3.4.1 Bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng Tài chính kế toán
Hình 3.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ -Kế toán trưởng: là ngƣời chịu trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế toán. Kiểm soát và điều tiết các hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời báo cáo tình hình tài chính cho Giám đốc nhằm đƣa ra giải pháp kinh doanh mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
-Kế toán tổng hợp: thu thập, cập nhật, lƣu trữ số liệu phục vụ cho công tác kế toán nhằm đảm bảo cho việc kiểm tra số liệu phát sinh và làm cơ sở để báo cáo vào cuối tháng, quý, năm.
-Kế toán bán hàng: là ngƣời chịu trách nhiệm theo dõi, ghi chép quá trình mua bán hằng ngày của Công ty cập nhật kịp thời số lƣợng nhập – xuất – tồn hàng, báo cáo cho kế toán trƣởng.
-Kế toán kho: thƣờng xuyên kiểm tra, kiểm soát, theo dõi và cập nhật liên tục số lƣợng hàng hóa xuất – nhật – tồn hàng, từ đó đối chiếu với các chứng từ, sổ sách có liên qua đến kế toán.
-Thủ quỹ: là ngƣời chịu trách nhiệm cho việc thu, chi và thanh toán các khoản nợ, các khoản phải nộp khác. Bên cạnh đó, thủ quỹ có trách nhiệm đối chiếu sổ quỹ và tiền mặt.
Kế toán trƣởng
Kế toán tổng hợp
35
3.4.2Chế độ kế toán, hình thức kế toán và sổ sách báo cáo kế toán a)Chế độ kế toán a)Chế độ kế toán
Công ty thực hiện các quy định về kế toán, luật kế toán và chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC, ngày 20/03/2006. Hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC.
b)Hình thức kế toán
Công ty thực hiện theo hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phƣơng pháp ghi sổ và mối liên quan giữa các sổ kế toán.
Tổng công ty quy định thống nhất sử dụng hình thức là kế toán trên máy vi tính, hạch toán theo hình thức Nhật ký chung; quy trình đƣợc thực hiện nhƣ sau:
-Hàng ngày kế toán tiến hành cập nhật chứng từ và xử lý dữ liệu máy tính:
Đối với chứng từ do bộ phận kế toán phát hành: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán, ... cập nhật vào máy tính theo yêu cầu thiết kế của phần mềm kế toán.
Đối với chứng từ ngoại lai hoặc chứng từ do bộ phận khác chuyển đến dƣới dạng dữ liệu điện tử nhƣ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng,... kế toán kiểm tra các yếu tố của chứng từ, cập nhật bổ sung dữ liệu kế toán và định khoản kế toán cho các chứng từ.
Tùy theo yêu cầu quản lý kế toán tiến hành rút số dƣ các tài khoản để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra và các yêu cầu quản trị.
-Định kỳ kế toán in các sổ chi tiết, đối chiếu với các bộ phận liên quan, ký xác nhận vào sổ chi tiết hoặc bảng kê chi tiết để phân định trách nhiệm quản lý của các phần hành kế toán. Cụ thể:
Đối với kế toán các khoản tiền vốn: Định kỳ, căn cứ vào số lƣợng chứng từ phát sinh, kế toán in sổ kế toán chi tiết các tài khoản vốn bằng tiền. Từ ngày ... đến ngày ... đối chiếu, ký xác nhận và đóng kèm chứng từ thay bảng kê chứng từ.
Cuối tháng, bộ phận kết toán chi tiết tiến hành in sổ chi tiết các tài khoản (Riêng số chi tiết tài sản cố định, sổ chi tiết chi phí in theo năm), đóng thành quyển theo tháng, cuối năm đóng gộp thành quyển cho cả năm. Ngoài ra, kế toán chi tiết còn phải in các loại nhật ký, bảng kê, bảng cân đối theo nhóm tài khoản (công việc) đƣợc phân công phụ trách để kiểm tra, đối chiếu, ký xác nhận số liệu và chuyển cho kế toán tổng hợp theo dõi và lƣu trữ:
36
-Cuối tháng kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra, đối chiếu các nhật ký, bảng kê, bảng cân đối phát sinh do các phần hành kế toán chi tiết chuyển đến, lập Bảng cân đối phát sinh bàn cờ, Bảng cân đối tài khoản để lƣu trữ thay sổ Cái hàng tháng.
-Kết thúc kỳ báo cáo năm, báo cáo giữa niên độ: Kế toán tiền hành đối chiếu, rút số dƣ các tài khoản, lập các báo cáo theo chế độ. In bảng cân đối phát sinh kiểu bàn cờ, bảng cân đối tài khoản cho khoảng thời gian từ đầu năm tài chính đển thời điểm kết thúc kỳ báo cáo.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hình 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính - Quy trình hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung đƣợc công ty thực hiện trên máy vi tính nhƣ sau:
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh đƣợc ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
37
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Hình 3.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
38
c) Chế độ sổ sách và lập báo cáo kế toán
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng, phƣơng pháp hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán.
