không ngừng phát triển thị trƣờng, đảm bảo an toàn tài chính.
42
CHƢƠNG 4
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ
4.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 4.1.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ
4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách
a) Chứng từ công ty sử dụng - Phiếu thu (Mẫu 01 – TT); - Phiếu chi (Mẫu 02 – TT);
- Biên lai thu tiền (Mẫu 06 – TT);
- Biên bản kiểm kê quỹ (Mẫu 08a – TT); - Bảng kê vàng, bạc, đá quý (Mẫu 08b – TT); - Bảng kê chi tiền (Mẫu 09 – TT).
b)Sổ sách công ty sử dụng
- Sổ Cái tài khoản tiền mặt (Mẫu S03b – DN) - Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Mẫu S07a – DN)
43
4.1.1.2 Luân chuyển chứng từ
44
4.1.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh
Trong tháng 4/2014 có các nghiệp vụ phát sinh tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ liên quan tới thu chi tiền mặt: (ĐVT: đồng)
1) Ngày 11/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn giá trị gia tăng, gồm thuế suất 10% số 23412 (phụ lục số 18) về việc Cửa hàng xăng dầu số 1 thanh toán tiền mua xăng A95 và A92 từ công ty 27.558.850 đồng, đã thu đủ tiền theo phiếu thu số 1236 (phụ lục số 16) do anh Nguyễn Văn Toàn nộp vào.
2) Ngày 12/4/2014 căn cứ hóa đơn mua hàng số 0002354 nhận từ công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Thiên Phú về việc mua công cụ dụng cụ (CCDC) cho Cửa hàng số 3 với số tiền 1.300.000 đồng, thuế suất 10%, đã thanh toán theo phiếu chi số 1242 (phụ lục số 17).
3) Ngày 12/4/2014 căn cứ vào hồ sơ nộp thuế; giấy nộp tiền vào ngân ngân sách nhà nƣớc, công ty đã tiến hành chi theo phiếu chi 1243 cho việc nộp thuế bảo vệ môi trƣờng tháng 4/2014 số tiền 11.391.000 đồng.
4) Ngày 13/4/2014 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng của ông Nguyễn Thành Nam về chi tạm ứng lƣơng số tiền 10.000.000 đồng, đã chi tiền theo phiếu chi số 1244.
5) Ngày 13/4/2014 căn cứ vào biên bản thanh lý tài sản cố định, công ty chi trả phần chi phí liên quan việc thanh lý là 1.573.000 đồng gồm 10% thuế GTGT, theo phiếu chi 1245, thu nhập từ việc thanh lý tài sản cố định 5.700.000 đồng phiếu thu số 1237 kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng số 0001345.
6) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT số 23417 về việc bán hàng Cửa hàng xăng dầu số 2 số tiền 19.197.228 đồng, đã thu tiền theo phiếu thu 1238 do anh Nguyễn Văn Thành đại diện nộp vào.
7) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào hợp đồng mua bánvề việc khách hàng đã vi phạm hợp đồng, công ty đã thu số tiền 2.300.000 đồng kèm theo phiếu thu số 1239.
8) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng số 00125, thuế suất 10%, đã thanh toán tiền chi tiếp khách tổng số tiền 1.743.000 đồng kèm theo phiếu chi số 1246.
45
9) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào thông báo của ngân hàng Ngoại thƣơng công ty thanh toán tiền lãi vay ngân hàng theo phiếu chi số 1247 với số tiền 4.819.300 đồng.
10) Ngày 15/4/2014 căn cứ vào bảng lƣơng tháng 4/2014 chi lƣơng theo phiếu chi số 1248 cho cán bộ nhân viên của công ty số tiền 85.456.700 đồng đã thanh toán.
11) Ngày 15/4/2014 căn cứ theo hóa đơn giá trị gia tăng số 0003454, thuế suất 10%, công ty đã thanh toán tiền mua một số văn phòng phẩm với giá 2.148.500 đồng kèm theo phiếu chi số 1249.
12) Ngày 15/4/2014 căn cứ vào hợp đồng mua bán về việc thu khoản tiền 2.601.712 đồng theo phiếu thu số 1240 về việc doanh nghiệp tƣ nhân Thành Phát mua hàng trả chậm.
