Ba loại giấy tờ: bảo hiểm tài sản thuộc vào giai đoạn 1: xét duyệt và quyết định cho vay và tờ trình về việc kiểm tra vốn vay và tờ kế hoạch vốn vay thuộc vào giai đoạn 3: kiểm tra kế hoạch vốn vay. Để có thể hiểu rõ hơn về từng loại lỗi,sinh viên đi sâu phận tích việc thực hiện cũng nhƣ công tác kiểm tra hồ sơ của phòng kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh.Đồng thời, sự tách biệt giữa bộ phận kiểm tra hồ sơ (phòng kiểm soát nội bộ) và bộ phận thực hiện hồ sơ (phòng khách hàng) nên tính khách quan đƣợc nâng cao trong lúc kiểm tra.
Để phân tích kỹ 3 lỗi này,sinh viên dùng phƣơng pháp brainstormingkết hợp với phỏng vấn chuyên gia tìm ra các nguyên nhân (Xs) tiềm ẩn.Sau đó, sinh viên dùng
biểu đồ xƣơng cá thể hiện tổng quát các nguyên nhân đã đƣợc xác định theo: con
ngƣời, phƣơng pháp kiểm soát.
Một lỗi (Y*i) xảy ra sẽ là tác động của nhiều nguyên nhân (Xs), mỗi nguyên nhân mức ảnh hƣởng khác nhau. Khi đó, ý kiến của chuyên gia sẽ giúp nhìn nhận ra nguyên nhân trọng yếu, việc cải tiến có trọng tâm hơn và khả năng thành công cao hơn.
(Y*3)Lỗi “thiếu tờ trình trong kiểm tra vốn vay”.
Hồ sơ bị liệt vào lỗi “thiếu tờ trình trong kiểm tra vốn vay” là các hồ sơ không có hoặc không đủ số tờ trình theo đúng thời hạn kiểm tra vốn vay45
. Trái ngƣợc lại với lỗi “thiếu kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay” thì lỗi “thiếu tờ trình trong việc kiểm tra” lại do các cán bộ làm việc mới 1- 2 (6 cán bộ) tại Chi nhánh. Khi đi kiểm tra thực tếdo
chƣa nắm rõ “nghiệp vụ chuyên môn”, các cán bộ này chƣa có kinh nghiệm trong
việc thu thập thông tin từ khách hàng, không thể đánh giá chính xác việc sử dụng vốn của khách hàng. Thêm vào đó các các bộkhông kiểm tra theo thời gian quy định
chiếm 78% trong tổng 35 hồ sơ bị lỗi này46, do đó không phát hiện đƣợc các vấn đề mà khách hàng vƣớng phải:
- Hoạt động sản xuất, kinh doanh bị gián đoạn, ngừng trệ. Khách hàng gặp khó khăn trong đầu tƣ.
- Khách hàng sử dụng vốn sai mục đích. Khách hàng không có thiện chí hợp tác, không cung cấp kịp thời báo cáo theo yêu cầu.
Tổng hợp nguyên nhân dẫn đến việc “thiếu tờ trình trong lúc kiểm tra vốn vay”.
45 Mục 4.1.3 Giai đoạn: kiểm tra sử dụng vốn_ Chƣơng 4: HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI VIETCOMBANK NAM SÀI GÒN.
Chương hoạch định tiến trình DMAIC
64
Thiếu tờ trình kiểm tra sử dụng vốn
Cán bộ
Không kiểm tra theo định kỳ
Không đi thực tế kiểm tra Nhiều công việc
CB cho rằng không quan trọng
Không nắm rõ nghiệp vụ
Công việc quá nhiều
Khách hàng
Không hợp tác
Phƣơng pháp kiểm tra
Không kiểm soát
Nhiều công việc
Không có chƣơng trình theo dõi
Chƣa nắm rõ nghiệp vụ
Không thực hiện đúng theo quy định của NH
Hình 5.10Biểu đồ xƣơng cá nguyên nhân dẫn (Xs) đến lỗi “thiếu tờ trình kiểm tra sử dụng vốn vay”
(Y*2) Lỗi “thiếu kế hoạch kiểm tra vốn vay”.