-Hình thức sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán áp dụng trong công ty xăng dầu Tây Nam Bộ theo hình thức nhật ký chung bao gồm:
Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Cái, sổ Nhật ký;
Bảng cân đối tài khoản;
Bảng cân đối phát sinh kiểu bàn cờ (đối với hình thức nhật ký chung);
Sổ kế toán chi tiết: Sổ và các thẻ kế toán chi tiết.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể, đơn vị tổ chức hệ thống sổ, thẻ kế toán chi tiết nhƣng phải đảm bảo yêu cầu theo dõi chi tiết theo quy định; các nghiệp vụ kế toán tổ chức theo dõi chi tiết bao gồm:
Kế toán Vốn bằng tiền: sổ chi tiết Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Tiền đang chuyển.
Kế toán Hàng tồn kho: Thẻ kho, bảng kê Nhập – Xuất – Tồn hàng tồn kho.
Kế toán Công nợ: Sổ chi tiết Công nợ, Bảng kê công nợ.
Kế toán các khoản đầu tƣ ngắn hạn, dài hạn: Sổ theo dõi các khoản đầu tƣ.
Kế toán Kết quả kinh doanh: Sổ chi tiết chi phí.
Kế toán Nguồn vốn, quỹ: Sổ chi tiết các loại nguồn vốn, quỹ. -Lập báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo của công ty đƣợc xây dựng khá hoàn chỉnh dựa trên quy định của Tập đoàn nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh bao gồm ba hệ thống báo cáo tài chính:
Hệ thống báo cáo tài chính;
Hệ thống báo cáo quản trị;
39
Trong đó hệ thống báo cáo tài chính bao gồm các báo cáo:
Bảng cân đối kế toán;
Bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh;
Bảng lƣu chuyển tiền tệ;
Thuyết minh báo cáo tài chính.
3.4.3Phƣơng pháp kế toán
Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: công ty áp dụng phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. Đây là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh liên tục, tình hình nhập xuất hàng hóa thực tế so với sổ sách.
Phƣơng pháp tính trị giá hàng xuất kho theo phƣơng pháp nhập trƣớc – xuất trƣớc (FIFO).
Phƣơng pháp thuế giá trị gia tăng: công ty áp dụng thuế giá trị gia tăng theo phƣơng pháp khấu trừ.
Phƣơng pháp trích khấu hao tài sản cố định theo thông tƣ số 45/2013/TT –BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài Chính và theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Nguyên tắc định giá tài sản cố định theo nguyên giá, khấu hao theo đƣờng thẳng.
40
3.5 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ
3.5.1 Thuận lợi
Uy tín là thuận lợi hàng đầu của Công ty, điều này đã tạo nên nét văn hóa riêng trong kinh doanh của Công ty.
Công ty xăng dầu Tây Nam Bộ là thành viên của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam đây là doanh nghiệp Nhà nƣớc kinh doanh xăng dầu lớn nhất Việt Nam nên nguồn hàng luôn đƣợc đảm bảo về số lƣợng và chất lƣợng.
Về vị trí địa lý, Công ty nằm ở trung tâm Thành phố Cần Thơ là trung tâm của Đồng bằng Sông Cửu Long nên rất thuận lợi cho quan hệ giao dịch mua bán.
Về mặt cơ sở vật chất kỹ thuật, có thể nói Tổng kho Miền Tây là một kho lớn và hiện đại nhất tại khu vực và rất thuận lợi cho việc vận chuyển đƣờng thủy cũng nhƣ đƣờng bộ.
Về kênh phân phối, Công ty đã thiết lập đƣợc một mạng lƣới kinh doanh phủ kín tất cả các địa bàn trong khu vực.
Bên cạnh đó, Công ty còn có đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, lao động lành nghề đƣợc đào tạo chuyên sâu, có tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc xem lợi ích Công ty với lợi ích cá nhân.
3.5.2 Khó khăn
Nhiều đầu mối nhập khẩu trực tiếp đã có mặt tại Thành phố Cần Thơ với hệ thống kho cảng hiện đại, khả năng cạnh tranh cao nhƣ: Saigon petro, công ty liên doanh dầu khí Mekong (Petro Mekong), công ty dầu khí Đồng Tháp, Vinapco....
Hoạt động theo cơ chế bán hàng đƣợc hƣởng chiết khấu, trên thực tế đã hạn chế tính chủ động khả năng linh hoạt trong kinh doanh của công ty, nhất là thời điểm giá xăng dầu thế giới biến động lớn.
Tốc độ phát triển mạng lƣới bán lẻ của tƣ nhân khá nhanh, phƣơng thức bán hàng linh hoạt (bán hàng tận nơi, thanh toán chậm, hậu mãi, ...) vì chất lƣợng không đúng tiêu chuẩn nhƣ xăng RON 92 lại pha chung với xăng RON 90 hoặc dầu trắng và phẩm màu, không đủ hàng.