13) Ngày 16/4/2014 căn cứ vào hợp đồng mua bán về cƣớc vận chuyển gửi về từ công ty TNHH Tín Thành, đã thanh toán số tiền 5.500.000 đồng theo phiếu chi số 1250.
14) Ngày 17/4/2014 căn cứ vào sổ quỹ tiền mặt tiến hành trích nộp vào tài khoản tại ngân hàng Ngoại thƣơng số tiền 65.000.000 đồng theo phiếu chi số 1251 và đã nhận giấy báo có từ ngân hàng số 46.
15) Ngày 17/4/2014 căn cứ hợp đồng mua bán công ty đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán với số tiền 2.088.000 đồng về việc mua ghế cho nhân viên. Đã nhập quỹ theo phiếu thu số 1241.
16) Ngày 17/4/2014 căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của nhân viên Đặng Minh Kiên về việc thanh toán công tác phí số tiền 600.000 đồng theo phiếu chi số 1252.
17) Ngày 18/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0012458 về việc thanh toán tiền điện tháng 4/2014 số tiền 15.608.000 đồng, thuế suất 10%. Đã thanh toán theo phiếu chi số 1253.
18) Ngày 19/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT số 23500 và hợp đồng mua bán về việc công ty TNHH Khải Hoàn mua lô hàng xăng A92 với số tiền 38.422.230 đồng, đã thu đủ tiền theo phiếu thu số 1242.
19) Ngày 19/4/2014 căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng số 0013008, 10% thuế suất, công ty thanh toán số tiền 420.000 đồng về phí đƣờng bộ kèm theo phiếu chi số 1254.
46
20) Ngày 20/4/2014 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng cho công tác hội thảo của ông Nguyễn Nhã Lâm tiến hàng chi theo phiếu chi số 1255 số tiền 2.000.000 đồng.
21) Ngày 20/4/2014 căn cứ vào phiếu kế toán số 111 công ty thu đƣợc khoản nợ khó dòi của khách hàng Tô Thanh Lâm với số tiền 2.940.000 đồng theo phiếu thu số 1243, công ty đã xử lý xóa nợ khó đòi của khách hàng.
4.1.1.4 Thực hiện kế toán chi tiết
- Sổ chi tiết tiền mặt (phụ lục 1)
4.1.1.5 Thực hiện kế toán tổng hợp
-Sổ cái tài khoản 111 (phụ lục 2) Nhận xét:
Về chế độ kế toán
-Về chứng từ kế toán: công ty tuân thủ và thực hiện theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính nên việc thiết kế các mẫu chứng từ điều làm đúng mẫu quy định theo quyết định 15 và có đủ số lƣợng các chứng từ bắt buộc liên quan tới kế toán tiền mặt tại quỹ nhƣ: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền,... Các thông tin trên chứng từ đƣợc kế toán cập nhật vào máy dựa trên chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra thông tin và lƣu chứng từ tại bộ phận kế toán. Việc cập nhật đƣợc thực hiện theo trình tự thời gian chứng từ phát sinh đƣợc thực hiện một cách đầy đủ, các thông tin trên phiếu thu đƣợc cập nhật đầy đủ nhƣng bên cạnh đó có một số phiếu chi chƣa cập nhật đầy đủ thông tin trên mẫu nhƣ thiếu địa chỉ, tên khách hàng, thiếu chữ ký của giám đốc,... các chứng từ gốc kèm theo phiếu thu hoặc phiếu chi đƣợc kế toán thực hiện đầy đủ và chính xác. Số lƣợng chứng từ đầy đủ và đƣợc đóng thành quyển lƣu tại bộ phận kế toán.
-Về sổ sách kế toán: việc thực hiện công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đƣợc thiết kế dựa trên quy định của Bộ Tài chính nên việc mẫu sổ thông tin bắt buộc điều thực hiện tốt, công ty cũng mở đủ các sổ sách giúp công tác kế toán đƣợc thực hiện tốt.
