3.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Công ty tổ chức quản lý theo mô hình vừa phân tán vừa tập trung. Tại các Siêu thị thành viên đều có bộ máy quản lý hoạt động riêng nhưng có sự giám sát chung của Tổng công ty.
Ghi chú: : Quan hệ trực tuyến
<> : Quan hệ chức năng Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức
3.2.2 Chức năng các phòng ban
3.2.2.1 Ban Giám đốc
+ Tổng Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động kinh doanhvà thực hiện mọi kế hoạch của công ty. Là người chỉ đạo trực tiếp mọi phòng ban của công ty.
+ Giám đốc các siêu thị: Thay mặt Tổng giám đốc điều hành mọi hoạt động của siêu thị và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các công việc được phân công.
+ Phó giám đốc kinh doanh: Giải quyết các công việc kinh doanh khi Giám đốc đi vắng, điều hành, chỉ đạo các công việc kinh doanh ở siêu thị và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc được phân công.
3.2.2.2 Phòng Kế toán
+ Chức năng: Kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế phát sinh của công ty (siêu thị), đúng pháp lệnh Kế toán, thống kê, ghi chép phản ảnh kịp thời và chính xác các nghiệp vụ, kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp.
+ Nhiệm vụ: Tham mưu cho Giám đốc về công tác tài chính. Từ đây cùng Giám đốc có biện pháp khắc phục và giải quyết.
Tổng giám đốc Phòng Marketing Phòng sale Bảo vệ Kho Phòng máy Phòng kế toán Thủ quỷ <> Phòng
nhân sự kinh doanhPhòng
BGĐ siêu thị Phòng kế toán Thủ quỷ <> <> <> <>
Nghiên cứu thị trường, chủ động tìm nguồn hàng, mở rộng giao dịch phối hợp các phòng ban để xem xét phương thức thanh toán về các hoạt động mua bán nhập xuất, tổ chức tiếp thị, cung cấp thông tin, tham mưu cho Giám đốc về chính sách chủ trương kinh tế, về hiệu quả của từng hoạt động, nhu cầu hàng hóa trên thị trường.
3.2.2.4 Phòng nhân sự
Tổ chức lưu trữ, bảo quản và quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên tham mưu cho Giám đốc về việc tuyển dụng hay thôi việc, quản lý sắp xếp nhân sự, nghiên cứu xây dựng cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý lao động. Thay mặt ký các hợp đồng BHYT, BHXH cho công nhân viên và các chế độ chính sách khác.
3.2.2.5 Phòng Marketting
Tổ chức các chương trình khuyếm mãi, giảm giá hàng bán, các chương trình bốc thăm trúng thưởng…
Thực hiện chức năng tư vấn và tham mưu cho Giám đốc về thị trường các mặt hàng kinh doanh của công ty.
Lắng nghe và tổng hợp ý kiến của khách hàng về chất lượng hàng hóa và cung cách phục vụ của nhân viên công ty nhằm tìm biện pháp khắc phục kịp thời.
3.2.2.5 Thủ quỹ
Thu chi tiền có chứng từ hợp lệ và là người giữ tiền của công ty, hàng ngày tổng hợp chứng từ thu chi giao cho kế toán công nợ làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh lúc cuối kỳ.
3.2.3 Bộ máy kế toán tại công ty
3.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Do phươngthức kinh doanh đặc trưng của công ty là chú trọng tổ chức hệ thống đơn vị phụ thuộc với quy mô lớn nhằm vươn lên chiếm lĩnh thị trường nên khi thành lập ban quản lý công ty đã xác định phải lựa chọn cho công ty loại hình tổ chức kế toán vừa phân tán vừa tập trung. Loại hình này đảm bảo sự tập trung thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo, kiểm tra công tác kế toán. Kế toán trưởng kiêm Giám đốc tài chính phân chia công việc cho các kế toán viên tại công ty và kế toán trưởng các siêu thị.
Hình 3.2Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty
Hình 3.3 Sơ đồ bộ máy kế toán tại siêu thị
3.2.3.2 Chức năng
+ Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, điều hành bộ máy kế toán tại công ty (siêu thị). Ký duyệt các chứng từ liên quan, thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng bán hàng, đôn đốc thanh toán tiền hàng. Tính toán xác định kết quả kinh doanh của công ty. Phân công trách nhiệm kiểm tra công việc của các kế toán viên.
