Phòng khách hàng Phòng kinh doanh dịch vụ Phòng thanh toán quốc tế Phòng hành chính nhân sự Phòng tổng hợp Phòng kiểm tra nội bộ Phòng vi tính Phòng quản lý nợ Phòng kế toán Phòng ngân quỹ Giám đốc PGĐ. Tổng hợp PGĐ. Tài chính PGĐ. Kinh doanh
Hình 3.2 Sơ đồ tổ chức của Vietcombank Nam Sài Gòn12.
Ban giám đốc:
Giám đốc là ngƣời quyết định toàn bộ mọi hoạt động của Chi nhánh, đồng thời phải chịu trách nhiệm trƣớc Ngân hàng TMCP Ngoại thƣơng Việt Nam và pháp luật về mọi quyết định của mình.
Phó Giám đốc: Trong phạm vi đƣợc phân công, có nhiệm vụ và quyền hạn thay mặt
Giám đốc chủ động xây dựng kế hoạch công tác thuộc phần việc đƣợc phân công. Tổ chức và điều hành công việc phát sinh hàng ngày theo đúng chế độ, quy trình nghiệp vụ của ngành, của đơn vị và chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và pháp luật về các quyết định của mình.
PGĐ. Kinh doanh: Quản lý và điều hành trực tiếp toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Tham mƣu cho Ban Tổng Giám Đốc trong công tác hoạch định, tổ chức thực hiện toàn bộ công tác liên quan đến hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Hoạch định chiến lƣợc và tác vụ, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh. Tổ chức, phân công và quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát toàn bộ quá trình kinh doanh. PGĐ. Kinh doanh quản lý 3 phòng:
Phòng khách hàng: Số lao động gồm 21 ngƣời. Với 4 chức năng cơ bản sau:
Tiếp thị và bán sản phẩm dịch vụ: bao gồm xác định thị trƣờng mục tiêu, lập kế hoạch khách hàng, bán sản phẩm và dịch vụ.
Chương tổng quan vể Vietcombank Nam Sài Gòn
22
Quản lý và phát triển quan hệ với khách hàng: đó là cụ thể hóa và rà soát thƣờng xuyên quan hệ với khách hàng để nắm bắt đƣợc các cơ hội và đƣa vào kế hoạch nếu phù hợp.
Xây dựng và đề xuất đến khách hàng các sản phẩm dịch vụ: sau khi khách hàng chấp nhận sử dụng sản phẩm, dịch vụ thì phải hoàn tất các công việc liên quan và cần có kế hoạch triển khai chi tiết, xây dựng quy trình, thỏa thuận nội bộ và phối hợp với các phòng ban liên quan trong quá trình cung cấp dịch vụ, lập và gửi những tài liệu về sản phẩm, dịch vụ cụ thể để khách hàng nghiên cứu.
Hỗ trợ khách hàng: tiếp nhận và quản lý chặt chẽ những yêu cầu của khách hàng, trực tiếp hoặc phối hợp với các phòng ban liên quan để giải quyết các yêu cầu của khách hàng trong thời gian nhất định.
Phòng Kinh doanh dịch vụ: Số lao động 15 ngƣời, với chức năng: đảm nhận công việc mở tài khoản cá nhân, phát hành thẻ ATM, các loại thẻ tín dụng và quản lý hệ thống máy ATM của chi nhánh.
Phòng Thanh toán quốc tế:Số lao động gồm 13 ngƣời. Chức năng thực hiện và phát triển nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu tại VCB Nam Sài Gòn, tham mƣu cho Ban Giám đốc về các hoạt động thanh toán quốc tế: phát hành và theo dõi Thƣ bảo lãnh, thƣ tín dụng, chiết khấu, tái chiết khấu. Đảm nhận công tác thanh toán mậu dịch, phi mậu dịch.
PGĐ. Tài chính: có chức năng xây dựng các kế hoạch tài chính; khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn. Theo dõi và đánh giá các dữ liệu tài chính, cảnh báo các nguy cơ đối với Chi nhánh thông qua phân tích tài chính. Đồng thời, PGĐ này quản lý các phòng:
Phòng Quản lý nợ:Số lao động 7 ngƣời, với chức năng cập nhật, theo dõi và quản lý nợ vay của khách hàng.
Phòng Kế toán:Số lao động 22 ngƣời. Chức năng: phản ánh và kiểm tra toàn bộ hoạt động kinh doanh, dịch vụ phát sinh trong Ngân hàng, hạch toán các nghiệp vụ kinh doanh của Ngân hàng. Đảm trách thực hiện toàn bộ nghiệp vụ kế toán: rút, chuyển tiền trong và ngoài nƣớc, tiết kiệm, thanh toán bù trừ liên Ngân hàng, tiền vay, tiền gửi các tổ chức tín dụng.
Phòng Ngân quỹ:Số lao động 14 ngƣời, với chức năng: quản lý toàn bộ tiền mặt, ngoại tệ, trái phiếu và giấy tờ có giá.
PGĐ. Tổng hợp: Quản lý và điều hành trực tiếp mọi hoạt động nhân sự, chính sách, hành chính tổng hợp, hệ thống thông tin và quản lý chất lƣợng dịch vụ của Chi nhánh, phòng giao dịch. PGĐ. Tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý các phòng:
Phòng Tổng hợp:Số lao động 3 ngƣời, với chức năng: làm nhiệm vụ kinh doanh ngoại tệ, theo dõi tham mƣu lãi suất, hệ thống báo cáo theo hàng kỳ.
Phòng Hành chính nhân sự:Số lao động gồm 21 ngƣời. Chức năng: nghiên cứu, thực
hiện các chủ trƣơng chính sách của Đảng, Nhà nƣớc và địa phƣơng về công tác và tổ chức cán bộ, đào tạo, xây dựng mô hình tổ chức bộ máy và cán bộ chi nhánh, quản trị công văn, văn thƣ, tuyển dụng lao động, sắp xếp, bố trí cán bộ, quản lý kiểm tra chi tiêu quỹ lƣơng đúng quy định.
Chương tổng quan vể Vietcombank Nam Sài Gòn
23
Phòng Vi tính: Số lao động 5 ngƣời. Chức năng: quản lý toàn bộ hệ thống mạng, máy tính phục vụ các hoạt động nghiệp vụ, báo cáo thống kê của chi nhánh; xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện ứng dụng phát triển công nghệ thông tin theo định hƣớng của Hội sở Vietcombank và yêu cầu của Chi nhánh; đầu mối tiếp nhận và triển khai ứng dụng các chƣơng trình phần mềm do Hội sở Vietcombank và tổ chức khác cung cấp; lƣu trữ dữ liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của Chi nhánh
Phòng Kiểm tra nội bộ: Số lao động gồm 5 ngƣời với chức năng: kiểm tra, giám sát hoạt động của các Phòng giao dịch và các phòng ban khác.