-Phản ánh nghiệp vụ vào sổ sách: do kế toán chỉ cập nhật vào phiếu thu hoặc phiếu chi thì phần mềm tự động cập nhật vào các sổ có liên quan nên việc ghi sổ trở nên tiết kiệm thời gian hơn so với công tác kế toán bằng thủ công, đƣợc thực hiện một cách chính xác, kịp thời và đúng nguyên tắc, nguyên lý kế toán vào các sổ kế toán có liên quan. Nhƣng do phần mềm tự làm nên việc kế toán có cập nhật sai về số tiền hay nội dung thì cũng khó phát hiện.
47
Về tổ chức công tác kế toán: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày liên quan tới kế toán tiền mặt tại quỹ đƣợc kế toán tổ chức và thực hiện tốt, các chứng từ gốc cũng nhƣ phiếu thu hoặc phiếu chi đƣợc kế toán cập nhật, in ra cuối kỳ hoặc theo yêu cầu đầy đủ số lƣợng, nhƣng do trong một tháng có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà việc in chứng từ đƣợc thực hiện vào cuối tháng nếu không có yêu cầu khác của nhà quản lý thì công việc đối chiếu số lƣợng nghiệp vụ cũng nhƣ tính xác thực trở nên khó khăn với kế toán viên.
4.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng
4.1.2.1 Chứng từ và sổ sách
a) Chứng từ công ty sử dụng - Giấy báo Nợ;
- Giấy báo Có;
- Bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Séc chuyển khoản, Séc bảo chi,...).
b)Sổ sách công ty sử dụng
- Sổ Cái tài khoản tiền gửi ngân hàng (Mẫu S03b – DN); - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (Mẫu S08 – DN).
48
4.1.2.2 Luân chuyển chứng từ
49
4.1.2.3 Các nghiệp vụ phát sinh
1)Ngày 11/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 23413 gửi cho công ty Phƣơng Trang số tiền 12.310.045 đồng, gồm thuế suất 10%; đã nhận đƣợc giấy báo có số 42 (phụ lục số 19) từ ngân hàng Ngoại Thƣơng về số tiền công ty Phƣơng Trang thanh toán.
2)Ngày 12/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT số 23414 công ty nhận đƣợc giấy báo cáo số 43 số tiền 18.952.230 đồng từ ngân hàng Ngoại Thƣơng về việc thu tiền bán hàng của cửa hàng số 3.
3)Ngày 12/4/2014 căn cứ vào giấy báo có số 44 nhận đƣợc từ ngân hàng Ngoại thƣơng về số tiền lãi về khoản tiền gửi không kỳ hạn là 11.281.084 đồng.
4)Ngày 13/4/2014 căn cứ vào hợp đồng mua bán và hóa đơn GTGT nhận đƣợc từ công ty TNHH Thiên Minh số tiền 47.520.225 đồng về việc thanh toán tiền cƣớc vận chuyển thông qua ủy nhiêm chi đã lập tại ngân hàng Ngoại thƣơng và đã nhận đƣợc giấy báo nợ số 40 của ngân hàng về việc thanh toán hoàn tất.
5)Ngày 14/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0056821 và giấy báo nợ số 41 của ngân hàng Ngoại Thƣơng về việc thanh toán tiền mua xăng A92 của Tổng công ty xăng dầu khu vực II với đơn giá 22.900 đồng/lít, thuế suất 10%.
6)Ngày 15/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT số 23418 và nhận đƣợc giấy báo có số 45 số tiền 50.720.285 đồng của ngân hàng Ngoại Thƣơng về việc bán hàng cho chi nhánh Hậu Giang.
7)Ngày 16/4/2014 căn cứ vào hóa đơn GTGT số 001242 số tiền 10.500.000 đồng, thuế suất 10% về việc trả tiền phí kiểm định trạm xăng và đã nhận đƣợc giấy báo nợ số 42 từ ngân hàng.
8)Ngày 17/4/2014 căn cứ vào số dƣ tài khoản tiền mặt trích nộp vào ngân hàng và đã nhận đƣợc giấy báo có số 46 của ngân hàng Ngoại thƣơng số tiền 65.000.000 đồng.