Lập báo cáo doanh thu, báo cáo kết quả kinh doanh theo yêu cầu các cấp có liên quan. Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh, từ đó tham mưu cho Giám đốc trong việc lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả. Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về công tác kế toán.
Kế toán trưởng (GĐ tài chính)
Quản lý mặt bằng KT TSCĐ KT tổng hợp KT thanh toán KT công nợ Thủ quỷ KT trưởng siêu thị Thủ quỷ
Kế toán trưởng siêu thị
KT thanh toán KT tổng hợp Thủ quỷ Kế toán công nợ KT Kho
+ Kế toán tổng hợp: Cùng với kế toán trưởng kiểm tra, đôn đốc các kế toán viên hoàn thành công việc được giao. Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ từ các Siêu thị gửi về để lập một báo cáo chung cho công ty.
Ghi sổ tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, ghi sổ cái. Lập các báo biểu kế toán bộ phận kế toán công ty cuối tháng tổng hợp tình hình thu chi, phản ánh vào sổ tiền mặt, theo dõi dòng tiền mặt tại công ty.
+ Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, lập các phiếu thu, phiếu chi. Hạch toán chính xác các nhgiệp vụ kế toán phát sinh và thu tiền bán hàng ngày, tiến hành ghi chép sổ sách. Cuối tháng lập báo cáo thu chi cho kế toán tổng hợp, kế toán trưởng là thường xuyên kiểm tra tiền mặt tại quỹ.
+ Kế toán tài sản cố định: Chịu trách nhiệm theo dõi tài sản cố định tại công ty và tại siêu thị, mỗi tháng một lần và hằng năm khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
+ Thủ quỹ: Thu chi tiền khi có lệnh thu chi và khi có chứng từ hợp lý, quản lý tiền mặt của công ty, hàng tháng tiến hành kiểm tra số tiền thu chi và đối chiếu với các sổ sách liên quan.
+ Kế toán viên: Tại các siêu thị chủ yếu vận dụng hệ thống máy tính nối mạng với chương trình phần mềm kế toán đượcviết riêng cho các siêu thị Maximark.
3.2.3.3 Chính sách kế toán tại Công ty
-Niên độ Kế toán: bắt đầu vào 01/01 đến ngày 31/12.
+ Đơn vị ghi chép tiền tệ thống nhất là VNĐ, ngoại tệ phát sinh được hạch toán theo tỷ giá thực tế liên ngân hàng của ngân hàng nhà nước Việt Nam tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
+ Hình thức kế toán Công ty: Hình thức kế toán áp dụng là ghi sổ bằng máy vi tínhđược xây dựng trên cơ sở hình thức kế toán Nhật ký chung.
+ Phương pháp kế toán TSCĐ (Nguyên tắc đánh giá TSCĐ áp dụng tiêu chuẩn TSCĐ theo quyết định số: 1062 TC/QĐ/TSTC và quyết định số 166/1999/QĐ/BTC ngày 30/12/1999.
-Phương pháp tính khấu hao: theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp kê khai hàng tồn kho
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: tính theo giá nhập kho bao gồm giá mua hàng cộng chi phí mua hàng cộng thuế nhập khẩu(nếu có).
+ Phương pháp đánh giá hàng tồn kho cuối kỳ: công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyềncuối kỳ.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: hạch toán theo phương pháp kêkhai thường xuyên.
+ Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT thep phương pháp khấu trừ.
3.2.3.4 Trình tự ghi sổ theo Nhật ký chung
Hình 3.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hằng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Xử lý chứng từ: căn cứ vào chứng từ gốc và tình hình thực tếphát sinh kế tóan tiến hành:
+ Kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán
+ Kiểm tra các phương pháp tính toán trên chứng từ, luân chuyển chứng từ và bảo quản chứng từ.
Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng là hệ thống tài khoản do bộ tài chính ban hành quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006.
Hệ thống chứng từ sổ sách tại công ty: tất cả các loại sổ sách áp dụng cho hình thức nhật ký chung như: Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Sổ nhật ký đặc biệt, Sổchi tiết,…cùng với bảng kê hàng hoá mua vào bán ra.