“Kế hoạch kiểm tra vốn vay”47 là yêu cầu bắt buộc trong giai đoạn sử dụng kiểm tra vốn nhằm giúp cán bộ xem xét các nội dung cần kiểm tra trong mỗi lần đi thực tế. Trong kế hoạch này sẽ giúp lên lịch trình thời gian kiểm tra giúp khách hàng và cán bộ lãnh đạo quản lý sắp xếp nhân sự cần thiết.
Hiện tại, tổng số 35 bộ hồ sơ bị lỗi “thiếu kế hoạch kiểm tra vốn vay” thì do các cán bộ tín dụng đã làm việc lâu năm trong lĩnh vực tín dụng từ 11 năm trở lên (có 9 cán bộ). Dựa trên kinh nghiệm bản thân thì các cán bộ này cho rằng chỉ quan trọng trong việc kiểm tra thực tế khách hàng. Khi kiểm tra khách hàng cần thu thập các giấy tờ chứng minh việc sử dụng vốn đúng mục đích, xem xét tình hình tài chính hiện tại của khách hàng là đủ. Điều này, cho thấy cán bộ chƣa nắm rõ những yêu cầu, quy định của
nghiệp vụcho vay.
47Mục 4.2.3 Giai đoạn: kiểm tra sử dụng vốn _Chƣơng 4: HOẠT ĐỘNG CHO VAY TẠI VIETCOMBANK NAM SÀI GÒN.
Chương hoạch định tiến trình DMAIC
65
Và phải nói thêm trong cách quản lý hồ sơ, các tờ trình qua phê duyệt này đƣợc lƣu trữ dƣới dạng hồ sơ giấy. Trƣởng phòng chỉ cần kiểm tra nội dung và ký duyệt chứ không quản lý hồ sơ khách hàng nào đã có những chứng từ giấy tờ ở đúng giai đoạn cần thiết.
Nguyên nhân dẫn đến lỗi “thiếu kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn”:
Thiếu KH kiểm tra sử dụng vốn
Cán bộ
CB cho rằng không quan trọng
Chƣa nắm rõ nghiệp vụ Công việc quá nhiều
Phƣơng pháp kiểm soát
CB không kiểm soát Không cần có sự thống nhất giữa CBTH và CBKT
Nhiêu công việc
Không có chƣơng trình kiểm soát
Hình 5.11Biểu đồ xƣơng cá nguyên nhân dẫn đến lỗi thiếu kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn.
(Y*1) Thiếu bảo hiểm tài sản: tại Chi nhánh bắt buộc mua bảo hiểm đối khách hàng
vay vốn có tài sản thế chấp48 là:
- Hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm: thép nguyên liệu, xăng dầu, phân bón hóa học, gạo, hàng hóa khác, hàng tiêu dùng, thiết bị nội thất, văn phòng.
- Máy móc, thiết bị.
- Phƣơng tiện giao thông đƣờng bộ: ô tô vận tải, xe máy chuyên dùng, ô tô dƣới 12 chỗ, mô tô.
48(2010), Mục các loại tài sản, trong tài liệu nội bộ Vietcombank “Hƣớng dẫn thực hiện chính sách tài sản đảm bảo tín dụng”, trang 56 – 61.
Chương hoạch định tiến trình DMAIC
66
Để tăng cƣờng khả năng thanh toán nợ của khách hàng, khi chấp nhận tài sản bảo đảm Chi nhánh cần phải chú trọng vào tài sản có bảo hiểm tài sản hay không? Nhƣng kết quả thực tế, có 23/109 hợp đồng dính lỗi “thiếu bảo hiểm tài sản”. Theo báo cáo phòng kiểm soát nội bộ, một hồ sơ bị liệt kê vào lỗi thiếu “bảo hiểm tài sản” bao gồm 2 trƣờng hợp: không có bảo hiểm tài sản (chiếm 45,45%) và có bảo hiểm tài sản nhƣng đã hết hạn chiếm 51,52%.