Bên cạnh đó, Công ty là doanh nghiệp Nhà nƣớc luôn chấp hành nghiêm chỉnh các quy định làm cho sức cạnh tranh ở khu vực bán lẻ giảm sút.
41
Sự quản lý của Nhà nƣớc đối với thị trƣờng xăng dầu còn hạn chế, từ chính sách thuế thiếu đồng bộ và không nhất quán dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh giữa các đơn vị kinh doanh.
3.5.3 Phƣơng hƣớng phát triển trong thời gian tới
Trong tình trạng hiện nay quan hệ - cung cầu mất cân đối, cầu vƣợt xa cung, áp lực cạnh tranh gay gắt phải đƣơng đầu với các đơn vị kinh doanh chung ngành hàng về số lƣợng, chất lƣợng, thị trƣờng tiêu thụ, Công ty cần phải khắc phục những hạn chế vẫn còn mắc phải. Bên cạnh đó Công ty cần phải không ngừng nâng cao hơn nữa những ƣu điểm để tạo thuận lợi cho việc mở rộng thị trƣờng nhằm đạt lợi nhuận cao hơn. Phát triển các loại hình dịch vụ nhƣ: vận tải xăng dầu, đo lƣờng, ... nhằm hỗ trợ tốt hơn cho hoạt động kinh doanh chính của Công ty.
Tiếp tục xây dựng phát triển hệ thống cửa hàng xăng dầu, đầu tƣ để hiện đại hóa các cửa hàng tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng mua lẻ. Song song đó để đảm bảo nguồn doanh thu ổn định Công ty phải mở rộng thị trƣờng mới, đứng vững trên thị trƣờng đã có trong điều kiện hiện nay.
Để kinh doanh có hiệu quả đảm bảo sự phát triển của đơn vị cũng nhƣ toàn ngành đòi hỏi Công ty phải thực hiện triệt để tiết kiệm và giảm chi phí bán hàng, đầu tƣ xây dựng có hiệu quả và không ngừng phát triển thị trƣờng, đảm bảo an toàn tài chính.
42
CHƢƠNG 4
KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU TÂY NAM BỘ
4.1 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 4.1.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ
4.1.1.1 Chứng từ và sổ sách
a) Chứng từ công ty sử dụng - Phiếu thu (Mẫu 01 – TT); - Phiếu chi (Mẫu 02 – TT);
- Biên lai thu tiền (Mẫu 06 – TT);
- Biên bản kiểm kê quỹ (Mẫu 08a – TT); - Bảng kê vàng, bạc, đá quý (Mẫu 08b – TT); - Bảng kê chi tiền (Mẫu 09 – TT).
b)Sổ sách công ty sử dụng
- Sổ Cái tài khoản tiền mặt (Mẫu S03b – DN) - Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Mẫu S07a – DN)
43
4.1.1.2 Luân chuyển chứng từ
44
4.1.1.3 Các nghiệp vụ phát sinh
Trong tháng 4/2014 có các nghiệp vụ phát sinh tại công ty Xăng dầu Tây Nam Bộ liên quan tới thu chi tiền mặt: (ĐVT: đồng)
1) Ngày 11/4/2014 căn cứ vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn giá trị gia tăng, gồm thuế suất 10% số 23412 (phụ lục số 18) về việc Cửa hàng xăng dầu số 1 thanh toán tiền mua xăng A95 và A92 từ công ty 27.558.850 đồng, đã thu đủ tiền theo phiếu thu số 1236 (phụ lục số 16) do anh Nguyễn Văn Toàn nộp vào.
2) Ngày 12/4/2014 căn cứ hóa đơn mua hàng số 0002354 nhận từ công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Thiên Phú về việc mua công cụ dụng cụ (CCDC) cho Cửa hàng số 3 với số tiền 1.300.000 đồng, thuế suất 10%, đã thanh toán theo phiếu chi số 1242 (phụ lục số 17).
3) Ngày 12/4/2014 căn cứ vào hồ sơ nộp thuế; giấy nộp tiền vào ngân ngân sách nhà nƣớc, công ty đã tiến hành chi theo phiếu chi 1243 cho việc nộp thuế bảo vệ môi trƣờng tháng 4/2014 số tiền 11.391.000 đồng.
4) Ngày 13/4/2014 căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng của ông Nguyễn Thành Nam về chi tạm ứng lƣơng số tiền 10.000.000 đồng, đã chi tiền theo phiếu chi số 1244.
5) Ngày 13/4/2014 căn cứ vào biên bản thanh lý tài sản cố định, công ty chi trả phần chi phí liên quan việc thanh lý là 1.573.000 đồng gồm 10% thuế GTGT, theo phiếu chi 1245, thu nhập từ việc thanh lý tài sản cố định 5.700.000 đồng phiếu thu số 1237 kèm theo hóa đơn giá trị gia tăng số 0001345.
6) Ngày 14/4/2014 căn cứ vào vào sổ công nợ khách hàng theo hóa đơn GTGT số 23417 về việc bán hàng Cửa hàng xăng dầu số 2 số tiền 19.197.228