4.1.1.1 Chứng từ hạch toán
- Kế toán Công ty sử dụng các: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho và các chứng từ khác có liên quan.
-Hóa đơn sẽ được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 2 liên còn lại sẽ được lưu trữ lại phòng kế toán.
4.1.1.2 Lưu đồ xử lý chu trình bán hàng
Diễn giải lưu đồ
- Khách hàng đưa đơn đặt hàng, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt nếu được thì lập lệnh bán hàng gồm 4 liên:
+ Liên 1: Giữ lại tại bộ phận kinh doanh để lưu + Liên 2: Giao cho bộ phận bán hàng
+ Liên 3: Giao cho bộ phận lập hóa đơn + Liên 4: Giao cho khách hang
- Bộ phận bán hàng nhận được lệnh bán hàng thì kiểm tra xét duyệt và lập phiếu xuất kho gồm 2 liên:
+ Liên 1: Giữ lại để lưu
+ Liên 2: Giao bộ phậnlập hóa đơn
Sau đó bộ phận bán hàng tiến hành xuất kho và giao hàng cho khách hàng. Đồng thời lập phiếu giao hàng gồm 3 liên
+ Liên 1: Giữ lại để lưu
+ Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3 : Giao cho bộ phận kế toán.
Lệnh bán hàng đã duyệt
BỘ PHẬN BÁN
HÀNG BỘ PHẬN LẬP HÓA ĐƠN PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH Xét duyệt và lập lệnh bán hàng A Lệnh bán hàng HĐ GTGT (3 liên) Lệnh bán hàng Phiếu giao
hàng A HĐ GTGT KH KH Bắt đầu Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng KH Lưu Xét duyệt và lập phiếu xuất kho Lưu Lập hóa đơn Lệnh bán hàng Phiếu giao
hàng Nhật ký chung Hóa đơn Lưu Sổ chi tiết KH HĐ GTGT Lưu Lệnh bán hàng KH Kèm với hàng hóa
Phiếu giao hàng
Lưu Phiếu giao
hàng Đơn đặt
hàng Phiếu xuất
kho
Xuất kho và lập phiếu giao hàng
hàng
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho Nhập số liệu vào máy Nhập số liệu vào máy Kiểm tra HĐ GTGT Quá trình xử lý Quá trình xử lý
Ghi chú:
: Bắt đầu hay kết thúc : Lưu trữ bằng tay
: Chứng từ, Báo cáo : Dữ liệu đầu vào, đầu ra
: Xử lý bằng tay : Điểm nối trong cùng trang
: Đường luân chuyển
Hình 4.1 Lưu đồ dòng dữ liệu quy trình kế toán bán hàng
- Bộ phận lập hóa đơn khi nhận được lệnh bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang, cùng với phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận bán hàng chuyển sang, kế toán lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
+ Liên 1: Giữ lại để lưu và ghi sổ + Liên 2: Giao cho khách hàng + Liên 3: Giao cho phòng kế toán - Kế toán dựa vào hóa đơn để ghi sổ và lưu. Đánh giá lưu đồ
Ưu điểm
Quy trình hoạt động và kiểm soát của công ty đã được xác định cụ thể và được truyền đạt phổ biến trong nội bộ. Trong bán hàng công ty đã có các thủ tục xét duyệt tương đối kỷ càng trước khi quyết định cung cấp hàng hóa cho khách hàng và trách nhiệm kiểm tra, giám sát đó được tách biệt rõ ràng đối với từng bộ phận, từng nhân viên. Các thủ tục lập, luân chuyển và lưu trữ của chứng từ cũng được thực hiện đúng trình tự đến các bộ phận có liên quan và được kiểm tra trước khi nhập số liệu vào máy, việc ghi sổ kế toán cũng được thực hiện tương đối đầy đủ cụ thể như:
-Phòng kinh doanh:
Đây là bộ phận đảm nhận toàn bộ hoạt động tiêu thụ hàng hóa của công ty có nhiệm vụ thu thập và xử lý các thông tin liên quan đến tiêu thụ như:
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng giám đốc sẽ có sự kiểm tra và xét duyệt đơn đặt hàng về số lượng, đơn giá, chủng loại hàng hóa,…khi cần
định rõ trách nhiệm hai bên trước khi thực hiện lệnh bán hàng và thủ tục này cũng giúp công ty xác minh được các thông tin hợp lệ về đơn đặt hàng của khách hàng như: tên, địa chỉ khách hàng, mã khách hàng,…và cũng giúp công ty kiểm tra được giá trị đơn đặt hàng này có nằm trong hạn mức khả năng cung cấp củacông ty hay không.
Thủ tục xét duyệt và lưu trữ chứng từ của công ty khá chặt chẽ và đầy đủ nên tránh được các rủi ro như đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác trong quá trình giao dịch.
- Bộ phận bánhàng:
Thủ tục xét duyệt lệnh bán hàng cùng với việc giao hàng cũng được thực hiện khá chặt chẽ trước sự giám sát của nhân viên bảo vệ. Phiếu xuất kho ngoài chữ ký của kế toán kho lập phiếu, phải có chữ ký của quản lý kho và của khách hàng, cùng chữký xác nhận của nhân viên bảo vệ được phân công. Vì vậy với thủ tục kiểm soát này đã giúp công ty tránh được các rủi ro giao cho khách hàng sai số lượng hoặc quy cách không đúng, không chính xác làm cho khách hàng phải phàn nàn, không chấp nhận hàng hóa đã giao,…
- Bộ phận lập hóa đơn:
Bộ phận này đã thực hiện lập hóa đơn ngay khi đã nhận đầy đủ các chứng từ ở bộ phận khác gửi đến nên giúp cho việc lập hóa đơn không bị sai sót và tránh được các rủi ro như nhân viên quên lập một số hóa đơn. Vì vậy mà số liệu nhập vào máyđược chính xác và đầy đủ.
- Phòng kế toán:
Phòng kế toán khi nhận được hóa đơn cũng đã thực hiện kiểm tra các thông tin trên hóa đơn trước khi nhập số liệu vào máy. Vì vậy tránh được các sai sót do nhằm lẫn hoặc chưa đầy đủ các thông tin bắt buộc phải có trên chứng từ.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm nói trên thì công ty vẫn còn những sai sót nhất định.
Trong quá trình xét duyệt và quyết định bán hàng công ty vẫn còn thực hiện sơ sài ở khâu ký hợp đồng hoặc lập bản thỏa thuận mua bán với khách hàng vì trong quá trình xét duyệt phòng kinh doanh nếu thấy cần thì mới tiến hành ký hợp đồng mà không theo một quy định cụ thể nào về quyết định này. Tuy là khi bỏ qua các thủ tục như vậy sẽ giảm bớt được sự ròm rà, mất thời gian, ….nhưng nó lại có nhược điểm là sẽ mang lại cho công ty nhiều rủi ro.
Vì đối với những giao dịch không ký hợp đồng sẽ không xác định rõ được trách nhiệm của hai bên đặc biệt là đối với các giao dịch mua bán không thanh toán ngay bằng tiền mặt mà được trả bằng chuyển khoản, trả chậm hoặc trả sau.
Ởbộ phận lập hóa đơnthìchưa thực hiện kiểm tra đối chiếu các chứng từ nhận được ở bộ phận khác chuyển đến đã tiến hành xử lý.
Qua quá trình phân tích lưu đồ ở trên ta thấy ở bộ phận kinh doanh tuy có sự kiểm tra khá kỷ càng trước khiquyết địnhgiao dịch với khách hàng nhưng lại sơ sài trong khâuthực hiện ký kết hợp đồng với khách hàng nhằm đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của hai bên, ở bộ phận lập hóa đơn việc lập hóa đơn vẫn chưa có sự kiểm trachặt chẽ nhưnghệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đã thể hiện được nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các bộ phận (mỗi bộ phận thực hiện một phần hành và thực đúng nhiệm vụ của mình), nên có thể phát hiện được sai sót và truy cứu được bộ phận chịu trách nhiệm nhanh chống khi có sai sót xảy ra.
Bảng phân tích các thủ tục kiểm soát
Đánh giá thủ tục kiểm soát
- Các biện pháp kiểm soát bảo vệ tài sản ở siêu thị đều được thực hiện tốt như hệ thống kho, quỹ, thủ tục đối chiếu công nợ được tiến hành định kỳ, thường xuyên.
- Trong các quy trình nghiệp vụ của siêu thị có cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và phê duyệt cho phép thực hiện đảm bảo một quy trình nghiệp vụ có ít nhất 02 cán bộ tham gia, không có cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể.
Kết luận
Nhân viên bán hàng, thu ngân đã linh hoạt kiểm tra đầy đủ các mặt hàng bán ra scan vào phần mềm bán hàng chính xác, thu tiền của khách luôn tươi cười vui vẻ, và xác định được việc mình đang làm, và làm thật tốt công việc được giao, giao nhận tiền đầy đủ công khai minh bạch, nếu có sai sót sẽ phải chịu khung hình phạt của siêu thị đã đề ra.
Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay các siêu thị phải tự vươn lên bằng chính sức lực của bản thân mình, kiểm soát nội bộ giúp cho các nhà quản trị có đầy đủ các thông tin chính xác về tình hình hoạt động của siêu thị mình mà từ đó ra các quyết định quản lý, đảm bảo kinh doanh một cách có lãi và phát triển bền vững.
Bảng 4.1: Phân tích các thủ tục kiểm soát
Công việc Dự toán các khả năng rủi ro Nguyên nhân Cán bộ chịu trách nhiệm
Giao dịch, chào bán sản phẩm
Bán hàng không đúng giá, không đủ, không kịp thời, tính toán sai chiết khấu
Phê duyệt bán hàng, cập nhập giá mới, do nhầm lẫn Nhân viên kinh doanh Kiểm tra hạn sử dụng
Tính toán sai số lượng, sai định mức các mặt hàng
Do cán bộ KD nhầm lẫn; sơ suất; thiếu năng lực
Phòng kinh doanh Tính toán thời
gian bán hàng
Khả năng bán hàng quá thời gian cho phép
Do nhầm lẫn, do thiếu năng lực
Phòng kinh doanh Xác nhận đơn
hàng
Các điều khoản trong hợp đồng chưa chặt chẽ, tạo bất lợi cho người mua và người bán
Do thiếu kinh nghiệm, thiếu năng lực Phòng kinh doanh Nhân viên bán hàng
Không mời chào, không vui vẻ, không nhiệt tình với khách
Yếu kém do khâu bán hàng
Phòng kinh doanh Nhân viên thu
ngân
Không scan đúng mã hàng, không vào sổ đúng số lượng, không đủ các mặt hàng Do nhầm lẫn,cẩu thả Phòng kinh doanh Giao hàng, làm thủ tục thanh toán
Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, sản phẩm, mẫu mã, số lượng. Sai sót trong chứng từ thanh toán.
Do nhầm lẫn, do thiếu năng lực, cẩu thả Phòng kế toán và phòng kinh doanh Bảo vệ
Không kiểm tra lại các mặt hàng được scan bán cho khách, số lượng
Không có trách nhiệm
Phòng hành chính
Cơ chế kiểm soát đề xuất: Phê duyệt; Sử dụng mục tiêu; Bất kiêm nhiệm; Bảo vệ tài sản; đối chiếu; Báo cáo bất thường; Kiểm tra & theo dõi; định dạng trước
Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ có liên quan của công ty, kế toán phản ánh một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:
1 Theo phiếu xuất kho số 0502001 ngày 26/06/2013 kế toán lập hóađơn bán hàng số 0029495, về việc bán hàng cho công ty BẢO VIỆT CẦN THƠ
tổng số tiền phải thanh toán là3.009.999 đồng, thuế GTGT 10%. Kế toán hạch toán và phần mềm tự động nhậpvào các sổ tổng hợp và chi tiết có liên quan (phụ lục 13,15, 16)
2 Đến ngày 30/06/2013 kế toán dựa vào phiếu xuất kho 0502001 và hóa đơn số 0029495 lập phiếu thu PT-06/23 và thu tiền bán hàng cho công ty BẢO VIỆT CẦN THƠ ngày 26/06/2013 . Kế toán hạch toán và ghi vào các sổ tổng hợp và sổ chi tiết có liên quan (phụ lục13, 20)
Chứng từ minh họa MAXIMARK SUPER MARKET So 2 Hùng Vuong CMT8
P.Thoi Binh Tp.Cần Thơ Tel.8325324-Fax: 8391285
PHIẾU XUẤTKHO CẦN THƠ
So: 0502001 Họ tên người nhận hàng: CTY BẢO VIỆT CẦN THƠ (88404)
Theo HD Số: 0426029 Ngày 26 tháng 06 năm 2013 Xuất tại kho: Số 2 Đường Hùng Vương
Phương thức xuất kho: Bán sỉ
Trang 1 Số
thứ tự
Tên, nhản hiệu, quy cách phầm chất (sản phầm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá bán % CK Thành tiền Theo CT T.xuất A B C D 1 2 3 4 5 1 TRICSLAND SUA TUOI TT HUONG DAU 200GR T50 8934841900668 BICH 700 700 3.909,09 2.736.363 Tổng cộng: 700 2.736.363 Thuế xuất: 10,00% Tổng trị giá thuế: 700 273.636 Tổng tiền thanh toán: 700 3.009.999 Ngày 26 tháng 06 năm 2013 Người giao Đã ký Người nhận hàng Đã ký
Bảo vệ Người lập phiếu Đã ký Đã ký
Nhận xét phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho của công ty đã thể hiện được các thông tin cần thiếtvà có đầy đủ chữ ký của các cá nhân có liên quan, tuy nhiên vẫn chưa thể hiện các thông tin về việc sử dụngphiếu xuất khotheo quyết định nào của bộ tài chính, phiếu xuất kho này theo mẫu số mấy, và chưa thể hiện số tiền viết bằng chữ, phiếu xuất kho này đã thể hiện được địa chỉ xuất kho nhưng không nói rõ xuất kho ở bộphận nào.