3.2.3.5 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán
Công ty áp dụng phần mềm kế toán Tâm Việt để theo dõi các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Hình 3.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán như: Hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán,… kế toán xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các mẫu bảng, biểu đã được thiết kế trong phần mềm kế toán.
Cuối tháng kế toán thực hiện khóa sổ. Kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính.
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH
Cuối năm kế toán in các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để đóng thành quyển.
3.3 ĐẶC ĐIỂM VÀ LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG
Là một doanh nghiệp chuyên bán sỉ, bán lẻ hàng hoá, kinh doanh các loại hình thuộc lĩnh vực vui chơi giải trí và cho thuê mặt bằng, quầy kệ. Công ty hoạt động theo cơ chế thị trường. Hình thức sở hữu vốn tư nhân.
Công ty là đơn vị hoạt động độc lập, luôn minh bạch trong các báo cáo tài chính. Là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, công ty kinh doanh rất nhiều mặt hàng phong phú và đa dạng với hình thức bán như: bán sỉ, bán lẻ. Hiện nay, công ty kinh doanh hơn 80.000 chủng loại hàng hoá, tập trung vào 4 nhóm hàng chính:
Nhóm mặt hàng đồ dùng gia đình
Nhóm mặt hàng lương thực – thực phẩm Nhóm mặt hàng mỹ phẩm
Nhóm mặt hàng khác
3.4 KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY QUA 3 NĂM 2010 – 2012VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2012, 2013 NĂM 2010 – 2012VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2012, 2013
3.4.1 Tình hình hoạt động của công ty trong 3 năm 2010 - 2012
Theo bảng số liệu ta thấy hầu hết các khoản doanh thu và chi phí đều tăng nhưng các khác khoản mục này tăng không ổn định nên đã làm lợi nhuận của công ty cũng có sự biến động qua các năm. Cụ thể ở năm 2011 mức tăng của tổng doanh thu cao hơn tổng chi phí nên lợi nhuận của công ty cũng tăng. Có thể thấy công ty hoạt động có hiệu quả ở năm 2011. Sang năm 2012 doanh thu và chi phí đều tăng nhưng lợi nhuận lại giảm. Nguyên nhân làm cho tổng lợi nhuận năm 2012 giảm là do tốc độ tăng của giá vốn (4,73%) nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu (3,55%) và mặt khác nó cũng chịu ảnh hưởng của chi phí từ khoản chi phíkhác ở năm 2011 giảm nhưng sang 2012 chi phí này đã tăng mạnh so với năm 2011. Tuy lợi nhuận của Công ty qua 3 năm 2011 - 2012 đều có sự tăng giảm không ổn định qua các năm nhưng nhìn chung công ty hoạt động không có hiệu quả ở năm 2012, mà yếu tố quyết định công ty hoạt động có hiệu quả hay không là phần lớn dựa vào các chỉ tiêu: doanh thu, chi phí, lợi nhuận và một số chỉ tiêu khác để hiểu rỏ hơn ta sẽ đi sâu vào phân tích ở phần sau.
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm 2010 - 2012
Đơn vị tính: đồng
Nguồn: Phòng kế toán công ty, 2010 -2012
Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Chênh lệch Chênh lệch 2011/2010 T(%)ỷ lệ 2012/2011 T(%)ỷ lệ Tổng doanh thu 65.348.092.818 85.541.572.714 87.991.147.353 20.193.479.896 30,9 2.449.574.639 2,86 - Doanh thu bán hàng và CCDV 59.380.307.633 79.475.247.477 82.229.606.132 20.094.939.844 33,84 2.754.358.655 3,35 - Doanh thu từ hoạt động khác 5.967.785.185 6.066.325.237 5.761.541.221 98.540.052 1,65 (304.784.016) (5,02) Tổng chi phí 62.714.326.174 79.826.782.471 92.144.213.707 17.112.456.297 27,29 12.317.431.236 15,43 - Chi phí từ hoạt động bán hàng 54.214.502.512 71.634.374.012 75.022.895.484 17.419.871.500 32,13 3.388.521.472 4,73 - Các khoản chi phí khác 8.499.823.662 8.192.408.459 17.121.318.223 (307.415.203) (3,62) 8.928.909.764 108,99 Tổng lợi nhuận 2.633.766.644 5.714.790.243 (4.153.066.354) 3.081.023.599 116,98 (9.867.856.597) (172,67)
Trước hết ta tìm hiểu về tình hình doanh thubán hàng đây là nguồn thu chủ yếu của công ty. Ta thấy tình hình doanh thu này đều tăng qua các năm, nguyên nhân là do giá bán và doanh số báncũng tăng. Giá bán tăng là do chi phí đầu vào của các sản phẩm hầu hết đều tăng. Về sản lượng bán ra tăng là do mỗi năm công ty đều có chính sách bán hàng như khuyến mãi, thực hiện chính sách bán hàng kèm theo quà tặng,… Dù là doanh thu vẫn tăng nhưng năm 2012 tốc độ tăng của doanh thu rất chậm so với 2011, nguyên nhân là do trên thị trường có thêm nhiều đối thủ cạnh tranh nên việc tiêu thụ cũng có phần khó khăn hơn. Bên cạnh nguồn thu từ bán hàng thì công ty còn có các nguồn thu khác như thu từ hoạt động tài chính, thu nhập khác, tuy nguồn thu này không lớn nhưng nó cũng có sự biến động qua các năm cụ thể như các khoản doanh thu này tăng ở năm 2011, nhưng giảm ở năm 2012 nên cũng góp phần làm ảnh hưởng đến tổng doanh thu của công ty.
Về chi phí thì cũng có xu hướng tăng qua các năm, nguyên nhân là do chi phí giá vốn vì sản lượng bánra tăngvà một phần cũng do chi phí đầu vào của sản phẩm tăng nên đã đẩy chi phí giá vốn tăng lên, bên cạnh đó do việc tiêu thụ sản phẩm có phần khó khăn vì sự cạnh tranh của thị trường nên công ty đã đưa ra nhiều chính sách bán hàng như chi phí quảng cáo, khuyến mãi, giảm giá,... nên đã làm cho chi phí tăng.
Công ty hoạt động có hiệu quả ở năm 2010 và 2011 vì trong giai đoạn này công ty hoạt động có lãi và lợi nhuận cũng tăng nhiều ở năm 2011, đến năm 2012 thì lợi nhuận của công ty đã bị âm vì các khoản chi phí ở năm này đều tăng cao nên làm cho lợi nhuận âm.
Tuy tổng doanh thu đều tăng qua các năm nhưng lợi nhuận chỉ tăng ở năm 2011 nhưng sang năm 2012 lại giảm. Nguyên nhân là do tốc độ tăng của doanh thu ở năm 2012 thấp hơn tốc độ tăng của chi phí nên đã làm lợi nhuận của công ty hướng giảm.
3.4.2 Tình hình hoạt động của công ty trong 6 tháng đầu năm 2012 –2013 2013
Theo bảng số liệu ta thấytình hình hoạt động của công ty không tốt vì lợi nhuận của 6 tháng đầu năm 2012 và 1013 đều âm. Tuy lợi nhuận đềuâm hoạt động không có hiệu quả nhưng ở 6 tháng đầu năm 2013 công ty đã có sự điều chỉnh trong quản lý và có chính sách quản lý các khoản chi phí tốt hơn, mặc dù lợi nhuận vẫn âm nhưng nó đã tăng so với 6 tháng đầu năm 2012 vì tốc độ giảm của doanh thu (8,14%) chậm hơn tốc độ giảm của chi phí (12,02%) nên đã làm lợi nhuận tăng. Đều này có nghĩa công ty đã giảm được khoản lỗ trên 2
Bảng 3.2: Tình hình hoạt động của công ty trong 6 tháng đầu năm 2012 - 2013 Đơn vị tính: đồng
Nguồn: Phòng kế toán công ty, 2012,2013
Do doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là nguồn thu chủ yếu của công ty nên nó sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến tổng doanh thu của công ty. Ta thấy tổng doanh thu của công ty ở 6 tháng đầu năm 2013 đã giảm, nguyên