Bảng 5.13 Số hồ sơ theo từng thành phần kinh tế bị lỗi “thiếu bảo hiểm tài sản”.
DNNN CTCP, TNHH DNTN và Thể nhân
Hồ sơ bị lỗi thiếu bảo hiểm tài sản 9 18 6
Dƣ nợ xấu (triệu đồng) 2.410 87.640 9.850
So với các loại hình kinh tế khác thì thành phần doanh nghiệp nhà nƣớc, doanh nghiệp tƣ nhân và thể nhân, hầu nhƣ không có khả năng thu hồi nợ vì các tài sản thế chấp chủ yếu là máy móc thiết bị, phƣơng tiện vận tải đã qua sử dụng từ 3 - 5 năm49
. Trong 15 hồ sơ bị lỗi thì cả 13 đều có bảo hiểm nhƣng đã hết hạn. Thực tế này phản ánh
“nghiệp vụ chuyên môn” của cán bộ chƣa đƣợc nâng cao.
Đồng thời trong năm 2010, Chi nhánh có chủ trương tập trung nâng cao dư nợ của loại hình công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn. Do đó, để đạt chỉ số đánh giá công tác (Key Performance Indicators – KPI) cán bộ phải tăng cƣờng cho vay khách hàng ở loại hình này dẫn đến có sự “dễ dãi” trong quá trình kiểm tra hồ sơ.
Phòng khách hàng phân chia thành hai bộ phận nhỏ theo hình thức khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp. Ở mỗi bộ phận thì một cán bộ sẽ chịu trách nhiệm đối với khách
hàng không phân biệt hình thức vaytừ giai đoạn 1: xét duyệt cho vay đến giai đoạn 2:
thu hồi nợ, không phân theo từng loại hình thức cho vay. Điều này làm cho cán bộ sẽ phải mất thời gian trong việc xem xét khách hàng là loại khách hàng nào, các giấy tờ thông tin cần cung cấp.
Đồng thời, lỗi “thiếu bảo hiểm tài sản” có thể do từ phía khách hàng nhận thấy giá bảo
hiểm quá cao và để tận dụng nguồn vốn của doanh nghiệp nên không mua loại hình
bảo hiểm cho tài sản theo quy định. Thêm vào đó, thông tin của bảo hiểm tài sản
không đƣợc trình bày trong tờ trình tín dụng khi cán bộ báo cáo với cấp trên nên khó
kiểm soát vấn đề thiếu hay đủ.
Các nguyên nhân dẫn đến lỗi “thiếu bảo hiểm tài sản” đƣợc tổng hợp qua biểu đồ xƣơng cá sau:
Chương hoạch định tiến trình DMAIC
67
Thiếu bảo hiểm tài sản
Cán bộ
Liệt kê thiếu
«Dễ dãi’ trong kiểm tra
CB chƣa rõ nghiệp vụ
Nhẳm lẫn giữa các loại TSBĐ
CB cho rằng không quan trọng
Chạy theo chỉ số KPI Công việc quá nhiều
Khách hàng
Không cung cấp
CB không yêu cầu
Không mua bảo hiểm
Giá cao
Không nắm rõ quy định ràng buộc
Phƣơng pháp kiểm soát
Không chính xác Không cần khai báo loại hình BH, thời hạn
Không có quy định
Dành ít thời gian Nhiêu công việc CB không cẩn thận
Không có công cụ
Không có bộ phận kiểm soát
Chƣa nắm rõ nghiệp vụ
Chƣa nắm rõ nghiệp vụ
Đảm nhiệm nhiều loại hình cho vay
Hình 5.12Biểu đồ xƣơng cá thể hiện nguyên nhân (Xs) của lỗi “thiếu bảo hiểm tài sản”.