Tài liệu luận văn Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ Quy Trình Mua Sắm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH TRẦN THỊ NHƯ NGỌC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIẾM SOÁT NỢI BỢ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CÔNG TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC PHÍA NAM BÌNH THUẬN LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp Hồ Chí Minh – Năm 2019 BỢ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH TRẦN THỊ NHƯ NGỌC HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIẾM SOÁT NỢI BỢ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CƠNG TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA KHU VỰC PHÍA NAM BÌNH THUẬN Chun ngành: Kế tốn (hướng ứng dụng) Mã số: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN NGỌC DUNG Tp Hồ Chí Minh – Năm 2019 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan luận văn “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng Bệnh viện Đa Khoa Khu Vực Phía Nam Bình Thuận” tự thân nghiên cứu thực theo hướng dẫn khoa học TS Nguyễn Ngọc Dung Các số liệu đề tài thu thập sử dụng cách trung thực Bình Thuận, Ngày tháng năm 2019 Tác giả luận văn Trần Thị Như Ngọc MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ TĨM TẮT ABSTRACT NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn vấn đề giải Mục tiêu nghiên cứu Câu hỏi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Ý nghĩa thực tiễn luận văn đơn vị nghiên cứu Kết cấu luận văn CHƯƠNG 1: SỰ CẦN THIẾT VỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỢ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CƠNG TẠI BỆNH VIỆN ĐKKV PHÍA NAM BÌNH THUẬN 1.1 1.1.1 Giới thiệu chung Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận Sự hình thành phát triển Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận… 1.1.2 Chức nhiệm vụ Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận… 1.1.3 Tổ chức máy hoạt động Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận… 1.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận… 10 1.1.4.1 Tổ chức máy kế toán Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận…… 10 1.1.4.2 Tổ chức cơng tác kế tốn Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận…… 11 1.2 Quy trình mua sắm tài sản cơng Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận… 13 1.2.1 Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng 100 triệu đồng .13 1.2.2 Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng 100 triệu đồng 16 1.3 Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận 18 1.4 Tóm tắt chương 20 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU LIÊN QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỢI BỢ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CƠNG 21 2.1 Cơ sở lý thuyết 21 2.2 Các nghiên cứu có liên quan đến mục tiêu đề tài 22 2.3 Tóm tắt chương 24 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỢI BỢ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CƠNG TẠI BỆNH VIỆN ĐKKV PHÍA NAM BÌNH THUẬN 26 3.1 Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận 26 3.1.1 Phương pháp định tính sử dụng để phân tích kết luận nhận định vấn đề cần giải bệnh viện 26 3.1.2 Thực tế tổ chức hệ thống kiểm soát nội quy trình mua sắm tài sản cơng bệnh viện .33 3.1.2.1 Mơi trường kiểm sốt 33 3.1.2.2 Đánh giá rủi ro 35 3.1.2.3 Hoạt động kiểm soát 35 3.1.2.4 Thông tin truyền thông 40 3.1.2.5 Giám sát .40 3.1.3 Kết luận tồn hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản công không hữu hiệu vấn đề cần giải từ kết khảo sát định tính…… 42 3.2 Tóm tắt chương 46 CHƯƠNG 4: KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỢI BỢ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CƠNG KHƠNG HỮU HIỆU TẠI BỆNH VIỆN ĐKKV PHÍA NAM BÌNH THUẬN VÀ CÁC GIẢI PHÁP 47 4.1 Kiểm chứng nguyên nhân hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản công không hữu hiệu Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận… 47 4.1.1 Phương pháp định tính sử dụng để kiểm chứng nguyên nhân hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản công không hữu hiệu bệnh viện…… .47 4.1.2 Thực tế nhân 48 4.1.3 Thực tế hệ thống chứng từ kế toán 49 4.1.4 Thực tế hệ thống quy trình mua sắm tài sản 54 4.2 Đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản công 55 4.2.1 Giải pháp mơi trường kiểm sốt .55 4.2.2 Giải pháp đánh giá rủi ro 57 4.2.3 Giải pháp hoạt động kiểm soát .58 4.2.4 Giải pháp thông tin truyền thông 59 4.2.5 Giải pháp giám sát 60 4.3 Tóm tắt chương 60 CHƯƠNG 5: KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI CÁC GIẢI PHÁP VỀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA SẮM TÀI SẢN CƠNG TẠI BỆNH VIỆN ĐKKV PHÍA NAM BÌNH THUẬN 61 5.1 Kế hoạch triển khai pháp lý nội bộ, sở quy định pháp luật hành hướng dẫn hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận 61 5.2 Tóm tắt chương 63 KẾT LUẬN 64 THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Bệnh viện Đa Khoa Khu Vực Phía Nam Thuận Bình Thuận BHYT Bảo hiểm y tế ĐKKV Đa khoa khu vực HCSN Hành nghiệp HT KSNB Hệ thống kiểm sốt nội Tổ chức quốc tế quan kiểm toán INTOSAI tối cao (International Organizations of Supreme Audit Institutions) KHĐT Kế hoạch đấu thầu KSNB Kiểm soát nội Tổ CGĐT Tổ chuyên gia đấu thầu TSCĐ Tài sản cố định TTBYT Trang thiết bị y tế UBND Uỷ ban nhân dân DANH MỤC CÁC BẢNG Tên Stt Bảng 1.1: Bảng mô tả công việc Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phòng 100 triệu đồng Bảng 1.2: Bảng mơ tả cơng việc Quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phịng 100 triệu đồng Bảng 4.1: Bảng phân cơng cơng việc nhân viên quy trình mua sắm tài sản công Bảng 4.2: Bảng xây dựng tiêu đánh giá rủi ro Số trang 14 16 55 57 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ Stt Tên Sơ đồ 1.1: Tổ chức máy Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận Sơ đồ 1.2: Tổ chức máy kế toán Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận Sơ đồ 3.1: Các ngun nhân theo mơ hình xương cá Số trang 10 44 Chọn nhà cung cấp 05 ngày - Giám đốc - Đơn vị mua sắm - TMS Phê duyệt Soạn thảo trình Ký HĐ Thực hợp đồng Nghiệm thu lý HĐ Nhập sở liệu Thanh toán hợp đồng 02 ngày Theo điều khoản hợp đồng Theo điều khoản hợp đồng Ngay sau nghiệm thu bàn giao, đưa vào sử dụng - Sau 05 ngày nhận đầy đủ hồ sơ toán - Đơn vị mua sắm - Phòng TCKT - Nhà cung cấp - Đơn vị mua sắm - Phòng TCKT - Nhà cung cấp - Đơn vị sử dụng - Đơn vị mua sắm - Phòng TCKT - Đơn vị sử dụng - Đơn vị mua sắm - Phòng TCKT - Phòng TCKT Các bước thực Bước 1: Lập phiếu dự trù mua sắm tài sản Ngồi danh mục dự trù mua sắm máy móc, trang thiết bị y tế - văn phòng lập theo kế hoạch, năm khoa-phịng có phát sinh đột xuất nhu cầu mua sắm máy móc, trang thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu cấp thiết phục vụ cơng tác chun mơn lập phiếu dự trù mua sắm máy móc, trang thiết bị, trưởng khoa-phịng phải thuyết minh rõ lý tính cấp thiết cần mua sắm, gửi về:  Đối với máy móc, trang thiết bị y tế: gửi Phòng VT-TBYT  Đối với máy móc, trang thiết bị văn phịng: gửi Phòng HCQT Phiếu dự trù đơn vị sử dụng lập, có chữ ký trưởng khoa- phịng (trường hợp phó khoa-phịng ký phải có ủy quyền) Bước 2: Tiếp nhận, xem xét nhu cầu thông báo kết Đơn vị mua sắm tiếp nhận phiếu dự trù, kiểm tra, rà sốt nhu cầu so với tình hình thực tế khoa-phịng, trao đổi để có thống số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, chủng loại,… đồng thời có ý kiến nhu cầu khoa-phịng lập Tờ trình đề xuất mua sắm trình Giám đốc phê duyệt chủ trương mua sắm Bước 3: Xem xét phê duyệt Đơn vị mua sắm chịu trách nhiệm thơng báo cho khoa-phịng kết chủ trương phê duyệt Giám đốc  Trường hợp Giám đốc không đồng ý chủ trương mua sắm theo phiếu dự trù khoa-phịng  Kết thúc quy trình  Trường hợp Giám đốc đồng ý chủ trương mua sắm theo phiếu dự trù khoa-phòng  Tiếp tục Bước Bước 4: Báo giá máy móc, trang thiết bị nhà thầu cung cấp xét chọn nhà cung cấp Căn chủ trương mua sắm Giám đốc phê duyệt, Đơn vị mua sắm thu thập báo giá máy móc, trang thiết bị cần mua sắm nhà thầu cung cấp gửi toàn hồ sơ Tổ mua sắm  Trường hợp Tổng giá trị mua sắm < 20 triệu đồng: yêu cầu cung cấp 01 báo giá nhà thầu cung cấp  Trường hợp Tổng giá trị mua sắm ≥ 20 triệu đồng đến < 100 triệu đồng: yêu cầu cung cấp báo giá 03 nhà thầu khác (báo giá trực tiếp, fax qua đường bưu điện) làm sở để lựa chọn nhà thầu tốt (Áp dụng gói thầu có giá trị mua sắm ≥ 20 triệu đồng đến < 100 triệu đồng) Đơn vị mua sắm trình Tổ mua sắm xét chọn đơn vị cung cấp xác định giá trị dự tốn Sau Tổ mua sắm xét chọn đơn vị cung cấp Biên họp Tổ mua sắm để làm Tờ trình chọn đơn vị cung cấp trình Giám đốc phê duyệt Trên Tờ trình chọn đơn vị cung cấp phải có đầy đủ thành viên thuộc Tổ mua sắm Bước 5: Chuẩn bị dự thảo hợp đồng trình ký hợp đồng Đơn vị mua sắm đầu mối phối hợp với nhà cung cấp để chuẩn bị dự thảo hợp đồng, ký tắt chuyển cho Phịng Tài kế tốn rà sốt, góp ý trước trình Giám đốc Phó giám đốc ủy quyền ký Phịng Tài kế tốn phải kiểm tra có ý kiến dự thảo hợp đồng Nếu thống với dự thảo hợp đồng ký tắt trình Giám đốc Phó Giám đốc ủy quyền thức Trường hợp thấy sai sót cần sửa đổi, bổ sung ý kiến góp ý chuyển lại cho Đơn vị mua sắm đầu mối để sửa đổi, bổ sung Đơn vị mua sắm phải chỉnh sửa theo ý kiến góp ý Phịng Tài kế tốn chuyển lại để Phịng Tài kế tốn rà sốt (lần 2) Phịng Tài kế tốn phải rà sốt ký tắt để trình lãnh đạo bệnh viện ký thức Việc bàn giao hồ sơ phòng phải ký nhận ghi rõ ngày giao nhận Trường hợp thương thảo hợp đồng, xây dựng hợp đồng phịng khơng thống ý kiến đơn vị mua sắm phải tổng hợp nội dung cịn có ý kiến khác nhau, báo cáo Giám đốc xem xét, định Căn ý kiến đạo Giám đốc, khoa, phòng tổ chức thực ký hợp đồng Số hợp đồng phụ lục kèm theo ký, đóng dấu tối đa bản, bệnh viện giữ (Phịng Tài kế tốn bản: lưu lại phịng, chuyển qua Kho bạc để kiểm soát chi; Đơn vị mua sắm giữ để thực mua hàng theo dõi lý hợp đồng) nhà cung cấp giữ Bước 6: Thực hợp đồng Đơn vị mua sắm Đơn vị sử dụng theo dõi tiến độ thực hợp đồng Bước 7: Bàn giao tài sản đưa vào quản lý, sử dụng lý hợp đồng Căn hợp đồng mua bán, số lượng hàng tồn kho (đối với hàng hóa VTYT) nhu cầu sử dụng khoa, Đơn vị mua sắm thông báo cho đơn vị cung cấp hàng chuyển hàng đến kho bệnh viện theo quy định thời gian giao hàng ghi hợp đồng, đồng thời báo cho kế tốn theo dõi nhập hàng ngày trước nhập hàng Đối với hàng hóa tài sản cố định hàng giao trực tiếp cho khoa/đơn vị sử dụng phải có chứng kiến người mua hàng (nhân viên Đơn vị mua sắm), kế tốn theo dõi đại diện khoa, phịng sử dụng Các hàng hóa TSCĐ cơng cụ, dụng cụ phải vào sổ theo dõi tài sản kho, phịng tồn bệnh viện theo quy định Nhân viên giao, nhận hàng hóa phải thực phần mềm quản lý Bệnh viện Đơn vị mua sắm chịu trách nhiệm hoàn tất thủ tục nghiệm thu thực việc lý hợp đồng theo quy định lập Biên nghiệm thu, Biên kiểm nhập Các bên liên quan hội đồng nghiệm thu ký vào biên gồm: đơn vị mua sắm, đơn vị sử dụng, phịng Tài kế toán Bước 8: Nhập sở liệu Kế toán vật tư tài sản ghi nhập tài sản (đối với tài sản, cơng cụ có thời gian sử dụng lâu dài) Lập theo dõi Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Đơn vị mua sắm nhập sở liệu quản lý tài sản Bước 9: Thanh toán Đơn vị mua sắm chịu trách nhiệm tổng hợp chuyển giao toàn hồ sơ, chứng từ liên quan cho Phịng Tài kế tốn kiểm tra làm thủ tục toán cho nhà cung cấp theo nội dung, thời gian cam kết hợp đồng Việc bàn giao hồ sơ toán phòng phải ký nhận ghi rõ ngày giao nhận Trường hợp phịng khơng thống Phịng Tài kế tốn tổng hợp ý kiến khác nhau, báo cáo giám đốc xem xét, định Căn ý kiến đạo giám đốc, khoa phòng tổ chức thực Điều 7: Quy trình mua sắm tài sản thơng qua hình thức đấu thầu Áp dụng việc mua sắm tài sản có tổng giá trị từ 100 triệu đồng trở lên Sơ đồ thực STT Các bước công việc Phiếu dự trù mua sắm TS Tiếp nhận Xem xét, phê duyệt Lập trình duyệt KH đấu Thời gian thực Đơn vị chịu trách nhiệm Nhu cầu Khoa, phịng có nhu cầu ngày Đơn vị mua sắm ngày Ban giám đốc Theo kế hoạch Đơn vị mua sắm thầu mua sắm TS Thành lập Tổ CGĐT, chuẩn bị tài liệu ĐT Xem xét, phê duyệt Tổ chức đấu thầu, lựa chọn đơn vị cung cấp 05 ngày sau có Quyết định phê duyệt KHĐT 02 ngày Theo Luật đấu thầu thông tư hướng dẫn hành - Đơn vị mua sắm - Phòng TCKT - Đơn vị sử dụng Giám đốc - Tổ chuyên gia đấu thầu - Đơn vị mua sắm -Tổ mua sắm - Phòng TCKT Thương thảo ký HĐ 02 ngày Thực hợp đồng Theo điều khoản hợp đồng Nghiệm thu lý hợp Theo điều khoản hợp đồng 10 11 12 đồng Nhập sở liệu Thanh toán hợp đồng Ngay sau nghiệm thu bàn giao, đưa vào sử dụng Sau 05 ngày nhận đầy đủ hồ sơ toán - Đơn vị mua sắm - Phòng TCKT - Nhà cung cấp - Đơn vị mua sắm - Phòng TCKT - Đơn vị cung cấp - Đơn vị sử dụng - Hội đồng NT -Đơn vị mua sắm - Phòng TCKT - Đơn vị sử dụng -Đơn vị mua sắm -Phòng TCKT Phòng TCKT Các bước thực Bước 1: Lập phiếu dự trù mua sắm tài sản Căn vào yêu cầu cơng việc, báo cáo tình trạng tài sản tình hình thực tế máy móc, trang thiết bị, khoa-phịng lập phiếu dự trù mua sắm máy móc, trang thiết bị y tế-văn phòng (gọi tắt Đơn dự trù) có nhu cầu gửi Đơn vị mua sắm  Đối với máy móc, trang thiết bị y tế: gửi Phòng Vật tư- thiết bị y tế (Phòng VT-TBYT)  Đối với máy móc, trang thiết bị văn phịng: gửi Phịng Hành quản trị (Phịng HCQT) Đơn dự trù đơn vị sử dụng lập, có chữ ký trưởng khoa- phịng (trường hợp phó khoa-phịng ký phải có ủy quyền) Bước 2: Tiếp nhận, xem xét yêu cầu Đơn vị mua sắm tiếp nhận yêu cầu phiếu dự trù khoa-phòng điền đầy đủ nội dung theo mẫu quy định có đủ tài liệu kèm theo Đơn vị mua sắm tiến hành kiểm tra, rà soát so với tình hình thực tế khoaphịng, trao đổi để có thống số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật, chủng loại… Bước 3: Xét duyệt Đơn vị mua sắm chuyển Phiếu dự trù lên Giám đốc kèm theo Tờ trình lập đơn vị mua săm Đơn vị mua sắm chịu trách nhiệm thơng báo cho khoa-phịng kết chủ trương phê duyệt Giám đốc  Trường hợp Giám đốc không đồng ý chủ trương mua sắm theo phiếu dự trù khoa-phòng  Kết thúc quy trình  Trường hợp Giám đốc đồng ý chủ trương mua sắm theo phiếu dự trù khoa-phòng Quyết định phê duyệt kế hoạch mua sắm tài sản  Tiếp tục Bước Bước 4: Kế hoạch đấu thầu Căn Quyết định phê duyệt kế hoạch mua sắm tài sản, quy định lựa chọn đơn vị cung cấp theo Luật định, Đơn vị mua sắm lập Kế hoạch đấu thầu mua sắm tài sản, trình Giám đốc duyệt Trên sở kế hoạch lựa chọn nhà thầu cung cấp máy móc, trang thiết bị phê duyệt, Đơn vị mua sắm phối hợp Phịng Tài kế tốn chịu trách nhiệm tham mưu triển khai bước đấu thầu theo quy định pháp luật Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ mời thầu triển khai đấu thầu: Đơn vị mua sắm soạn thảo định thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu Làm đầu mối kết hợp với Phịng Tài kế tốn khoa, phịng liên quan chuẩn bị hồ sơ mời thầu, chuẩn bị tài liệu cần thiết Sau trình Giám đốc phê duyệt hồ sơ mời thầu Bước 6: Xét duyệt hồ sơ mời thầu Giám đốc định thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu phê duyệt văn tài liệu đấu thầu theo luật định Bước 7: Tổ chức đấu thầu Tổ chức đấu thầu lựa chọn đơn vị cung cấp theo Luật Đấu thầu Thông tư hành Tổ chưc đầu thầu gồm có: tổ chức mời thầu, đóng thầu, mở thầu (đăng tải thông tin mời thầu theo quy định, phát hành hồ sơ mời thầu; giải thích, làm rõ hồ sơ mời thầu có yêu cầu ) Bước 8: Thương thảo ký hợp đồng Đơn vị mua sắm phối hợp với đơn vị cung cấp soạn thảo, Phịng Tài kế tốn kiểm tra Biên thương thảo hợp đồng, Hợp đồng kinh tế; Đơn vị mua sắm trình Giám đốc Biên thương thảo hợp đồng, Hợp đồng kinh tế Số hợp đồng phụ lục kèm theo ký, đóng dấu tối đa bản, bệnh viện giữ (Phòng Tài kế tốn bản: lưu lại phịng, chuyển qua Kho bạc để kiểm sốt chi; Đơn vị mua sắm giữ để thực mua hàng theo dõi lý hợp đồng) nhà cung cấp giữ Bước 9: Thực hợp đồng Đơn vị mua sắm đơn vị sử dụng theo dõi tiến độ thực hợp đồng Bước 10: Nghiệm thu lý hợp đồng Phịng Tài kế tốn, Đơn vị mua sắm đơn vị sử dụng tài sản tiến hành bàn giao nghiệm thu, lý hợp đồng Phòng Tài kế tốn kiểm tra tồn chứng từ trình Giám đốc ký lý hợp đồng với nhà cung cấp Đơn vị mua sắm có chức soạn thảo Biên nghiệm thu, Biên kiểm nhập để bên liên quan ký xác nhận vào biên Phịng Tài kế tốn khoa-phịng nhận máy móc, trang thiết bị có trách nhiệm thực việc cập nhật vào sổ theo dõi máy móc, trang thiết bị quản lý theo quy định Bước 11: Nhập sở liệu Kế toán vật tư tài sản ghi nhập tài sản (đối với tài sản, cơng cụ có thời gian sử dụng lâu dài) Theo dõi lập Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho theo quy định Đơn vị mua sắm nhập sở liệu quản lý tài sản Bước 12: Thanh toán Đơn vị mua sắm chịu trách nhiệm tổng hợp chuyển giao toàn hồ sơ, chứng từ liên quan cho Phịng Tài kế tốn kiểm tra làm thủ tục toán cho nhà cung cấp theo nội dung, thời gian cam kết hợp đồng Điều 8: Lưu trữ hồ sơ Tên hồ sơ STT Hồ sơ hoàn chỉnh Nơi lưu Thời gian lưu (bản gốc) TCKT 10 năm TCKT 10 năm toán Biên bàn giao/ nghiệm thu hàng hóa; Biên lý hợp đồng & hồ sơ liên quan Điều Điều khoản thi hành Quy trình có hiệu lực từ ngày ký Việc sửa đổi, bổ sung, chấm dứt Quy trình Giám đốc bệnh viện định Những vấn đề chưa đề cập đến Quy trình này, thực theo hướng dẫn kèm quy định khác bệnh viện Pháp luật có liên quan Khi có nội dung Quy trình trái với quy định Pháp luật đương nhiên hết hiệu lực Các Phó Giám đốc, Trưởng Khoa- Phịng cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quy trình Nơi nhận: - BGĐ, khoa-phòng (để t/h); - Lưu: Văn thư GIÁM ĐỐC Lê Văn Huỳnh Phụ lục 5: Bảng vấn BẢNG PHỎNG VẤN Kính gửi anh/chị thuộc ban giám đốc, trưởng phó phịng ban Bệnh Viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận Tơi Trần Thị Như Ngọc, học viên cao học chuyên ngành kế toán thuộc trường Đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh, thực nghiên cứu đề tài: “Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng Bệnh Viện Đa Khoa Khu Vực Phía Nam Bình Thuận” Xin quý anh/chị bớt chút thời gian trả lời câu hỏi bảng vấn Tôi xin cam đoan thông tin trả lời anh/chị bảo mật sử dụng nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài nói Để hồn thành đề tài, tơi mong nhận quan tâm giúp đỡ anh/chị việc tham gia trả lời bảng câu hỏi Xin chân thành cảm ơn giúp đỡ quý anh/chị A Thông tin chung Họ tên: Bộ phận công tác: Điện thoại: Địa chỉ: B Các câu hỏi vấn I Ban giám đốc Câu hỏi 1: Sau có kết tra UBND tỉnh năm 2018 Ơng có nhận định kết khơng? Những sai phạm quy trình mua sắm tài sản cơng thời gian vừa qua nguyên nhân gì? Câu hỏi 2: Với vai trị Ban giám đốc bệnh viện, Tơi muốn biết suy nghĩ Ơng việc xây dựng quy trình đánh giá rủi ro quy trình mua sắm cơng bệnh viện? Việc mua bảo hiểm cho tài sản dạng đối phó, trường hợp rủi hỏng, cháy có biện pháp quản lý rủi ro hay khơng? Câu hỏi 3: Trong hệ thống kiểm soát nội quy trình mua sắm tài sản cơng, vai trị giám sát Giám đốc quan trọng Ông thực cơng việc giám sát quy trình nào? Câu hỏi 4: Trong quy trình mua tài sản 100 triệu đồng, Phịng Vật tưthiết bị y tế phận chuẩn bị ba bảng báo giá.Ơng có nghĩ đến việc nhân viên Phòng Vật tư- thiết bị y tế giấu bớt bảng báo giá có giá trị hợp lý, thông đồng với nhà cung cấp tạo báo giá có giá trị trường cao khơng? Ơng có nghĩ việc kiểm sốt tình trạng không? Câu hỏi 5: Ông nghĩ việc cần luân chuyển vị trí cơng tác nhân viên Phịng Vật tư thiết bị y tế? Câu hỏi 6: Bệnh viện có quy định việc nghiêm cấm nhân viên nhận quà hay thứ khác từ nhà cung cấp khơng? Có đưa biện pháp xử lý kỷ luật cho hành vi không? Câu hỏi 7: Bệnh viện có phân định quyền hạn rõ ràng cho cá nhân có liên quan (ví dụ người đề xuất mua tài sản, người xét duyệt, người sử dụng ghi chép sổ sách tài sản…) không? Câu hỏi 8: Bệnh viện có thành lập Ban kiểm sốt nội hay khơng? Câu hỏi 9: Bệnh viện có thiết kế mẫu thống đánh số thứ tự liên tục cho chứng từ (như Phiếu đề nghị mua tài sản, Biên giao nhận tài sản, Thẻ tài sản, Biên đánh giá lại tài sản…) hay không? Câu hỏi 10: Ban giám đốc có nhận báo cáo kiểm soát nội tuân thủ quy định chu trình mua hàng hay khơng? Câu hỏi 11: Ông nghĩ cần hồn thiện lại hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng đơn vị cơng tác hay khơng? Câu hỏi 12: Ông nghĩ cần xây dựng lại quy trình mua sắm tài sản công hay không? Câu hỏi 13: Có nên quy định trách nhiệm cụ thể đơn vị liên quan quy trình mua sắm hay không? Câu hỏi 14: Có nên thành lập Ban kiểm sốt giám sát tồn quy trình mua sắm, kiểm tra tính tn thủ pháp luật hay khơng? II Trưởng phòng nhân viên (Phòng Vật tư –thiết bị y tế Phòng Tài kế tốn) Câu hỏi 1: Anh nghĩ ngun nhân kết tra năm 2018 ? Câu hỏi 2: Anh/chị đánh giá quyền hạn trách nhiệm theo quy định, quy chế bệnh viện? Còn thực tế, vai trị phận anh/chị quy trình mua tài sản cơng tốn nào? Câu hỏi 3: Anh/chị quản lý phận nào? Câu hỏi 4: Anh/chị nghĩ phối hợp khoa – phịng quy trình mua sắm tài sản tốt hay chưa? Câu hỏi 5: Định kỳ, bệnh viện có tiến hành kiểm kê, đánh giá lại tình trạng tài sản hay khơng? Khi kiểm kê có tham gia phận kế toán, thủ kho người giám sát độc lập hay không? Câu hỏi 6: Khung pháp lý quy trình mua sắm trang thiết bị y tế, trang thiết bị văn phịng năm 2015 có đầy đủ hay không? Câu hỏi 7: Có nên xây dựng lại quy trình mua sắm tài sản công hay không? III Khoa-phịng có nhu cầu mua sắm tài sản Câu hỏi 1: Anh nghĩ nguyên nhân kết tra năm 2018 ? Câu hỏi 2: Anh/chị đơn vị đề nghị mua sắm tài sản, từ lúc đề nghị mua sắm đến lúc bàn giao tài sản đưa vào sử dụng khoản thời gian bao lâu? Và tài sản đưa vào sử dụng có đáp ứng nhu cầu phục vụ cho công tác số lượng, chủng loại, kỹ thuật số yêu cầu hay không? Câu hỏi 3: Các thông tin tài sản có truyền thơng kịp thời phận sử dụng kế tốn hay khơng? Câu hỏi 4: Bệnh viện có gắn camera, thiết bị báo động cho thiết bị có giá trị lớn hay khơng? Câu hỏi 5: Bệnh viện có thiết lập kênh truyền thơng để người thơng báo sai phạm họ phát liên quan đến việc đầu tư, sử dụng, lý tài sản…như đường dây nóng, email khơng? Xin chân thành cám ơn quý Ông/Bà/Anh/chị dành thời gian trả lời Phục lục 6: Danh sách cá nhân tham gia vấn Bệnh viện Đa Khoa Khu Vực Phía Nam Bình Thuận Stt Họ tên Khoa/Phịng cơng tác Chức vụ Lê Văn Huỳnh Ban Giám Đốc Giám đốc Nguyễn Minh Khánh Ban Giám Đốc Phó giám đốc Hồ Ngọc Sơn Ban Giám Đốc Phó giám đốc Nguyễn Tấn Vinh Ban Giám Đốc Phó giám đốc Huỳnh Thị Thìn Phịng Tài kế tốn Trưởng phịng Nguyễn Thị Ánh Vân Phịng Tài kế tốn Kế tốn viên Trần Cao Mười Phịng Vật tư- thiết bị y tế Trưởng phòng Châu Tấn Thành Phòng Vật tư- thiết bị y tế Nhân viên Nguyễn Thị Long Phòng Vật tư- thiết bị y tế Nhân viên 10 Cao Trung 11 Phạm Tấn Vinh Khoa Nội Trưởng khoa 12 Phạm Chí Khoa Sản Phó khoa 13 Lại Thị Ngọc Diệp Khoa Nhi Phó khoa 14 Trần Tú Anh Khoa Ngoại Trưởng Khoa Khoa Phẫu Thuật Gây Mê Hồi sức Trưởng khoa ... Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận  Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội quy trình mua sắm tài sản cơng khoản thời... soát nội quy trình sắm tài sản cơng Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận, luận văn đề xuất giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng nhằm ngăn chặn sai phạm quy trình. .. sắm tài sản công Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm sốt nội quy trình mua sắm tài sản cơng Bệnh viện ĐKKV Phía Nam Bình Thuận Chương 4: Kiểm chứng nguyên nhân hệ thống kiểm soát nội quy trình mua