Thực nghiệm áp dụng:
(1) Thực nghiệm:
Thực nghiệm đƣợc áp dụngtrong tuần 14/11/2010 đến 19/11/2011. Tổng số hồ sơ thực hiện sẽ so sánh với hồ sơ bất kỳ thực hiện như bình thường tương đương về số lượng. Tuy nhiên, việc kiểm tra hồ sơ này chỉ hết của giai đoạn 1: xét duyệt cho vay.
Đề xuất áp dụng thực nghiệm: sử dụng phiếu liệt kê, thêm nội dung bảo hiểm tài sản vào tờ trình tín dụng, phân chia lại quy trình kiểm tra của phòng kiểm soát nội bộ. Các hồ sơ cho vay phát sinh đƣợc cán bộ sử dụng phiếu liệt kê trong lúc hƣớng dẫn khách hàng những hồ sơ giấy tờ nào cần thiết, ghi nhận thêm nội dung bảo hiểm tài sản và phòng kiểm soát nội bộ sẽ kiểm tra hồ sơ sau khi giai đoạn 1: xét duyệt cho vay kết thúc. Có 8 hồ sơ để so sánh các đề xuất cải tiến và không cải tiến
(2) Kết quả thực nghiệm:
Số lỗi (Y*i):
Dùng phiếu kiểm tra hồ sơ, phòng kiểm soát nội bộ phát hiện các lỗi:
Bảng 5.18 So sánh số lỗi trong hồ sơ áp dụng cải tiến và không áp dụng cải tiến.
Xuất hiện 1 hồ sơ bị thiếu bảo hiểm tài sản là do thời hạn bảo hiểm tài sản (ô tô vận tải) của khách hàng còn khoảng 2 tháng nhƣng khách hàng lại vay với thời hạn 12 tháng. Khách hàng còn trong giai đoạn bổ sung hồ sơ chƣa giải ngân.
So sánh số lỗi xuất hiện trong 8 hồ sơ khi áp dụng đề xuất cải tiến và 8 hồ sơ thực hiện nhƣ bình thƣờng. Nhận thấy, mục tiêu ban đầu đề ra của dự án giảm thiếu số lỗi đã đạt đƣợc. Trung bình một hồ sơ xuất hiện một lỗi.
LỖI (Y*i) CẢI TIẾN KHÔNG CẢI TIẾN
Thiếu chữ ký nhận nợ trên phụ lục hợp đồng 1 2
Chữ ký trên hợp đồng không đồng nhất 3 3
Ghi sai lãi suất trên tờ trình tín dụng 0 1
Quyết định cho vay sai hạn mức 0 0
Thiếu điều lệ hoạt động của doanh nghiệp 0 2
Thiếu bảo hiểm tài sản 1 3
Chương hoạch định tiến trình DMAIC
78
Hình 5.14 Biểu đồ thể hiện số lỗi hồ sơ trƣớc và sau áp dụng cải tiến.
Giảm chi phí tiết kiệm đƣợc63:1.820.000đồng- 2.730.000đồng. Hạn chế khoản mất đi khi thực hiện khắc phục lỗi sai 12.287.000 đồng - 18.511.000 đồng.
(3) Khảo sát cán bộ áp dụng các đề xuất:
Sử dụng “phiếu liệt kê danh mục”: trong quá trình sử dụng, cán bộ phòng khách hàng cho rằng phiếu này dễ áp dụng, thuận tiện. Và 7/9 cán bộ64
phòng khách hàng cho ý kiến là tờ danh mục thiếu “Các văn bản liên quan đến kết quả đấu thầu, chọn thầu” trong cho vay thực hiện dự án nên tiến hành bổ sung.
“Thêm thông tin về bảo hiểm tài sản”vào nội dung phần hồ sơ tài sản bảo đảm trong tờ trình tín dụng. Đối với đề xuất này chỉ có 5/9 cán bộ đồng ý thêm nội dung này là cần thiết. Ý kiến còn lại đều có ý kiến chỉ cần thực hiện kiểm tra xem xét thông tin bảo hiểm.
“Chỉnh sửa quy trình kiểm tra hồ sơ” của phòng kiểm soát nội bộ: theo ý kiến của cán bộ phòng này (sự đồng thuận 3/3 cán bộ) thì công việc kiểm tra nhẹ hơn rất nhiều, mỗi lần kiểm tra mất chƣa tới nửa ngày làm việc.
Khảo sát ý kiến đối với đề xuất: phân bổ lại công việc theo chức năng hay giai đoạn của phòng khách hàng.
Theo khảo sát 9 cán bộlàm việc tại bộ phận khách hàng của bộ phận cho vay doanh nghiệp thì đề nghị xem xét lại khâu thanh lý hợp đồng, bàn giao tài sản bảo đảm của giai đoạn thu hồi nợ. Vì ở giai đoạn 1: xét duyệt cho vay thì cán bộ tiếp xúc khách hàng ký kết hợp đồng và công chứng, đến giai đoạn 4: thu hồi nợ cán bộ phải đến nơi
63Phụ lục J1, J2: chi phí, khoản mất đi khi xử lý lỗi xuất hiện không thực hiện cải tiến và cải tiến khi cải tiến
64Phụ lục P: Phiếu khảo sát số ý kiến của cán bộ phòng khách hàng.
0 1 2 3 4 5 Thiếu chữ ký nhận nợ trên phụ lục hợp đồng Chữ ký trên hợp đồng không đồng nhất
Ghi sai lãi suất trên tờ trình tín dụng Quyết định cho vay sai hạn mức Thiếu điều lệ hoạt động của doanh nghiệp Thiếu bảo hiểm tài sản CẢI TIẾN
Chương hoạch định tiến trình DMAIC
79
công chứng xóa đăng ký tài sản bảo đảm. Tuy có tác dụng thay đổi nhiều nhất đối với cơ cấu tổ chức của Chi nhánh hiện tại nhƣng đề xuất này chỉ có thể áp dụng khi các đề xuất trƣớc hoàn thành. Vì các đề xuất trƣớc đó là chuẩn quy định thủ tục trong lúc thực hiện, các chuẩn này trở thành yêu cầu bắt buộc thì cơ hội áp dụng cho đề xuất “phân chia phòng khách hàng” mới có khả năng thành công.
Tiếp đến sẽ đi sâu vào giai đoạn kiểm soát để duy trì sự hiệu quả của các đề xuất đã đƣợc triển khai.