3.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Do phươngthức kinh doanh đặc trưng của công ty là chú trọng tổ chức hệ thống đơn vị phụ thuộc với quy mô lớn nhằm vươn lên chiếm lĩnh thị trường nên khi thành lập ban quản lý công ty đã xác định phải lựa chọn cho công ty loại hình tổ chức kế toán vừa phân tán vừa tập trung. Loại hình này đảm bảo sự tập trung thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo, kiểm tra công tác kế toán. Kế toán trưởng kiêm Giám đốc tài chính phân chia công việc cho các kế toán viên tại công ty và kế toán trưởng các siêu thị.
Hình 3.2Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty
Hình 3.3 Sơ đồ bộ máy kế toán tại siêu thị
3.2.3.2 Chức năng
+ Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, điều hành bộ máy kế toán tại công ty (siêu thị). Ký duyệt các chứng từ liên quan, thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng bán hàng, đôn đốc thanh toán tiền hàng. Tính toán xác định kết quả kinh doanh của công ty. Phân công trách nhiệm kiểm tra công việc của các kế toán viên.
Lập báo cáo doanh thu, báo cáo kết quả kinh doanh theo yêu cầu các cấp có liên quan. Phân tích báo cáo kết quả kinh doanh, từ đó tham mưu cho Giám đốc trong việc lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả. Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về công tác kế toán.
Kế toán trưởng (GĐ tài chính)
Quản lý mặt bằng KT TSCĐ KT tổng hợp KT thanh toán KT công nợ Thủ quỷ KT trưởng siêu thị Thủ quỷ
Kế toán trưởng siêu thị
KT thanh toán KT tổng hợp Thủ quỷ Kế toán công nợ KT Kho
+ Kế toán tổng hợp: Cùng với kế toán trưởng kiểm tra, đôn đốc các kế toán viên hoàn thành công việc được giao. Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ từ các Siêu thị gửi về để lập một báo cáo chung cho công ty.
Ghi sổ tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, ghi sổ cái. Lập các báo biểu kế toán bộ phận kế toán công ty cuối tháng tổng hợp tình hình thu chi, phản ánh vào sổ tiền mặt, theo dõi dòng tiền mặt tại công ty.
+ Kế toán thanh toán: Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, lập các phiếu thu, phiếu chi. Hạch toán chính xác các nhgiệp vụ kế toán phát sinh và thu tiền bán hàng ngày, tiến hành ghi chép sổ sách. Cuối tháng lập báo cáo thu chi cho kế toán tổng hợp, kế toán trưởng là thường xuyên kiểm tra tiền mặt tại quỹ.
+ Kế toán tài sản cố định: Chịu trách nhiệm theo dõi tài sản cố định tại công ty và tại siêu thị, mỗi tháng một lần và hằng năm khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
+ Thủ quỹ: Thu chi tiền khi có lệnh thu chi và khi có chứng từ hợp lý, quản lý tiền mặt của công ty, hàng tháng tiến hành kiểm tra số tiền thu chi và đối chiếu với các sổ sách liên quan.
+ Kế toán viên: Tại các siêu thị chủ yếu vận dụng hệ thống máy tính nối mạng với chương trình phần mềm kế toán đượcviết riêng cho các siêu thị Maximark.
3.2.3.3 Chính sách kế toán tại Công ty
-Niên độ Kế toán: bắt đầu vào 01/01 đến ngày 31/12.
+ Đơn vị ghi chép tiền tệ thống nhất là VNĐ, ngoại tệ phát sinh được hạch toán theo tỷ giá thực tế liên ngân hàng của ngân hàng nhà nước Việt Nam tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
+ Hình thức kế toán Công ty: Hình thức kế toán áp dụng là ghi sổ bằng máy vi tínhđược xây dựng trên cơ sở hình thức kế toán Nhật ký chung.
+ Phương pháp kế toán TSCĐ (Nguyên tắc đánh giá TSCĐ áp dụng tiêu chuẩn TSCĐ theo quyết định số: 1062 TC/QĐ/TSTC và quyết định số 166/1999/QĐ/BTC ngày 30/12/1999.
-Phương pháp tính khấu hao: theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp kê khai hàng tồn kho
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: tính theo giá nhập kho bao gồm giá mua hàng cộng chi phí mua hàng cộng thuế nhập khẩu(nếu có).
+ Phương pháp đánh giá hàng tồn kho cuối kỳ: công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyềncuối kỳ.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: hạch toán theo phương pháp kêkhai thường xuyên.
+ Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT thep phương pháp khấu trừ.
3.2.3.4 Trình tự ghi sổ theo Nhật ký chung
Hình 3.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hằng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Xử lý chứng từ: căn cứ vào chứng từ gốc và tình hình thực tếphát sinh kế tóan tiến hành:
+ Kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ. Bảng cân đối
số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán
+ Kiểm tra các phương pháp tính toán trên chứng từ, luân chuyển chứng từ và bảo quản chứng từ.
Hệ thống tài khoản mà công ty sử dụng là hệ thống tài khoản do bộ tài chính ban hành quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006.
Hệ thống chứng từ sổ sách tại công ty: tất cả các loại sổ sách áp dụng cho hình thức nhật ký chung như: Sổ nhật ký chung, Sổ cái, Sổ nhật ký đặc biệt, Sổchi tiết,…cùng với bảng kê hàng hoá mua vào bán ra.
3.2.3.5 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán
Công ty áp dụng phần mềm kế toán Tâm Việt để theo dõi các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
Hình 3.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
Hàng ngày khi có nghiệp vụ kế toán phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán như: Hóa đơn, giấy đề nghị thanh toán,… kế toán xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các mẫu bảng, biểu đã được thiết kế trong phần mềm kế toán.
Cuối tháng kế toán thực hiện khóa sổ. Kế toán có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính.
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH
Cuối năm kế toán in các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết để đóng thành quyển.