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ AN PHONG Hệ thống siêu thị MAXIMARK
Mã số thuế: 0300992066
Địa chỉ: Số 03 Đường 3/2 –Phường 11 – Quận 10 – TP.HCM Tel: (84.8)3834.2002 – 3834.2085 / Fax: (84.8)3834.2001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 1: Lưu Ký hiệu:AP/13P Ngày 30 tháng 06 năm 2013 Số: 0029495
Đơn vị bán hàng: Mã số thuế: Địa chỉ:
Họ và tên người mua hàng: Phan Thị Tuyết Nhung Mã khách hàng : 2224 Tên đơn vị: CÔNG TY BẢO VIỆT CẦN THƠ
Mã số thuế: 1801192224 Ngày đặt hàng : 26/06/2013 Địa chỉ: 154 ĐƯỜNG 3/2, Q.NK, TPCT Ngày giao hàng : 26/06/2013 Hình thức thanh toán: Tiền mặt Thời hạn thanh toán :30/06/2013
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6 = 4x5
Tricsland sữa tươi hương dâu 200gr T50
Bịch 700 3.909,09 2.736.363
Cộng tiền hàng: 2.736.363 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 273.636 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.099.99
Số tiền viết bằng chữ: Ba triệu lẻ chín nghìn chín trăm chín mươi chín Việt Nam đồng
Người mua hàng Người bán hàng
(Ký, ghi họ tên) (Ký, ghi họ tên) Đã ký Đã ký
CN.CTY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ AN PHONG
TẠI TP.CẦN THƠ
SIÊU THỊ MAXIMARK
Số 02 Hùng Vương, Cách Mạng Tháng 8
P.Thới Bình, Q.Ninh Kiều, TP.Cần Thơ
Nhận xét hóa đơn bán hàng
Hóa đơn được sử dụng ở công ty là hóa đơn tự in theo mẫu số 01GTKT3/001, hóa đơn này được lập khi bộ phận lập hóa đơn nhận được các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ, về cơ bản thì mẫu hóa đơn đã được sử dụng theo đúng quy định, cách lập chứng từ cũng được thực hiện theo hướng dẫn của bộ tài chính, trên hóa đơn đã thểhiện được đầy đủ các thông tin trên mẫu và đúng nội dung của nghiệp vụ, đồng thời cũng có đầy đủ chữ ký của người mua và người bán.
CN – Công ty Cổ phần Đầu Tư An Phong tại TP.CT Mấu số: 01-TT
Số Số 02 Hùng Vương Q.Ninh Kiều TP Cần Thơ (Ban hành theo QĐsố 15/2006/QĐ-BTC ĐT: (0710)N3766933 Fax: (0710) 3766934 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởngBTC) MST: 0300992066044
PHIẾU THU
Ngày 30 tháng 06 năm 2013 Sốtiền: 3.099.999VNĐ Số: PT-06/23
TK Có Số tiền 1311CT-B 3.009.999 Họ tên người nộp: PHAN THỊ TUYẾT NHUNG
Đơn vị: 8840 CÔNG TY BẢO VIỆT CẦN THƠ Địa chỉ: 154 ĐƯỜNG 3/2, Q.NK, TPCT
Lý do thu: Thu tiền bán sỉ
Số tiền: 3.009.999 VND
Viết bằng chữ: Ba triệu lẻ chín nghìn chín trăm chín mươi chín Việt Nam đồng
Kèm theo chứng từ gốc: 0502001 0029495
Đã nhận đủ số tiền (bằng chữ): Ba triệu lẻ chin nghìn chin trăm chín mươi chin Việt Nam đồng Lập ngày 30 tháng 06 năm 2013
Người lập phiếu Người nộp tiền Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký
Nhận xét phiếu thu
Công ty sử dụng phiếu thu theo mẫu số 01-TT, phiếu thu nàyđã được kế toán lập theo đúng quy định về biểu mẫu cũng như cách lập, khi kế toán đã nhận đầy đủ các chứng từ gốckèm theo thì mới tiến hành lập phiếu thu, các nội dungtrên phiếu thu đã thể hiệnrõ ràng, chính xác và có đầy đủ chữ ký của các cá nhân có liên quan. Tuy nhiên trên mẫu phiếu thu chưa thể hiện thông tin