9)Ngày 18/4/2014 căn cứ giấy báo nợ số 43 của ngân hàng Ngoại thƣơng việc trả phí ngân hàng số tiền 148.891 đồng.
50
4.1.2.4 Thực hiện kế toán chi tiết
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (phụ lục 3).
4.1.2.5 Thực hiện kế toán tổng hợp
- Sổ cái tài khoản 112 (phụ lục 4).
Nhận xét:
Về chế độ kế toán:
-Về chứng từ kế toán: kế toán căn chứng vào chứng từ gốc đƣợc ngân hàng gửi đến bao gồm các giấy báo nợ, giấy báo có, giấy nộp tiền,... Kế toán tiến hành cập nhật vào phần mềm cập nhật vào theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ một cách chính xác và đầy đủ số lƣợng theo quy định của công ty cũng nhƣ theo quyết định 15 của Bộ Tài chính. Các thông tin đƣợc phản ánh kịp thời trên chứng từ và các chứng từ kèm theo đƣợc kiểm tra thông tin sau đƣợc đƣợc đóng thành quyển và lƣu tại bộ phận kế toán.
-Về sổ sách: công ty sử dụng phần mềm kế toán nên các mẫu sổ đƣợc thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính và công ty mở đầy đủ các sổ liên quan tới tiền gửi ngân hàng về số lƣợng và các sổ theo yêu cầu quản lý của công ty. Việc thực hiện cập nhật vào các sổ đƣợc phần mềm làm đồng thời khi kế toán cập nhật các nghiệp vụ phát sinh nên tiết kiệm thời gian nhƣng việc so sánh đối chiếu chỉ thực hiện tiến hành khi có yêu cầu in các sổ hoặc cuối tháng nên việc sai sót khó tìm thấy và dẫn tới mất thời gian.
-Về phản ánh nghiệp vụ: các nghiệp vụ kinh tế đƣợc kế toán phản ánh từ thông tin trên chứng từ gốc mà kế toán đã kiểm tra cập nhật vào phần mềm một cách chính xác, kịp thời và đúng nguyên tắc, nguyên lý kế toán, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan.
Về tổ chức công tác kế toán: do công ty thực hiện kế toán trên máy đã giảm đi rất nhiều thời gian cho việc ghi sổ nên đã giảm tải đƣợc công việc của kế toán viên.
51
4.1.3 Kế toán tiền đang chuyển
4.1.3.1 Chứng từ và sổ sách
a) Chứng từ công ty sử dụng -Phiếu kế toán
b)Sổ sách công ty sử dụng
-Sổ kế toán chi tiết tiền đang chuyển -Sổ Cái tài khoản 113
52
4.1.3.2 Luân chuyển chứng từ
53
4.1.3.3 Các nghiệp vụ pháp sinh
1)Ngày 11/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ và phiếu kế toán số 102 việc thu tiền bán hàng từ cửa hàng xăng dầu số 9 số tiền 15.975.000 đồng nhƣng cửa hàng nộp chậm cuối ngày vẫn chƣa thu đƣợc.
2)Ngày 12/4/2014 căn cứ vào thông báo của ngân hàng và phiếu kế toán số 103 về số tiền thanh toán tiền hàng từ cửa hàng xăng dầu số 10 số tiền 175.280.000 đồng nhƣng cuối ngày vẫn chƣa nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng.
3)Ngày 13/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng và phiếu kế toán số 104 về việc thu tiền bán hàng từ cửa hàng xăng dầu số 4 số tiền 25.750.000 đồng nhƣng cuối ngày nhân viên bên cửa hàng vẫn chƣa nộp tiền vào.
4)Ngày 14/4/2014 căn cứ vào phiếu kế toán số 105 và ủy nhiệm chi lập để trả tiền mua hàng hóa từ Tổng công ty xăng dầu số tiền 327.609.000 đồng đã nộp tiền vào ngân hàng để thực hiện việc chuyển trả thanh toán nhƣng cuối ngày vẫn chƣa nhận đƣợc giấy báo nợ từ ngân hàng Ngoại thƣơng.
5)Ngày 15/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng và phiếu kế toán