1.2.4.1. Quản lý và cỏc chức năng quản lý
- Khỏi niệm “quản lý”
Định nghĩa khỏi niệm “quản lý” cú trong nhiều cụng trỡnh nghiờn cứu: + Tỏc giả Đặng Quốc Bảo cho rằng: Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phõn cụng, hợp tỏc lao động. Chớnh sự phõn cụng, hợp tỏc lao động nhằm đến hiệu quả nhiều hơn, năng suất cao hơn trong việc đũi hỏi phải cú sự chỉ huy phối hợp, điều hành, kiểm tra, chỉnh lý.. phải cú người đứng đầu. Đõy là hoạt động để người thủ trưởng phối hợp nỗ lực với cỏc thành viờn trong nhúm, trong cộng đồng, trong tổ chức đạt được mục tiờu đề ra.
+ Theo tỏc giả Trần Hữu Cỏt và Đoàn Minh Duệ: "Quản lý là hoạt động thiết yếu nảy sinh khi con người hoạt động tập thể, là sự tỏc động của chủ thể và khỏch thể, trong đú quan trọng nhất là khỏch thể con người nhằm thực hiện cỏc mục tiờu chung của tổ chức".
+ Theo tỏc giả Nguyễn Quốc Chớ và Nguyễn Thị Mỹ Lộc: quản lý là sự tỏc động cú định hướng, cú chủ đớch của chủ thể quản lý (người quản lý) – trong tổ chức – nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đớch của tổ chức. Cũng theo đú cỏc tỏc giả cũn phõn định rừ hơn về hoạt động quản lý là quỏ trỡnh đạt đến mục tiờu của tổ chức bằng cỏch vận dụng cỏc chức năng kế hoạch húa, tổ chức, chỉ đạo (lónh đạo) và kiểm tra.
Những định nghĩa trờn đõy tuy khỏc nhau về cỏch diễn đạt, nhưng đều cú điểm chung, bao gồm cỏc yếu tố (điều kiện) sau:
+ Phải cú ớt nhất một chủ thể quản lý là tỏc nhõn tạo ra cỏc tỏc động và ớt nhất là một đối tượng bị quản lý tiếp nhận trực tiếp cỏc tỏc động của chủ thể quản lý tạo ra và cỏc khỏch thể khỏc chịu cỏc tỏc động giỏn tiếp của chủ thể quản lý. Tỏc động cú thể chỉ là một lần mà cũng cú thể là liờn tục nhiều lần. Chủ thể cú thể là một người, một nhúm người, hoặc một bộ phận chức năng.
+ Phải cú một mục tiờu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối tượng và chủ thể, mục tiờu này là căn cứ để chủ thể tạo ra cỏc tỏc động.
+ Phải cú đối tượng quản lý, cú thể là một, hoặc nhúm người, hoặc một hoạt động, một tổ chức xó hội.
+ Cỏc nguồn lực, mụi trường và cỏc điều kiện đảm bảo cỏc tỏc động quản lý.
Cú thể khỏi quỏt: Quản lý là sự tỏc động cú tổ chức, cú mục đớch…của chủ thể quản lý lờn đối tượng quản lý bằng cỏc quyết định, cỏc cơ chế chớnh sỏch và phẩm chất uy tớn của cơ quan quản lý hay của người quản lý nhằm sử dụng cú hiệu quả nhất cỏc tiềm năng, cỏc điều kiện (nhõn lực, tài lực và vật lực…) và cỏc cơ hội nhằm đạt được cỏc mục tiờu của tổ chức trong một mụi trường luụn biến động.
Như vậy, cú thể xem quản lý là một quỏ trỡnh tỏc động cú mục đớch, cú kế hoạch dựa trờn cỏc chức năng đặc thự của chủ thể quản lý nhằm gõy ảnh hưởng đến khỏch thể quản lý thụng qua cơ chế quản lý, nhằm đạt được mục tiờu quản lý, từ đú nhằm thực hiện tốt nhất cỏc mục tiờu của tổ chức.
- Cỏc chức năng cơ bản của quản lý.
Trong quỏ trỡnh quản lý đó cú nhiều hệ thống phõn loại chức năng quản lý, song cú thể khỏi quỏt lại thành cỏc chức năng cơ bản là:
+ Kế hoạch: Là chức năng khởi đầu, là tiền đề, là điều kiện của mọi quỏ trỡnh quản lý. Kế hoạch là bản thiết kế, trong đú xỏc định mục đớch, mục tiờu đối với tương lai của tổ chức và xỏc định con đường, biện phỏp, cỏch thức để đạt được mục tiờu, mục đớch đú.
+ Tổ chức: Là quỏ trỡnh hỡnh thành cỏc quan hệ và cấu trỳc cỏc quan hệ giữa cỏc thành viờn, giữa cỏc bộ phận trong một tổ chức nhằm tạo cơ chế đảm bảo sự phối hợp, điều phối tốt cỏc nguồn lực, cỏc điều kiện cho việc thực hiện thành cụng kế hoạch, chương trỡnh hành động và nhờ đú mà đạt được mục
tiờu tổng thể của tổ chức. Quỏ trỡnh tổ chức sẽ lụi cuốn việc hỡnh thành, xõy dựng cỏc bộ phận cựng cỏc cụng việc của chỳng và sau đú là vấn đề nhõn sự, gồm việc xỏc định và nhúm gộp cỏc hoạt động, giao phú quyền hành của người quản lý và tạo ra sự phối hợp thực hiện mục tiờu của tổ chức một cỏch khoa học, cú hiệu quả.
+ Chỉ đạo: Sau khi kế hoạch đó được lập, cơ cấu bộ mỏy đó hỡnh thành, nhõn sự đó được tuyển dụng thỡ phải cú quỏ trỡnh tỏc động chỉ đạo. Chỉ đạo bao hàm cả việc liờn kết cỏc thành viờn và động viờn họ hoàn thành nhiệm vụ.
+ Kiểm tra: Là chức năng của quản lý nhằm đỏnh giỏ, phỏt hiện và điều chỉnh kịp thời giỳp cho hệ quản lý vận hành tối ưu, đạt mục tiờu đề ra. Kiểm tra là nhằm xỏc định kết quả thực tế so với yờu cầu tiến độ và chất lượng vạch ra trong kế hoạch, phỏt hiện những sai lệch, đề ra những biện phỏp uốn nắn điều chỉnh kịp thời. Kiểm tra khụng chỉ là giai đoạn cuối cựng của chu trỡnh quản lý, mà luụn cần thiết trong suốt từ đầu đến cuối quỏ trỡnh thực thi kế hoạch.
Ngoài 4 chức năng cơ bản, gần đõy nhiều nghiờn cứu đó nhấn mạnh yếu tố thụng tin như là một chức năng khụng thể thiếu trong quỏ trỡnh quản lý.
Quỏ trỡnh quản lý thường diễn ra theo một chu kỳ gọi là chu trỡnh quản lý, chu trỡnh quản lý được biểu hiện bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.4. Chu trỡnh quản lý 1.2.4.2. Quản lý giỏo dục: