Tài liệu luận văn Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Tại Công Ty Nuplex Resins

tai lieu, luan van1 of 98 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, TP HỒ CHÍ MINH ĐINH THỤY NGÂN TRANG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Anh Hoa TP Hồ Chí Minh – Naêm 2007 document, khoa luan1 of 98 tai lieu, luan van2 of 98 MỤC LỤC Lời cảm ơn Mục lục Danh mục chữ viết tắt Danh mục sơ đồ LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Khái niệm kiểm soát nội boä 1.1.1 Các thành phần hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Môi trường kiểm soát 1.1.2.1 Định nghóa 1.1.2.2 Trách nhiệm 1.1.2.3 Các yếu tố môi trường kiểm soát 1.1.3 Đánh giá rủi ro 1.1.3.1 Định nghóa 1.1.3.2 Trách nhiệm 1.1.3.3 Các yếu tố đánh giá rủi ro 1.1.4 Hoạt động kiểm soát 10 1.1.4.1 Định nghóa 10 1.1.4.2 Trách nhiệm .10 1.1.4.3 Các yếu tố hoạt động kiểm soát 10 1.1.5 Thông tin truyền thông 13 1.1.5.1 Hệ thống thu nhận, xử lý ghi chép thông tin 13 1.1.5.2 Báo cáo thông tin nội bên .14 document, khoa luan2 of 98 tai lieu, luan van3 of 98 1.1.6 Giaùm saùt 14 1.1.6.1 Giaùm sát thường xuyên .15 1.1.6.2 Giám sát định kỳ 15 1.2 Mục tiêu kiểm soát nội 15 1.2.1 Bảo đảm độ tin cậy tính trung thực thông tin 15 1.2.2 Bảo đảm tuân thủ 15 1.2.3 Bảo vệ tài sản doanh nghiệp 15 1.2.4 Bảo đảm sử dụng tiết kiệm hiệu tài nguyên doanh nghiệp 15 1.3 Kiểm soát nội môi trường xử lý liệu điện tử 16 1.3.1 Các thành phần hệ thống thông tin điện tử 16 1.3.2 Phương pháp tổ chức xử lý liệu 17 1.3.2.1 Phương pháp tổ chức liệu 17 1.3.2.2 Phương pháp xử lý liệu 17 1.3.3 Tổ chức hệ thống thông tin 18 1.3.4 Những thách thức môi trường tin học đến kiểm soát nội doanh nghiệp 21 1.3.5 Thủ tục kiểm soát nội môi trường xử lý liệu điện tử 23 1.4 Hạn chế hệ thống kiểm soát nội 25 1.4.1 Hệ thống kiểm soát nội tiến hành người 25 1.4.2 Quan hệ lợi ích chi phí 26 1.4.3 Hệ thống kiểm soát nội không bao quát rủi ro không lường trước 26 document, khoa luan3 of 98 tai lieu, luan van4 of 98 KẾT LUẬN CHƯƠNG 28 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM 28 2.1 Tổng quan công ty Nuplex Resins Vieät Nam 28 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 28 2.1.1.1 Lịch sử hình thành 28 2.1.1.2 Lónh vực hoạt động 28 2.1.1.3 Địa điểm hoạt ñoäng 28 2.1.2 Sơ đồ tổ chức công ty Nuplex 28 2.1.3 Tổ chức thông tin báo cáo kế toán 31 2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội công ty Nuplex Resins 35 2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát 36 2.2.1.1 Triết lý phong cách điều hành nhà quản lý .36 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức phân chia trách nhiệm 37 2.2.1.3 Chính sách nhân lực làm việc nhân viên 37 2.2.1.4 Ban kiểm soát nội .38 2.2.2 Thủ tục kiểm soát chu trình nghiệp vụ công ty Nuplex Resins Vieät Nam 38 2.2.2.1 Chu trình mua hàng toán 38 2.2.2.2 Chu trình sản xuất 43 2.2.2.3 Chu trình bán hàng thu tieàn 49 2.3 Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội 54 2.3.1 Môi trường kiểm soát 54 2.3.2 Hoạt động kiểm soát 54 2.3.3 Thông tin truyền thoâng 55 document, khoa luan4 of 98 tai lieu, luan van5 of 98 2.4 Các nhân tố đe dọa hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội công ty Nuplex Resins 55 2.4.1 Đối với môi trường kiểm soát 55 2.4.1.1 Cơ cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm quyền hạn 55 2.4.1.2 Chính sách nhân lực làm việc nhân viên 56 2.4.2 Đối với hoạt động kiểm soát 56 2.4.2.1 Chu trình mua hàng – trả tiền 56 2.4.2.2 Chu trình sản xuất 57 2.4.2.3 Chu trình bán hàng – thu tiền .57 2.4.3 Đối với thông tin truyền thông 58 2.5 Nguyên nhân nhân tố đe dọa hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội 59 KẾT LUẬN CHƯƠNG 61 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIEÄT NAM 61 3.1 Mục tiêu xây dựng giải pháp 61 3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB công ty Nuplex Resins 62 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 62 3.2.1.1 Thiết lập cấu tổ chức phân chia trách nhiệm hợp lý .62 3.2.1.2 Chính sách nhân lực nhân viên 64 3.2.1.3 Quan điểm phong cách điều hành nhà quản lý 65 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện thủ tục kiểm soát 66 3.2.2.1 Chu trình mua hàng toán .66 3.2.2.2 Chu trình sản xuất 71 3.2.2.3 Chu trình bán hàng – thu tieàn 72 document, khoa luan5 of 98 tai lieu, luan van6 of 98 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin 74 3.2.4 Các giải pháp phụ trợ từ đối tượng liên quan 74 KẾT LUẬN CHƯƠNG 76 KEÁT LUAÄN 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LUÏC document, khoa luan6 of 98 tai lieu, luan van7 of 98 LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập nghiên cứu, luận văn “Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội công ty Nuplex Resins Việt Nam” hoàn thành Ngoài cố gắng thân, tác giả nhận khích lệ hỗ trợ nhiều từ phía thầy cô, gia đình, đồng nghiệp bạn bè Trước hết tác giả xin cảm ơn gia đình động viên tạo điều kiện cho tác giả học tập hoàn thành luận văn tốt nghiệp Tác giả cảm ơn thầy cô trường Đại học Kinh Tế, Tp Hồ Chí Minh truyền đạt kiến thức quý báu thời gian tác giả học tập trường Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng chân thành sâu sắc tới cô Trần Anh Hoa, người tận tình hướng dẫn giúp đỡ tác giả trình làm luận văn tốt nghiệp Xin cảm ơn giám đốc tài công ty Nuplex Resins Việt Nam đồng nghiệp công ty TNHH ATI, nơi tác giả công tác, tạo điều kiện thuận lợi để tác giả hoàn thành luận văn document, khoa luan7 of 98 tai lieu, luan van8 of 98 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT KSNB: Kiểm soát nội GTGT: Giá trị gia tăng KH & ĐT: Kế hoạch Đầu tư MS: Main System UBKHNN: y Ban Kế Hoạch Nhà Nước DANH MỤC SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ mô tả thiết bị vi tính liên quan đến hệ thống 17 Sơ đñồ 1.2 – Cơ cấu tổ chức phận quản trị hệ thống thông tin 21 Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức công ty Nuplex 30 Sơ đồ 2.2 – Cấu trúc tài khoản công ty Nuplex 33 Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ kế tốn máy tính 37 Sơ đồ 2.5 – Chu trình Mua hàng – Thanh toán 42 Sơ đồ 2.5 – Chu trình sản xuất 47 Sơ đồ 2.6 – Chu trình Bán hàng – Thu tiền .53 Sơ đồ 3.1 – Quá trình mua hàng (kiến nghị) .71 Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ Main System .vii Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ hệ thống Accpac ix document, khoa luan8 of 98 tai lieu, luan van9 of 98 -1- LỜI MỞ ĐẦU Sự cần thiết đề tài Trên giới, khái niệm kiểm soát nội đời lâu đặc biệt phát triển đạo luật Sarbanes-Oxley Mỹ đời năm 2002 Hiện với kênh thông tin rộng rãi, khái niệm kiểm soát nội không xa lạ doanh nghiệp Việt Nam Tuy nhiên xu hướng toàn cầu hóa phát triển mạnh mẽ, Việt Nam không nằm xu Trước tình hình này, nhà quản lý doanh nghiệp cần phải quan tâm tới hiệu hoạt động doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội công cụ quản lý hữu hiệu giúp cấp lãnh đạo biết hiệu xảy khâu cụ thể nguyên nhân Họ xác định rõ ràng trách nhiệm thuộc Theo báo chí nay, đa số thua lỗ, tham nhũng doanh nghiệp Việt Nam có nguyên nhân quản lý yếu kém, hệ thống kiểm soát nội lỏng lẻo Các doanh nghiệp muốn tồn vững mạnh môi trường cạnh tranh phải có hệ thống quản lý hiệu Theo ông Chris Freund, Tổng giám đốc, Quỹ Đầu tư Mekong Capital: “Khi đầu tư vào công ty tư nhân, cho vấn đề lớn quản trị doanh nghiệp tính minh bạch thấp công ty Cụ thể phần lớn hệ thống kế toán hệ thống kiểm soát nội công ty chưa phát triển, điều khiến cho cổ đông khó nắm xác tình hình tài công ty.” (1) Hơn để thu hút vốn đầu tư tình hình kinh tế nay, doanh nghiệp vừa nhỏ không dựa vào kết kinh doanh báo cáo tài kiểm toán, mà thân doanh nghiệp phải kiểm soát hoạt động mình, biết vị trí doanh nghiệp thị trường Có doanh nghiệp sử dụng đồng vốn cách có hiệu document, khoa luan9 of 98 tai lieu, luan van10 of 98 -2- Trong doanh nghiệp bất kỳ, xung đột lợi ích chung lợi ích riêng luôn tồn Nếu hệ thống kiểm soát nội qui định để hướng người lao động hành động không lợi ích riêng mà làm tổn hại để lợi ích chung toàn doanh nghiệp Bên cạnh đó, doanh nghiệp hoạt động điều kiện, môi trường rủi ro kinh doanh thay đổi Hệ thống kiểm soát nội cần phải vận động biến đổi theo Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội để phù hợp với thay đổi yêu cầu thiết yếu cấp quản lý doanh nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu đánh giá hệ thống kiểm soát nội công ty Nuplex Resins Việt Nam để tìm nhân tố đe dọa hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội nguyên nhân nhân tố Thông qua kết tìm hiểu, đề biện pháp để nâng cao tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội Nội dung nghiên cứu Thông qua mục tiêu nghiên cứu, nội dung nghiên cứu tập trung vào vấn đề sau: − Tìm hiểu đánh giá thành phần hệ thống kiểm soát nội công ty Nuplex Resins Việt Nam − Xác định nhân tố đe dọa đến hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội nguyên nhân nhân tố − Đề biện pháp để nâng cao hiệu hoạt động kiểm soát nội công ty Nuplex Resins Việt Nam Phạm vi nghiên cứu Phân chia hoạt động công ty Nuplex Resins Việt Nam thành chu trình kinh tế: chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình doanh thu vaø chu document, khoa luan10 of 98 tai lieu, luan van79 of 98 - 71 - − Việc lập phiếu chi phải có phiếu yêu cầu toán từ phận mua hàng phận có sử dụng dịch vụ mua Mẫu phiếu yêu cầu toán thiết kế sau: − Qui định số tiền tối thiểu phiếu chi cần phải có phê duyệt giám đốc tài − Qui định số dư công nợ phải trả tối thiểu phải cần đối chiếu với nhà cung cấp hàng tháng 3.2.2.2 Chu trình sản xuất Mặc dù qui trình sản xuất gần tự động hóa hoàn toàn lại phụ thuộc vào máy móc thao tác người vận hành Do đó, hạn chế tiềm tàng hệ thống kiểm soát nội bộ, qui trình sản xuất gặp phải số hạn chế cần phải khắc phục để nâng cao hiệu Một số giải pháp nâng cao hiệu điển hình khái quát sau: − Trang bị thiết bị lưu điện cho hệ thống điều khiển xưởng sản xuất văn phòng Có có cố điện đột ngột, document, khoa luan79 of 98 tai lieu, luan van80 of 98 - 72 - liệu máy tính truyền, xử lý lưu máy tính trước nguồn điện bị cắt − Với chức chuyển kho có sẳn hệ thống Accpac, công ty cần giao nhiệm vụ ghi nhận cho thủ kho họ chuyển nguyên vật liệu từ kho sang xưởng vào phần mềm Accpac Song song với việc tăng công việc cho thủ kho việc tăng lương phụ cấp tương ứng Điều giúp cho khâu kiểm kê hàng tồn kho, đặc biệt việc xác định trách nhiệm việc thất thoát hàng tồn kho rõ ràng − Ban hành sách luân phiên chia giải lao cho nhân viên xưởng Điều giúp hạn chế xảy sai sót mệt mỏi gây nhập liệu sai thông số sản xuất làm ảnh hưởng tới chất lượng lô hàng 3.2.2.3 Chu trình bán hàng – thu tiền Theo trình bày chương 2, qui trình thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tương đối chặt Tuy nhiên số thủ tục xin kiến nghị để hoàn thiện hệ thống kiểm soát a) Lập lệnh bán hàng − Công ty nên ban hành bảng giá bán thống có cập nhật lại định kỳ Tận dụng chức kiểm soát giá bán cho lệnh bán hàng phần mềm Accpac nhân viên bán hàng thay đổi giá biên độ dao động cho phép Như vậy, sản phẩm có nhiều giá khác tùy vào khách hàng không xảy tình trạng thông đồng nhân viên bán hàng với khách hàng − Bộ phận kế toán hàng tháng phải chuyển báo cáo tuổi nợ khách hàng cho phận bán hàng Bộ phận lập lệnh bán hàng, document, khoa luan80 of 98 tai lieu, luan van81 of 98 - 73 - hạn mức tín dụng, phải vào tình hình toán nợ khách hàng − Khi lập lệnh bán hàng, phận bán hàng phải vào kế hoạch sản xuất nhập kho thành phẩm phận sản xuất gởi sang hàng tháng để xác định ngày giao hàng hợp lý b) Theo dõi tình hình toán khoản phải thu khách hàng − Trong điều kiện sử dụng máy tính nay, công ty cần ban hành sách mức dư nợ hạn tối thiểu khách hàng mà bị ngừng giao dịch Trường hợp cần phải giao dịch với khách hàng phải có phê chuẩn giám đốc bán hàng chuyển sang điều khoản toán ngay, đồng thời ghi nhận lại số lần giám đốc bán hàng phê chuẩn − Chuyển trách nhiệm thu hồi nợ cho phận bán hàng để tránh tình trạng nhân viên bán hàng chạy theo lợi nhuận, bán cho khách hàng nợ lâu, làm ảnh hưởng tới hiệu kinh doanh c) Phần thu tiền − Tăng điều khoản bán chịu ngắn ngày đồng thời yêu cầu khách hàng toán qua ngân hàng để vừa giảm đến mức tối thiểu việc thu tiền mặt vừa khuyến khích tăng doanh số − Công ty cần kiểm quỹ tiền mặt vào cuối ngày Nhân viên kế toán tổng hợp cần lập bảng kê phiếu thu phiếu chi lập ngày đối chiếu số dư tiền mặt hệ thống với quỹ két sắt Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân xin ý kiến người có thẩm quyền để xử lyù document, khoa luan81 of 98 tai lieu, luan van82 of 98 - 74 - − Cần nộp tiền mặt thu nợ khách hàng vào ngân hàng vào ngân hàng vào đầu ngày hôm sau 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin Thay đổi cách thức giao tiếp máy chủ máy hệ thống Accpac Trang bị máy chủ công ty Nuplex Việt Nam, cài đặt hệ thống Accpac theo kiểu Server-Client Theo kiểu này, máy cài ứng dụng Accpac chia chung sở liệu đặt máy chủ Với cách tổ chức kiểu tốc độ cập nhật liệu nhanh liệu không bị đứt đoạn liệu truyền mạng nội công ty Nuplex Việt Nam không phụ thuộc vào phần mềm hỗ trợ (third party) 3.2.4 Các giải pháp phụ trợ từ đối tượng liên quan Công ty mẹ cần thay đổi sách quản lý sở liệu công ty Nuplex Việt Nam Cơ sở liệu công ty Nuplex Việt Nam cần đặt máy chủ văn phòng công ty Nuplex công ty mẹ Úc có quyền truy cập vào cở sở liệu Việc kiểm soát định kỳ ban kiểm soát công ty mẹ cần tiến hành đột xuất, không nên lập lịch kiểm soát cố định vào tháng hàng năm để hoạt động kiểm soát, đặc biệt sản xuất, công ty Nuplex Resins Việt Nam không mang tính đối phó với ban kiểm soát Cơ quan nhà nước cần ban hành văn hướng dẫn việc triển khai, đánh giá hệ thống KSNB vai trò trách nhiệm nhà quản lý doanh nghiệp hệ thống Có nâng cao ý thức trách nhiệm nhà quản lý việc trì hệ thống KSNB công ty document, khoa luan82 of 98 tai lieu, luan van83 of 98 - 75 - KẾT LUẬN CHƯƠNG Hệ thống kiểm soát nội sản phẩm trách nhiệm cấp quản lý công ty Nhưng đòi nổ lực tất thành viên công ty để làm cho trở nên hữu hiệu Và hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu xây dụng lần ngắn hạn, sớm chiều Xã hội phát triển, môi trường kinh doanh thay đổi kéo theo thay đổi rủi ro Do đó, hệ thống kiểm soát nội công ty cần phải hoàn thiện liên tục để phù hợp với môi trường Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp nói chung công ty Nuplex Resins Việt Nam nói riêng, tồn yếu tố đe dọa đến hữu hiệu điều tất yếu Các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải thường xuyên cập nhật thay đổi ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá hệ thống để tìm yếu tố chưa phù hợp, nhân tố đe dọa hữu hiệu Từ đề giải pháp để hoàn thiện Theo qui trình vậy, chương tác giả đề xuất số giải pháp trình bày để khắc phục điểm yếu hệ thống kiểm soát nội công ty Nuplex Resins Việt Nam Có thể điểm yếu chưa ảnh hưởng tới công ty, việc khắc phục để hoàn thiện hệ thống cần thiết để giảm thiểu thiệt hại tương lai Các giải pháp tác giả đưa hướng đến mục tiêu ngăn ngừa gian lận sai sót Nếu tập trung vào thủ tục để phát xử lý gian lập doanh nghiệp tốn chi phí gấp nhiều lần cho thất thoát tài sản cho kiểm soát document, khoa luan83 of 98 tai lieu, luan van84 of 98 - 76 - KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội ngày có vai trò quan trọng doanh nghiệp Nó hỗ trợ cho kiểm toán giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Nó coi yếu tố quan trọng hệ thống quản lý doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu giúp mục tiêu doanh nghiệp thực Một nhà quản lý giỏi thân người làm nhiều việc làm tích cực mà họ cần phải thiết lập hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu để nhân viên làm việc tích cực với hiệu suất cao Qua trình nghiên cứu tình hình hoạt động công ty Nuplex Resins Việt Nam, qua báo chí tài liệu viết liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ, tác giả rút số nhận xét chung kiểm soát nội từ đưa đề xuất hoàn cảnh nhằm bước nâng cao hiệu kiểm soát nội công ty Với kiến thức khả nghiên cứu có hạn, tác giả đề xuất ý kiến thủ tục kiểm soát môi trường kiểm soát, không tốn chi phí nhiều so với hiệu chúng mang lại Theo thời gian, với phát triển kinh tế, kiểm soát nội phát triển theo thủ tục phải tiếp tục củng cố hoàn thiện dần lên thành hệ thống chặt chẽ Và công cụ đắc lực thiếu hệ thống quản lý công ty document, khoa luan84 of 98 -i- tai lieu, luan van85 of 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo điện tử Bản Tin Môi trường kinh doanh, http://www.kinhdoanh.com.vn Báo điện tử kiểm soát nội bộ, http://www.kiemtoan.com.vn Báo điện tử Diễn Đàn Doanh Nghiệp, http://www.dddn.com.vn Bộ môn Kiểm Toán, Khoa Kế Toán – Kiểm Toán, Trường Đại Học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh, Kiểm Toán, NXB Lao Động Xã Hội, 2007 Commonwealth of Massachusetts, Second edition 7/1/2004, Internal Control Guide For Manager Department of Finance and Management, Internal Control Standards Đại học quốc gia TP HCM – Trường đại học Kinh Tế, Hệ Thống Thông Tin Kế Toán, Nhà xuất Tài Chính – 1998 Internal Control - Integrated Framework Executive Summary, http://www.coso.com Luận văn kiểm soát nội khóa trước 10 PGS TS Đoàn Thị Hồng Vân, Quản Trị Rủi Ro Và Khủng Hoảng, Nhà xuất Thống Kê, 2003 11 PriceWaterHouseCooper, Key Elements Of Antifraud Programs And Controls 12 State of Oregon, November 2004, The Internal Control Guidebook document, khoa luan85 of 98 - ii - tai lieu, luan van86 of 98 Phuï luïc 1: Bảng câu hỏi khảo sát hệ thống KSNB công ty Nuplex Resin Việt Nam Câu hỏi Có Trả lời Không Ghi Mục tiêu Sơ đồ tổ chức công ty Công ty có báo cáo nhiệm vụ rõ ràng không? Môi trường kiểm soát Công ty có văn qui định nội không? Sự can thiệp thời cấp quản lý kiểm qui định kiểm soát có ghi lại tài liệu không? Sự sai lệch so với sách thiết lập có điều tra ghi lại tài liệu không? Công ty có tài liệu mô tả công việc chi tiết không? Công ty có tài liệu chứng minh lực chuyên môn nhân viên không? Công ty có sách phân tích rủi ro lợi nhuận dự án tiềm không? Tài sản vô hình có giá trị thông tin có bảo vệ cẩn thận không? Cấp quản lý có thường xuyên thăm nhà máy tổ chức họp với nhân viên không? 10 Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức công ty có kèm theo mô tả công việc nơi nhận báo cáo không? 11 Trách nhiệm quyền lợi có thông báo đến người chịu trách nhiệm không? 12 Công ty có định kỳ xem lại cấu tổ chức hành không? 13 Công ty có sách nhân viết thành văn không? 14 Các nhân viên làm việc có trải qua qui trình tuyển dụng đào tạo công ty không? 15 Các nhân viên có biết trách nhiệm họ kỳ vọng nhà quản lý họ không? 16 Tính trực có phải điều kiện quan trọng đánh giá nhân không? 17 Kiến thức nhân viên có kiểm tra trước nhận vào làm không? 18 Đánh giá rủi ro Mục tiêu công ty có thông báo cho toàn thể nhân viên hay không? 19 Khi đặt mục tiêu công ty có xem xét đến ngân sách nguồn lực không? 20 Công ty có thiết lập mục tiêu chi tiết từ mục tiêu tổng quát không? 21 22 Công ty có xác định thứ tự quan trọng mục tiêu document, khoa luan86 of 98 Xem sơ đồ tổ chức x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x tai lieu, luan van87 of 98 - iii - không? Tất quản lý có tham gia thiết lập mục tiêu không? 23 Công ty có thường xuyên cập nhật thông tin điều kiện kinh doanh, đối thủ, luật pháp… 24 Cấp quản lý có nhận báo các bất lợi từ nhân viên 25 Truyền thông Các phương tiện truyền thông công ty gì? 26 27 Nhân viên có biết mục tiêu công ty không? Công ty có nhận thông tin phản hồi từ khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư không? 28 Các than phiền nhà cung cấp, khách hàng có kiểm tra nguyên nhân chỉnh sửa không? 29 Quản lý cấp cao có biết tính chất mức độ xảy than phiền nhà cung cấp khách hàng không? 30 Công ty định kỳ có đối chiếu số liệu kế toán hệ thống máy tính với số liệu tài sản thực tế không? 31 Định kỳ công ty có đánh giá lực hành vi làm việc nhân viên không? 32 33 Việc đánh giá nhân viên tiến hành ai? Công ty có tài liệu phương pháp tiêu đánh giá nhân viên không? 34 Nếu có, tài liệu xem xét điều chỉnh lại? 35 Công ty có sách khen thưởng hay xử phạt dựa đánh giá không? 36 Chính sách qui trình 37 Công ty có sổ tay sách qui trình không? 38 Sổ tay có xem lại cập nhật định kỳ không Công ty có sổ tay nhiệm vụ trách nhiệm chủ chốt không? 39 40 Công ty có công tác huấn luyện làm việc không? Kế toán tài 41 Tất khoản mục công ty a Có đổi chiếu với sổ kế toán tổng hợp hàng tháng không? b Những đối chiếu có viết thành tài liệu? c Việc đối chiếu có khác xem lại người làm công tác đối chiếu hay không? d Định kỳ tổng giám đốc có xem lại đối chiếu tài liệu có liên quan? Tổng giám đốc có giám sát hiệu tình hình tài công ty? 42 a Những loại báo cáo tài phải chuẩn bị cho ban quản lý? b Công ty có lập dự toán ngân sách không? 43 Các loại doanh thu công ty gì? Chu trình mua hàng document, khoa luan87 of 98 x x x Email, Bảng Thông Tin x x x Tùy mức độ x x Quản lý trực tiếp x Hàng năm x x x x x x x x x x B/S P&L Cash Flow x Bán hàng tai lieu, luan van88 of 98 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 - iv - Các khoản chi có cho phê chuẩn xem xét lại cấp bậc thích hợp không? Đơn đặt hàng có đánh số thứ tự không? Có lập phiếu yêu cầu cho tất hàng mua không? Đơn đặt hàng có tham chiếu dự toán mua hàng không? Các liên đơn đặt hàng có gởi cho - Bộ phận nhận hàng - Bộ phận kế toán Có hồ sơ theo dõi đơn đặt hàng chưa hoàn thành không? Đối với công tác phí, công ty có quản lý việc có chuyến công tác xa? Tất khoản nhận hàng mua phải qua phận nhận hàng? Người nhận hàng độc lập với người mua hàng? Có lập chứng từ nhận hàng cho tất hàng nhận về: Chứng từ nhận hàng có tham chiếu số đơn đặt hàng? Chứng từ nhận hàng có - Người nhận hàng ký tên? - Người giao hàng ký tên? - Ghi thời gian? - Đánh số liên tục? Các liên chứng từ tiếp nhận có gởi tới - Bộ phận kế toán? - Kho? Có báo cáo hàng hỏng thiếu hụt? Một liên chứng từ nhận hàng có lưu lại phận nhân hàng? Các vật tư có cân, đo, đong, đếm phận nhận hàng Hóa đơn có phận kế toán trực tiếp nhận? Có đối chiếu hóa đơn, chứng từ nhận hàng đơn đặt hàng ghi nhận công nợ không? Các khoản trả trước cho người bán có theo dõi cấn trừ trả cho hóa đơn có liên quan? Có thường xuyên so sánh số dư chi tiết tất nhà cung cấp với tài khoản tổng hợp phải trả không Người theo dõi tài khoản phải trả có độc lập với người lập phiếu chi không? Người lập phiếu chi có độc lập với thủ quỹ không? Hóa đơn toán có đánh dấu hiệu không? Việc chi tiền có vào chứng từ yêu cầu toán hay không? Các khoản chi tiền mặt có phê chuẩn ban lãnh đạo không? Công ty có qui trình so sánh khoản chi với dự toán ngân sách không? Các khoản chi có tính chất đặn có quản lý hàng tháng để phát điều bất thường không? Việc đặt hàng, nhận hàng, trả tiền có tách bieät document, khoa luan88 of 98 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x tai lieu, luan van89 of 98 -v- Các nhân viên có bị cấm thực gọi đường dài có tính chất cá nhân cách sử dụng hệ thống mã 72 73 Các hóa đơn điện thoại có a Xem xét lại hàng tháng không? b Việc xem xét có lập thành tài liệu gọi đường dài có kiểm tra lại cấp quản lý? Xuất hóa đơn khoản phải thu Hàng tháng công ty xuất khoản hóa đơn 74 Các đơn đặt hàng khách hàng có xem xét phận bán hàng trước chấp nhận đơn hàng không? 75 Có xem xét khả toán khách hàng trước chấp nhận đơn hàng không? 76 77 Có xác định hạn mức tín dụng cho khách hàng không? Có nhân viên có trách nhiệm xác định hạn mức tín dụng khách hàng? 78 Bộ phận kế toán phải thu có nhận liên hóa đơn từ phận lập hóa đơn không? 79 Hóa đơn có người phụ trách lưu trữ theo thứ tự không? 80 Hàng tháng có đối chiếu tổng doanh số từ phận lập hóa đơn với tổng số phát sinh nợ phải thu phận kế toán không? 81 82 Tất hàng bán bị trả lại có chứng thực không? 83 Điều chỉnh giảm giá có phê chuẩn không? Có phân nhiệm đầy đủ nhân viên xuất hóa đơn, xử lý khoản thu tiền chức đối chiếu? 84 Các khoản thu từ cung cấp dịch vụ có chứng từ kèm theo? 85 Công nợ phải thu khách hàng có cập nhật thu tiền? 86 Định kỳ công ty có in báo cáo tuổi nợ khách hàng xem xét lại 87 88 Hàng tháng có đối chiếu công nợ với khách hàng? Công ty có sách văn việc xóa nợ phải thu xác định khoản dự phòng phải thu khó đòi? 89 Công ty có qui trình theo dõi nợ phải thu trễ hạn không? 90 Việc xóa khoản nợ không đòi có phê chuẩn cấp bậc thích hợp không? 91 Những khoản hồi lại cho khách hàng có phê chuẩn cấp thẩm quyền thích hợp không? Có liệu hỗ trợ kèm theo không? 92 Công ty có khoản thu tiền măt nào? Mỗi tháng công ty có phiếu thu? 93 Công ty có phân nhiệm đầy đủ người lập phiếu thu thu tiền đối chiếu với phòng kế toán 94 Công ty có đảm bảo khoản thu tiền mặt nhập q theo dõi? 95 96 Tiền mặt có bảo quản cách sử dụng két sắt document, khoa luan89 of 98 x x x 300 x x x x x x x x x x x x x x x x x x 150 - 200 (thu bán hàng) x x x tai lieu, luan van90 of 98 97 - vi - Các số phiếu thu có đánh số trước a Các phiếu thu có lập thành nhiều liên? b Có so sánh sổ thu tiền mặt với tiền mặt quỹ Hàng tồn kho Phòng thí nghiệm gần có kiểm tra sở y tế tài nguyên môi trường? 98 99 Công ty có hàng tồn kho để lý không? Hàng tồn kho có bảo vệ khỏi trộm cắp sử dụng quyền không? Bảo vệ cách nào? 100 Hàng tồn kho định kỳ có kiểm kê đối chiếu không? 101 Các nhân viên bảo quản hàng tồn kho có huấn luyện nghiệp vụ? 102 103 Các tách biệt thủ kho nhân viên kế toán kho? 104 Việc tiếp nhận kho hàng có kiểm soát? Việc xuất kho có dựa yêu cầu chứng từ xuất hàng đánh số không? 105 Báo cáo tiếp nhận có lập cách độc lập không? 106 Thủ kho có báo cáo hàng không dùng được, hàng tồn lâu ngày không? 107 Bảo mật liệu Việc truy cập vào máy tính xác định nào? Có phê chuẩn cấp bậc thích hợp không? 108 Nhân viên có huấn luyện sách bảo mật máy tính không? 109 Mật mã có sử dụng đăng nhập vào máy tính không? 110 111 Các mật mã có chia với người khác không? 112 Các mật mã định kỳ có thay đổi? Các tập tin máy tính quan trọng có back-up định kỳ không? 113 Dữ liệu back up có lưu nơi bảo mật khác nới để tập tin nguồn không? 114 Máy chủ có bảo vệ khỏi truy cập bất hợp pháp không? 115 Công ty có đảm bảo liệu ổ cứng xóa trước lý thiết bị không? 116 Phần mềm 117 Các phần mềm sử dụng có giấy phép không? Công ty có xem xét định kỳ để đảm bảo phần mềm có quyền cài đặt lên máy tính không? 118 Hệ thống phần mềm gốc có bảo quản nơi an toàn không? 119 Dữ liệu cá nhân Dữ liệu cá nhân có bảo quản theo nhân viên không? Việc truy cập vào thông tin nhân có bị hạn chế triệt để không? 120 Công ty có sách phân loại để đánh giá nhân viên không? 121 document, khoa luan90 of 98 x x x lieân x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x - vii - tai lieu, luan van91 of 98 Phuï luïc 2: Sơ lược phần mềm Main System Accpac 5.3A Main System Main system (MS) phần mềm tích hợp gồm chức kế toán, quản lý sản xuất, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng quản lý kho Nó phần mềm giám đốc tài xây dựng riêng cho công ty Nuplex Main system viết Visual Basic hoạt động hệ quản trị sở liệu Microsoft Access Ban đầu MS đơn phần mềm kế toán Sau phát triển thêm tính tích hợp khác Mối quan hệ phân hệ sau: Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ Main System Phân hệ tổng hợp Phải thu khách hàng Phân hệ tồn kho Phân hệ mua hàng Phải trả người bán Phân hệ bán hàng Phân hệ sản xuất Theo sơ đồ tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh hạch toán vào tài khoản xác định trước theo loại nghiệp vụ phân hệ tổng hợp Một đặc điểm bật hệ thống MS người sử dụng phân hệ chi tiết (kể nhân viên kế toán chi tiết) không cần biết đến tài khoản Họ biết chọn nghiệp vụ có diễn giải tương ứng để ghi nhận Thực tế chứng minh chuyển sang sử dụng phần mềm với yêu cầu phải nắm tài document, khoa luan91 of 98 tai lieu, luan van92 of 98 - viii - khoản hạch toán để đối chiếu ghi số nghiệp vụ đặc biệt nhân viên kế toán tỏ lúng túng Phần mềm xây dựng để chạy theo yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Do đó, nhu cầu sản xuất kinh doanh mở rộng, công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ đặc thù mà người sử dụng hình ứng dụng để nhập liệu Khi đó, họ phải báo với giám đốc tài để người cập nhật liệu trực tiếp vào cở sở liệu Do thông tin công ty Nuplex không xuyên suốt bị phụ thuộc vào giám đốc tài Việc phân quyền hệ thống MS cấp độ phân hệ Có nghóa người sử dụng phân hệ chi tiết có toàn quyền phân hệ Accpac 5.3A Accpac 5.3A (Accpac) phần mềm tích hợp Canada gồm nhiều phân hệ liên kết với Đây phần mềm viết sẳn với hệ thống mở, hoạt động hệ quản trị sở liệu: Microsoft SQL, Pervasive, IBM DB2 Oracle Hiện công ty Nuplex sử dụng Accpac hệ quản trị Microsoft SQL So với Microsoft Access Microsoft có tính bảo mật Accpac cài đặt lên máy chủ riêng biệt đặt Viêt Nam công ty mẹ bên Úc quản lý Tuy nhiên riêng giám đốc tài toàn quyền truy cập vào sở liệu Accpac Mối quan hệ phân hệ Accpac tương tự MS phân quyền chi tiết hơn, phù hợp với thực tế qui trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Ngoài Accpac cung cấp chức dấu số nút lệnh để người sử dụng không phép thực số thao tác Nó hỗ trợ tích cực trường hợp tùy chọn phân quyền thiếu so với nhu cầu kiểm soát công ty document, khoa luan92 of 98 - ix - tai lieu, luan van93 of 98 Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ hệ thống Accpac Hình PL1 – Các tùy chọn phần quyền phân hệ bán hàng document, khoa luan93 of 98 ... luận thực tiễn nghiên cứu công ty Từ đưa giải pháp hoàn thiện hệ thống Bố cục luận văn sau: Lời mở đầu Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội công ty. .. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM 2.1 Tổng quan công ty Nuplex Resins Việt Nam 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty 2.1.1.1 Lịch sử hình thành Công ty Nuplex Resins. .. tố đe dọa hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội 59 KẾT LUẬN CHƯƠNG 61 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM 61